Unterstützung für den Neustart Ihres Reiseprogramms
Egencia hat gemeinsam mit Business Travel News eine Reihe von Webinaren veranstaltet, um Organisationen während und nach der Coronakrise zu unterstützen. In unserem zweiten Webinar haben wir uns angesehen, wie Geschäftsreisen nach COVID-19 aussehen könnten. Zur Sprache kam auch, wie Unternehmen Stakeholder einbinden können, um den Neustart ihres Geschäftsreiseprogramms zu planen und Unterstützung dafür zu erhalten.
Mark Hollyhead, unser Chief Operating Officer und SVP of Customer Success, hat sich (virtuell) mit Caroline Strachan, Managing Partner von Festive Road, darüber ausgetauscht, wie Travel Manager diese Zeit nutzen können und sollten, um sich auf die Erholung der Geschäftsreisebranche vorzubereiten und die Reisetätigkeit wieder aufzunehmen.
Tipps und Ratschläge zum Neustart Ihres Reiseprogramms finden Sie in unserem Webinar.
Nutzen Sie Geschäftsreisedaten
Wir betrachten die Welt immer noch mit einem gewissen Unbehagen, obwohl die Hochphase von COVID-19 vorbei scheint. Es gibt jedoch ein paar Schritte, die Travel Manager schon jetzt durchführen können, um ihr Geschäftsreiseprogramm auf die „neue Normalität“ vorzubereiten.
Wenn Sie ein Travel Manager sind, empfehlen wir Ihnen folgenden beiden Punkten Priorität einzuräumen: Sehen Sie sich erstens die Standorte Ihrer Büros und die Aufenthaltsorte Ihrer Reisenden an. Bestimmen Sie dann, welche Reiseziele von Mitarbeitern Ihres Unternehmens am häufigsten besucht werden.
Angesichts der häufigen Änderungen ist es unmöglich, bei den Vorschriften aller Länder weltweit auf dem Laufenden zu bleiben. Konzentrieren Sie sich deswegen auf die Destinationen, die Ihre Geschäftsreisenden am häufigsten ansteuern. Diese können Sie mithilfe der Berichte zu abgeschlossenen Reisen eingrenzen und sich dann die Vorgaben für diese Orte und Strecken ansehen. Wenn Sie es nicht schon getan haben, informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die entsprechenden Richtlinien. Stellen Sie sicher, dass sie wissen, wie die Haltung Ihrer Organisation zu Geschäftsreisen ist, damit nicht unerwartet Buchungen vorgenommen werden.
Arbeiten Sie mit den wichtigsten Stakeholdern zusammen
Bitten Sie wichtige Stakeholder Ihres Unternehmens um Feedback. „Tauschen Sie sich mit anderen aus: Schaffen Sie sich ein Netzwerk zum Thema Reisen, Gesundheit und Sicherheit aus Mitarbeitern der Personalabteilung, des Facility Managements, Führungskräften usw.“, so Strachan.
Es ist wichtig, einen breiten Überblick über die Anforderungen Ihres Unternehmens zu haben. Von Risikominimierung bis zur Verwaltung von Reisekosten, schneiden Sie jede Konversation genau auf Ihre Zielgruppe zu. Hören Sie Ihren Ansprechpartnern zu und reagieren Sie auf Feedback, um einen tragfähigen Plan für den Neustart zu erstellen.
Kollegen in anderen Positionen: Halten Sie abteilungsübergreifende Meetings mit denjenigen ab, die sich um die Sicherheit und das Personalmanagement kümmern, um Worst-Case-Szenarien durchzugehen und die Risiken von Reisezielen abzuwägen. Das Feedback Ihrer Kollegen ist für Ihren Plan zum Neustart äußerst wichtig und kann Ihnen dabei helfen, Ziele und Prioritäten festzulegen. Sprechen Sie mit ihnen über das richtige Gleichgewicht zwischen virtuellen und persönlichen Treffen und die Definition von unbedingt nötigen und zulässigen Reisen.
Reisende: Erstellen Sie eine Mitarbeiterbefragung, um herauszufinden, wie viele Reisen Ihre Geschäftsreisenden in der Regel pro Jahr machen, ob sie mit einem guten Gefühl reisen und was sie brauchen, um ihre Reisetätigkeit beruhigter wieder aufzunehmen. Sie können auch virtuelle Fokusgruppen mit Ihren Vielreisenden abhalten, um mit ihnen die Herausforderungen der Reiseunterbrechung zu besprechen. Diese qualitative Studie ist ebenso wichtig wie Statistiken, wenn es um das Formulieren aktualisierter Reiserichtlinien und die Erfüllung der Sorgfaltspflicht geht.
• Führungskräfte: Fassen Sie die wichtigsten Erkenntnisse aus der Kommunikation mit Mitarbeitern und internen Stakeholdern zusammen und sprechen Sie mit Ihren Führungskräften. Nutzen Sie die erhobenen Daten, um Ihren Plan für den Neustart zu präsentieren. Dies ist der Moment, in dem Sie als Funktionsinhaber mit strategischer Bedeutung glänzen können.
Gehen Sie hierarchisch vor
Wenn Sie keine Ansprechpartner auf Führungsebene haben oder diese nicht bereit sind, mit Ihnen über Geschäftsreisen zu sprechen, wenden Sie sich zunächst an Ihren direkten Vorgesetzten. Mit Unterstützung Ihres Managers werden Sie dann hoffentlich auch auf höheren Hierarchieebenen gehört.
Das Wiederankurbeln des Geschäfts hat bei Führungskräften oberste Priorität und mit Ihrer Vorbereitung können Geschäftsreisen Ihrem Unternehmen bei der Erholung helfen. Nutzen Sie Ihre Erkenntnisse, Ihren Einfluss und die Unterstützung Ihres Managers, um sich mit Führungskräften auszutauschen. Ihre sorgfältige Planung hebt Ihre Rolle als Funktionsinhaber mit strategischer Bedeutung und unverzichtbarer Berater hervor.
Wie Hollyhead erklärt: „Obwohl dramatische Situationen und Krisen für uns als Individuen und die Branche ungünstig sind, bot die Reisebranche niemals mehr Chancen, die Verantwortung für wichtige Themen zu übernehmen."
Informationen von Experten zum Neustart von Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen erhalten Sie in unserem Webinar.
