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5 Bereiche zur Umgestaltung Ihres Geschäftsreiseprogramms

Posted: 07 January 2019
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Der bevorstehende Jahreswechsel ist ein guter Zeitpunkt, um einen Schritt zurückzutreten und Ihr Travel-Management-Programm auf den Prüfstand zu stellen. Was hat gut funktioniert? In welchen Bereichen besteht Verbesserungsbedarf? Welche Abläufe können Sie effizienter gestalten? Wie lassen sich weitere Einsparungen erzielen? Nutzen Sie diese Zeit, um sich Markttrends anzusehen und die zukünftigen Reiseanforderungen Ihres Unternehmens zu antizipieren. Dies ist zudem Ihre Chance, der Unternehmensleitung zu zeigen, dass Ihr Reiseprogramm nicht nur ein Budgetposten, sondern ein strategischer Vermögenswert ist. Je mehr Sie im Voraus planen, desto besser sind die Ergebnisse. Wie können Sie neue Möglichkeiten finden, die Effizienz Ihres Reiseprogramms zu verbessern und weitere Einsparungen zu erzielen? Unsere Consulting-Experten haben den ultimativen Leitfaden entwickelt, der Ihnen dabei hilft, Ihr Reiseprogramm im neuen Jahr umzugestalten. Im Folgenden werden fünf Bereiche beschrieben, auf die Sie sich jetzt konzentrieren sollten, um Ihre Travel-Management-Strategie für 2019 zu rüsten.

1. Stärkere Einbeziehung der Unternehmensleitung

Wie können Sie Ihren Wert als Travel Manager beweisen und sich die Unterstützung der oberen Führungsebene sichern? Stellen Sie sich dieser Herausforderung mit einer strategischen Denkweise und bereiten Sie sich auf die Kommunikation mit dem Management vor. Zuerst sollten Sie sicherstellen, dass Sie die wichtigsten Ziele und Pläne der Unternehmensleitung für das kommende Jahr kennen. Sobald Sie den Gesamtüberblick besitzen, sollten Sie herausfinden, welchen positiven Beitrag Ihr Reiseprogramm zum Gewinn leistet:

  • Einsparungen und ein effizienterer Einkauf
  • Reiseanforderungen, die zu den Wachstumszielen des Unternehmens passen
  • Risikomanagement
  • Bindung wichtiger Mitarbeiter

Anschließend sollten Sie überlegen, wie Sie diese Informationen am besten im gesamten Unternehmen verbreiten. Welche internen und externen Kanäle stehen zur Verfügung? Achten Sie darauf, Ihre Botschaft an Ihre Zielgruppe anzupassen und den richtigen Kanal auszuwählen. Finden Sie heraus, welche Intranet- und Extranetkanäle, Newsletter und sozialen Medien des Unternehmens bei Ihren Reisenden und den oberen Führungskräften am beliebtesten sind. Nehmen Sie außerdem an Meetings teil, um mit wichtigen Führungskräften und Entscheidungsträgern in Kontakt zu kommen. Präsentieren Sie anschließend Ihre Ergebnisse. Zeigen Sie, inwiefern Ihr Programm an den wichtigsten Leistungskennzahlen (KPIs) des Unternehmens ausgerichtet ist. Nutzen Sie Datenanalysetools, die die Erstellung und Verbreitung von aktuellen Informationen zur Leistung Ihres Reiseprogramms vereinfachen.

