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Business Travel Planning: Manage Trips & Risk, Post COVID-19

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Leitfaden von Egencia im Hinblick auf COVID-19 und Geschäftsreisen

Wir möchten Ihnen dabei helfen, besser zu verstehen, wie sich die Pandemie auf die Reiseindustrie auswirkt und wie Sie vorgehen können, um Ihre Geschäftsreisen und Ihr Reiseprogramm zu verwalten.Ganz gleich, ob Sie ein Reisender oder Travel Manager sind oder ob Sie mit dem Gedanken spielen, zu einem neuen Travel-Management-Unternehmen zu wechseln – wir haben für Sie einige wertvolle Informationen zusammengestellt, mit denen Sie die Planung von Geschäftsreisen richtig angehen und Ihr Geschäftsreiseprogramm in dieser schwierigen Zeit aufbauen können.

Wie können wir Sie unterstützen?

Geschäftsreisen verwalten:

Was Sie vor und nach der Buchung Ihrer Reise wissen sollten.

Risikomanagement bei Geschäftsreisen:

Implementieren Sie Best Practices für Geschäftsreisen mittels der Kommunikation mit Reisenden, Einhaltung von Richtlinien und Berichterstellung.

Auf die Zeit nach COVID-19 vorbereiten:

Optimieren Sie Ihr Reiseprogramm, Ihre Richtlinien und Ihr Risikomanagement bei Geschäftsreisen für die Zeit, in der Reisen wieder möglich sein werden.

Geschäftsreisen verwalten

  1. Wann kann ich wieder Geschäftsreisen antreten? 

    Auf den Websites der Gesundheitsbehörden und der Regierung Ihres Landes sowie auf den entsprechenden Websites des Landes, in das Sie reisen möchten, finden Sie Informationen darüber, ob Sie und Ihre Geschäftsreisenden wieder sicher reisen können — Die Weltgesundheitsorganisation (WHO) spricht Empfehlungen. 

    Ganz gleich, wie oder wohin Sie reisen, wir raten Ihnen, die Empfehlungen der lokalen Regierungen und Gesundheitsbehörden stets zu befolgen. Dazu können z. B. Abstand halten, das Tragen eines Mund-Nasen-Schutzes und regelmäßiges Händewaschen zählen. Einige Unternehmen haben möglicherweise Reiseleitfäden zusammengestellt, die weitaus umfassender als die örtlichen Empfehlungen oder Vorschriften sind. 

    Im Hinblick auf internationale Reisen zeichnet sich ab, dass einige Grenzen nach und nach wieder geöffnet werden. Bevor Sie mit der Planung Ihrer Reise beginnen, sollten Sie zunächst die Reisehinweise lesen, um sich über mögliche Einreisebestimmungen zu informieren. Mithilfe unserer Sicherheitscheckliste vor der Reise können Sie Ihre Reise optimal vorbereiten. 
     
  2. Wie lauten die derzeitigen Reiseeinschränkungen? 

    Als Reaktion auf COVID-19 haben viele Länder ihre Einreisebestimmungen für Reisende überarbeitet. Diese variieren und können Reisen vollständig untersagen oder nach der Ankunft eine Quarantäne vorsehen. Da sich diese Vorschriften häufig ändern, sollten Sie die Richtlinien und den Egencia Travel Advisor am besten vor der Buchung und noch einmal vor Reiseantritt zurate ziehen.Die Reiseeinschränkungen können sich auch je nach Land bzw. Bundesland unterscheiden. 
     
  3. Welche Stornierungsrichtlinien gelten für Mietwagen, Hotels und Flüge? 

    Viele Fluglinien, Hotels und Mietwagenanbieter haben flexible Stornierungsbedingungen für den Fall veröffentlicht, dass Sie Ihre Reise umbuchen oder stornieren müssen. Lesen Sie mehr über diese Richtlinien, um zu erfahren, wie Sie Ihre Buchungen verwalten können. 
     
  4. Wie kann ich meine Reisen online ändern oder stornieren? 

    Sie können Buchungen online oder in der App ändern, indem Sie sich bei Ihrem Egencia-Konto anmelden. Wenn Sie eine Reise stornieren müssen, finden Sie in diesem Video eine Anleitung mit den einzelnen Schritten. 
     
  5. Wenn es sich um eine notwendige Geschäftsreise handelt, wie kann ich mich selbst oder meine Geschäftsreisenden schützen? 

    Geschäftsreisende sollten diese sechs Tipps für sicheres Reisen und diese Checkliste herunterladen, um zu erfahren, welche Sicherheitstipps sie vor ihrer nächsten Geschäftsreise berücksichtigen sollten. Sie können sich auch bei Ihrem Egencia-Konto anmelden, um die Seite mit den neuesten Reisemeldungen aufzurufen. 
     
