Notwendige Geschäftsreisen definieren
So kann Sie Egencia dabei unterstützen, Geschäftsrisiken systematisch zu reduzieren
Als Thomas Cook 18411 die vermutlich erste öffentlich beworbene Bahnreise anbot, betrachtete er sich wahrscheinlich nicht als Begründer nicht notwendiger Reisen. Auch wenn Cooks Paketreise eine ganz andere Zielgruppe als die heutigen Geschäftsreisenden hatte, ist das Konzept der freiwilligen Reise in mancherlei Hinsicht heute wichtiger denn je.
Reisen sind für Unternehmen schon lange ein wichtiges Hilfsmittel zur Förderung des Handels und zur Verbindung von Volkswirtschaften. Das Römische Reich ermöglichte Handel und damit auch Reisen zwischen Ost und West schon vor vielen Jahrhunderten. Später waren es jedoch meist reiche Händler und nicht ihre Mitarbeiter, die in riesigen Überseekoffern ihre Waren über die Weltmeere transportierten.
Zum Glück haben sich das Gepäck und die Transportmittel seitdem deutlich verändert. Durch die schnell wachsende Anzahl der Fluggesellschaften ab den 1920er-Jahren gelangte man schneller von einem Ort zum anderen als mit dem Schiff. Unzählige weitere Innovationen in den folgenden Jahrzehnten machten Reisen außerdem für ein breiteres Publikum zugänglich.
Geschäftsreisen sind heute allgemein üblich und ermöglichen es Unternehmen aus jeder Branche, größere Märkte zu erobern und darin mit anderen zu konkurrieren. Vor der Pandemie waren Geschäftsreisen für die meisten Menschen kein großes Thema. Die besonderen Herausforderungen von heute haben dies geändert.
Ich vermute, die meisten Geschäftsreisenden können über „notwendige“ Reisen berichten, die in Wirklichkeit langweilige – und sicher nicht notwendige – stundenlange Meetings waren. Aber wie sieht es jetzt aus? Die Coronapandemie und die damit verknüpften Gesundheitsbedenken zwangen die Unternehmen, ihre Reiserichtlinien zu überdenken, Genehmigungen eindeutig zu definieren und Compliance-Fragen zu klären. Manche beschränken oder verbieten nicht notwendige Geschäftsreisen. Aber was heißt das?
Die folgenden vier Aspekte sollten Sie bei der Neudefinition notwendiger Geschäftsreisen in Ihrem Reiseprogramm berücksichtigen.
Die Vorgaben kennen
Einzelne Länder und Regionen legen weiterhin Grenzschließungen fest und heben sie wieder auf, um die Einreise zu beschränken bzw. wieder zu erlauben. Während unverzichtbare Arbeitskräfte wie Ersthelfer oder Mitarbeiter im Bauwesen oder öffentlichen Nahverkehr, deren Reisen als nicht optional gelten, sich auch während eines Lockdowns in der Regel frei bewegen dürfen, trifft dies auf die meisten Reisenden nicht zu. Immer mehr Reisebeschränkungen werden zwar aufgehoben und es wird eine größere Bewegungsfreiheit gewährt, aber die Anwendung der geltenden Vorschriften auf Ihr Reiseprogramm und Ihre Richtlinien kann kompliziert sein.
In manchen Ländern müssen sich nicht unverzichtbare Arbeitskräfte aus ausgewählten anderen Ländern nach der Einreise in Selbstquarantäne begeben. Diese Vorschrift kann Geschäftsreisen zu bestimmten Zielen praktisch unmöglich machen. Auch die Definition von „unverzichtbar“ kann je nach Land oder Region variieren. Daher sollten Sie die entsprechenden Vorgaben prüfen, um herauszufinden, ob die Tätigkeit, die Ihre Mitarbeiter ausüben, am jeweiligen Ort als unverzichtbar gilt.
Daher sind die aktuellen Ein- und Ausreisebeschränkungen, die Pflicht zur Selbstquarantäne und andere Vorschriften wichtige Aspekte, die Sie bei Ihren Reiserichtlinien berücksichtigen sollten. Mit dem Egencia® Travel Advisor können Sie schnell und einfach auf hilfreiche Informationen zugreifen, anhand derer sich zulässige Reisen definieren und kurz- oder langfristige Anpassungen an Ihren Richtlinien vornehmen lassen.
