5 Risikomanagement-strategien zur Unterstützung Ihrer Mitarbeiter

Posted: 13 November 2020
Corporate Travel Manager Reduces People Risk

Von Sergio Fierens, Senior Director Technology bei Egencia

  1. Was tut Egencia angesichts zunehmender Reisebeschränkungen nicht nur durch COVID-19, um Reisende dabei zu unterstützen, souveräne Entscheidungen über aktuelle und zukünftige Reisepläne zu treffen?

    Im Zusammenhang mit der Coronapandemie hat Egencia den sogenannten Egencia® Travel Advisor entwickelt, mit dem unsere Kunden Risiken besser minimieren können. Darin lassen sich geltende Beschränkungen für jeden Reiseplan recherchieren. Das Tool liefert Informationen über COVID-19-bedingte Beschränkungen, einschließlich Einschränkungen beim Grenzübertritt, Quarantänebestimmungen, erforderlichen Gesundheits- oder Krankenversicherungsdokumenten sowie Hinweisen zum Tragen von persönlicher Schutzausrüstung oder eines Mund-Nasen-Schutzes. Das Tool beinhaltet außerdem Informationen zu anderen potenziellen Risiken und bietet verschiedenste Notfallinformationen, die alle an einem Ort gesammelt zugänglich sind und somit das Risikomanagement bei Geschäftsreisen erleichtern.

    Geschäftsreisende, Reisekoordinatoren, Mitarbeiter der Personalabteilung und Travel Manager können Reisehinweise zu jedem Abreise- und Zielort suchen und einsehen. Die Informationen im Travel Advisor stammen vom Crisis Management Team von Egencia, dem Government Affairs Team der Expedia Group und externen Contentprovidern wie Sherpa.

    Egencia bietet zudem mithilfe von maschinellem Lernen eine Liste von Vorschlägen, die basierend auf bisherigen, zukünftigen und vorhergesagten Reisegewohnheiten an den jeweiligen Benutzer angepasst wird. So werden alle Geschäftsbereiche unterstützend in das Risikomanagement bei Geschäftsreisen eingebunden.

  2. Wie bietet Egencia Benutzern auch beim Buchen von Reisen zeitnahe und relevante Informationen?

    Zusätzlich zu den Planungs- und Recherchetools hat Egencia Hinweise in sein Suchsystem integriert, um den Benutzern die Entscheidung zu erleichtern. Egencia präsentiert basierend auf den bei der Suche eingegebenen Reisedaten Einschränkungen und Reisehinweise für den Ursprungs- und Zielort des Reisenden.

    Außerdem erhält Egencia als Teil der Expedia Group, einem der größten Reiseunternehmen weltweit, direkt von den Anbietern Informationen über deren Gesundheits- und Hygienestandards und -maßnahmen. Egencia kann Benutzern bei der Suche die entsprechenden Einschränkungen und Zusatzleistungen für bestimmte Flüge, Hotels, Mietwagen oder Zugfahrten anzeigen.

    Die Hinweise sind in die SaaS-Geschäftsreiselösung von Egencia integriert. So sind Travel Manager, Reisekoordinatoren und Reisende bei der Buchung über die aktuell geltenden Regelungen auf dem neuesten Stand. Die Informationen finden sich außerdem in der gesamten Egencia-Plattform, einschließlich Reiseplanseite, App und virtuellem Reiseberater.

  3. Wie sieht es nach dem Buchungsvorgang aus? Wie können Reisende auch danach auf Reisehinweise zugreifen?

    Auf der Seite „Reisepläne“ im Internetportal und der App werden stets aktuelle Informationen zu geänderten Einschränkungen und Vorschriften angezeigt.

    Nach der Buchung erhält der Benutzer eine Bestätigung per E-Mail, die Informationen über alle relevanten Reisebeschränkungen zum Zeitpunkt der Buchung enthält. Da sich die weltweiten Einschränkungen und Vorschriften häufig und manchmal auch sehr kurzfristig ändern, senden wir vier Tage vor Abreise eine weitere E-Mail zur Reisevorbereitung mit aktualisierten Hinweisen.

