Vier Möglichkeiten, Reisewarnungsdaten Zu Nutzen

Posted: 29 October 2020
Corporate Travel Manager Uses Business Travel Restriction Data

So kann Ihnen Egencia dabei helfen, den Reisenden Sicherheit zu vermitteln und ihr Wohlergehen zu gewährleisten

Von Diana Hoffman, Director of Product Marketing

Alle Führungskräfte sehen sich derzeit mit einer neuen Herausforderung konfrontiert: dem Abwägen zwischen Geschäftswachstum und der Berücksichtigung neuer Aspekte der mentalen Gesundheit und des Wohlergehens der Mitarbeiter im Homeoffice, nach der Rückkehr ins Büro oder auf Geschäftsreisen.

Die Pandemie hat das Reiserisikomanagement auf eine neue Ebene gehoben und die Herangehensweise an Geschäftsreisen auf fundamentale Weise umgestaltet, wahrscheinlich für immer. Geschäftsreisen erfordern aktuell von Unternehmen, Reisemanagementfunktionen und Reiseanbietern deutlich mehr Wissen und Kompetenz.

Eine Umfrage unter Kunden von Egencia im Juni 2020 zeigte, dass beinahe 90% der Travel Manager überzeugt sind, dass ihre Unternehmen vor Januar 2021 Geschäftsreisen wieder in einem gewissen Umfang aufnehmen werden. In derselben Umfrage gab ein Drittel der Travel Manager an, dass die Wiederaufnahme von Geschäftsreisen durch die mangelnde Reisebereitschaft der Mitarbeiter verhindert wird. Mitarbeiter müssen bei Geschäftsreisen ein gutes Gefühl haben. Sie benötigen Informationen, die ihnen die Sicherheit geben, dass sie bei der Planung, Buchung und bis zur Rückkehr nach Hause die volle Unterstützung bekommen. Und Sie benötigen On-Demand-Einblicke, die Sie in die Lage versetzen, schnelle, fundierte Entscheidungen über notwendige und nicht notwendige Reisen sowie Reiseprogramme und Richtlinien zu treffen.

Der Egencia Travel Advisor stellt Ihnen und Ihren Geschäftsreisenden relevante und richtige Informationen über die Auswirkungen von COVID-19 auf Reisen rund um den Globus bereit. Dank diesem neuen Tool erhalten Sie on-Demand-Zugriff auf:

  • Länderspezifische Daten – In vielen Ländern und Regionen gelten Reiseverbote und -beschränkungen für die Ein- oder Ausreise. Diese Beschränkungen können sich täglich ändern und wirken sich auf Entscheidungen über Geschäftsreisebuchungen – ob Flug, Mietwagen oder Zug – aus.
  • Verfahrensinformationen – Verfahren beinhalten Gesundheits-, Medizin- und Sicherheitsmaßnahmen oder andere Standards und Anforderungen, die vom CDC und anderen Zentren für Krankheitskontrolle und -prävention, Regierungen, Fluglinien und Flughäfen eingeführt werden.
  • Anweisungsinformationen – Beschränkungen und Verfahren können sich häufig ändern. Wenn Sie auf einen Blick wissen, ob die Beschränkungen in einem Land verschärft oder gelockert werden, kann Ihnen das für Ihre eigenen Reiserichtlinien helfen.

Travel Manager können das Sicherheitsgefühl der Reisenden stärken, indem sie sicherstellen, dass diese über die neuen Reisebedingungen gut informiert sind. Hier lernen Sie vier Wege kennen, wie Sie die Daten von Egencia und dem Egencia Travel Advisor nutzen können, um wirksamere Richtlinienentscheidungen zu treffen – und damit Ihre Reisenden wieder vertrauensvoll auf Geschäftsreisen gehen.

Zeigen Sie deutlich, dass Ihnen das Wohlergehen der Reisenden wichtig ist

Als ersten Schritt für die Wiederherstellung des Vertrauens Ihrer Reisenden ist es wichtig zu zeigen, dass Ihnen ihr Wohlergehen am Herzen liegt. Durch den Zugriff auf aktuelle Verfahrensinformationen sind Sie bestens gerüstet, um Ihren Reisenden zu zeigen, wie sie auf Geschäftsreisen auf ihr Wohlergehen achten können. Dabei sorgen Sie auch für ein Gleichgewicht zwischen Reisetätigkeiten und Ihren Sorgfaltspflichten.