  6. Wie verwalte ich Rückerstattungen und Fluglinienguthaben? 

    Es gibt unterschiedliche Stornierungsbedingungen; einige Fluglinien stellen Rückerstattungen in Form von Guthaben aus. Weitere Informationen zu Rückerstattungen und Guthaben erhalten Sie von Ihrem Account Manager. Hier erfahren Sie, wie Sie nicht genutzte Tickets einlösen können. 
     
  7. Kann ich einen Reiseschutz abschließen? 

    Die Allianz, Mitglied des Egencia Advantage-Programms, bietet einen Reiseschutz für Flüge von Reisenden an. Der Reiseschutz der Allianz deckt im Allgemeinen keine Verluste im Zusammenhang mit dem Coronavirus ab, darin eingeschlossen von der Regierung verhängte Einreiseverbote oder andere Reiseeinschränkungen aufgrund von COVID-19. Es wird dringend empfohlen, sich vor einer Flugbuchung über mögliche Einschränkungen zu informieren
     
  8. Kann ich während der COVID-19-Pandemie in einem Hotel übernachten? 

    Hotels auf der ganzen Welt setzen umfassende Maßnahmen zum Gesundheitsschutz sowie für mehr Sauberkeit und Sicherheit um, damit sich Reisende bei ihnen gut aufgehoben fühlen.Wir haben den Buchungsvorgang für Hotels auf der Website und in der App von Egencia neu gestaltet, damit Sie die Gesundheits- und Hygienemaßnahmen der einzelnen Hotels einsehen können.

Risikomanagement bei Geschäftsreisen

  1. Worum handelt es sich bei den Richtlinien zur Sorgfaltspflicht und welches Risikomanagement ist während der COVID-19-Pandemie erforderlich? 

    Für jeden Travel Manager von Geschäftsreisen steht die Sicherheit der Reisenden an erster Stelle. Hier finden Sie einige Best Practices für das Risikomanagement bei Geschäftsreisen für Ihr Reiseprogramm. Der Egencia® Travel Advisor bietet Ihnen Zugriff auf länderspezifische Informationen, die für die Aktualisierung Ihrer Reiserichtlinien für internationale Reisen und Inlandsreisen relevant sind. 

    Kunden können sich beim Egencia® Travel Advisor anmelden, um die erforderlichen Informationen einzusehen. 

    Es ist zudem wichtig, eine interne Kommunikationsstrategie für Reisende zu erstellen. Holen Sie sich Tipps von Travel Managern und globalen Führungskräften, wie Sie Reisenden und Stakeholdern die Richtlinien zur Sorgfaltspflicht am besten vermitteln können. 
     
  2. Was sollte ich im Hinblick auf Geschäftsreisemanagement unbedingt beachten oder vermeiden? 

    Lesen Sie diese Tipps und Empfehlungen für Geschäftsreisen von erfahrenen Travel Managern und Account Managern von Egencia, um Ihr Geschäftsreiseprogramm den derzeitigen Gegebenheiten entsprechend anzupassen und zu optimieren und Vorkehrungen für die Zeit nach COVID-19 zu treffen. 
     
  3. Wie kann ich in meinem Unternehmen für mehr Sicherheit für Reisende sorgen? 

    Von sofortigen Richtlinienaktualisierungen bis hin zu dringenden Eilmeldungen gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Mitarbeiter unterwegs auf Reisen zu unterstützen. Anhand dieser Checkliste für Geschäftsreisen können Sie prüfen, ob Ihr aktuelles Travel-Management-Unternehmen (TMC) oder Ihr internes Programm eine bestmögliche Sorgfaltspflicht für Ihre Reisenden ermöglicht. 

    Leiten Sie unsere Sicherheitscheckliste vor der Reise an Geschäftsreisende Ihres Unternehmens weiter, damit sie gut vorbereitet und positiv eingestellt sind, wenn Geschäftsreisen wieder anlaufen. 
     
  4. Wie kann ich die Reiseberichterstellung dafür nutzen, um die Auswirkungen des  Coronavirus nachzuverfolgen? 

    Egencia Analytics Studio kann Sie dabei unterstützen, Flug- und Hotelbuchungen zu überwachen, um so die finanziellen Auswirkungen von COVID-19 für Ihr Unternehmen mitzuverfolgen.Wir bieten zudem Beratungen für Geschäftsreisen an, anhand derer Sie die Effizienz Ihres Reiseprogramms ermitteln können. 

    Für den Fall, dass Sie sofort den Aufenthaltsort von potenziell gefährdeten Reisenden ermitteln müssen, können Sie mittels Egencia Traveller Tracking aktuelle und zukünftige Buchungen einsehen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, Reisepläne von Reisenden aus den vergangenen 30 Tagen einzusehen, um festzustellen, wo sich Ihre Reisenden aufgehalten haben.

