Ein flexibles, globales Reiseprogramm für NTT Singapore

Das im Jahr 1997 gegründete Unternehmen NTT Singapore Pte Ltd (NTTS) hat mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Bereitstellung von Informations- und Kommunikationstechnologielösungen (ICT-Lösungen).

Als globaler ICT-Anbieter beschäftigt die NTT Ltd. etwa 40.000 Mitarbeiter in 57 Ländern in einem vielfältigen und dynamischen Arbeitsumfeld. NTT Ltd. ist in 73 Ländern tätig und bietet seine Dienste in 200 Ländern an.

Die Herausforderung

NTTS ist ein innovatives Technologieunternehmen mit einer Next-Gen-Belegschaft, die Flexibilität und Individualisierung in der Verwaltung von Geschäftsreisen erwartet. Das bisherige Travel-Management-Unternehmen (TMC) von NTTS war ein traditionelles Unternehmen der alten Garde. Tricia Lim, Executive VP of the Corporate Planning Division, und Raymond Thor, Procurement Manager sagten, dass sie unbedingt mit einem TMC zusammenarbeiten wollten, dass besser zu den Werten ihres Unternehmens passt.

„Vor der Zusammenarbeit mit Egencia mussten Mitarbeiter für Flug- und Hotelbuchungen eine Anfrage an ein zentrales Administrationsteam senden“, so Lim. „Es war ein langwieriger Prozess, in dem wir keine Entscheidungsfreiheit hatten, und ein kostspieliger, da Mitarbeiter in letzter Minute gebührenpflichtige Änderungen vornahmen.“

Die passende Reisekultur

„Weil unserer Meinung nach Egencia eine ähnliche Vision wie NTTS verfolgt, haben wir uns für dieses Unternehmen entschieden. Diese Vision besteht aus der Nutzung von Technologien und Innovationen, die für unsere Mitarbeiter, Kunden und größere Gemeinschaften eine vernetzte Zukunft bedeuten“, erklärte Lim. Bei NTTS hat man erkannt, dass Egencia mehr als nur den Aufbau eines zuverlässigen Reiseprogramms ermöglicht, sondern auch dazu befähigt, eine stark ausgeprägte Reisekultur aufzubauen, die wirklich die Werte des Unternehmens widerspiegelt.

Und weiter: „NTTS bietet keine traditionelle Unternehmenserfahrung. Jeder bucht seine eigenen Reisen. Seit wir zu Egencia gewechselt haben, können wir die Reisen in die Hand unserer Mitarbeiter legen. Jetzt entscheiden sie selbst über ihre Reiseplanung.“

Jedes Mal, wenn ein Reisender eine Reise buchte, dauerte das Hin und Her mit Preisangeboten und Bestätigungen bis zu einer Stunde. Mit unserer Plattform konnte die Buchungs- und Genehmigungszeit auf 15 Minuten reduziert werden.

Die Buchung über die globale Geschäftsplattform von Egencia ist einfach. Reisende und Travel Manager haben Zugriff auf dieselbe Plattform wie unsere Egencia-Reiseberater, was bei der Reisebuchung und -verwaltung zu einer einheitlichen und vorhersehbaren Erfahrung führt. Reisende und Reisekoordinatoren können auf jedem Endgerät auf die Plattform zugreifen und eine Buchung sogar geräteübergreifend durchführen. Beispielsweise beginnen sie den Buchungsvorgang auf einem Laptop und vervollständigen sie über das Smartphone.

„Eine unserer obersten Prioritäten sind unkomplizierte Reisen, und dabei hat uns Egencia sehr geholfen“, so Lim. „Reisende können Hotels in der Nähe ihres Reiseziels finden und sogar Flüge und Hotels in letzter Minute buchen, und das alles über das Egencia-Portal.“

Personalisierte Optionen machen das Reisen bei jedem Mal einfacher. Unsere Plattform liefert Suchergebnisse basierend auf Präferenzen und früheren Suchanfragen des Reisenden. Diese werden durch maschinelles Lernen optimiert, welches Informationen aus den Reiserichtlinien von NTTS und großen Datensätzen, die von anderen Reisenden des Unternehmens und darüber hinaus gesammelt werden, nutzt.

Auch der persönliche Charakter spielt eine Rolle. Lim erinnert sich an eine Situation, in der ein CEO des Unternehmens während einer Reise in den USA Hilfe benötigte. Ein kurzfristige Änderung des Reiseplans hatte zur Folge, dass seine Flug- und Hotelbuchungen schnellstens angepasst werden mussten. „Der Kundenservice war sehr effizient – er half ihm sofort, als er sein Hotel und seinen Flug ändern musste“, erklärte sie.

NTTS steht für Innovations- und Unternehmergeist. Mit der Plattformtechnologie von Egencia haben die Reisenden von NTTS die Freiheit, ihre Reisen selbst zu buchen und zu verwalten. Und mit unserem ausgezeichneten Kundenservice können sie sich in unerwarteten Fällen, in denen sie uns brauchen, auf uns verlassen.

Einsparungen und ein besseres Buchungserlebnis

Früher war ein zentrales Reiseteam bei Reiseanträgen für weitreichende Verwaltungsaufgaben verantwortlich.

Die umgestaltete Nutzung eines zentralen Administrators spart NTTS auch erstaunlich hohe Beträge. Durch die intelligente Nutzung von Technologie sind die Buchungskosten bei Egencia verglichen mit traditionellen Reisebüros gering. Darüber hinaus empfiehlt das Buchungsportal automatisch Reiseoptionen zum günstigsten Preis, die mit den Richtlinien von NTTS konform sind.

