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Datenschutzerklärung der Egencia GmbH

Datenschutzerklärung

Letzte Aktualisierung: [05.10.2021]

Wir bei Egencia („Egencia“, „wir“, „uns“ und „unser(e)“) wissen, dass Sie uns großes Vertrauen entgegenbringen, wenn Sie Reisen online buchen. Wir nehmen Ihr Vertrauen sehr ernst und legen großen Wert darauf, die Sicherheit und Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten, die Sie oder Ihr Unternehmen uns nennen (beispielsweise Ihren Namen, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Zahlungsdetails),

In dieser Datenschutzerklärung werden unsere Datenschutzpraktiken wie folgt gegliedert dargelegt:

Wenn Sie Reisen über Egencia buchen, müssen wir bestimmte Entscheidungen darüber treffen, wie und warum Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, um Ihre Reisebuchung abzuwickeln. Wir sind daher während des gesamten Reisebuchungsvorgangs verantwortlich für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten.

Dies wird in der vorliegenden Datenschutzerklärung dargelegt, in der die Richtlinien von Egencia hinsichtlich der Verwaltung Ihrer personenbezogenen Daten erläutert werden. Ferner wird beschrieben, welche Art personenbezogener Daten Egencia speichert, die Zwecke, für die diese personenbezogenen Daten gespeichert werden, sowie die Art und Weise, in der Egencia diese Daten erhebt, speichert, verwendet und offenlegt.

GESCHÄFTSREISEPROGRAMM – ÜBERBLICK

Ihr Unternehmen hat sich beim Geschäftsreiseprogramm von Egencia angemeldet und Egencia mit dem Management von Geschäftsreisen beauftragt. Im Rahmen dieses Programms kann Ihr Unternehmen einen Travel Manager („Travel Manager") bestimmen, der die Reiseanforderungen Ihres Unternehmens regelt und verwaltet. Zudem kann Ihr Unternehmen einen oder mehrere Reisekoordinatoren („Reisekoordinator“) bestimmen, um Reisebuchungen einzelner Mitarbeiter („Reisende“) oder anderer Personen vorzunehmen und zu verwalten, wenn dies vom Unternehmen für angemessen erachtet wird („Gäste“).

  • Regeln für Buchungen durch Reisende

Um eigene Reisen buchen und verwalten zu können, müssen sich Reisende als Mitglied bei Egencia anmelden oder das Implementierungsteam von Egencia muss ihre Profildaten in unser System geladen haben. Wenn sich Reisende nicht als Mitglied bei Egencia anmelden, muss ihr Travel Manager oder Reisekoordinator die Reisebuchungen für sie vornehmen. Wenn Sie Reisender sind, gilt diese Datenschutzerklärung für die Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten unabhängig davon, ob Sie Ihre Reise selbst buchen oder über Ihren Travel Manager oder Reisekoordinator buchen lassen. Demgemäß bezieht sich, sofern nicht ausdrücklich anders ausgewiesen, die Anrede „Sie” innerhalb dieser Datenschutzerklärung auf Sie als Reisender, unabhängig davon, ob Sie für sich selbst oder über einen Travel Manager oder Reisekoordinator handeln.

  • Travel Manager und Reisekoordinatoren

Diese Datenschutzerklärung richtet sich in erster Linie an Reisende und Gäste, gilt jedoch ebenso für Travel Manager und Reisekoordinatoren.

Alle personenbezogenen Daten, die ein Travel Manager oder Reisekoordinator über sich im Zusammenhang mit unserem Geschäftsreiseprogramm mitteilt, werden wie in dieser Datenschutzerklärung dargelegt behandelt. Egencia behält sich jedoch das Recht vor, Travel Manager oder Reisekoordinatoren wie im Geschäftsreisevertrag zwischen ihrem Unternehmen und Egencia vorgesehen zu kontaktieren (z. B. zur Einholung von Feedback zum Programm, zur Besprechung der geschäftlichen Beziehungen oder zur Beratung über neue oder aktualisierte Dienstleistungsangebote). Diese Kontaktaufnahme kann per Telefon, E-Mail, SMS oder Postsendung erfolgen.

Wenn die Buchung und Organisation von Reisen im Namen von Reisenden oder Gästen vorgenommen werden, müssen die Travel Manager oder Reisekoordinatoren die Einwilligung des jeweiligen Reisenden oder Gasts einholen. Travel Manager und Reisekoordinatoren müssen ferner sicherstellen, dass der jeweilige Reisende oder Gast diese Datenschutzerklärung erhält und zur Kenntnis nimmt.

