Unter einer Angebotsanfrage (auf Englisch: Request for Proposal, RFP) versteht man einen formalen Prozess zum Bewerten und Vergleichen der Anbieter, die Ihrem Unternehmen bestimmte Produkte liefern oder für Ihr Unternehmen bestimmte Leistungen erbringen möchten. Sie wird häufig zur Auswahl eines Travel-Management-Unternehmens genutzt, aber der Prozess hat Vor- und Nachteile. In Ihrem Unternehmen sind möglicherweise ganz verschiedene Reisemanagementlösungen im Einsatz (z. B. ein TMC, Reiseberater vor Ort, Direktbuchungen oder eine Kombination davon). Die Entscheidung für eine Ausschreibung, um ein zentrales Travel-Management-Unternehmen zu finden, kann Sie sowohl Zeit als auch Geld kosten. Es hat aber auch Vorteile, alle Informationen zu Ihren Geschäftsreisen an einem Ort zu sammeln.

Wenn RFPs erforderlich sind

Manchmal ist die Durchführung von RFPs aufgrund von externen Anforderungen unvermeidbar. Öffentliche Behörden sind dazu verpflichtet, bei Beschaffungsprojekten ab einem bestimmten Betrag den formalen RFP-Prozess zu nutzen. Anderen staatlichen Stellen wird basierend auf den von Beschaffungskonsortien vorgegebenen Rahmenbedingungen ein bestimmtes TMC vorgeschrieben. Die Grundsätze der Unternehmensführung in manchen Unternehmen beinhalten deswegen Richtlinien zur Durchführung von RFPs, bei den meisten ist es jedoch einfach eine Option, wenn es darum geht den passenden Anbieter zu finden.

Wenn Sie die Wahl haben

Was sollten Sie beachten, um zu entscheiden, ob eine RFP der beste Weg ist?

• Umfang Es ist erforderlich, sich Ihr Programm und die potenziellen Anbieter genau anzusehen. Auch Ihre Jahresausgaben für Geschäftsreisen sind ein entscheidender Faktor. Das Reisebudget kann zwischen 100.000 € und über 10 Millionen € umfassen. Bei einem Betrag von unter 500.000 € sollten Sie sich gut überlegen, ob Sie die Zeit und Kosten für einen vollständigen RFP-Prozess aufbringen möchten. Obwohl Meetings vor der Ausschreibung oft unter dem Verdacht stehen, dem betreffenden Anbieter einen unfairen Vorteil zu verschaffen, ist zumindest eine Art einführendes Treffen mit potenziellen TMCs empfehlenswert. So können Sie Anbieter, die nicht zu Ihrem Unternehmen passen, von vornherein ausschließen. Dies spart Ihnen auf lange Sicht Zeit, z. B. wenn Sie entscheiden möchten, ob Sie eine Antwort noch abwarten oder nicht.
• Recherche Selbst wenn Sie eine umfassende RFP mit mehreren Seiten planen, ist es wichtig, zu wissen, welche Fragen für Ihre Entscheidungsfindung wirklich entscheidend sind. Ein Fragebogen zum Ankreuzen reicht meist nicht. Ein Bewertungssystem für die Antworten kann auf den ersten Blick praktisch erscheinen. Wenn Sie sich auf die Faktoren konzentrieren, die viele TMCs später ändern können (z. B. Gebühren), kann Ihnen dabei aber der wahre Wert einer Reisemanagementlösung verborgen bleiben. Ihnen muss klar sein, welche Faktoren für Sie, Ihr Management und Ihre Reisenden die höchste Priorität haben.
• Entscheidungsträger Wer soll an der Entscheidungsfindung teilhaben? Buchende, die Buchhaltung, der Einkauf, die Reiseabteilung, HR oder die IT-Abteilung? Befinden sich alle in demselben Büro? Möchten sie aktiv am RFP-Prozess teilnehmen, einen Beitrag zu den Bereichen leisten, die für sie wichtig sind, oder nur an der finalen Entscheidung beteiligt werden? Interne Meetings können den Prozess in die Länge ziehen, wenn die richtigen Personen nicht dabei sind. Überlegen Sie sich, wen Sie involvieren möchten, bevor Sie beginnen.
• Kosten und Zeit Es ist wichtig, die Kosten für die Änderung (z. B. Umsetzungsprozess) von der Zeit und den Kosten, die direkt im Zusammenhang mit dem RFP-Prozess stehen (z. B. Informationsanfrage (auf Englisch: Request for Information, RFI), Bewertung und sorgfältige Prüfung, Gespräche mit den drei Favoriten und der Entscheidungsinstanz), zu trennen. Eine weitere Überlegung ist, dies auf elektronischem Weg oder selbstständig zu tun.

Der Prozess ist so anspruchsvoll, dass viele Unternehmen für diese Aufgabe Berater engagieren. Auch die Kosten dafür sollten in Betracht gezogen werden. Eine RFP kann kostspielig und zeitaufwändig sein. Nehmen Sie die nötige Recherche vor und überlegen Sie sich dann, ob ein formaler Prozess notwendig ist oder ob Sie auch mit individuellen Meetings und Präsentationen das gewünschte Ergebnis erzielen können.