2. Nutzung sämtlicher Daten

Wir leben in einer digitalen Welt, die von Daten beherrscht wird. Wie gut verwalten und nutzen Sie die Informationen, die über verschiedene Online-, Offline- und mobile Datenquellen zur Verfügung stehen? Die Methode, die Sie bei der Erhebung und Nutzung von Daten anwenden, bestimmt Ihren Erfolg und hat Auswirkungen auf den Gewinn. Daher sollten Sie ermitteln, welche Informationen Sie benötigen, die Daten analysieren, aufschlussreiche Berichte erstellen und einen Maßnahmenplan entwickeln. Vergessen Sie nicht, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, insbesondere dann, wenn Datenanalysen in Ihrem Reiseprogramm neu sind. Legen Sie drei bis vier Hauptgebiete fest, die Sie anschließend detailliert untersuchen. Definieren Sie Ihre KPIs, zu denen beispielsweise die Online-Buchungsrate, die Richtlinieneinhaltung, die mobile Nutzung oder die Anzahl von Vollzeitmitarbeitern pro Reise gehören können. Ermitteln Sie, welche Arten von Daten Sie brauchen, um informierte Entscheidungen treffen zu können. So müssen beispielsweise nicht alle Mitarbeiter zur selben Besprechung reisen oder dieselbe Zeit dort verbringen. Wie können Sie dies herausfinden? Haben Sie andere Optionen in Erwägung gezogen, z. B. eintägige Reisen und einfache Strecken? Sobald Ihre Daten zur Verfügung stehen, sollten Sie sie analysieren. Die Datenvisualisierung und Predictive Analytics revolutionieren derzeit die Reisebranche und tragen dazu bei, dass sich ein Bereich, der bislang als Kostenfaktor galt, in eine strategische Ressource des Unternehmens verwandelt. Mithilfe von Tools wie Egencia Analytics Studio lassen sich sämtliche Daten zentral konsolidieren, sodass sie ein klares Bild zur Leistung Ihres Reiseprogramms vermitteln. Diese Tools ermöglichen eine visuelle Darstellung Ihrer wichtigsten Kennzahlen und zeigen dadurch auf leicht verständliche Weise, wie sich Ihre Entscheidungen auf den Gewinn auswirken. Jedes Unternehmen wendet bei der Erfassung bestimmter KPIs seine eigenen Methoden an. Ganz gleich, ob es um die Ermittlung der Richtlinieneinhaltung, Schwachstellen beim TMC oder die Festlegung von Obergrenzen für Mahlzeitenkosten geht, sind Ihre Ausgabendaten und Wechselkurstabellen zu berücksichtigen. Unsere Berater unterstützen Sie bei der Erstellung eines maßgeschneiderten Visualisierungsdashboard, in dem all diese Informationen übersichtlich dargestellt werden. Zu guter Letzt sollten Sie sich Gedanken zur erforderlichen Berichtsfrequenz machen. Sind Sie sicher, dass Ihnen eine monatliche Berichterstattung wertvolle Informationen liefert? Würden Sie mit einer vierteljährlichen Berichterstattung detailliertere Analysen erhalten?

3. Nicht nur der Preis zählt: Fokus auf den ROI

Seien wir ehrlich: Reisen sind teuer. Die Kosten für Flüge, Mietwagen, Hotels und Mahlzeiten können sich schnell summieren. Und dann sind da noch die versteckten Kosten: Zuschläge wegen Buchungsänderungen oder Reisen in der Hauptsaison, Produktivitätsverlust, versäumte Meetings aufgrund von Flugverspätungen oder -stornierungen oder zusätzliche Steuern oder Gepäckgebühren am Flughafen, die von einigen Fluggesellschaften erhoben werden. Daher ist es wichtig, all diese Kosten in Ihrem Reiseprogramm zu berücksichtigen und sich darauf zu konzentrieren, den bestmöglichen ROI zu erzielen. Beginnen Sie damit, Ihre Reiseanforderungen mit anderen Augen zu betrachten. Erstellen Sie eine Liste mit allen reisebezogenen Zielen, die für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter wichtig sind. Arbeiten Sie mit den Geschäftsbereichen zusammen, um nicht unbedingt erforderliche Reisen zu reduzieren. Nicht alle Besprechungen müssen in Form von persönlichen Gesprächen vor Ort stattfinden. In einigen Fällen ist ein Telefongespräch oder eine Videokonferenz genauso effektiv. Wenn Sie dazu neigen, zahlreiche Veranstaltungen oder Zusammenkünfte zu organisieren, sollten Sie daran denken, diese Zahlen bei Ihrer Gesamtplanung zu berücksichtigen. Nutzen Sie sämtliche Reportingtools Ihres TMC, um Reisemuster zu ermitteln. Welche Städte besuchen die Reisenden am häufigsten? Welche Routen verwenden sie am häufigsten? Nutzen Sie diese Daten, um die Liste Ihrer bevorzugten Anbieter mit anderen Augen zu betrachten. Sie möchten so weit wie möglich im Voraus planen und langfristige Verträge aushandeln, die nicht jedes Jahr verlängert werden müssen. Seien Sie offen und flexibel, wenn Sie die Raten und Leistungen für Ihre Reisenden aushandeln. Viele Hotels bieten mittlerweile prozentuale Rabatte anstatt eines Festpreises an. Lassen Sie sich von dieser Veränderung nicht abschrecken. Dieses Modell kann die frühzeitige Verhandlung und den Ausschreibungsprozess mit Hotels vereinfachen. Auch in diesem Zusammenhang sollten Sie sich auf die Daten und Ihre Reisemuster konzentrieren. Ermitteln Sie die weniger frequentierten Städte, in denen sich dieser Ansatz lohnt. Dort können Sie Kosten sparen, indem Sie eine stadtbezogene Obergrenze für Hotelausgaben festlegen.