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Reise direkt bei uns buchen oder Ihrem Travel Manager oder Reisekoordinator die Buchung in Ihrem Namen überlassen, können befugte Personen in Ihrem Unternehmen Zugriff auf Ihre Mitglieds-ID und den Namen Ihres Mitgliedskontos haben und Ihre Reisepläne und alle anderen Daten in Ihrem Konto einsehen, und sie können uns auch anweisen, diese Daten für die Nachweisführung und sonstige zulässige Zwecke an Dritte weiterzugeben. Ihr Travel Manager oder Reisekoordinator kann auch Ihre Profileinstellungen (ausgenommen Ihre Mitglieds-ID und Ihr Passwort) und Ihre Reisevorlieben gemäß Ihren Anweisungen aktualisieren. Ihr Travel Manager oder Reisekoordinator kann ferner Ihre Reisepläne einsehen, ändern oder stornieren, soweit dies notwendig ist, um Ihre Anweisungen zu erfüllen, oder soweit dies in Einklang mit Ihren Vereinbarungen mit ihm geschieht.

  • Geltungsbereich der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung legt dar, welche Daten Egencia erhebt und wie diese erhoben und verwendet werden. Die Richtlinien oder Praktiken Ihres Unternehmens können hiervon abweichen. Wir sind nicht verantwortlich für die Verwendung oder Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten durch eine Person in Ihrem Unternehmen oder eine Handlung oder Unterlassung Ihres Unternehmens, eines Travel Managers oder Reisekoordinators. Wenn Sie Fragen dazu haben, wie Ihr Unternehmen, Ihr Travel Manager oder Reisekoordinator Ihre personenbezogenen Daten behandelt oder Reisen in Ihrem Namen bucht oder verwaltet, wenden Sie sich bitte an den jeweiligen Verantwortlichen Ihres Unternehmen oder informieren Sie sich in der Datenschutzerklärung Ihres Unternehmens.

WELCHE DATEN ERHEBEN WIR VON IHNEN?

Bevor Sie auf die Egencia-Website zugreifen können, müssen Sie eine Authentifizierung durchgeführt haben und sich als Mitglied mit Ihrer Mitglieds-ID anmelden. Generell erhebt und speichert Egencia alle Daten, die Sie Egencia zur Verfügung stellen, unter anderem alle personenbezogenen Daten über Sie, die Sie ausdrücklich und willentlich für uns bereitstellen oder uns in anderer Weise mitteilen. Dazu gehören Daten, anhand derer Sie eindeutig identifizierbar sind („personenbezogene Daten“), einschließlich Vor- und Nachname, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, Reisepassdaten und Abrechnungsdaten (z. B. Kreditkartennummer, Name des Karteninhabers und Ablaufdatum). Möglicherweise bitten wir Sie auch, Ihre Reisevorlieben zu nennen, einschließlich Sonderwünsche bei Mahlzeiten, Sitzplatzwahl, Vielflieger-/Hotel-/Mietwagenprogramme, deren Mitglied Sie sind, sowie Ticketausstellungsoptionen. Ihr Travel Manager oder Reisekoordinator kann uns zusätzliche personenbezogene Daten zu Ihnen als Mitarbeiter nennen, z. B. Ihre Personalnummer.

Egencia erhebt unter anderem personenbezogene Daten, wenn Sie:

  • Egencia-Mitglied werden
  • ein Profil als Reisender anlegen
  • eine Reise buchen
  • den Reisekoordinator-Service nutzen
  • an einer Befragung teilnehmen
  • uns kontaktieren

Wenn Sie unsere Website, unsere App oder die zugehörigen Tools oder Services nutzen, erheben wir gegebenenfalls personenbezogene Daten folgender Kategorien von Ihnen:

Passagierdaten: Bei der Buchung einer Reise über Egencia erfasst Egencia den vollen Namen, die Kontaktnummer und andere personenbezogene Daten des Reisenden, die für die Reisebuchung erforderlich sind, z. B. Reisepassnummer und Abrechnungsdaten. Möglicherweise bitten wir Sie auch, Ihre Reisevorlieben zu nennen, einschließlich Sonderwünsche bei Mahlzeiten, Sitzplatzwahl, Vielflieger-/Hotel-/Mietwagenprogramme, deren Mitglied Sie sind, sowie Ticketausstellungsoptionen.

Daten von Reisegästen: Wenn Sie über diese Website eine Reservierung für eine andere Person vornehmen, benötigen wir möglicherweise personenbezogene Daten und Reisevorlieben dieser Person. Bevor Sie uns die personenbezogenen Daten und Reisevorlieben der jeweiligen Person zur Verfügung stellen, müssen Sie die Einwilligung dieser Person einholen und dafür Sorge tragen, dass sie diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis nimmt, da jeder Zugriff auf deren Daten zum Zwecke der Einsicht oder Änderung nur über Ihr Konto möglich ist. Die Erfassung, Verwendung und Weitergabe der personenbezogenen Daten dieser Person erfolgen ausschließlich zu Reservierungszwecken.

