Naturkatastrophen wie Wirbelstürme, Waldbrände, Erdbeben und starke Regen- oder Schneefälle.

Dank aktueller Benachrichtigungen bleiben Sie auf dem Laufenden. Das Team für Krisenkommunikation von Egencia beobachtet kontinuierlich Ereignisse auf der ganzen Welt, um Travel Manager dabei zu unterstützen, ihre Reisenden über aktuelle Entwicklungen zu informieren. Im Fall einer drohenden Naturkatastrophe erstellt das Team globale Berichte zu den Auswirkungen. Dank dieser hilfreichen Kombination aus Beobachtung und Benachrichtigungen können Travel Manager und Geschäftsreisende Reisepläne proaktiv ändern, bevor das Chaos ausbricht.

Gesundheitsgefahren in Gegenden, in denen häufig Krankheiten durch verunreinigte Lebensmittel bzw. Wasser auftreten.

Stellen Sie Sicherheitstipps für Reisen zusammen, falls die Mitarbeiter hinsichtlich der Lebensmittel- oder Wasserversorgung am Reiseziel Bedenken haben. Sie könnten ihnen vorschlagen, nur erhitzte Lebensmittel zu essen, Einwegbesteck zu verwenden (oder eigenes Besteck mitzubringen) und ausschließlich Getränke aus Dosen oder Flaschen zu konsumieren. Travel Manager können Reisenden diese Informationen für die Planung zur Verfügung stellen.

Physische Risiken in Gegenden mit hoher Kriminalität oder möglichen Bandenaktivitäten.

Mit Ihrer Reiserichtlinie tragen Sie dazu bei, die Risiken bei Geschäftsreisen zu reduzieren. Genehmigen Sie beispielsweise Flüge mit Ankunftszeiten am Tag oder gestatten Sie es Ihren Reisenden, statt öffentlicher Verkehrsmittel Privatfahrzeuge zu nutzen. Diese einfachen Änderungen können ein Gefühl der Sicherheit auf Reisen vermitteln und dazu beitragen, dass Ihre Mitarbeiter beruhigt wieder auf Reisen gehen.

Staatliche Reisehinweise und -warnungen aufgrund von politischen Unruhen, Krankheitsausbrüchen, Quarantänevorschriften und anderen Problemen in einer bestimmten Gegend.

Sie sollten stets über staatliche Reisehinweise und -warnungen informiert sein. Es ist wichtig, proaktiv zu handeln und immer auf dem aktuellen Stand zu sein.

Staatliche Reisewarnungen beziehen sich in der Regel auf kurzfristige unmittelbare Gefahren wie einen drohenden Streik, aber auch auf Ereignisse mit längerfristigen Folgen wie Naturkatastrophen. Reisehinweise werden regelmäßig ausgegeben und können sich auf kurzfristige Ereignisse oder länger anhaltende Risiken im Zusammenhang mit Reisen in ein bestimmtes Gebiet beziehen, z. B. auf politische Unruhen. Wir haben für Sie vier Möglichkeiten, Reisewarnungsdaten zu nutzen zusammengestellt.

Bei neu auftretenden Situationen postet Egencia täglich proaktiv Benachrichtigungen für Travel Manager auf der Egencia-Homepage und in den Reisemeldungen. So können diese ihre Reiserichtlinie praktisch in Echtzeit aktualisieren, um die Reisenden über Änderungen auf dem Laufenden zu halten. Darüber hinaus sendet Egencia Reisenden innerhalb einer Stunde nach einem realen oder erwarteten Ereignis detaillierte Benachrichtigungen über die Egencia-App.

Bei anhaltenden Gefahren können die Travel Manager auch bestimmte Regionen oder Reiseziele als außerhalb der Reiserichtlinie markieren. Dies wird später noch genauer erläutert.

Darüber hinaus gibt es noch völlig neue, sich ständig verändernde Situationen mit komplexen Risiken wie die Coronapandemie. Egencia® Travel Advisor bietet Reisenden, Reisekoordinatoren und Travel Managern on-Demand Zugriff auf aktuelle Informationen über Vorschriften und Bestimmungen für Reisen basierend auf Herkunftsland, Reiseziel und Land, in dem der Reisepass ausgestellt wurde, damit die Reisenden sofort fundierte Entscheidungen treffen können.

