In der Geschäftswelt versteht man unter Risikomanagement die Bewertung und Ermittlung von Risiken und Bedrohungen für ein Unternehmen − von Einnahmequellen über die Bestandsverwaltung bis hin zu Problemen in der Lieferkette.

Die Ermittlung von Risiken ist Teil des Entscheidungsprozesses in Unternehmen. Unternehmen müssen Risiken regelmäßig bewerten, um sicherzustellen, dass sie für den Fall der Fälle vorbereitet sind.

Es gibt verschiedene Arten des Risikomanagements; sie reichen von den alltäglichen Problemen eines Unternehmens (z. B. die Cybersicherheit) bis hin zu Möglichkeiten der Risikovermeidung und -kontrolle beim Agieren an den Finanzmärkten.

Das Risikomanagement ist oft ein Thema auf Führungsebene. Sie verlangt wahrscheinlich, dass die verschiedenen Abteilungen die Risiken identifizieren, um sicherzustellen, dass ihr Unternehmensbereich die Risiken so weit wie möglich minimiert.

In großen Unternehmen gibt es oft ganze Teams für die Risikominderung. Es ist keine Seltenheit, einen abteilungsübergreifenden Risikomanager in einem Unternehmen zu haben, der sich ausschließlich mit dem Thema Risiken beschäftigt und Pläne zum Risikomanagement für das Unternehmen zusammenstellt.

Das Risikomanagement in einem Unternehmen ist ein breites Aufgabenfeld − es braucht zahlreiche Management-Tools und Notfallpläne, um ein Unternehmen für das Worst-Case-Szenario zu rüsten. Einige Unternehmen betrachten Risiken als eines von vielen Problemen im Projektmanagement und betrauen einen Projektmanager damit, dies gemeinsam mit den Stakeholdern zu lösen.

Beim Risikomanagement dreht sich alles darum, negative Einflüsse auf das Unternehmen so weit wie möglich zu vermeiden. Risiken bedeuten immer die Möglichkeit für Gewinne und Verluste − das Risikomanagement sucht nach Möglichkeiten, das Verlustrisiko für ein Unternehmen zu reduzieren.

Arten des Umgangs mit Risiken

In der Geschäftswelt gibt es verschiedene Arten, wie mit Risiken umgegangen wird.

Ignorieren: Man kann Risiken einfach ignorieren und sich erst dann mit den negativen Auswirkungen auseinandersetzen, wenn sie eintreten. Ein gewisses Maß an Risiken ist in der Geschäftswelt unvermeidbar, Sie müssen sich also nicht über mögliche Probleme den Kopf zerbrechen, bis sie wirklich auftreten. Das ist jedoch nicht unbedingt der beste Weg, da Ihr Unternehmen in ernsthafte Schwierigkeiten geraten kann, wenn nicht alles nach Plan läuft.

Mindern: Eine andere, pragmatischere, Möglichkeit ist es, ein gewisses Maß an Risiko zuzulassen, es aber durch gute Planung und Durchführung so weit wie möglich zu minimieren.

Vermeiden: Hin und wieder ist es möglich, Risiken komplett zu vermeiden. Die Aussetzung aller Reisen während der Pandemie und konsequentes Arbeiten aller Mitarbeiter im Homeoffice sind zwei Beispiele für Risikovermeidung, die von vielen Unternehmen umgesetzt wurden.

Übertragen: Sie können sich gegen Risiken absichern. Es werden bestimmte Versicherungen angeboten, mit denen Sie gegen bestimmte Risiken abgesichert sind. In diesem Fall spricht man von Risikotransfer oder -übertragung, da die Risiken nicht beseitigt oder vermindert werden, sondern sich ein Unternehmen für den Ernstfall absichert. Einfache Versicherungen wie eine Gebäudeversicherung gegen Brandschäden sind eine gängige Form des Risikotransfers.

Management von Mitarbeiterrisiken

Ein anderer Bereich, in dem das Risikomanagement eine Rolle spielen sollte, sind die Mitarbeiter. Das wird oft übersehen, kann jedoch kostspielig für ein Unternehmen werden, sollten Probleme auftreten. Es sollte also eine umfassende Risikoanalyse durchgeführt werden, um die Wahrscheinlichkeit von finanziellen Verlusten zu senken.

Das Management von Mitarbeiterrisiken fällt meist in den Aufgabenbereich der Personalabteilung (HR). Oft werden jedoch andere Teams und Einzelpersonen mit eingebunden, wenn sich ein bestimmter Aspekt auf andere Abteilungen auswirkt.