Automatische Datenerfassung: Beim Besuch dieser Website erfassen wir automatisch einige Informationen über Ihren Computer. Dazu gehören IP-Adresse, Webbrowser-Software (zum Beispiel Firefox, Safari oder Internet Explorer) und verweisende Website. Darüber hinaus erfassen wir möglicherweise Informationen über Ihre Online-Aktivitäten, etwa angesehene Reisen oder getätigte Buchungen. Mithilfe dieser automatischen Datenerfassung möchten wir die Benutzererfahrung personalisieren und Betrug erkennen und verhindern. Nähere Informationen können Sie in unserer Cookie-Erklärung nachlesen.

Anrufüberwachung: Anrufe, die bei unserem Kundenservice eingehen oder von diesem getätigt werden, können zum Zwecke der Qualitätssicherung und zur Schulung des Personals aufgezeichnet oder überwacht werden. Aufzeichnungen von Telefonaten werden solange wie vernünftigerweise notwendig oder gesetzlich vorgeschrieben gespeichert und anschließend gelöscht. Personenbezogene Daten, die wir von Ihnen während eines solchen Anrufs erhalten, werden entsprechend dieser Datenschutzerklärung behandelt.

Sonstige Online-Kommunikation: Jede Form der Kommunikation zwischen Ihnen und uns, die über unsere Website oder über ähnliche Technologien stattfindet (z. B. per Chat), wird zu Qualitätskontrollzwecken, zu unserem Schutz im Falle von Rechtsstreitigkeiten und zu Personalschulungszwecken aufgezeichnet und überwacht. Diese Daten werden in Einklang mit dieser Datenschutzerklärung verarbeitet und aufbewahrt.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Bestimmte Arten personenbezogener Daten, beispielsweise amtlich ausgestellte Identifikationsnummern, sowie Angaben zu Religion, Gesundheit oder Sexualität, gelten als sensible Daten, die gemäß anwendbarem Recht eines zusätzlichen Schutzes bedürfen. Wir beschränken die Umstände, unter denen wir sensible personenbezogene Daten erheben. Beispiele für solche Daten umfassen Folgendes:

  • Gesundheitsbezogene Daten müssen möglicherweise angegeben werden, um eine geeignete Unterkunft bereitzustellen oder Barrierefreiheits- oder Ausstattungserfordernisse zu erfüllen.
  • Von Behörden ausgestellte Identifikationsnummern wie Reisepass- oder Führerscheinnummer sind möglicherweise für Flüge, Mietwagen oder sonstige Reisebuchungen erforderlich.
  • Sonstige Daten, die Sie auf eigenen Wunsch angeben und die Hinweise auf Religion, Gesundheit oder Sonstiges geben oder vermuten lassen, z. B. spezielle Mahlzeiten.

Versäumnis der Angabe von Daten: Um auf die Egencia-Website zugreifen zu können, müssen Sie sich als Mitglied mit Ihrer Mitglieds-ID und Ihrem Passwort anmelden. Wenn Sie über diese Website Reisen planen oder eine Buchung vornehmen, müssen Sie die angeforderten Kontakt- und Finanzdaten angeben. Wir verwenden Ihre Kontaktdaten, um die angeforderten Dienstleistungen zu reservieren, Ihnen Details der Bestätigung zuzusenden, Rechnungen auszustellen und Sie über alle Aktualisierungen oder Änderungen Ihrer Reisepläne zu informieren. Wenn Sie die angeforderten Daten nicht angeben, können Sie nicht auf die Egencia-Website zugreifen und wir können unter Umständen Ihre Anfragen oder Aufträge nicht abschließen.

Verwendung Ihrer Daten: Egencia verwendet sensible Abrechnungsdaten (z. B. den Namen des Karteninhabers, die Kreditkartennummer und das Ablaufdatum), um die Reisebuchungen abzuschließen, die Sie auf unserer Website tätigen. Andere Informationen über Sie verwenden wir zu den nachstehenden allgemeinen Zwecken: um Sie als Egencia-Mitglied zu registrieren; um Ihnen die gewünschten Produkte und Leistungen zu liefern/zu erbringen; um Ihnen Reisebestätigungen und aktuelle Informationen zu Ihren Reisen zukommen zu lassen; um Ihnen Reisebenachrichtigungen zuzusenden; um Ihnen Informationen zu Aktualisierungen der Leistungen oder zu Leistungen zukommen zu lassen, die möglicherweise interessant für Sie sind; um allgemein mit Ihnen in Kontakt zu treten; um auf Ihre Anfragen und Anliegen zu antworten; um das Interesse an unseren Produkten, Leistungen und unserer Website zu ermitteln und diese Elemente zu verbessern; um die Egencia-Website in anderer Weise an Ihre Vorlieben anzupassen; um Ihnen die Vergünstigungen bereitzustellen, die Ihnen aus der Teilnahme an Bonus- oder Treueprogrammen erwachsen; um Informationen von Ihnen einzuholen, auch in Form von Befragungen; um Streitigkeiten beizulegen, Gebühren einzuziehen oder Probleme zu beheben; um potenziell verbotene oder rechtswidrige Aktivitäten zu verhindern; um unsere Nutzungsbedingungen durchzusetzen; aber auch zu anderen Zwecken, über die wir Sie zum Zeitpunkt der Erhebung in Kenntnis setzen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung: Personenbezogene Daten über Sie erheben wir in der Regel nur dann, (i) wenn wir die personenbezogenen Daten benötigen, um einen Vertrag mit Ihnen zu erfüllen, (ii) wenn die Verarbeitung in unserem berechtigten Interesse (oder im berechtigten Interesse eines Dritten) ist und sofern Ihre Rechte nicht überwiegen oder (iii) wenn Sie darin eingewilligt haben. In einigen Fällen sind wir gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Daten von Ihnen zu erheben, beispielsweise wenn wir Ihren Transaktionsverlauf verwenden müssen, um unseren gesetzlich vorgeschriebenen finanziellen und steuerlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Wenn wir Sie bitten, personenbezogene Daten anzugeben, um einer rechtlichen Verpflichtung nachzukommen oder einen Vertrag mit Ihnen zu erfüllen, nennen wir Ihnen zum jeweiligen Zeitpunkt den Grund und teilen Ihnen mit, ob die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten zwingend vorgeschrieben ist oder nicht (ebenso wie die möglichen Folgen, wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht angeben).

