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Der Haken am Sparen. Warum falscher Geiz bei der Transaktionsgebühr Sie Millionen kosten könnte

4 min
Posted: 24 August 2017Updated: 24 August 2017
Topics: Blog
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Es gibt nur wenige Wetten, bei denen der Einsatz gering ist – sagen wir mal, einige Euro – und der potenzielle Gewinn in die Millionen geht. Natürlich sind da die großen Lotterien, doch die meisten von uns werden wohl noch sehr lange auf einen Sechser warten müssen. In der Welt der Geschäftsreisen ist die Ausgangslage genau anders herum: Wenn Sie den geringen Einsatz der Transaktionsgebühr nicht zahlen und es kommt zu einem Zwischenfall, könnten Ihre Verluste ganz schnell im siebenstelligen Bereich liegen. Und verlieren können Sie dabei nicht nur finanziell, sondern auch an Ansehen und Reputation. Indem Sie also einen kleinen Betrag für Traveller Tracking und weitere Services zahlen, die Ihre Sorgfaltspflicht als Arbeitgeber abdecken, ersparen Sie Ihrem Unternehmen unter Umständen schwerwiegende Konsequenzen.

Notfälle während einer Geschäftsreise

Denken Sie nur mal einen Moment über Folgendes nach: Nicht alle Notfälle während einer Geschäftsreise treten an einem Werktag zwischen 9 und 17 Uhr auf. Dies belegen schon zwei traurige Ereignisse der jüngeren Vergangenheit: Der Terroranschlag auf den Brüsseler Flughafen ereignete sich um kurz vor acht Uhr morgens und die Anschläge von Paris geschahen nach neun Uhr abends an einem Freitag. Wenn Sie sich als Bucher von Geschäftsreisen selbst um solche Zwischenfälle kümmern wollen und kein Travel-Management-Unternehmen (Travel Management Company, TMC) damit beauftragen, was tun Sie dann in den Zeiträumen, in denen Sie sich nicht an Ihrem Schreibtisch befinden?

 Schlagwort „Sorgfaltspflicht“

Als Reiseeinkäufer sind Sie wahrscheinlich der erste Ansprechpartner, den der Boss im Falle eines Zwischenfalls anruft – sei es bei einem Terroranschlag oder bei etwas Alltäglicherem wie einer Flugstornierung. Bei vielen Unternehmen, insbesondere im KMU-Bereich, erfolgt die Dokumentation und Nachverfolgung ihrer Geschäftsreisen auf – höflich formuliert – traditionelle Art und Weise: auf einem Blatt Papier oder in einem Word-Dokument. Wenn der Ernstfall eintritt, während Sie samstagabends in einer Weinbar sitzen oder um drei Uhr morgens friedlich schlummern, wie wahrscheinlich haben Sie dann dieses essenziell wichtige Dokument zur Hand? In solchen Momenten hallt im Geist eines Buchers wahrscheinlich jene Unterhaltung nach, die er letztes Jahr mit einem Travel-Management-Unternehmen geführt hat und in der das Schlagwort „Sorgfaltspflicht“ zur Sprache kam. Sie haben vielleicht darüber nachgedacht und sich dann entschieden, dass Sie die Arbeit lieber selbst erledigen, anstatt die Transaktionsgebühr von einigen Euro zu zahlen. Natürlich sorgt sich heute jeder wegen steigender Kosten, doch Geld bei den Transaktionsgebühren von Travel-Management-Unternehmen zu sparen, könnte sich teuer bezahlt machen. In Unternehmen, in denen den Buchern von Geschäftsreisen ein Travel-Management-Unternehmen zur Seite steht, ruft der Chef vielleicht lieber die 24-Stunden-Hotline des TMC an, und lässt Sie ganz in Ruhe Ihr Glas Pinot Grigio bzw. Ihre Nachtruhe genießen. Noch unangenehmer als ein Anruf vom Chef könnte ein Telefonat mit einem aufgewühlten Ehepartner ablaufen, wenn dieser dringend herausfinden will, wo sich die bessere Hälfte gerade aufhält. In einer solchen Situation werden Sie wohl kaum kleinlaut gestehen wollen, dass die gewünschte Information in einem Dokument im Büro zu finden ist oder dass sie es nicht wissen, weil Sie damals keine Gebühr an ein TMC zahlen wollten.

Wenn Kosten astronomische Ausmaße annehmen

Falls der Mitarbeiter ernsthaft verletzt oder gar getötet wird, weil er sich zur falschen Zeit am falschen Ort befand, können die Kosten schnell astronomische Ausmaße annehmen. So gibt es kaum eine Obergrenze für Arztkosten, die Rückführung sterblicher Überreste und Geldbußen unter dem Corporate Manslaughter and Corporate Homicide Act in Großbritannien oder ähnlichen Gesetzen in anderen Ländern. Und es geht dabei ja nicht nur um terroristische Anschläge. Während der Vulkanaschekrise, die vom Ausbruch des Eyjafjallajökull 2010 verursacht wurde, verbrachten viele Bucher von Geschäftsreisen sowie zahlreiche Reisende zahllose Stunden am Telefon und versuchten, den Kundenservice zu erreichen – meist vergeblich. Die Kosten für die Zeit in der Warteschleife übersteigen ganz schnell die Ersparnisse für die nicht gezahlte Transaktionsgebühr.

Traveller-Tracking dank moderner Software

Eine Traveller-Tracking-Software gehört mittlerweile zum Standardangebot und ermöglicht dem Travel-Management-Unternehmen, die Kontaktaufnahme mit Reisenden und eventuelle Umbuchungen effektiv zu unterstützen. Egencia zum Beispiel kontaktiert betroffene Geschäftsreisende proaktiv per Handy, was im Ernstfall entscheidende Minuten sparen kann. Einige Reiseeinkäufer sehen mit der Zahlung der Transaktionsgebühren vielleicht ihren Job bedroht: Wenn sie ein TMC engagieren, könnten sie sich damit ja selbst überflüssig machen. Tatsächlich aber tritt ein solches Szenario selten ein. Viel wahrscheinlicher ist, dass Reiseeinkäufer sich mit einem TMC an der Seite besser auf strategische Planungen konzentrieren können. Oder dass sie sich vielleicht mehr einer der anderen Rollen widmen können, die Reiseeinkäufer heutzutage häufig zusätzlich einnehmen. Die Finanz- und Beschaffungsabteilungen vieler Unternehmen richten oft einen Tunnelblick allein auf die Kosten und die Zahlen auf dem Papier. Vielleicht sollten sie ihren Fokus etwas erweitern und auch solche Werte berücksichtigen, die sich nicht in Zahlen ausdrücken lassen. Welchen Wert hat es zum Beispiel, wenn Sie Ihrem Chef oder einem besorgten Ehepartner berichten können, dass der geschätzte Mitarbeiter oder der geliebte Gatte wohlauf ist und sich auf einem neu gebuchten Rückflug befindet?