Das Management von Mitarbeiterrisiken hängt oft mit den möglichen Auswirkungen und dem Gesamtrisiko am Arbeitsplatz selbst zusammen. Heutzutage reisen viele Mitarbeiter für ihren Arbeitgeber um die ganze Welt − es ist also völlig normal, Lösungen zum Risikomanagement einzuführen, da Geschäftsreisen stets mit zahlreichen Risiken behaftet sind.

Risikomanagement bei Geschäftsreisen

Wenn uns die Corona-Pandemie eines gezeigt hat, dann, dass Geschäftsreisen alles andere als ungefährlich sein können. Nicht nur der Geschäftsbetrieb wurde vielerorts erheblich eingeschränkt − auch die Geschäftsrisiken sind mehr geworden und stellen die Unternehmen vor neue rechtliche Herausforderungen. COVID-19 ist ein recht einfaches Beispiel für mögliche Risiken bei Geschäftsreisen. Es gibt jedoch noch zahlreiche andere Faktoren, die zum Problem werden können und auf die Travel Manager und HR-Teams vorbereitet sein müssen.

Probleme mit der Gesundheit von reisenden Mitarbeitern und gesundheitliche Krisen in bestimmten Gebieten sind keineswegs neu. Auch andere Gefahrenquellen wie zivile Unruhen, Reisen in Risikogebiete oder sogar Naturkatastrophen müssen alle bedacht werden, wenn das Risiko einer Reise bewertet wird. Unternehmen haben eine Sorgfaltspflicht gegenüber ihren Mitarbeitern und müssen sicherstellen, dass Risiken so weit wie möglich vermieden werden.

Es gibt Versicherungen, die Sie gegen viele Risiken absichern, doch Vorsicht − schauen Sie genau hin, was abgedeckt ist und was nicht. Ein Beispiel: Einige Versicherungen, die gegen Risiken abdecken sollten, bieten keine Absicherung im Falle einer Corona-Infektion eines Mitarbeiters während der Pandemie. Ihr Unternehmen muss also noch sorgfältiger Risiken abwägen und sich für den Fall der Fälle vorbereiten.

So kann Egencia mit Lösungen für das Risikomanagement helfen

Sie suchen nach Möglichkeiten, das Risiko für Ihr Unternehmen im Bereich Reisen zu senken und die Sorgfaltspflicht gegenüber Ihren Mitarbeitern zu erfüllen? Egencia kann Ihnen dabei helfen.

Das Risikomanagement bei Geschäftsreisen sollte sich mit allen Problemen rund um die Sorgfaltspflicht über den gesamten Zeitraum einer Geschäftsreise hinweg befassen; von der Hinreise über den Aufenthalt bis hin zur Rückkehr ins Büro oder nach Hause. Wenn ein Mitarbeiter in Ihrem Auftrag verreist, liegt seine Sicherheit in Ihrer Verantwortung. Das bedeutet auch, dass Sie einen Mitarbeiter von einer Reise abhalten sollten, wenn sie nicht sicher ist.

Risiken verstehen: Der erste Schritt hin zu einer effektiven Risikomanagementstrategie für Geschäftsreisen ist es, sich der möglichen Risiken bewusst zu werden und eine Reiserichtlinie zu erstellen, die diese Risiken abschwächt. Sie müssen also sämtliche Risiken identifizieren, aber keine Sorge: Egencia hilft Ihnen dabei. Sobald Sie die Risiken kennen, können Sie damit beginnen, eine Reiserichtlinie zu erstellen, die diese Probleme angeht.

Einen Plan für das Risikomanagement erstellen: Ohne eine funktionierende Strategie für das Risikomanagement sind Ihre Mitarbeiter gefährdet − und Ihr Unternehmen kann bei Problemen zur Rechenschaft gezogen werden.

Ein Programm für das Risikomanagement muss dynamisch sein, sich flexibel an kurzfristige Veränderungen anpassen lassen und auch die Mitarbeiter selbst mit einbeziehen, die über die Risiken oft gut Bescheid wissen. Jeder bewertet Risiken anders. Ein Unternehmen muss also die Grenzen der Mitarbeiter kennen, rechtliche Vorschriften einhalten und eine Reiserichtlinie schaffen, die für alle Beteiligten annehmbar ist.

Effektive Richtlinien für das Risikomanagement erstellen: Bei Egencia können Sie bestimmte Reiseziele sperren lassen und sogar die Anzahl der Mitarbeiter begrenzen, die sich gemeinsam auf eine Reise begeben können. Sie können beispielsweise eine maximale Anzahl der Mitarbeiter festlegen, die den gleichen Flug buchen können.