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten im Vertrauen auf unsere berechtigten Interessen (oder auf die berechtigten Interessen eines Dritten) erheben und verwenden, bestehen diese Interessen in der Regel darin, unsere Plattform zu betreiben und mit Ihnen wie für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich zu kommunizieren, eine Sicherheitsüberprüfung durchzuführen, wenn Sie Kontakt mit uns aufnehmen, sowie unsere berechtigten wirtschaftlichen Interessen zu verfolgen, etwa im Rahmen der Beantwortung Ihrer Fragen, der Verbesserung unserer Plattform, der Durchführung von Marketingaktivitäten oder der Erkennung bzw. Verhinderung rechtswidriger Aktivitäten. Bisweilen haben wir weitere berechtigte Interessen, die wir Ihnen gegebenenfalls zum jeweiligen Zeitpunkt mitteilen werden.

OFFENLEGUNG IHRER DATEN

Egencia und seine Dienstleister können Ihre personenbezogenen Daten an folgende Personen weitergeben:

  • Reisedienstanbieter, die von Ihnen gebuchte Reisedienstleistungen erbringen, wie zum Beispiel Hotels, Fluggesellschaften, Bahnunternehmen, Mietwagenunternehmen und Anbieter von Aktivitäten. Auf der gesamten Website sind sämtliche Leistungen, die von Drittanbietern angeboten werden, als solche gekennzeichnet. Diese Anbieter verarbeiten Ihre Daten gemäß ihren eigenen Datenschutzrichtlinien. Wir empfehlen Ihnen daher, die Datenschutzrichtlinien der Reisedienstanbieter zu lesen, deren Leistungen Sie über Egencia buchen möchten. Bitte beachten Sie, dass solche Reisedienstanbieter Sie gegebenenfalls auch kontaktieren können, um zusätzliche Informationen über Sie einzuholen oder um Ihre Reisebuchung durchführen zu können.
  • Drittanbieter, d. h. Anbieter, die in unserem Auftrag Dienstleistungen erbringen oder Funktionen erfüllen können, unter anderem das Verarbeiten von Kreditkartenzahlungen, das Durchführen betriebswirtschaftlicher Analysen, das Bereitstellen von Kundenservices außerhalb der Geschäftszeiten, das Verteilen von Newslettern oder E-Mail-Befragungen oder das Verhindern von Betrug. Auf Anweisung Ihres Arbeitgebers können wir Ihre personenbezogenen Daten auch an Drittanbieter weitergeben, die Dienstleistungen wie Kostenüberwachung und -rückerstattung erbringen. Diese Unternehmen haben nur in dem Maße Zugriff auf personenbezogene Daten, wie sie es zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Sie sind jedoch nicht berechtigt, diese Daten zu irgendeinem anderen Zweck zu verwenden oder weiterzugeben. Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, wie unsere Dienstleister Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf (siehe Beschreibung im Abschnitt „So erreichen Sie uns“).
  • Andere Personen innerhalb Ihres Unternehmens, z. B. Ihr Travel Manager oder Reisekoordinator, wie oben im Abschnitt „Travel Manager und Reisekoordinatoren“ beschrieben.
  • Andere Personen innerhalb unserer Unternehmensgruppe: Bestimmte Daten geben wir bisweilen zu Hosting-, Speicher-, Analyse- und Berichtszwecke an unsere Konzerngesellschaften weiter. Insoweit eine Konzerngesellschaft Zugriff auf Ihre Daten hat, um Dienstleistungen für uns zu erbringen, hält sie Vorgaben ein, die mindestens ebenso streng sind wie die Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung.

