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Digitalisierung von Reisen: 5 Wege zum Wettbewerbsvorteil im Bausektor

Posted: 21 October 2021
Construction Workers on Location

Die Bauindustrie war durch die Pandemie besonderen Herausforderungen ausgesetzt, da viele Tätigkeiten persönlich oder vor Ort ausgeführt werden müssen. Auch wenn die Baubranche im Vergleich einen größeren Nutzen aus der Digitalisierung von Reisen ziehen kann, gehört sie hinsichtlich der nötigen Umstellung zu einer der langsamsten Branchen.

Egencia hat sich mit Branchenexperten unterhalten und für Unternehmen, die sich für den Wechsel zu einer digitalen Reiselösung interessieren, ein Strategiebuch für Geschäftsreisen in der Baubranche zusammengestellt. Laden Sie das Strategiebuch herunter und erfahren von den Unternehmen, die sich bereits umgestellt haben, wie dies auch für Ihr Unternehmen umzusetzen ist.

Im Folgenden sind die 5 wichtigsten Punkte des Strategiebuchs aufgelistet, um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, was Sie bei einem Wechsel zu einer digitalen Lösung für Reisen erwartet:

1. Bessere Kostenkontrolle

Aufgrund der Unvorhersehbarkeit von Bauprojekten sollten Geschäftsreisen flexibel und einfach zu ändern sein. Kurze Buchungszeitfenster, lange Aufenthalte und kurzfristige Änderungen können sich jedoch summieren. Daten zeigen, dass Geschäftsreisende der Baubranche in den USA 20 % mehr pro Reise ausgeben als andere Geschäftsreisende. Das kann auch zu vielen ungenutzten Tickets und Fluglinienguthaben führen.

„Bauunternehmen haben Schwierigkeiten mit der großen Menge an ungenutztem Guthaben bestimmter Fluglinien“, so Chris LeFevre, Corporate Account Manager bei Egencia. „Ohne eine digitale Lösung, die das alles berücksichtigt, wird es schwierig.“

Seit Januar 2020 haben Kunden von Egencia in Nordamerika mehr als 100.000 Fluglinienguthaben im Wert von 50 Millionen USD von der Egencia-Plattform eingelöst. Intelligente Technologie senkt die Kosten hinter den Kulissen sogar noch mehr. Der Egencia Savings Finder zum Beispiel sucht nach der Buchung weiterhin nach niedrigeren Preisen und bringt Kunden Einsparungen von durchschnittlich 7 % bei Flügen und 14 % bei Hotels.

Fazit: Mit der passenden digitalen Lösung für Reisen steigen Einsparungen anstelle der Kosten.

2. Transparenz von Ausgaben

Da Bauprojekte so viele unstete Komponenten haben, ist das Verfolgen der Gesamtausgaben und Ausgaben pro Vertragspartner wichtig. Wenn Reisende manuell buchen oder persönliche Kreditkarten nutzen, kann es mühsam, wenn nicht gar unmöglich werden, an diese Informationen zu gelangen.

Der Director of Accounting bei einer großen Isolierfirma gab an, dass sie vor der Umstellung zu einer digitalen Lösung für Reisen zwei bis drei Monate gebraucht hat, die Ausgaben für eine bestimmte Reise nachzuvollziehen und zu ermitteln.

Ein Executive Administration Manager bei einem im Bereich Renovierung und Umbau tätigen Unternehmen sah sich einem ähnlich frustrierenden Problem gegenüber, als sie herausgefunden hat, dass Mitarbeiter Luxusautos und -hotels gebucht haben, weil es keine Verfahrensweise gab, sie davon abzuhalten oder es herauszufinden.

„Als ich festgestellt habe, dass wir das nicht nachverfolgt haben, war ich entsetzt“, sagt sie. „Wir haben nie die vollständigen Ausgaben für Reisen gesehen.“ Das hat sich nach dem Wechsel des Unternehmens zu Egencia geändert. „Durch die Zusammenarbeit mit einem digitalen Travel-Management-Unternehmen haben alle Mitarbeiter einen Standardbereich, den sie aufrufen und über den sie buchen können ― und ich habe den Überblick über unsere Gesamtausgaben.“

Mit Dashboards und Berichten, die auf konsolidierten Buchungsdaten basieren, können Manager mit nur wenigen Klicks Kostenberichte nach Jobnummer, Mitarbeiter, Bürostandort, Reisedauer, Hotel und mehr abrufen.

Fazit: Konsolidierte Daten sowie nutzerfreundliche Dashboards und Berichte ermöglichen eine bessere Finanzplanung.

3. Mehr Flexibilität

In der Bauindustrie ist wie in kaum einer anderen Branche Veränderung die einzige verlässliche Konstante. Die althergebrachte manuelle Buchung ist für Außendienstmitarbeiter, die von unterwegs ihre Reisepläne aktualisieren möchten, sehr umständlich. Und ohne eine einheitliche digitale Lösung ist die Tatsache, dass Mitarbeiter sich eigenständig um ihre Reisen kümmern können, sozusagen ein Freibrief, nach eigenem Ermessen Geld auszugeben.

Dagegen unterstützt eine digitale Lösung Travel Manager, Projektmanager und Reisende. Als das im Bereich Renovierung und Umbau tätige Unternehmen zu wachsen begann, wurde dem Executive Administration Manager schnell bewusst, dass eine Lösung gefunden werden musste. „Mir war klar, dass ich nicht für jeden Mitarbeiter Reisen buchen kann und auch, dass ich nicht die Zeit habe, jedem beizubringen, es selbstständig zu tun.“

Dank einer digitalen Lösung für Reisen ist die Executive Administration Managerin in der Lage, mit wenigen Klicks für ganze Gruppen oder verschiedene Kategorien einzelner Reisender zu buchen. Darüber hinaus kann sie Richtlinien einstellen, die in den Buchungsprozess integriert sind, sodass ein visuelles Signal sowohl Reisende als auch Travel Manager schon vor Abschluss der Buchung darauf hinweist, dass die Richtlinien nicht eingehalten werden.

