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Wir von Egencia möchten Sie bei Ihren Geschäftsanforderungen unterstützen und gleichzeitig das Risiko für Ihre Reisenden minimieren.

Wir haben die wichtigsten Informationen aufgelistet, die Ihr Unternehmen benötigt, um bestmöglich mit der aktuellen Coronavirus-Situation umzugehen. Bei Fragen können Sie sich jederzeit gern an Ihren Account Manager bei Egencia wenden.

Traveller Tracking nutzen

• Mit Egencia Traveller Tracking können Sie die Destinationen Ihrer Reisenden ermitteln und mögliche Risiken erkennen. Außerdem steht Ihnen ein globaler Bericht mit allen aktuellen und zukünftigen Reiseplänen in Ihrem Unternehmen zur Verfügung, unabhängig vom Reiseziel. Sie können auch nach Land, Stadt, Region oder nach einem bestimmten Gebiet auf der Karte suchen.

Ihre Geschäftsreiserichtlinien prüfen

• Bestimmte Flugziele sperren: Damit Ihre Reisenden keine unnötigen Risiken eingehen, können Sie entweder eine Flugstrecke/ein Reiseziel als außerhalb der Reiserichtlinie definieren oder die Buchungsfunktion bei bestimmten Flugzielen sperren.
• Egencia – Limit von Reisenden aktualisieren: Sie können die Anzahl der Reisenden pro Reise oder Flug beschränken, indem Sie die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens entsprechend anpassen.
• Genehmigungseinstellungen prüfen: Genehmigungen können Ihren Buchungsprozess behindern. Normalerweise würden wir Ihnen empfehlen, dass sich Ihre Reisenden ohne zusätzliche Schritte selbst um die Buchung kümmern können. In Krisenzeiten ist es jedoch wichtig zu prüfen, wie durch zusätzliche Genehmigungen gewährleistet werden kann, dass Manager über geplante Geschäftsreisen auf dem Laufenden bleiben und entsprechende Maßnahmen ergreifen können. Diese Einstellungen können Sie später ganz einfach rückgängig machen, sobald sich die Situation wieder normalisiert hat. Im Raum EMEA/APAC können Sie sogar noch einen Schritt weiter gehen und einen Sicherheitsgenehmiger für Flugstrecken außerhalb der Reiserichtlinie hinzufügen.

Kontaktdaten Ihrer Reisenden aktualisieren

• Dadurch erreichen Sie Ihre Reisenden und deren Angehörige bei Vorfällen unterwegs ganz einfach. Bitten Sie alle Reisenden darum, ihr Egencia-Profil und vor allem ihren Notfallkontakt zu prüfen und zu aktualisieren.

Direkte Kommunikation mit den Reisenden über Egencia

• Nachrichten für Reisende: Wählen Sie aus, welche bestimmten Benachrichtigungen Sie auf der Egencia-Homepage Ihres Unternehmens teilen möchten, oder erstellen Sie kontextabhängige Nachrichten, die mit bestimmten Arten von Buchungen (Flug, Hotel, Zug oder Mietwagen) oder Reisezielen verknüpft sind.
• Reisebestätigungen: Sie können eine Nachricht erstellen, die im Rahmen einer Buchungsbestätigung an Reisende gesendet wird.
• Auf die Sorgfaltspflicht Ihres Unternehmens aufmerksam machen: Ihre Reisenden sollten alle nötigen Informationen rund um Ihre Richtlinien zur Sorgfaltspflicht haben. Dazu können Sie zu Ihren Richtlinien auf der Egencia-Homepage Ihres Unternehmens einen Favoritenlink hinzufügen. Geben Sie dabei unbedingt an, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen in Notfallsituationen zu beachten sind.
• Wenn Sie keine bestimmten Richtlinien zur Sorgfaltspflicht haben, können Sie Klicken Sie hier zur Unterstützung Ihrer Reisenden zurate ziehen.

So bleiben Ihre Reisenden auf dem Laufenden

• Auf die Egencia-App aufmerksam machen: Bitten Sie Ihre Reisenden darum, unterwegs die Egencia-App zu verwenden. Die Nachrichten für Reisende, die Sie auf der Egencia-Plattform erstellen, werden in der App angezeigt und gewährleisten eine regelmäßige Kommunikation. Außerdem werden über die App bestimmte Benachrichtigungen zu ihren Reisen (Stornierung, Verspätungen usw.) an Ihre Reisenden gesendet, damit sie bei Bedarf ihre Buchungen anpassen können.

Bleiben Sie auf dem Laufenden So bleiben Sie immer über die aktuelle Situation auf dem Laufenden:

• Lesen Sie unsere Hilfeseite zu COVID-19. Hier finden Sie Wissenswertes zur Verwaltung von Geschäftsreisen in diesen herausfordernden Zeiten, einschließlich Informationen zu flexiblen Reiserichtlinien.
• Sehen Sie sich die Egencia-Reisewarnungen auf der Homepage der Egencia-Plattform an. Sie werden von unserem Team regelmäßig aktualisiert.
• Aktivieren Sie Reisewarnungen per E-Mail. Das geht über die Profilseite eines Benutzers in den Benachrichtigungseinstellungen (für Sie und für Ihre Reisenden). Wenn Sie Reisewarnungen auf Unternehmensebene aktivieren möchten, wenden Sie sich an Ihren Account Manager.
• Werden Sie Teil der Online-Community Egencia Connect, um sich mit anderen Travel Managern auszutauschen, die aktuellsten Informationen zu erhalten, Best Practices zu teilen und vieles mehr.

Bessere Einhaltung der Richtlinien des Reiseprogramms

• Um die volle Kontrolle über den Aufenthaltsort Ihrer Reisenden zu haben, achten Sie darauf, dass die von Ihnen oder von Ihrem Travel-Management-Unternehmen empfohlenen Prozesse eingehalten werden. Wenn diese nicht beachtet werden, wissen Sie nicht, welche Reisen geplant sind und ob Ihre Reisenden veröffentlichte Benachrichtigungen und Richtlinienänderungen auch tatsächlich sehen.
• Mit unserem E-Mail-Toolkit für Travel Manager können Sie ganz einfach intern noch einmal auf Ihr Reiseprogramm aufmerksam machen.

Die Richtlinieneinhaltung bei Flug-, Hotel-, Mietwagen- und Zugbuchungen von Egencia-Kunden liegt bei über 81 %.*

^*Die Daten beziehen sich auf die globale Richtlinieneinhaltung aller Egencia-Kunden zwischen dem 1. Januar und dem 31.Dezember 2018 bei Onlinebuchungen (auch über die App).

Weitere Informationen zum Risikomanagement bei Geschäftsreisen