Wir und unsere Dienstleister können Ihre Daten auch in folgenden Fällen weitergeben:

  • Auf Ihren ausdrücklichen Wunsch hin.
  • Als Reaktion auf Anordnungen auf Herausgabe von Daten, Gerichtsbeschlüsse oder sonstige rechtlichen Verfahren, zur Durchsetzung oder Ausübung unserer gesetzlichen Rechte, zur Verteidigung gegen rechtliche Forderungen oder wie ansonsten durch das geltende Recht vorgeschrieben oder zulässig. In diesen Fällen behalten wir uns das Recht vor, rechtliche Einwendungen oder Rechte geltend zu machen oder darauf zu verzichten.
  • Wenn die Weitergabe Ihrer Daten nach unserer Einschätzung angemessen ist, um rechtswidrige oder mutmaßlich rechtswidrige Aktivitäten zu untersuchen, zu verhindern oder um Maßnahmen dagegen zu ergreifen; um die Rechte, das Eigentum oder die Sicherheit von Egencia, unserer Kunden oder anderer zu schützen und zu verteidigen; und in Verbindung mit unseren Nutzungsbedingungen und anderen Vereinbarungen.
  • An Strafverfolgungsbehörden und staatliche Stellen in aller Welt zu Sicherheits-, Zoll- und Einwanderungszwecken. So verlangt beispielsweise gemäß US-Recht das Bureau of Customs and Border Protection des US Department of Homeland Security, dass bestimmte Reise- und Reservierungsdaten, nämlich die Fluggastdatensätze (Passenger Name Records oder PNR), für Reisende, die in die USA einreisen, aus den USA ausreisen oder den US-Luftraum durchfliegen, dem Department vor einer solchen Reise übermittelt werden. Uns ist es gestattet, diese Daten an Fluggesellschaften oder andere Reisedienstanbieter weiterzugeben, damit sie von ihnen an die jeweiligen Strafverfolgungsbehörden oder staatlichen Stellen weitergeleitet werden können.
  • Im Zusammenhang mit einer beabsichtigten oder abgeschlossenen Unternehmenstransaktion wie beispielsweise einer Veräußerung, Fusion, Konsolidierung oder dem Verkauf von Vermögenswerten sowie im unwahrscheinlichen Fall einer Insolvenz.

IHRE RECHTE UND OPTIONEN IN BEZUG AUF DIE ERHEBUNG UND VERWENDUNG IHRER DATEN

Sie können auf den Seiten Mein Profil und Meine Reisen auf Ihre Daten zugreifen, dort Daten ergänzen, aktualisieren und löschen oder Ihr Konto wie nachstehend beschrieben auflösen.

Sie haben auch die Möglichkeit, eine schriftliche Anfrage auf Zugang zu den personenbezogenen Daten an uns zu richten, die wir über Sie gespeichert haben. Bei einer solchen Anfrage Ihrerseits ist Egencia berechtigt, einen geeigneten Identitätsnachweis von Ihnen zu verlangen, bevor wir dieser Anfrage nachkommen. Sie können eine schriftliche Anfrage auf Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten an uns richten, indem Sie sich wie im nachstehenden Abschnitt „So erreichen Sie uns“ beschrieben an uns wenden. Wir sind bestrebt, Ihnen innerhalb einer angemessenen Frist und in jedem Fall innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen zu antworten.

Einige Länder und Regionen gewähren Bewohnern zusätzliche Rechte in Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Zu diesen zusätzlichen Rechten, die in den einzelnen Ländern und Regionen unterschiedlich sind, kann Folgendes zählen:

  • Recht auf Herausgabe einer Kopie der eigenen personenbezogenen Daten
  • Recht auf Erhalt von Informationen über den Zweck der Verarbeitung
  • Recht auf Löschung der eigenen personenbezogenen Daten
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verwendung und Weitergabe der eigenen personenbezogenen Daten
  • Recht auf Beschränkung der Verarbeitung der eigenen personenbezogenen Daten
  • Recht auf Widerspruch gegen den Verkauf der eigenen personenbezogenen Daten
  • Recht auf Portierung der eigenen personenbezogenen Daten
  • Recht auf Erhalt von Informationen über die Logik, die der Entscheidungsautomation für unsere Betrugsprävention zugrunde liegt, und über das Ergebnis dieser Entscheidungsfindung

Am einfachsten können Sie Ihre Anfrage über die Kontaktinformationen an uns richten, die Sie unten in dieser Datenschutzerklärung im Abschnitt „So erreichen Sie uns“ finden. Nähere Informationen darüber, welche Rechte für betroffene Personen Ihnen zustehen, erhalten Sie hier.

Neben den vorgenannten Rechten haben Sie möglicherweise das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde bezüglich unserer Erhebung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten einzureichen. Wir möchten Sie jedoch bitten, sich zunächst an uns zu wenden, damit wir Ihr Anliegen zu Ihrer vollsten Zufriedenheit bearbeiten können. Ihre Anfrage können Sie an uns richten, indem Sie die Anweisungen in der Rubrik „Kontakt“ befolgen. Wir beantworten alle Anfragen von Personen, die ihre Datenschutzrechte gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen wahrnehmen möchten.