Optionale Reisen definieren
Zuverlässige Reiseinformationen sind für die Rückkehr zu Geschäftsreisen und die erfolgreiche Bewältigung des veränderten, komplexeren weltweiten Reiseumfelds unabdingbar. Trotz des Zugangs
zu verlässlichen Informationen und Warnungen, der Bereitstellung persönlicher Schutzausrüstung und anderer Maßnahmen zur Gewährleistung des Wohlbefindens der Reisenden kann es jedoch sein, dass einige Mitarbeiter Bedenken hinsichtlich Reisen im In- und Ausland haben. Vielleicht haben sie selbst oder eine andere Person ihres Hausstandes ein höheres Risiko, aufgrund des Alters, einer Vorerkrankung oder Behinderung an COVID-19 zu erkranken. Indem Sie Reisen als optional definieren, Vorausbuchungen und Genehmigungen vorschreiben, Ihre Mitarbeiter zu optionalen Reisen schulen und ihre Kenntnisse darüber dokumentieren, können Sie das Wohlbefinden der Reisenden gewährleisten und gleichzeitig die Risiken für das Unternehmen reduzieren.
Genehmigungen vereinfachen
Unternehmen brauchen Kontrolle und Planbarkeit – Kontrolle darüber, wie und wann die Mitarbeiter an einen bestimmten Ort reisen, und Planbarkeit für das Risikomanagement bei Geschäftsreisen.
Mitarbeiter, deren Aufgaben wichtig für die Infrastruktur oder Geschäftskontinuität sind, fallen in Zeiten drastischer Einschränkungen eher in die Kategorie der notwendigen Reisen als die sogenannten „Wissensarbeiter“.
Eine klare Definition zulässiger Reisen ermöglicht ein schnelleres, effektiveres Programmmanagement, da einzelne Genehmiger nicht erst die Dringlichkeit oder den potenziellen ROI einer Reise ermitteln müssen. Dank Egencia können Sie Ihre Reiserichtlinie sowie Hochrisikoziele selbst konfigurieren, um die mit Reisen verbundenen Risiken so weit wie möglich zu reduzieren. Legen Sie im Rahmen Ihrer Richtlinie für Geschäftsreisen Regeln für alle Reisekategorien an einem zentralen Ort fest und wenden Sie Änderungen an den Reise- und Genehmigungsrichtlinien sofort für alle Buchungskanäle an.
Flexibler sein
Laut einer Umfrage2 der Global Business Travel Association (GBTA) haben 62 % der Unternehmen ihre Richtlinien zur Sicherheit von Reisenden überarbeitet und 55 % haben neue Verfahren zur Genehmigung von Reisen eingeführt. Nachdem Sie Parameter für zulässige Reisen festgelegt haben, kann es sinnvoll sein, Ihre Richtlinien und Genehmigungsprozesse flexibler zu gestalten. So können Sie das Vertrauen der Reisenden darauf, dass ihr Wohlbefinden gewährleistet wird, stärken.
Manche Mitarbeiter fühlen sich auf Reisen womöglich sicherer, wenn sie die Möglichkeit haben, eine Fluggesellschaft zu wählen, die die Anzahl der Passagiere pro Flug begrenzt oder den Mittelsitz nicht vergibt. Vielleicht bevorzugen sie auch Hotels, in denen ein korrekter Mund-Nasen-Schutz und räumliche Distanzierung in allen öffentlichen Bereichen vorgeschrieben sind. Mitarbeiter dazu zu zwingen, Buchungsentscheidungen allein von den Kosten abhängig zu machen, kann Risiken für das Unternehmen zur Folge haben, wenn die Gefahr einer Ansteckung mit COVID-19 besteht.
Egencia ermöglicht es Ihnen, Richtlinien für unterschiedliche Reisegruppen oder Kostenstellen festzulegen. Außerdem können Sie durch Genehmigungen sicherstellen, dass alle Geschäftsreisen vor der Buchung bzw. Abreise gründlich geprüft werden.
Nächste Schritte
Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Ihr Geschäftsreiseprogramm jetzt deutlich anders aussieht als noch im Januar. Travel Manager haben mittlerweile eine geschäftskritische Rolle, deren Hauptaufgabe die Risikominimierung ist. Gemeinsam mit den Führungskräften, die für die Sicherheit und das Wohlergehen der Mitarbeiter verantwortlich sind, sollten Travel Manager systematische Wege für ihre Unternehmen finden, das Risiko durch die Definition neuer Richtlinien für Geschäftsreisenzu verringern.
Die Definition notwendiger, zulässiger Reisen ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer neuen Leitlinien. Informieren Sie sich auch über weitere Best Practices für die Rückkehr zu Geschäftsreisen und die Lösung von Egencia, mit der Sie Ihre Reisenden unterstützen und gleichzeitig die Planbarkeit und Kontrolle Ihres Reiseprogramms steigern können.
1Leicester – der Geburtsort des Tourismus, https://www.storyofleicester.info/city-stories/thomas-cooks-leicester/