Ihr Reiseprogramm auf die Zeit nach COVID-19 vorbereiten

  1. Wie bereite ich mein Geschäftsreiseprogramm auf die Zeit nach COVID-19 vor? 

    Das Geschäftsreiseprogramm Ihres Unternehmens muss wahrscheinlich überarbeitet werden, um den Änderungen im Hinblick auf Geschäftsreisen nach der Coronakrise gerecht zu werden.Wir zeigen Ihnen in diesem Leitfaden zur Neugestaltung Ihres Reiseprogramms Schritt für Schritt, wie Sie vom Festlegen neuer Ziele bis hin zur Planung Ihrer Kommunikationsstrategie am besten vorgehen. Alternativ können Sie sich unser Webinar ansehen, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie alle Aspekte vor und nach der Reise berücksichtigen. 
     
  2. Wie sollte ich die Reiserichtlinie meines Unternehmens für die Zeit nach COVID-19 anpassen? 

    Umfassende Richtlinien für Geschäftsreisen sind wichtiger denn je. Während Sie sich darauf vorbereiten, Ihre Reisenden nach der COVID-19-Pandemie wieder bestmöglich bei all ihren Reiseplanungen zu unterstützen, sollten Sie diesen Leitfaden für Geschäftsreiserichtlinien dazu nutzen, um sowohl die Anforderungen Ihres Unternehmens als auch die Ihrer Geschäftsreisenden zu erfüllen. 
     
  3. Wie kann ich mich auf zukünftige Geschäftsreisen vorbereiten? 

    Die gesamte Reisebranche steht vor sich ständig verändernden, noch nie dagewesenen Herausforderungen. Wir müssen schnell lernen, diese sicher und umsichtig zu meistern. Egencia Travel Advisor bietet Informationen zu länderspezifischen Daten und Gesundheits- und Sicherheitsstandards , die Ihnen dabei helfen können, eine informierte Entscheidung im Hinblick auf bevorstehende Geschäftsreisen zu treffen. 

    Viele Travel Manager in Unternehmen überlegen außerdem, wie ihre Mitarbeiter möglichst sicher wieder auf Geschäftsreise gehen können. Erfahren Sie mehr dazu von anderen Travel Managern, welche Schritte sie zur Anpassung ihres Reiseprogramms und zur Vorbereitung von Reisenden auf Geschäftsreisen einleiten, und sehen Sie sich an, wie Anbieter den Umgang mit Geschäftsreisen ihrer Unternehmen anpassen, von mehr Flexibilität bis hin zur Priorisierung von Gesundheits- und Hygieneaspekten. 

    Travel Manager können der Egencia Connect Community beitreten, um sich mit anderen Travel Managern darüber auszutauschen, wie sie vorgehen, um sich auf eine Rückkehr zu Geschäftsreisen vorzubereiten. 
     
  4. Welche Best Practices für das Risikomanagement kann ich in mein Geschäftsreiseprogramm für zukünftige Reisen integrieren? 

    Stellen Sie sicher, dass Sie im Rahmen Ihrer Reiserichtlinie Genehmigungen für Risikoreiseziele vorliegen haben. Erinnern Sie Reisende daran, ihre Kontaktinformationen stets auf dem neuesten Stand zu halten und teilen Sie ihnen mit, wie Sie mit ihnen während der Reise Kontakt aufnehmen werden. 
     
  5. Sollte ein Unternehmen während der COVID-19-Pandemie die Dienste eines Travel-Management-Unternehmens (TMC) in Anspruch nehmen? 

    Es ist derzeit wichtiger denn je, mit einem TMC zusammenzuarbeiten. Ein TMC kann Ihnen dabei helfen, Lösungen für die Reiseanforderungen eines Unternehmens zu finden, und das richtige TMC unterstützt Sie dabei, mögliche Änderungen im Hinblick auf Geschäftsreisen richtig umzusetzen. Unternehmen brauchen einen TMC-Partner, der ihnen zuhört und Innovationen für die Sicherheit von Reisenden, Kostentransparenz, Einsparungen sowie das Risikomanagement vorantreibt. Erfahren Sie mehr darüber, worauf Ihr Unternehmen bei der Auswahl eines TMC achten sollte.
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Wenn Sie das Gesuchte nicht gefunden haben, erhalten Sie weitere Informationen auf unserer Hilfeseite für Kunden.

 

Geschäftsreisende: COVID-19-Hilfeseite

Travel Manager von Unternehmen: COVID-19-Hilfeseite

Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Ihnen dabei helfen können, Ihre Sorgfaltspflicht und den Schutz Ihrer Reisenden zu optimieren, wenn Sie kein Egencia-Kunde sind.

Sie sind auf der Suche nach einem Travel-Management-Unternehmen, das sich um ein verbessertes Reiserisikomanagement, eine optimierte Richtlinieneinhaltung und vieles mehr kümmert? Kontaktieren Sie uns noch heute.