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Risk management: Effective risk management processes and plans

Was ist Risikomanagement bei Reisen und wieso ist es so wichtig?

7 min
Gepostet: 22 November 2021Aktualisiert: 07 August 2023
The importance of risk management

Unter Risikomanagement bei Geschäftsreisen versteht man die Bewertung und Ermittlung von Risiken, Schwachstellen und Bedrohungen für ein Unternehmen − von Einnahmequellen über die Bestandsverwaltung bis hin zu Problemen in der Lieferkette.

Die Ermittlung neuer Risiken ist Teil des Entscheidungsprozesses in Unternehmen. Unternehmen müssen Risiken regelmäßig bewerten, um sicherzustellen, dass sie für den Fall der Fälle vorbereitet sind.

Es gibt verschiedene Arten des Risikomanagements; sie reichen von den alltäglichen Problemen eines Unternehmens (wie z. B. Cybersicherheit und Cyberangriffe) bis hin zu Möglichkeiten der Risikovermeidung und des Risikomanagements beim Agieren an den Finanzmärkten.

Das Risikomanagement ist oft ein Thema auf Führungsebene. Diese verlangt wahrscheinlich, dass die verschiedenen Abteilungen die Risiken identifizieren, um sicherzustellen, dass ihr Unternehmensbereich die Risiken so weit wie möglich minimiert.

In großen Unternehmen gibt es möglicherweise ganze Teams, die sich mit der Überwachung von Risiken und der Risikominderung befassen. Es ist keine Seltenheit, einen abteilungsübergreifenden Risikomanager in einem Unternehmen zu haben, der Pläne zum Risikomanagement für das Unternehmen zusammenstellt.

Das Risikomanagement in einem Unternehmen ist ein breites Aufgabenfeld − es braucht zahlreiche Management-Tools und Notfallpläne, um ein Unternehmen für das Worst-Case-Szenario zu rüsten. Einige Unternehmen betrachten Risiken als eines von vielen Problemen im Projektmanagement und betrauen einen Projektmanager damit, dies gemeinsam mit den Stakeholdern zu lösen.

Beim Risikomanagement dreht sich alles darum, negative Einflüsse auf das Unternehmen so weit wie möglich zu vermeiden. Risiken bedeuten immer die Möglichkeit für Gewinne und Verluste − das Risikomanagement sucht nach Möglichkeiten, die Wahrscheinlichkeit eines Schadens für das Unternehmen zu verringern.

Graphic for Egencia’s Risk Management Approach

 

Arten des Umgangs mit Risiken

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, mit Risiken am Arbeitsplatz umzugehen, um sicherzustellen, dass das Risiko für das Unternehmen verringert und die Geschäftskontinuität audeechterhalten wird.

Vermeiden: Durch eine aktive Risikobewertung können Risiken in bestimmten Bereichen ganz vermieden werden. Die Einführung von Heimarbeit ist beispielsweise eine Methode zur Risikovermeidung, die in den letzten Jahren eingeführt wurde.

Übertragen: Sie können sich gegen Risiken absichern. Es werden bestimmte Versicherungen angeboten, mit denen Sie gegen bestimmte Risiken abgesichert sind. In diesem Fall spricht man von Risikotransfer oder -übertragung, da die Risiken nicht beseitigt oder vermindert werden, sondern sich ein Unternehmen für den Ernstfall absichert. Einfache Versicherungen wie eine Gebäudeversicherung gegen Brand- oder andere Schäden sind eine gängige Form des Risikotransfers.

Mindern: Eine pragmatischere Möglichkeit ist es, ein gewisses Maß an möglichem Risiko zuzulassen, es aber durch gute Planung und Durchführung so weit wie möglich zu minimieren. Eine Priorisierung der Risiken, die in Kauf zu nehmen sind, gegenüber den Risiken, die für das Unternehmen einen größeren Schaden bedeuten, ist zwar nicht die beste aller Lösungen, kann aber das Auftreten größerer Probleme verhindern.

Ignorieren: Man kann Risiken einfach ignorieren und sich erst dann mit den negativen Auswirkungen auseinandersetzen, wenn sie eintreten. Ein gewisses Maß an Risiken ist in der Geschäftswelt unvermeidbar, Sie müssen sich also nicht über mögliche Probleme den Kopf zerbrechen, bis sie wirklich auftreten. Das ist jedoch nicht unbedingt der beste Weg, da Ihr Unternehmen in ernsthafte Schwierigkeiten geraten kann, wenn nicht alles nach Plan läuft.