Aspekte von Auslandsreisen, die sich auf das Wohlergehen der Geschäftsreisenden auswirken könnten.

Bei Reisen ins Ausland muss eine ganze Reihe weiterer Faktoren für das Wohlergehen der Geschäftsreisenden berücksichtigt werden. Dazu zählen kulturelle Normen (wie Verhaltensweisen und Kleidung), Ansichten zur Rolle der Geschlechter und zur sexuellen Orientierung, Sprachbarrieren sowie praktische Dinge wie Jetlag.

Travel Manager können die Reisenden mithilfe regionaler Leitfäden zu kulturellen Normen und Erwartungen informieren. Diese Informationen lassen sich ganz einfach über benutzerdefinierte Benachrichtigungen während des Buchungsvorgangs übermitteln.

Eine weitere Möglichkeit für Travel Manager, den Reisenden unnötigen Stress zu ersparen, wäre eine Änderung der Reiserichtlinie, um beispielsweise bei Langstreckenflügen eine höhere Kabinenklasse zu erlauben oder Reisen um einen Tag zur Erholung zu verlängern, wenn Flüge eine gewisse Dauer überschreiten. Das Unternehmen könnte auch die Kosten für Gesundheitskontrollen oder vorgeschriebene Tests vor der Abreise oder nach der Rückkehr übernehmen.

Nach der Risikobewertung ist es Zeit, Ihre Reiserichtlinie anhand der Ergebnisse zu aktualisieren. Die Best Practices für das Risikomanagement bei Geschäftsreisen sehen vor, dass die herkömmlichen Elemente der Sorgfaltspflicht beibehalten werden — also Vorgehensweisen, durch die Sie Ihre Reisenden schützen können und wissen, wo sie sich aufhalten — und dass zusätzlich Maßnahmen zur Gewährleistung des allgemeinen Wohlergehens der Reisenden ergriffen werden.

Laut einer Umfrage der Global Business Travel Association (GBTA) haben 56 % der Reiseeinkäufer ihre Reiserichtlinien überarbeitet, um sie an die Anforderungen des neuen Alltags anzupassen. 53 % der Befragten haben neue Regeln zu Genehmigungen vor der Reise eingeführt, 35 % haben ihre Kommunikation vor der Reise optimiert und 22 % haben die Regeln zu Fluglinienguthaben geändert.

Dieselbe Umfrage ergab aber auch, dass Unannehmlichkeiten wie eine schlechte Internetverbindung, Economy Class auf Langstreckenflügen oder Umsteigeverbindungen zu den wichtigsten Stressfaktoren für Geschäftsreisende zählen. Diese „weichen“ Faktoren für das Wohlergehen der Reisenden, mit denen sich Stress und Unbehagen von Geschäftsreisenden reduzieren lassen, sollten daher nicht übersehen werden.

Ein Gleichgewicht zwischen Flexibilität und Kontrolle finden. Reisende, die gewisse Dinge selbst entscheiden dürfen, sind zufriedener. So mancher ist zwar der Meinung, dass sich Flexibilität und Richtlinieneinhaltung gegenseitig ausschließen, aber Travel Manager können tatsächlich beides erreichen. Dazu sollten Sie allgemeine Leitlinien für Reisen und Sicherheit festlegen und gleichzeitig mithilfe von Reisegruppen und klar definierten Ausnahmen in bestimmten Situationen für mehr Komfort sorgen.

Mit einer Ausnahme bei der Kabinenklasse abhängig von der Flugdauer oder für bestimmte Strecken können Sie beispielsweise Langstreckenflüge angenehmer gestalten. Durch die Erhöhung des Höchstbetrags für Hotels – entweder allgemein oder je nach Saison oder Region – ermöglichen Sie es Reisenden, bei ihrer Wahl weitere Faktoren wie Gesundheits- und Hygienemaßnahmen oder kostenloses Hochgeschwindigkeits-WLAN zu berücksichtigen. Damit zeigen Sie, dass Ihnen das Wohlergehen Ihrer Reisenden am Herzen liegt.