Für Reisende selbst ist es auch wichtig, sich bei jedem Schritt ihrer Reiseverwaltung wohl und sicher zu fühlen. Kunden von Egencia haben eine durchschnittliche Online-Buchungsrate von 87 %, größtenteils aufgrund eines benutzerfreundlichen Systems, das auf allen Geräten einheitlich ist.

(Hier erfahren Sie, warum ein Bericht von IDC MarketScape über Cloud-Anwendungen für Buchungen von Geschäftsreisen Egencia als führenden Anbieter von technologiebasierten Lösungen für Geschäftsreisen bezeichnet.)

Reisende können Buchungen von Flügen, Hotels, Mietwagen und Bahnfahrten tätigen und ändern, ihr Hotel kontaktieren und Benachrichtigungen über Flugänderungen oder -stornierungen erhalten. Sie finden die besten Transferoptionen und erhalten rund um die Uhr persönliche Hilfe ― und das alles durch Berührung einer Schaltfläche auf ihrem Smartphone oder einem anderen Gerät.

Fazit: Es ist möglich, Reisenden mehr Handlungsspielraum zu geben und gleichzeitig die Einhaltung der Reiserichtlinien deutlich zu fördern, sodass es für alle einfacher wird.

4. Standortbestimmung von Reisenden

Die Sorgfaltspflicht ist die Möglichkeit, den Aufenthaltsort eines Reisenden zu einem bestimmten Zeitpunkt zu ermitteln. Sie wurde zu Beginn der Pandemie oberste Priorität und wird es wahrscheinlich weiterhin bleiben. Gerade durch die vielen Außendienstmitarbeiter in der Baubranche kann die Sorgfaltspflicht besonders anspruchsvoll sein.

Eine digitale Lösung dieses Problems bieten zentrale Buchungsdaten und Technologien wie das Traveller Tracking von Egencia. Chris LeFevre erklärt: „Sie erhalten rasch eine genaue Ansicht, wo sich Ihre Reisenden gerade aufhalten, und können sie im Falle einer großen Zahl von Stornierungen, Naturkatastrophen oder Änderungen von COVID-19-Richtlinien an einem bestimmten Standort kontaktieren.“

Vor dem Wechsel zu Egencia musste der Director of Accounting einer großen Isolierfirma in der Hoffnung, bestimmte Reisende ausfindig zu machen, bei den Standorten anrufen. Mit dem Traveller Tracking kann sie jetzt nach eigenen Angaben „eine Karte öffnen, die anzeigt, wie viele Mitarbeiter sich in jeder Region aufhalten, und sie auf den genauen Aufenthaltsort eines jeden eingrenzen“. „Ich erzähle jedem, den ich kenne, wie toll es ist, wenn man den Standort seiner Reisenden nachverfolgen kann.“

Fazit: Mit der richtigen digitalen Lösung für Geschäftsreisen können Sie Ihre Reisenden mühelos ausfindig machen.

5. Effizienzsteigerung

Es ist nicht überraschend, dass Geschäftsreisen mit einer digitalen Lösung effizienter werden. Aber zu sehen, in welchem Ausmaß das möglich ist, ist wirklich beeindruckend. Forrester Research hat festgestellt, dass Reisende, Genehmiger, Prüfer und Buchhalter durchschnittlich 13,6 Stunden benötigen, um manuell eine Reise zu buchen (einschließlich zugehöriger Kostenabrechnung).

Im Vergleich dazu benötigen Kunden von Egencia für die Reisebuchung durchschnittlich vier Minuten für Hotels und fünf Minuten für Flüge, Mietwagen und Bahnfahrten. Selbst bei komplizierten Reiseplänen ist das eine exponentielle Zeitersparnis.

„Vertragspartner möchten auf dem Markt wettbewerbsfähig bleiben“, meint Chris LeFevre, „und eine der Möglichkeiten ist, interne Prozesse zu verbessern und sie effizienter zu gestalten.“ Wenn Mitarbeiter von der Last manueller oder unzusammenhängender Buchungen befreit werden, können sie ihre Zeit und Energie für Tätigkeiten verwenden, die dem Unternehmen Umsatz einbringen und Kunden zufriedenstellen.

Fazit: In der konkurrierenden Bauindustrie kann die richtige digitale Lösung für Geschäftsreisen eine Schlüsselkomponente zur Effizienzsteigerung und zum Gewinn eines Wettbewerbsvorteils sein.

Der Weg dorthin

Das alles führt zu einem Wettbewerbsvorteil und einem höheren ROI. Der erste Schritt ist, die Kosten für Geschäftsreisen nicht mehr als Einzelposten, sondern als strategische Investition zu sehen. Der zweite Schritt besteht im Wechsel zu einer digitalen Lösung für Geschäftsreisen, die die speziellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens berücksichtigt.

Laden Sie das vollständige Strategiebuch „Digitalisierung von Geschäftsreisen: Vorteile für Unternehmen in der Baubranche herunter und erfahren Sie, worauf Sie bei der Prüfung eines digitalen Travel-Management-Unternehmens achten sollten.

Sie interessieren sich für bessere Geschäftsreisemanagement-Lösungen? Dann kontaktieren Sie unser Team.