Management von Mitarbeiterrisiken

Ein anderer Bereich, in dem das Risikomanagement eine Rolle spielen sollte, sind die Mitarbeiter. Das wird oft übersehen, kann jedoch kostspielig für ein Unternehmen werden, sollten Probleme auftreten. Es sollte also eine umfassende Risikoanalyse durchgeführt werden, um die Wahrscheinlichkeit von finanziellen Verlusten zu senken.

Das Management von Mitarbeiterrisiken fällt meist in den Aufgabenbereich der Personalabteilung (HR). Oft werden jedoch andere Teams und Einzelpersonen mit eingebunden, wenn sich ein bestimmter Aspekt auf andere Abteilungen auswirkt.

Das Management von Mitarbeiterrisiken hängt oft mit den möglichen Auswirkungen und dem Gesamtrisiko am Arbeitsplatz selbst zusammen. Heutzutage reisen viele Mitarbeiter für ihren Arbeitgeber um die ganze Welt − es ist also völlig normal, Lösungen zum Risikomanagement einzuführen, da Geschäftsreisen stets mit zahlreichen Risiken behaftet sind.

Risikomanagement bei Geschäftsreisen

Probleme mit der Gesundheit von reisenden Mitarbeitern und gesundheitliche Krisen in bestimmten Gebieten sind keineswegs neu. Auch Gefahrenquellen wie zivile Unruhen, Reisen in Risikogebiete oder sogar Naturkatastrophen müssen alle bedacht werden, wenn das Risiko einer Reise bewertet wird. Ein Unternehmen hat eine Sorgfaltspflicht gegenüber seinen Mitarbeitern und muss Risiken so effektiv wie möglich reduzieren und managen.

Es gibt Versicherungen, die Sie gegen viele Risiken absichern, doch Vorsicht − schauen Sie genau hin, was abgedeckt ist und was nicht.

So kann Egencia Sie beim Risikomanagement für Geschäftsreisen unterstützen

Wenn Sie Risiken in Ihrem Unternehmen reduzieren und die Umsetzung der Sorgfaltspflicht gegenüber Ihren Mitarbeitern optimieren möchten, dann kann Egencia Ihnen dabei helfen.

Das Risikomanagement bei Geschäftsreisen muss die Sorgfaltspflicht über den gesamten Zeitraum einer Geschäftsreise hinweg abdecken; von der Hinreise über den Aufenthalt bis hin zur Rückkehr ins Büro oder nach Hause. Wenn Mitarbeitende in Ihrem Auftrag verreisen, liegt deren Sicherheit in Ihrer Verantwortung. Das kann sogar bedeuten, dass Sie Mitarbeitende von einer Reise abhalten sollten, wenn diese Reise nicht sicher ist.

Risiken verstehen: Der erste Schritt hin zu einer effektiven Risikomanagementstrategie für Geschäftsreisen ist es, sich der möglichen Risiken bewusst zu werden und eine Reiserichtlinie zu erstellen, die diese Risiken abschwächt. Letztendlich müssen Sie einen Prozess zur Identifizierung von Risiken durchlaufen. Bei den identifizierten Risiken werden alle Projektrisiken auf breiter Ebene berücksichtigen und diese Risiken ermöglichen eine genaue Planung.

Einen Plan für das Risikomanagement erstellen: Ohne eine funktionierende Strategie für das Risikomanagement sind Ihre Mitarbeitenden möglicherweise gefährdet − und Ihr Unternehmen kann bei Problemen zur Rechenschaft gezogen werden. Die Reaktion auf Risiken ist auch teamübergreifend von entscheidender Bedeutung. Wie werden die Abteilungen reagieren? Wer wird mit der Aufgabe betraut und inwiefern steht das Risikoregister des Unternehmens mit dem täglichen Betrieb in Einklang? Diese deagen muss man sich stellen.

Ein Programm für das Risikomanagement muss dynamisch sein, sich flexibel an kurzdeistige Veränderungen anpassen lassen und auch die Mitarbeiter selbst mit einbeziehen, die über die Risiken oft gut Bescheid wissen. Jeder bewertet Risiken anders. Ein Unternehmen muss also die Grenzen der Mitarbeiter kennen, rechtliche Vorschriften einhalten und eine Reiserichtlinie schaffen, die für alle Beteiligten annehmbar ist.