„Das Egencia-Portal hilft dabei, die Erfahrung unserer Reisenden zu verbessern, während es uns gleichzeitig dabei hilft, den Überblick über unsere Kosten zu behalten“, sagte Raymond Thor. Es hilft auch dabei, die Reise reibungsloser zu gestalten. Das bedeutet, dass Reisende sich auf den Grund ihrer Reise konzentrieren können.

Seit NTTS mit Egencia zusammenarbeitet, verzeichnete das Unternehmen Einsparungen bei den Servicegebühren von 60 Prozent und Einsparungen bei Flugpreisen zwischen 27 und 58 Prozent im Verlauf des Jahres.

„NTTS ist ein großes Unternehmen und die Egencia-Plattform hat es einfach gemacht, unsere Bürostandorte überall auf der Welt zu finden, da alle Standortinformationen bereits voreingestellt sind“, erklärte er. „Jetzt können unsere Reisenden sehen, welche Hotels in unmittelbarer Nähe ihres Reiseziels verfügbar sind.“

Smart Data, erhöhte Richtlinieneinhaltung und zuverlässiges Change Management

Travel Manager profitieren davon, dass wir ihre gesamten Reisedaten für sie zentral zusammengefasst haben. Dadurch haben sie die Reisekosten im Blick, können die Reisen von Einzelpersonen oder Geschäftsgruppen analysieren und Führungskräften mit visuellen Berichten über jegliche Aspekte ihres Programms Bericht erstatten. „Die Kennzahlen helfen uns, die Reisekosten darzustellen, mit Fluglinien zu verhandeln und bessere Firmentarife zu bekommen“, so Raymond Thor.

Die Nutzung des Egencia-Portals hat auch die Richtlinieneinhaltung erhöht.

Die Integration ihrer Reiserichtlinien in die Plattform stellt auch eine Erleichterung für Reisende dar. In der Vergangenheit „variierten die Richtlinien innerhalb des Unternehmens NTT Singapore, sodass niemand diese hätte auswendig wissen können“, so Lim. „Doch mit Egencia muss niemand etwas auswendig wissen. Die Richtlinie ist bereits in die Plattform integriert.“ Dadurch kann das eigentliche Administrationsteam seine Mitarbeiter in Sachen Richtlinie auf dem Laufenden halten, ohne dass sie bei der Verwaltung ihres Reiseprogramms etwas Neues verpassen.

„Früher lag die Kontrolle in menschlicher Hand. Darauf mussten wir uns verlassen“, sagte Lim. „Heute sind unsere Reiserichtlinien und unsere Genehmigungsprozesse in die Plattform integriert. Das hat dabei geholfen, die Nichteinhaltung der Richtlinien zu minimieren, und wir konnten eine Verbesserung bei unseren Audits verzeichnen.“

Wir bieten eine umfassende Implementierung und Unterstützung beim Change Management, um den Travel Managern und den Beschaffungsspezialisten dabei zu helfen, die Mitarbeiter auf die neuen Vorgehensweisen bei Geschäftsreisen vorzubereiten. Zu diesem Prozess zählt auch die Aufklärung der Reisenden über ihre Vorteile. Hierzu gehört der einfache Zugang zur Reiserichtlinie des Unternehmens, die Bereitstellung einer Buchungsplattform, auf der sie so buchen können, wie sie andere Arten von Reisen buchen würden, und die Tatsache, dass sie binnen weniger Sekunden Zugang zu professioneller Hilfe haben.

Hilfe bei der Vorbereitung auf Krisenfälle

Über die erhöhte Richtlinieneinhaltung und deutlichen Einsparungen bei Reisekosten und Zeit hinaus, stellt unsere Plattform NTTS auch wichtige Informationen für den Notfall bereit. „Früher war das Traveller Tracking schwierig“, so Lim.

Wie schwerwiegend diese Informationslücke tatsächlich war, musste man während des Tsunamis in Japan im Jahr 2011 schmerzlich erfahren. „Viele unserer Mitarbeiter waren vor Ort, doch wir erhielten keine Informationen darüber, wo genau sie sich aufhielten. Jetzt wissen wir dank Egencia, wo unsere Mitarbeiter planmäßig sein sollten. Und da jeder über die Plattform buchen muss, kennen wir mit dem Traveller Tracking ihre Position, was uns beim Krisenmanagment hilft.“

Der passende Partner

Unsere globale Plattform für Geschäftsreisen hat NTTS mit unserem benutzerfreundlichen Buchungstool dabei geholfen, seinen Reisenden mehr Entscheidungsgewalt zu geben. Gleichzeitig hat sich die Richtlinieneinhaltung erhöht, sowohl dank der besseren Benutzererfahrung als auch der Voreinstellung der Reiserichtlinie.

Die Datensammlung und Berichterstellung hat Travel Managern auch dabei geholfen, erhebliche Kostenersparnisse durch Analysen zu finden, bessere Tarife auszuhandeln und den Aufenthaltsort von Reisenden überall auf der Welt nachzuverfolgen.

Lim sieht in all dem einen Vorteil, der dem Unternehmen dabei geholfen hat, sein globales Reiseprogramm zu verwalten, Reisenden mehr Entscheidungsgewalt zu geben und eine positive Reisekultur aufzubauen. „Egencia hat uns dabei geholfen, unsere Effizienz zu erhöhen und unsere Next-Gen-Belegschaft zu unterstützen“, erklärte sie.