Als Teilnehmer des Egencia-Programms erhalten Sie möglicherweise Mitteilungen von uns mit Reisenachrichten und aktuellen Informationen. Den Erhalt solcher E-Mail-Newsletter können Sie jederzeit auf der Seite „Mein Profil“ in den E-Mail-Einstellungen deaktivieren oder durch eine Mitteilung an ihren Travel Manager oder Reisekoordinator, dass Sie keine weiteren Mitteilungen dieser Art von Egencia wünschen, abbestellen. Darüber hinaus enthält jede solche E-Mail, die wir an Sie senden, auch eine Option zum Abbestellen des Newsletters. Wir behalten uns allerdings das Recht vor, Ihnen Mitteilungen anderer Art zu senden, wie zum Beispiel Hinweise zu unserem Service, Nachrichten zu Verwaltungsangelegenheiten und Befragungen in Bezug auf Ihr Egencia-Konto oder Ihre auf Egencia getätigten Transaktionen, ohne Ihnen die Möglichkeit zu geben, solche Nachrichten abzubestellen.

VERWENDUNG DER MOBILEN EGENCIA-APPS FÜR SMARTPHONE UND TABLET (DIE „MOBILEN APPS“)

Wenn Sie eine mobile Egencia-App nutzen, erheben und verwenden wir Daten über Sie in derselben Weise und für dieselben Zwecke wie bei Ihrer Nutzung unserer Website. Darüber hinaus verwenden wir bestimmte andere Daten, die wir bei Ihrer Nutzung unserer mobilen Apps automatisch erheben. Insbesondere gilt Folgendes:

  • Wir erheben Daten über die Funktion der mobilen App, auf die Sie zugreifen und die Sie nutzen. Anhand dieser Daten können wir die Bereiche der mobilen App ermitteln, die für unsere Kunden interessant sind, damit wir die mobile App weiter verfeinern und ständig verbessern können.
  • Wenn Sie die Funktion „Hotels suchen“ einer mobilen App unter Verwendung Ihres „aktuellen Standorts“ nutzen, verwenden wir Informationen über Ihren aktuellen Standort – die Ihr Mobilgerät mithilfe von GPS oder ähnlichen Technologien liefert –, um Ihnen in der Nähe gelegene Hotels anzuzeigen. Wir erfassen Standortdaten erst dann, wenn Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben, indem Sie auf die Funktion „Hotels suchen“ unter Verwendung Ihres „aktuellen Standorts“ als Zielort klicken oder die Erfassung von Standortdaten im Menü „Einstellungen“ Ihres Smartphones aktivieren. Wenn Sie der Weitergabe von Standortdaten an uns über Ihre App oder die Geräteeinstellungen zustimmen, können wir diese Standortdaten nutzen und weitergeben, um Ihnen auf den Standort zugeschnittene Hotel- oder Transportoptionen anzubieten oder Ihnen andere relevante Informationen zu liefern bzw. Dienstleistungen zu erbringen.
  • Jede mobile App sendet uns darüber hinaus Fehlerberichtinformationen, wenn sie hängen bleibt oder abstürzt. Anhand dieses Fehlerberichts können wir den Fehler untersuchen und die Stabilität der mobilen App in zukünftigen Versionen verbessern. In diesen Fehlerberichten, die die mobile App an uns sendet, sind Informationen zu Typ und Version des Mobilgeräts, Ihre Kunden-ID, der Zeitpunkt des Auftretens des Fehlers, die verwendete Funktion und der Status der Anwendung beim Auftreten des Fehlers enthalten. Wir verwenden diese Informationen ausschließlich für den Zweck der Untersuchung und Behebung des Fehlers.
  • Wir können Ihnen Push-Benachrichtigungen zu Änderungen des Flugstatus oder zu anderen Ereignissen senden, die während Ihrer Reise eintreten. Darüber hinaus können wir Push-Benachrichtigungen auch verwenden, um wichtige Mitteilungen Ihres Travel Managers/Arbeitgebers in einem Notfall weiterzugeben. Sie können diese Berechtigungen immer über die Einstellungen Ihres Mobilgeräts verwalten.
  • Wenn Sie „Reiseberater kontaktieren“ auswählen und die Option „Rückruf anfordern“ in der Egencia-Hilfe wählen (sofern verfügbar), sendet die mobile App Ihre Kunden-ID, die Reiseplaninformationen und möglicherweise weitere Informationen über ihre letzte Verwendung der Mobil-App an den Reiseberater. Dies geschieht, um die Interaktion mit dem Kundenservice zu beschleunigen und einen reibungsloseren Austausch auf der Basis von mehr Informationen zu ermöglichen.