Die Sicherheit der Reisenden und ihre Zufriedenheit in jeder Phase der Reise berücksichtigen. Bei Geschäftsreisen geht es nicht nur darum, unterwegs zu sein. Es geht um das gesamte Erlebnis – von der Planung und Buchung der Reise sowie der Kenntnis von Reisehinweisen über die Unterstützung unterwegs bis zur sicheren Rückkehr nach Hause. So können Sie Ihren Reisenden in jeder Phase das Gefühl vermitteln, gut versorgt zu sein:

Vor der Reise — Geschäftsreisende durch Informationen und Begleitung während des Buchungsprozesses unterstützen

• Intuitives Buchungserlebnis auf sämtlichen Geräten. Wenn Reisende für die Buchung verschiedene umständliche Apps nutzen oder langwierige Offline-Prozesse durchlaufen müssen, sind sie möglicherweise frustriert. Eine vertraute, intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche dagegen erspart ihnen diesen Stress. Das Buchen von Geschäftsreisen über Egencia funktioniert genauso wie die Urlaubsbuchung und die Oberfläche sieht auf allen Geräten gleich aus.
• Maßgeschneiderte Suchergebnisse. Beim Buchen einer Reise durch zahllose Seiten mit Suchergebnissen zu scrollen, ist mühevoll und zudem Zeitverschwendung. Durch die Smart Mix-Technologie von Egencia maschinellem Lernen basierend auf der bisherigen Auswahl der Reisenden und ihrer Kollegen wird die Anzeige kontinuierlich verbessert. Dank Smart Mix sparen sich unsere Kunden die Mühe und buchen Hotels im Durchschnitt innerhalb von vier Minuten und Flüge, Züge oder Mietwagen in weniger als fünf Minuten.
• Integrierte Richtlinienhinweise. Das Letzte, was Reisende brauchen (oder wollen), ist, sich eine Vielzahl von Reiserichtlinien merken zu müssen. Darüber hinaus ändert sich die Lage derzeit ständig, weswegen die Richtlinien kontinuierlich aktualisiert werden (sollten). Eine Reiselösung, in der Travel Manager Richtlinieneinstellungen schnell und einfach aktualisieren können und die Optionen außerhalb der Reiserichtlinie in den Suchergebnissen kennzeichnet, erleichtert es Reisenden, ohne zusätzlichen zeitlichen oder sonstigen Aufwand eine intelligente, richtlinienkonforme Wahl zu treffen.
• Optimierte Genehmigungsprozesse. Programme für das Risikomanagement bei Geschäftsreisen sollen die Reisenden unterstützen, aber ein langwieriger oder komplizierter Genehmigungsvorgang kann eine unnötige Belastung sein. Egencia ermöglicht es Ihnen, Genehmigungsanforderungen flexibel festzulegen – von Genehmigungen jeder einzelnen Reise und solchen auf Projekt- oder Gruppenebene bis zu Genehmigungen nur für Reisen außerhalb der Richtlinie. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise eine Reise zu einer Destination buchen möchte, die als außerhalb der Reiserichtlinie markiert ist, kann der Travel Manager Einstellungen festlegen, durch die eine Genehmigungsanfrage ausgelöst und der Grund für die Reise abgefragt wird. Eine weitere Erleichterung ist, dass Reisen auf jedem beliebigen Gerät genehmigt werden können.
• Aktuelle Reiseinformationen. Wenn sich Ihre Mitarbeiter auf Reisen sicher fühlen sollen, müssen sie gut informiert sein. Bei der Buchung werden ihnen relevante Reisehinweise und -warnungen angezeigt. Darüber hinaus haben sie Zugang zu Egencia® Travel Advisor. Dort finden sie alle aktuellen Anforderungen, Einschränkungen und Leitlinien im Hinblick auf COVID-19 sowie andere Hinweise zu ihrem Reiseziel. Um alle nötigen Informationen zu erhalten, müssen Reisende nur ihr Herkunftsland und das Reiseziel eingeben. Travel Advisor unterstützt außerdem Travel Manager bei der Pflege ihrer Programme zur Einhaltung der Sorgfaltspflicht und ihrer Reiserichtlinien. Relevante Reisehinweise können zudem weiterhin auf der Egencia-Homepage nachgelesen werden.
• Aktuelle Informationen von Hotels und Anbietern. Eine weitere Möglichkeit, Ihre Reisenden zu unterstützten, ist, ihnen Zugriff auf anbieterspezifische Informationen zu Gesundheits- und Hygienemaßnahmen direkt in den Suchergebnissen zu gewähren. Dank dieser Transparenz im Buchungsprozess können Reisende einfacher fundierte Entscheidungen treffen, bei denen sie ein gutes Gefühl haben.