4. Risikomanagement

Naturkatastrophen, Krankheiten, Unfälle, politische Unruhen und Terrorismus stellen für Ihre Reisenden – und Ihr Unternehmen – ein Risiko dar. Ist Ihr Unternehmen auf potenzielle Störungen vorbereitet? Wissen Ihre Mitarbeiter, wie sie sich in einer Notsituation zu verhalten haben? Sorgen Sie dafür, dass Ihre Unternehmensrichtlinien und Notfallpläne stets auf dem aktuellsten Stand sind und klare Schritte zum Umgang mit Störungen vor Ort und unterwegs enthalten. In einer Notsituation ist schnelles Handeln gefragt. Sie müssen wissen, wo sich Ihre Mitarbeiter befinden und wie Sie sie erreichen. Stellen Sie sicher, dass die Reisenden ihre Profile und Reisepläne aktualisieren und eine Mobiltelefonnummer und weitere Kontaktinformationen angeben, sodass Sie sie schnell erreichen können. Externe Reisesicherheitsunternehmen wie International SOS sorgen bei Geschäftsreisen im Ausland zusätzlich für ein beruhigendes Gefühl. Die heutige Sharing Economy bringt neue Probleme für den Geschäftsreisebereich mit sich. Unternehmen wie Uber und Lyft und alternative Unterkünfte stellen Unternehmen, die versuchen, die Sicherheit ihrer Reisenden und die Einhaltung von Standards zu gewährleisten, vor neue Herausforderungen. Achten Sie darauf, dass die Position und die Richtlinien Ihres Unternehmens bezüglich dieser Dienstleistungen in Ihrer Reiserichtlinie eindeutig dargelegt sind, und denken Sie daran, die Reiserichtlinie regelmäßig zu aktualisieren. Klicken Sie hier, um mehr über die Egencia-Lösungen für das Risikomanagement bei Geschäftsreisen zu erfahren.

5. Betrachten Sie Ihr Reiseprogramm in einem neuen Licht

Wenn es um die Verbesserung Ihres Reiseprogramms geht, ist es wichtig, strategisch zu denken. Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, von Ihren alltäglichen Aufgaben einen Schritt zurückzutreten und sich andere Bereiche anzusehen, die Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen. Haben Sie jemals darüber nachgedacht, Ihre Reiserichtlinie als Rekrutierungstool zu nutzen? Ein leistungsstarkes Reiseprogramm ist eine wertvolle Ressource, wenn es darum geht, Top-Talente für wichtige Positionen zu rekrutieren und an das Unternehmen zu binden. Handeln Sie zusätzliche Leistungen aus, wie beispielsweise eine bevorzugte Abfertigung am Flughafen, den Zugang zur Wartelounge, flexible Zeitpläne oder besondere Firmenraten, die Geschäftsreisen attraktiver gestalten. Arbeiten Sie mit der Personal- und der Kommunikationsabteilung Ihres Unternehmens zusammen, um sicherzustellen, dass Ihr Programm an der Unternehmenskultur und den Unternehmensrichtlinien ausgerichtet ist. Dies sorgt gleichzeitig für eine bessere Richtlinieneinhaltung im Rahmen Ihres Reiseprogramms. Falls Nachhaltigkeit und Umweltschutz wichtige Bestandteile Ihrer Unternehmenskultur sind – wurde dies auch in Ihrer Reiserichtlinie berücksichtigt? Könnten Sie mithilfe der Reiserichtlinie bewirken, dass Zugreisen gegenüber Flugreisen bevorzugt werden? Oder Ihre Reisenden davon überzeugen, Fahrgemeinschaften zu bilden, wenn sie einen Wagen mieten? Außerdem können Sie dafür sorgen, dass Ihre bevorzugten Partner ihr Bestmögliches unternehmen, um die Umwelt zu schonen. Jedes Jahr bringt neue Herausforderungen und neue Chancen. Wir möchten Sie dazu anregen, Ihr Reiseprogramm mithilfe dieser fünf Schritte zu überprüfen. Unsere Berater freuen sich, Sie dabei zu unterstützen. Füllen Sie einfach das Formular aus, um mit unseren Experten Kontakt aufzunehmen.

Sie interessieren sich für bessere Geschäftsreisemanagement-Lösungen? Dann kontaktieren Sie unser Team.