Für bestimmte Daten liegt die Entscheidung bei Ihnen, ob sie von einer mobilen App an uns gesendet werden. So können Sie die Erfassung von Standortdaten jederzeit im Menü „Einstellungen“ Ihres Smartphones deaktivieren. Alternativ dazu können Sie auch die mobile App vollständig von Ihrem Mobilgerät entfernen und über unsere Website oder telefonisch auf unsere Dienstleistungen zugreifen.

WIE SCHÜTZEN WIR IHRE DATEN?

Wir möchten, dass Sie sich sicher fühlen, wenn Sie unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, um eine Reise zu planen und zu buchen, und wir sehen uns in der Pflicht, die von uns erfassten Daten zu schützen. Kein Unternehmen kann absolute Sicherheit garantieren, aber wir haben entsprechende verwaltungstechnische, technische und physische Sicherheitsverfahren umgesetzt, mit denen die personenbezogenen Daten geschützt werden, die uns anvertraut wurden und unter unserer Kontrolle sind. So haben beispielsweise nur autorisierte Mitarbeiter für genehmigte Geschäftstätigkeiten Zugriff auf personenbezogene Daten. Darüber hinaus setzen wir bei der Übertragung vertraulicher personenbezogener Daten zwischen Ihrem und unserem System Verschlüsselungstechnologien ein und verwenden Firewalls und Angriffserkennungssysteme, um den Zugriff auf Ihre Daten durch unbefugte Personen zu verhindern.

WIE KÖNNEN SIE AUF IHRE DATEN ZUGREIFEN?

Sie haben in den folgenden Bereichen dieser Website Zugriff auf Ihre Daten:

Mein Konto
Auf der Seite Mein Profil auf der Egencia-Website können Sie Ihre Kontoeinstellungen einsehen und ändern. In den E-Mail-Einstellungen können Sie Ihre E-Mail-Adresse ändern und angeben, welche Benachrichtigungen Sie von uns erhalten möchten. Außerdem können Sie Ihre E-Mail-Einstellungen ändern. Klicken Sie dazu einfach in der E-Mail, die Sie von uns erhalten, unten auf den Link „Abmelden“. Sie können auch Ihr Passwort ändern und festlegen, dass Sie automatisch mit Ihrem Passwort angemeldet werden, wenn Sie sich bei dieser Website einloggen. Wenn sich ein Travel Manager bei seinem Egencia-Profil anmeldet, kann er neue Benutzer hinzufügen, den Status aktualisieren oder bestehende Benutzerprofile löschen, außerdem Namen, Telefonnummern, Reisepassdaten und Notfallkontakte für mit Ihrem Profil verbundene Reisende aktualisieren oder berichtigen und Ihre Reisevorlieben aktualisieren.

Anforderung zum Auflösen eines Kontos
Sie können Ihr Egencia-Konto auflösen, indem Sie uns wie unten beschrieben kontaktieren. Nachdem Sie ein Konto aufgelöst haben, können Sie sich bei diesem Konto nicht mehr anmelden und haben keinen Zugriff mehr auf die mit dem Konto verbundenen Daten. Sie können jedoch jederzeit ein neues Konto eröffnen. Wir senden eine E-Mail mit einer Bestätigung der Kontoauflösung an die im Mitgliedsprofil enthaltene E-Mail-Adresse.

MEINE REISEN

Auf der Seite „Meine Reisen“ der Egencia-Website können Mitglieder ihre gespeicherten Reisepläne einsehen, aktualisieren oder löschen. Wenn Sie Egencia mitteilen, dass bestimmte personenbezogene Daten von Ihnen nicht richtig, vollständig oder aktuell sind, unternimmt Egencia geeignete Schritte, um die personenbezogenen Daten so zu berichtigen, dass sie richtig, vollständig und aktuell sind.

Wenn an irgendeiner Stelle dieser Website auf andere Websites verwiesen wird, die weder unser Eigentum sind noch von uns betrieben werden, fallen diese Websites nicht unter diese Datenschutzrichtlinie. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzbestimmungen auf diesen anderen Websites zu lesen, um sich über deren Vorgehensweise für die Erfassung, Verwendung und Weitergabe personenbezogener Daten zu informieren.

WO WERDEN IHRE DATEN GESPEICHERT?

Egencia speichert und verarbeitet personenbezogene Daten über Reisende in einer sicheren Umgebung in den USA und anderen Ländern. Im Zusammenhang mit der Verarbeitung der Daten von Nicht-US-Reisenden muss Egencia zur Erbringung seiner Dienstleistungen Ihre personenbezogenen Daten an seine verbundenen Unternehmen und/oder Dienstleister in den USA und möglicherweise auch in andere Länder als das Land Ihres Wohnsitzes übermitteln. Die Datenschutzgesetze in diesen Ländern weichen möglicherweise von den Gesetzen Ihres Landes ab. Unabhängig davon, wo Ihre personenbezogenen Daten durch Egencia verarbeitet werden, trägt Egencia dafür Sorge, dass Ihre personenbezogenen Daten gemäß dieser Datenschutzerklärung und den geltenden Datenschutzgesetzen geschützt sind. Wir sorgen dafür, dass unsere Drittanbieter, an die wir Daten übermitteln, geeignete Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten treffen. Die Grundlage für die Bestimmung der Angemessenheit (i) kann der angemessene Status eines Landes sein, d. h. ein Land, das die Europäische Kommission für „angemessen“ hält, da die Datenschutzstandards dieses Landes ähnlich denen der Europäischen Union sind; (ii) können Standardvertragsklauseln sein.