Effektive Richtlinien für das Risikomanagement erstellen: Bei Egencia können Sie bestimmte Reiseziele sperren lassen und sogar die Anzahl der Mitarbeitenden begrenzen, die sich gemeinsam auf eine Reise begeben können. Sie können beispielsweise eine maximale Anzahl an Mitarbeitenden festlegen, die den gleichen Flug buchen können.

Der Prozess beginnt, sobald ein Reisende versuchen, eine Reise oder eine Unterkunft an einem Ort zu buchen, an dem eine aktive Warnung vorliegt. Egencia Travel Advisor kann Reisende und Teams auf mögliche gesundheitliche Empfehlungen oder aktualisierte Einreisebestimmungen hinweisen, um über mögliche Risiken zu informieren und aufzuklären.

Mitarbeitende über Risiken aufklären: Die effektivste Strategie zum Risikomanagement ist nutzlos, wenn Ihre Mitarbeitenden sie nicht kennen und nicht wissen, was in einer bestimmten Situation zu tun ist. Die Schulung der Mitarbeitenden ist ein zentraler Punkt in jeder Risikomanagementstrategie. Risiko ist ein Thema, dem sich die Mitarbeitenden stellen müssen. Sie müssen wissen, was ein Risiko darstellt und wie sie sich im Ernstfall zu verhalten haben.

Mitarbeitende zur Risikominderung orten und kontaktieren: Der nächste Schritt ist es, zu wissen, wo sich Ihre Mitarbeitenden auf Reisen aufhalten und welche Risiken und Probleme es gegebenenfalls an ihrem Aufenthaltsort gibt. Die Möglichkeit, Mitarbeitende in Echtzeit zu kontaktieren, ist ein entscheidender Vorteil des „Traveller Tracker“-Tools von Egencia. Bei einer Naturkatastrophe oder möglichen unerwarteten Problemen wie zivilen Unruhen können Sie sich im Handumdrehen mit Ihren Mitarbeitenden in Verbindung setzen und ihnen raten, das Gebiet zu verlassen, sowie gemeinsam alternative Transportmöglichkeiten organisieren.

Kommunikation und Unterstützung auf Reisen: Unter Umständen bekommen Sie nicht einmal mit, dass sich ein potenzielles Problem anbahnt. Oft geht alles sehr schnell und die Reisenden selbst werden sich eines Risikos bewusst. Mit Egencia können Reisende in Nordamerika das „Hilfe“-Tool in ihrer App nutzen, um einen Rückruf von einem Reiseberater anzufordern.

Die Vorteile eines Risikomanagementplans

Weniger Kosten für das Unternehmen: Risiken können kostspielig werden und im Extremfall sogar die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens einschränken. Indem Sie Strategien zum Risikomanagement verfolgen, können Sie dies oft vermeiden.

Keine rechtlichen Konsequenzen: Kein Unternehmen möchte gegen das Gesetz verstoßen − viele tun dies jedoch unbewusst, entweder im alltäglichen Geschäftsgebaren oder in Bereichen wie dem Arbeitnehmergesetz. Wenn Sie die Risiken kennen, können Sie Gebühren und Strafen vermeiden.

Keine Probleme mit der Haftung: Ein Problem, dem sich Unternehmen gegenübersehen, betrifft Rechtsstreitigkeiten, Haftung und andere rechtliche deagen. Gegen diese Risiken können Sie sich schützen, indem Sie sie verstehen, damit planen und ggf. entsprechende Versicherungen abschließen.

Bessere Mitarbeiterbeziehungen: Mitarbeiterbindung, mehr Motivation und höhere Arbeitsmoral sind mögliche Vorteile eines Unternehmens, das die Risiken für seine Mitarbeitenden effektiv verwaltet. Sind Mitarbeitende aufgrund von Sicherheitsbedenken unglücklich an ihrem Arbeitsplatz, kann eine Risikomanagementrichtlinie dabei helfen, viere dieser Bedenken auszuräumen.

Es ist besser, die Probleme anzugehen, als sie zu ignorieren. Viele Probleme im Zusammenhang mit Risiken können zwar intern geklärt werden, aber es kann auch hildeeich sein zu wissen, welche Unterstützung externe Anbieter bieten können. Es ist wichtig, die richtigen Partner auszuwählen, um die Risiken für Ihr Unternehmen zu minimieren.

Egencia hilft Ihnen gerne beim Risikomanagement und bei der Sorgfaltspflicht im Bereich Geschäftsreisen.

Kontaktieren Sie Egencia, um mehr zu erfahren, und fordern Sie eine Demo an.

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