Sie könnten zum Beispiel Ihr grundlegendes Geschäftsreiseprogramm um ein „Reise-Kit“ und eine „Checkliste für erforderliche Sicherheitsmaßnahmen“ erweitern. Support und die Bereitstellung der erforderlichen Ausstattung für Reisende sind mittlerweile die Mindesterwartung, genauso, wie ein neuer Mitarbeiter einen Computer erhält, damit er seine Arbeit effektiv erledigen kann. Ihr neues Reise-Kit könnte Folgendes enthalten:

  • Zahlung oder Rückerstattung der Kosten für COVID-19-Tests, abhängig von den geltenden Anforderungen des Ziellandes/-staates
  • Bereitstellung eines geeigneten Mund-Nasen-Schutzes, Desinfektionsmittels und anderer persönlicher Schutzausrüstung vor Reiseantritt
  • Hilfe bei der Buchung von Sitzplätzen
  • Flexibilität bei den Tagespauschalen zur Unterstützung des Wohlergehens der Mitarbeiter

Lenken Sie das Buchungsverhalten der Reisenden hin zu konformen Buchungen

Für Länder und Regionen werden weiterhin Reiseverbote und Reisebeschränkungen verhängt bzw. wieder aufgehoben. Folglich müssen Ihre Reisenden ihre Pläne möglicherweise anpassen. Im Extremfall werden Landesgrenzen komplett geschlossen, sodass weder Staatsbürger noch andere Passagiere in solchen Ländern ankommen können. Auch eine teilweise Schließung der Grenzen ist möglich. Dann gelten die Beschränkungen für einige, jedoch nicht alle Passagiere.

Länderspezifische Informationen ermöglichen fundierte Entscheidungen über Reisen im In- und Ausland sowie Reiserichtlinien und verringern dadurch das Frustrationspotenzial bei Ihren Reisenden. Wenn beispielsweise eine Grenze vollständig oder teilweise geschlossen ist, können Sie eine Sicherheitsgenehmigung anfordern oder eine Richtlinie für dieses Land, dieses Gebiet oder diese Gegend auf Basis des Herkunftsland des Reisenden festlegen.

Länderspezifische Informationen über Hochrisikoziele können Ihnen auch helfen zu entscheiden, ob Sie Reiseprogrammkontrollen, zum Beispiel obligatorische Genehmigungen vor der Reise, erhöhen oder verringern möchten. Mit Egencia können Sie ganz einfach Richtlinien, zum Beispiel die Konfiguration von Zielen mit hohem Risiko, erstellen, ändern und personalisieren. Dadurch können Sie besser zum Wohlergehen Ihrer Reisenden beitragen. Nutzen Sie den Egencia Travel Advisor als Informationskanal für laufende Änderungen an den Reiserichtlinien, legen Sie Ihre Regeln für alle Reisekategorien an einer zentralen Stelle fest und wenden Sie die Änderungen der Reise- und Genehmigungsrichtlinie sofort auf alle Buchungskanäle an.

Führen Sie informierte Verhandlungen mit Anbietern

Geschäftsreisen nehmen wieder zu, da sie ein äußerst wertvolles Wachstumsinstrument sind – von entscheidender Bedeutung für das Geschäftsergebnis, die Wahrnehmung der Mitarbeiter, welche Priorität ihr Wohlergehen hat, und die Realisierung von Geschäftszielen bzw. für das Mitarbeiterengagement. Die nächste Phase der Geschäftsreisen birgt die Chance für die Neukonzeption und strategische Neuausrichtung des Reiseprogramms Ihrer Organisation in Zusammenarbeit mit Ihren Führungskräften.

Egencia bietet Ihren Buchern Verfahrensinformationen hinsichtlich Hygienemaßnahmen und anderer Sicherheitsstandards direkt im Buchungsverlauf. Über unsere Hilfeseite erhalten Sie außerdem Zugriff auf hilfreiche Einblicke, wie sich die Pandemie auf Reisen auswirkt, einschließlich Richtlinieninformationen der Anbieter. Wenn Sie die Anbietervorschriften verstehen, können Sie fundierte Entscheidungen über Reiserichtlinien und Vereinbarungen mit bevorzugten Anbietern treffen. Beispielsweise hilft Ihnen die Überprüfung der Flexibilität von Stornierungsrichtlinien und ähnlicher Faktoren dabei, Ihre Reisekosten unter Kontrolle zu halten und ein effizientes Reiseprogramm zu gestalten, das Einsparungen ermöglicht.

