Skip to main content

Geschäftsreisende kämpfen bei der Einreichung ihrer Reisekosten immer noch mit Papierbelegen

Posted: 16 July 2017
Business-traveler-buried-in-expense-receipts..jpg
Belege suchen und sammeln. Kleben, zusammenheften und einscannen. Details zu den Kosten eingeben. Auf das Geld warten. Seien wir ehrlich – das Einreichen von Reisekostenabrechnungen ist eine mühsame Angelegenheit, die die meisten Menschen als lästig empfinden. Auch wenn die moderne Technik administrative Vorgänge wie Hotelbuchungen und den Check-in bei Flügen durch mobile Apps vereinfacht hat, steht bei den Reisekostenabrechnungen der allgegenwärtige digitale Umbruch noch bevor. Laut der 4. Auflage des Egencia Business Travel and Technology Survey reichen weltweit 41% der Geschäftsreisenden ihre Reisekostenabrechnungen in Papierform ein. Demgegenüber nutzen 34% Online-Reisekostenabrechnungen und 19% mobile Apps. Noch überraschender ist es, dass sich Einreichungen in Papierform im Vergleich zu Online-Einreichungen oder der Nutzung von Apps als schneller erwiesen haben. Aufgrund der jüngsten Anstrengungen von Branchenführern, das veraltete System zu erneuern, vermuten wir allerdings, dass dieser Trend in Kürze der Vergangenheit angehören wird. Im weltweiten Durchschnitt braucht ein Geschäftsreisender für die Einreichung der Kosten einer dreitägigen Reise 22 Minuten – dies ist doppelt so viel Zeit, wie er eigentlich aufwenden möchte. * Tatsächlich hat sich die Nutzererfahrung trotz der Einführung von Reisekosten-Websites und -Apps nicht wesentlich verändert. Die meisten Kostensysteme werden mit dem Ziel entwickelt, die Buchhaltungsprozesse zu optimieren – die Bedürfnisse der Benutzer spielen dabei nur eine untergeordnete Rolle. Es kann zwar nicht über Nacht ein neues System eingeführt werden, aber die gute Nachricht ist, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer etwas tun können, um die Nutzererfahrung zu verbessern und wertvolle Zeit zurückzugewinnen. Unternehmen können die Erfassung der Kosten schneller (und nervenschonender) gestalten, indem sie alle Reisenden dazu aufrufen, geschäftliche Kreditkarten zu verwenden. Derzeit verwendet ein Drittel (33%) der Geschäftsreisenden ausschließlich private Karten. * Reisemanager, die den Einreichungsprozess vereinfachen möchten, sollten außerdem die Beauftragung eines Abrechnungsunternehmens in Betracht ziehen, das es Reisenden ermöglicht, ihre Online- bzw. mobile Lösung mit geschäftlichen oder privaten Kreditkarten zu synchronisieren. Die direkte Übernahme von Kreditkartentransaktionen in ein Kostensystem mit nur einem Klick bietet Reisenden eine effizientere Nutzererfahrung, denn 36% der Reisenden geben an, dass das Suchen und Sammeln von Belegen der Teil der Kosteneinreichung ist, den sie am wenigsten mögen. * Diese Lösung erleichtert Reisemanagern außerdem die Abstimmung der Reisedaten des Unternehmens. Gemäß dem Charlotte Business Journal hat eine Überprüfung der Arbeitnehmer der Stadt Charlotte ergeben, dass bei 25% der überprüften Mitarbeiter die Reisekostenabrechnungen Fehler oder Verstöße enthielten. Neben weiteren Technologie-Upgrades empfahlen die Prüfer daher, eine geschäftliche Kreditkarte mit einem Reisekostenprogramm zu verknüpfen. Egencia hat die Notwendigkeit erkannt, Reisemanagern und Reisenden Zeit zurückzugeben, und eine Produkt-Suite auf den Markt gebracht, die das Kostenmanagement revolutioniert. Dank des zentralen Zugriffs auf die Egencia-Plattform befinden sich alle Komponenten, die die Benutzer für eine effiziente Reisekostenabrechnung benötigen, an einem Ort – Reisebuchungen, Kreditkartentransaktionen und Kostenmanagement. Eine weitere wichtige Komponente der Kostenlösung von Egencia ist die Egencia Open Connect Platform. Das Rahmenwerk erweitert den Markt für Abrechnungsunternehmen, indem der erfolgreiche Datenaustausch zwischen Partnern sichergestellt wird. An der schnell wachsenden Egencia Open Connect Platform sind derzeit 29 Partner beteiligt, darunter Coupa, Expensify, Microsoft und Mobile Expense. * 4. Auflage, Egencia Business Travel and Technology Survey, Juli 2017