Unterwegs — Reisenden das Gefühl geben, sicher und gut versorgt zu sein

• Mitarbeitern die Kontrolle über ihren Reiseplan überlassen. Wenn sich ständig etwas ändert – ob aufgrund weltweiter Probleme oder individueller Pläne –, lässt sich der Stress für Reisende gering halten, indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, selbst schnell und einfach zu stornieren oder umzubuchen. Bei Egencia können Reisende Flug-, Hotel- und Zugbuchungen direkt auf der Website, in der App oder über den Chat stornieren oder ändern. Guthaben aufgrund nicht genutzter Flüge werden entsprechend protokolliert.
• Reisenden die Möglichkeit geben, alles über ihr Mobilgerät zu erledigen. Laut Daten von Spend Journal nutzen mehr als 70 % der Reisenden in den USA unterwegs immer ihr Smartphone. Daher sollten sie die Möglichkeit haben, darüber alles, was mit ihrer Reise zusammenhängt, zu steuern. 
  Über die Egencia-App haben Reisende Zugriff auf sämtliche Informationen zu ihrem Reiseplan an einem Ort. Sie können diesen ändern, erhalten Reisehinweise und können sogar zwischen verschiedenen Transportmöglichkeiten wählen. Die App zeigt die Fahrzeit mit verschiedenen Transportmitteln – S-Bahn, Bus, zu Fuß oder mit Uber – von einem Ort zu einem anderen an, damit die Reisenden flexibel die für sie beste Wahl treffen können.
• Sich im Hintergrund um die Details kümmern. Wenn es unterwegs zu Verzögerungen kommt, möchten sich Reisende nicht mit dem Ändern eines Anschlussflugs oder dem Umbuchen eines Hotelzimmers befassen müssen. Die Reiseberater von Egencia behalten Reiseunterbrechungen kontinuierlich im Blick und passen die Pläne der Reisenden proaktiv an.
• Reisehinweise in Echtzeit übermitteln. Wenn Notfälle drohen oder gar eintreten, müssen Reisende darüber sofort informiert werden. Unser Team für Krisenkommunikation hält Travel Manager und Reisende über Störungen der Reisepläne mithilfe von Instant Messages auf dem Smartphone und in der App auf dem Laufenden.
• Einfach persönliche Hilfe erhalten. Auch wenn die Technologie noch so gut ist, es gibt Zeiten, in denen Reisende das Bedürfnis haben, mit einem echten Menschen zu sprechen. Bei Egencia müssen sie dazu nur in der App auf die Hilfe-Schaltfläche tippen und erhalten rund um die Uhr, sieben Tage die Woche in mehr als 60 Ländern und über 30 Sprachen Unterstützung.
• On-Demand-Support über den Egencia-Chat. Mithilfe unseres KI-gestützten virtuellen Reiseberaters können Reisende aktuelle, vergangene und stornierte Buchungen schnell aufrufen. Dank proaktiver Reisehinweise durch virtuelle Reiseberater kann der Chat dazu beitragen, das Vertrauen Ihrer Reisenden zu stärken. Diese können zudem vom Online-Chat zum Live-Chat mit einem Reiseberater von Egencia wechseln.
• Reisende im Notfall kontaktieren können. Bei einer Krise ist es äußerst wichtig herauszufinden, welche Reisenden möglicherweise davon betroffen sind. Mit Egencia Traveller Tracking können Travel Manager Buchungen nach Land, Stadt oder Region suchen. Unsere erweiterten Datenfilterfunktionen ermöglichen die Suche nach Name und nach Buchungen bei einer oder mehreren Fluggesellschaften anhand von Marketing- und Codeshare-Informationen. Außerdem können Sie die Berichte zur Analyse herunterladen, E-Mails oder Push-Benachrichtigungen an Reisende senden und Lesebestätigungen erhalten.