Während vor Corona Kosten und die Richtlinieneinhaltung wichtige Erfolgskennzahlen waren, müssen Unternehmen nun zeigen, dass sie sowohl ethisch als auch empathisch handeln, um sich erfolgreich im globalen Wettbewerb zu positionieren. Sie müssen das Wohlergehen ihrer Mitarbeiter über finanzielle Einsparungen stellen (z. B. Reise-Kits, Direktflüge anstelle von Flügen mit Zwischenstopp). Wenn Ihre Reisenden Zugriff auf Informationen über Anbietervorschriften im Zusammenhang mit ihrem Wohlergehen haben, kann dies ihre Reiseerfahrung verbessern. Zum Beispiel kann das Wissen, dass nach einem bestimmten Datum keine Selbstquarantänepflicht mehr gilt, Ihre Reisenden zum Zeitpunkt der Buchung beruhigen. Gleichermaßen hilft der einfache Zugriff auf Sicherheits- und Reisezielinformationen der Anbieter bei der Buchung den Reisenden dabei, sich zu informieren und mit einem guten Gefühl wieder auf Geschäftsreisen zu gehen.

Mehr Vorhersehbarkeit und Kontrolle

Die Pandemie hat zu einer dynamischen Reiseumgebung geführt, die mitunter schnelle Entscheidungen erfordert. Anweisungsinformationen ermöglichen es Ihnen, Einschränkungen und Anforderungen bei Reisen im In- und Ausland schnell zu bewerten und auf Änderungen mit fundierten Maßnahmen zu reagieren. Wenn Sie wissen, wann eine Vorschrift zuletzt geändert wurde, können Sie und Ihre Reisenden sich darauf verlassen, dass die Informationen auf dem neuesten Stand sind.

Anweisungsinformationen können für die Nachrichten für Reisende verwendet werden, die Sie direkt in Egencia platzieren können. Wenn beispielsweise die vorgeschriebenen Gesundheitskontrollen an einem bestimmten Flughafen verschärft werden, können Sie die Nachrichtenfunktion für Reisende in Egencia nutzen, um die Reiserichtlinie für Flugergebnisse deutlich hervorzuheben. Durch visuelle Hinweise können Sie bei der Buchung über die bevorzugten, richtlinienkonformen Optionen für die Reise informieren und gleichzeitig auf die Buchung dieser Optionen hinwirken.

Ebenso könnte ein Anzeichen für eine Lockerung der Quarantäneanforderungen auf die Notwendigkeit proaktiver Kommunikationen mit Reisenden über erleichterten Zugang zu verschiedenen Reisezielen hinweisen. Sie können Anweisungsinformationen nutzen, um Ihren Reisenden in Echtzeit aktuelle hilfreiche Informationen auf jeder Etappe der Reise bereitzustellen. Mit Egencia können Sie diese aktuellen Informationen durch verschiedene Kommunikationskanäle verbreiten, einschließlich dynamische Benachrichtigungen im gesamten Buchungsverlauf und Push-Benachrichtigungen an Reisende über die App in Notfällen.

Dank Anweisungsinformationen sind Travel Manager in der Lage, ihre Reisenden bei der Auswahl sicherer Optionen mit höherer Richtlinienkonformität vor und während der Reisen zu unterstützen. Falls doch etwas Unvorhergesehenes geschieht, können sie dadurch den Zugang der Reisenden zu relevanter, verlässlicher und zeitnaher Unterstützung durch Experten sicherstellen.

Datengestützte Effizienz

Persönliche Kontakte bringen viele Vorteile mit sich – Innovation, Diversität als Folge von neuen Erfahrungen und Erkenntnissen, leistungsstarke Einblicke, die beim Aufbau von Beziehungen helfen, die schneller mehr Wert generieren. In der aktuellen Situation sind damit jedoch auch neue Überlegungen mit Blick auf Kosten und das Wohlergehen der Reisenden verbunden.

Durch die Pandemie kommt dem Travel Manager eine geschäftskritische Rolle zu: Mit Fokus auf dem Reiserisikomanagement steigert er das Wohlergehen der Reisenden. Gemeinsam mit den Führungskräften sollten Travel Manager systematische Wege für ihre Organisationen finden, das Risiko durch die Definition neuer Reiserichtlinien zu verringern. Daten sind der Schlüssen zu fundierten Entscheidungen über Richtlinien, in denen sich die Risikotoleranz der Organisation widerspiegelt.

Niemand kann jetzt schon sagen, wie die Reisewelt von morgen aussehen wird. Was man jedoch sagen kann, ist, dass das Wohlergehen der Reisenden in den meisten Organisationen höchste Priorität haben wird. Dank Egencia Travel Advisor erhalten Sie Informationen mit technologiegestützter Effizienz, damit Sie und Ihre Reisenden einfacher und zuversichtlicher Ihre Geschäftsreisen wieder aufnehmen können.

Sie interessieren sich für bessere Geschäftsreisemanagement-Lösungen? Dann kontaktieren Sie unser Team.