Der Vorgang beginnt, sobald ein Mitarbeiter versucht, eine Reise zu oder eine Unterkunft an einem Reiseziel zu buchen, für die eine aktive Warnung vorliegt. Egencia Travel Advisor kann Reisende und Teams auf mögliche Probleme hinweisen und Mitarbeiter über die möglichen Risiken aufklären.

Mitarbeiter über Risiken aufklären: Die effektivste Strategie zum Risikomanagement ist nutzlos, wenn Ihre Mitarbeiter sie nicht kennen und nicht wissen, was in einer bestimmten Situation zu tun ist. Die Schulung der Mitarbeiter ist also ein zentraler Punkt in jeder Risikomanagementstrategie. Risiko ist ein Thema, dem sich die Mitarbeiter stellen müssen. Sie müssen wissen, was ein Risiko darstellt und wie sie sich im Ernstfall zu verhalten haben.

Mitarbeiter zur Risikominderung orten und kontaktieren: Der nächste Schritt ist es, zu wissen, wo sich Ihre Mitarbeiter auf Reisen aufhalten und welche Risiken und Probleme es an ihrem Aufenthaltsort gibt. Die Möglichkeit, Mitarbeiter in Echtzeit zu kontaktieren, ist ein wesentlicher Vorteil von Egencia Traveller Tracking (sowohl online als auch in der App). Bei einer Naturkatastrophe oder möglichen unerwarteten Problemen wie zivilen Unruhen können Sie sich im Handumdrehen mit Ihren Mitarbeitern in Verbindung setzen und ihnen raten, das Gebiet zu verlassen, sowie gemeinsam alternative Transportmöglichkeiten organisieren.

Mit Egencia können Sie Berichte erstellen, die Kennzahlen zu potenziellen Risiken enthalten. Außerdem können Sie auf Basis der getätigten Buchungen einsehen, wo genau sich Ihre reisenden Mitarbeiter aufhalten und welche Reisen als Nächstes geplant sind.

Kommunikation und Unterstützung auf Reisen: Unter Umständen bekommen Sie nicht einmal mit, dass sich ein potenzielles Problem anbahnt. Oft geht alles sehr schnell und die Reisenden selbst werden sich eines Risikos bewusst. Über die Hilfe-Funktion in der Egencia-App können Reisende sich schnell und einfach mit einem Reiseberater in Verbindung setzen. In der Zentrale geht eine Warnung ein und der Reisende wird benachrichtigt und ggf. unterstützt.

Die Vorteile eines Risikomanagementplans

Weniger Kosten für das Unternehmen: Risiken können kostspielig werden und im Extremfall sogar die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens einschränken. Indem Sie Strategien zum Risikomanagement verfolgen, können Sie dies oft vermeiden.

Keine rechtlichen Konsequenzen: Kein Unternehmen möchte gegen das Gesetz verstoßen − viele tun dies jedoch unbewusst, entweder im alltäglichen Geschäftsgebaren oder in Bereichen wie dem Arbeitnehmergesetz. Wenn Sie die Risiken kennen, können Sie Gebühren und Strafen vermeiden.

Keine Probleme mit der Haftung: Ein Problem, dem sich Unternehmen gegenübersehen, ist die Frage der Haftung im Ernstfall. Gegen diese Risiken können Sie sich schützen, indem Sie sie verstehen, damit planen und ggf. entsprechende Versicherungen abschließen.

Bessere Beziehung zu den Mitarbeitern: Mitarbeiterbindung, mehr Motivation und höhere Arbeitsmoral sind mögliche Vorteile eines Unternehmens, das die Risiken für seine Mitarbeiter effektiv verwaltet. Ist ein Mitarbeiter aufgrund von Sicherheitsbedenken unglücklich an seinem Arbeitsplatz, kann eine Risikomanagementrichtlinie dabei helfen, einige dieser Bedenken auszuräumen.

Bei Risiken ist Vorsicht immer besser als Nachsicht. Viele Probleme im Zusammenhang mit Risiken können zwar intern geklärt werden, aber es kann auch hilfreich sein zu wissen, welche Unterstützung externe Anbieter bieten können. Es ist wichtig, die richtigen Partner auszuwählen, um die Risiken für Ihr Unternehmen zu minimieren.

Egencia hilft Ihnen gerne beim Risikomanagement und bei der Sorgfaltspflicht im Bereich Geschäftsreisen.

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