Nach der Rückkehr — Mitarbeitern den Stress nach einer Reise ersparen

• Reisenden die Möglichkeit geben, Feedback zu teilen. Damit das Wohlergehen der Reisenden gewährleistet werden kann, ist es insbesondere in der aktuellen Situation wichtig, ihnen eine Stimme zu geben. Eine Befragung nach der Reise gibt den Mitarbeitern die Gelegenheit, ihre Meinung zu äußern, wie sich Reisen noch reibungsloser und sicherer gestalten lassen. 
  
  Vielleicht haben sie sich in öffentlichen Verkehrsmitteln nicht sicher gefühlt und würden eine höhere Tagespauschale vorziehen, um sich ein Taxi oder ein Privatfahrzeug nehmen zu können. Möglicherweise würden sie auch lieber bei einer Fluggesellschaft buchen, bei der der Mittelsitz frei bleibt. Anhand solcher Informationen können Travel Manager sinnvolle Entscheidungen über Reiserichtlinien treffen, die wirklich die Bedürfnisse der Reisenden berücksichtigen.
• Die Reisekostenabrechnung vereinfachen. Eine der komplexesten Aufgaben nach der Rückkehr von einer Geschäftsreise ist die Reisekostenabrechnung. Bei der Buchung über die Plattform von Egencia befinden sich sämtliche Reisekosten an einem Ort, wodurch sich der Reisekostenbericht wesentlich einfacher und schneller erstellen lässt.
• Einfach auf Reisedaten zugreifen. Mit Traveller Tracking können Travel Manager in Echtzeit herausfinden, wo sich die Reisenden aufhalten. Dies gilt für aktuelle Buchungen sowie Reiseinformationen der vergangenen 30 Tage. Die Daten können Sie für das Risiko-Reporting und ggf. auch für die Ermittlung von Kontaktpersonen nutzen. Travel Manager können in Traveller Tracking außerdem für einen bestimmten Termin oder einen beliebigen 30-tägigen Zeitraum in der Zukunft geplante Reisen ansehen.
• Kostenlose Flugumbuchungen und die Verwendung nicht genutzter Tickets erleichtern. Wenn Reisende einen Flug umbuchen oder stornieren müssen, sollten sie sich nicht auch noch mühsam um die Verwaltung von Gutscheinen oder die Erstattung nicht genutzter Tickets kümmern müssen. Bei Egencia können Sie ein Fluglinienguthaben ganz einfach für neue Buchungen nutzen, da dieses direkt in den Suchergebnissen angezeigt wird.

Weitere Möglichkeiten, das Wohlergehen der Reisenden zu gewährleisten. Wie können Sie Ihre Mitarbeiter bei Geschäftsreisen im neuen Alltag noch unterstützen? Travel Manager können beispielsweise eine unternehmensweite Befragung durchführen und die Mitarbeiter bitten, mögliche Wege zur Verbesserung ihrer persönlichen Sicherheit und ihres Wohlergehens nach Wichtigkeit zu bewerten. Hier einige Optionen:

• Kostenlose Kits mit persönlicher Schutzausrüstung (PSA). Wenn sich Ihre Reisenden viele Gedanken über Hygiene und Gesundheit machen, sollten Sie ihnen unter Umständen vor Reisen ein kostenloses PSA-Kit zur Verfügung stellen. Dieses könnte ein Handdesinfektionsmittel, mindestens drei Einwegmasken, Desinfektionstücher und eine Sicherheitscheckliste vor der Reise enthalten. In vielen Unternehmen sind diese Kits bereits genauso üblich wie ein Laptop.
• Kostenlose Tests. Wenn ein Reiserückkehrer Sorge hat, sich unterwegs angesteckt zu haben, bieten Sie ihm an, die Kosten für einen Coronatest zu übernehmen.
• Bleisure. Geschäftsreisende bedauern häufig, dass sie ein Reiseziel gar nicht kennenlernen konnten, weil sie dort ein Meeting nach dem anderen absolvieren mussten. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Geschäftsreise um zusätzliche Urlaubstage oder ein Wochenende zu verlängern, haben diese Gelegenheit, sich vor Ort noch etwas zu erholen.
• Wellness-Apps. Laut einer GBTA-Umfrage zählen schlechte Ernährung und Bewegungsmangel zu den wichtigsten Stressfaktoren für Geschäftsreisende. Wir haben einige Tipps zusammengestellt, die zur Gesundheit Ihrer Geschäftsreisenden beitragen sollen. Außerdem empfehlen wir Ihnen, eine Liste mit Wellness-Apps für Reisende zusammenzustellen und die Kosten für deren Nutzung zu übernehmen.

Sicherheitstipps für Geschäftsreisen. Geben Sie Ihren Reisenden eine Checkliste vor der Reise mit Sicherheitstipps für unterwegs. Hier einige Beispiele, woran in der Liste erinnert werden sollte:

• Stellen Sie sicher, dass mit Ihrem Handy internationales Roaming möglich ist.
• Aktivieren Sie die Benachrichtigungen in der Egencia-App.
• Nehmen Sie Handdesinfektionsmittel, Mund-Nasen-Schutz und Desinfektionstücher oder das Ihnen zur Verfügung gestellte PSA-Kit mit.
• Informationen zu Infektionskrankheiten auf Reisen finden Sie beim Auswärtigen Amt. Außerdem gelten folgende Empfehlungen:
  - Tragen Sie in der Öffentlichkeit, z. B. in Flughäfen, Bahnhöfen und im Nahverkehr, einen Mund-Nasen-Schutz.
  - Halten Sie außerdem stets etwa 1,50 Meter Abstand zu anderen.
  - Vermeiden Sie Menschenmengen.
  - Waschen Sie sich häufig mindestens 20 Sekunden lang die Hände oder benutzen Sie ein Handdesinfektionsmittel.
  - Fassen Sie sich nicht an Augen, Nase oder Mund.

App. Mit der Egencia-App können Reisende immer und überall Geschäftsreisen buchen, verwalten und prüfen. Senden Sie Ihren Mitarbeitern eine Aufforderung, die App (verfügbar für Apple- und Android-Geräte) auf ihr Smartphone herunterzuladen, sowie Informationen, was sie damit tun können:

• Auf Reisepläne und Belege zugreifen sowie Hilfe erhalten.
  Mithilfe der personalisierten Suche, simpler Filter und einer übersichtlichen Anzeige der verfügbaren Zusatzleistungen können Sie Ihre Reisepläne ganz einfach ändern oder stornieren.
• Vergleichen Sie Ihre Transferoptionen und finden Sie den besten Weg zu Ihrer Destination.
• Profitieren Sie von einem besseren Preis-Leistungs-Verhältnis dank Sonderraten für Hotels (bis zu 70% günstiger) und Zusatzleistungen, die nur über die App erhältlich sind.
• Sehen Sie Ihre Zahlungen ein und optimieren Sie den Prozess – dank der Reisekostenabrechnung und Belegverwaltung über Ihr Mobilgerät.
• Stellen Sie schnell Kontakt zu einem Reiseberater her - überall und jederzeit über die Hilfe-Schaltfläche in der App.

Persönliche Sicherheit. An manchen Reisezielen ist die Kriminalitätsrate höher, beispielsweise weil es viele Taschendiebe gibt. Geben Sie Ihren Geschäftsreisenden Leitlinien zum Schutz ihres Eigentums oder zur Vermeidung unsicherer Internetverbindungen an die Hand.

Unterstützung durch Ihr TMC. Wir unterstützen Travel Manager durch Kommunikations-Toolkits, hilfreiche Tipps für den Neustart des Reiseprogramms sowie umfassende Geschäftsreiselösungen, um Ihre Reisenden an das Unternehmen zu binden und zufriedenzustellen.