    Außerdem ist Egencia® Travel Advisor in den virtuellen Reiseberater von Egencia integriert. Dieser erkennt, ob Benutzer Reisen zu Zielen mit aktiven Reisewarnungen gebucht haben, und liefert automatisch Hinweise zu diesen Reisezielen. Zudem erkennt er die Absicht der Benutzer, nach Details zu Reisehinweisen zu fragen, und verweist auf entsprechende Tools und Inhalte. Die Benutzer können mit dem virtuellen Reiseberater chatten, um aufgrund der Hinweise ggf. Änderungen an ihren Reiseplänen vorzunehmen.

  4. Wie können Travel Manager von einer neuen Einschränkung oder Warnung betroffene Reisende identifizieren und erreichen?

    Travel Manager können anhand von Traveller Tracking herausfinden, wer von einer neuen Einschränkung oder Vorschrift betroffen ist bzw. sein wird. Sie können weltweit bzw. nach einem bestimmten Land, Ort, einer Fluggesellschaft oder einem Bereich auf der Karte suchen. Vor Kurzem wurden Such- und Filterfunktionen hinzugefügt, mit denen sich die Suche weiter einschränken lässt. Dies erleichtert die Risikominimierung und das Risikomanagement.

    Sobald die Travel Manager wissen, welche Reisenden von einer neuen Einschränkung oder Warnung betroffen sind, können sie auf die Kontaktdaten dieser Personen zugreifen oder sie direkt über Egencia Traveller Tracking kontaktieren. Sie können ihnen eine E-Mail oder, falls sie die Egencia-App auf ihrem Mobilgerät installiert haben, eine Push-Benachrichtigung senden. So können die Travel Manager konkrete Informationen zu der jeweiligen Störung weitergeben.

    Travel Manager können alle in den letzten 60 Tagen aus Egencia Traveller Tracking gesendeten Nachrichten ansehen, einschließlich Zeitstempel, verwendetem Kanal (E-Mail oder Push-Benachrichtigung) und der Information, ob (und wann) die Reisenden die Nachricht gelesen haben. Diese Reporting-Funktion unterstützt sie beim Nachweis des Wissenstransfers und bei ihren Due-Diligence-Aufgaben.

  5. Nachdem die von der Einschränkung betroffenen Reisenden in Sicherheit sind, ist die zweite Priorität für Travel Manager, zukünftige Gefahren und finanzielle Risiken für ihr Reiseprogramm zu minimieren. Welche Tools stehen ihnen für proaktive Maßnahmen zur Verfügung?

    Die Kunden von Egencia haben Zugang zu einer Vielzahl umfassender Richtlinien-, Genehmigungs- und Reporting-Funktionen, die wir kontinuierlich erweitern. Diese erleichtern es ihnen, mit den zahlreichen weltweiten Einschränkungen umzugehen, die sich zudem häufig und plötzlich ändern.

    Egencia hat die Einstellungen verbessert und neue Funktionen hinzugefügt, um die Definition von Strecken und Reisezielen außerhalb der Reiserichtlinie zu erleichtern. Dazu gehört auch die Möglichkeit, Risikobewertungen solcher Reisen, beispielsweise für Ausnahmen für die Durchreise, durchzuführen. Auch Sicherheitsgenehmigungen gehören zu den neuen Funktionen. Werden diese aktiviert, ist für alle Buchungen mit eingeschränktem Zielort eine Genehmigung durch einen Sicherheitsmanager oder anderen Beteiligten erforderlich.

    Alle diese Funktionen sind leicht aus Egencia® Travel Advisor und dem Ressourcen-Dashboard in Egencia Traveller Tracking zugänglich. Damit stehen Travel Managern in Kleinunternehmen, aber auch in internationalen Konzernen hilfreiche Tools für das Störungsmanagement zur Verfügung.

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