Für personenbezogene Daten aus Europa führt Egencia solche Datenübermittlungen gemäß dieser Datenschutzerklärung und dem anwendbaren Recht durch.

DATENSCHUTZSCHILD

Egencia wurde die Einhaltung des EU-US-Datenschutzschildes (Privacy Shield) und des Schweiz-US-Datenschutzschildes (Privacy Shield) bescheinigt und es wurde bestätigt, dass wir die Datenschutzgrundsätze der Bekanntmachung, Wahlmöglichkeit, Rechenschaftspflicht für Datenweitergabe, Sicherheit, Datensicherheit und Zweckbindung, Zugriff sowie Inanspruchnahme, Durchsetzung und Haftung für personenbezogene Daten aus der EU, der Schweiz und dem Vereinigten Königreich befolgen. Egencia hält sich weiterhin an die Vereinbarungen und Grundsätze des Datenschutzschildes (Privacy Shield), auch wenn der EUGH im Juli 2020 entschieden hat, dass der EU-US-Datenschutzschild kein angemessenes Übertragungsverfahren mehr für die Übermittlung personenbezogener Daten von EU-Bürgern in die USA darstellt. Darüber hinaus hält die Expedia Group gegebenenfalls an den Standardvertragsklauseln bezüglich der Übermittlung personenbezogener Daten von EU-Bürgern in die USA fest. Unsere Bescheinigungen finden Sie hier. Nähere Informationen zu den Datenschutzschildgrundsätzen können Sie unter www.privacyshield.gov nachlesen. Weitere Einzelheiten zu unserer Einhaltung der Datenschutzschildvereinbarungen (Privacy Shield) finden Sie hier.

DATENAUFBEWAHRUNG

Wir bewahren Ihre Daten nicht länger als für unsere Geschäftszwecke oder zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften notwendig auf. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass wir bestimmte Daten auch nach Auflösung Ihres Kontos durch Sie aufbewahren können, z. B. wenn dies notwendig ist, um unsere gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen, unter anderem auch eine Aufbewahrung von Daten für Steuer- und Buchhaltungszwecke. Ihre personenbezogenen Daten werden von uns anonymisiert oder aggregiert, wenn wir sie für Analysezwecke oder Trendanalysen über längere Zeiträume hinweg verwenden möchten.

Unsere Aufbewahrungsfristen ermitteln wir u. a. anhand folgender Kriterien:

  • der Dauer unserer Zusammenarbeit mit Ihnen, einschließlich offener Abrechnungen, die Sie möglicherweise noch bei Egencia haben, oder auch aktueller Buchungen oder anderer Transaktionen, die Sie auf unserer Website getätigt haben
  • der Frage, ob für uns eine gesetzliche Verpflichtung bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten besteht, wie z. B. die Verpflichtung zur Dokumentation der Transaktionen, die Sie bei uns getätigt haben
  • der Frage, ob aktuelle zutreffende gesetzliche Pflichten darüber bestehen, wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren müssen, u. a. vertragliche Verpflichtungen, Rechtsstreitigkeiten, Verjährungsfristen oder behördliche Untersuchungen

ÄNDERUNGEN AN DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Egencia behält sich vor, diese Datenschutzerklärung in der Zukunft zu ändern. Wir werden Sie über wesentliche Änderungen an dieser Datenschutzerklärung per E-Mail-Benachrichtigung an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse oder durch einen Hinweis auf unserer Website informieren. Das Datum der letzten Aktualisierung wird oben in dieser Datenschutzerklärung neben „Letzte Aktualisierung“ angezeigt.

SO ERREICHEN SIE UNS

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder unseren Datenschutzpraktiken im Allgemeinen wenden Sie sich bitte über die folgenden Kontaktmöglichkeiten an uns:

  • Schreiben Sie uns eine E-Mail über unser Kundenservice- und Feedbackformular. Wir versuchen, Ihre Anfrage innerhalb von 24 Stunden zu beantworten.
  • Rufen Sie uns an. Bei dringenderen Angelegenheiten können Sie uns direkt anrufen unter: 49 89 2020 88 0.
  • Schreiben Sie uns. Unsere Anschrift: Global Privacy Director, Expedia Legal & Corporate Affairs, Expedia, Inc., 1111 Expedia Group Way West, Seattle, WA 98119, USA.

Nähere Informationen zum Verantwortlichen und/oder zum Vertreter für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten erhalten Sie hier.