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Ein erfolgreiches globales Reiseprogramm

Posted: 20 March 2019
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Für globale Unternehmen ist es überaus sinnvoll, den Umstieg von einem lokal hin zu einem global verwalteten Reiseprogramm zu vollziehen. Die Verwendung eines einzigen Buchungstools und die Vereinfachung der Datenerhebung sind nur einige der wichtigsten Vorteile. Trotzdem kann die Umstellung als eine große Herausforderung erscheinen. Unternehmen müssen dabei verschiedene Faktoren beachten, angefangen vom Wohlbefinden der Reisenden und den Kosteneinsparungen bis zur Kommunikation und Richtliniengestaltung. Bei der Business Travel Show in London gaben erfahrene Führungskräfte aus den Bereichen Geschäftsreisen und Einkauf im Rahmen einer Podiumsdiskussion zum Thema „The fundamentals of running a successful multi-country travel program — from a travel management and procurement perspective“ (Die Grundlagen eines erfolgreichen multinationalen Reiseprogramms aus Sicht von Geschäftsreisemanagement und Einkauf) Tipps zur optimalen Verwaltung globaler Reiseprogramme.

Ein globaler Rahmen mit lokalen Nuancen

Wenn Ihr multinationales Unternehmen für seine Geschäftsreisen verschiedene Anbieter in unterschiedlichen Ländern einsetzt, sollten Sie den Wechsel zu einem globalen Travel-Management-Unternehmen (TMC) in Betracht ziehen. Ein globales TMC kann Sie weltweit unterstützen und beeindruckende Effizienzsteigerungen bewirken. „Wir erkannten die Notwendigkeit einer Vereinfachung – anstatt verschiedene Anbieter zu beauftragen, obwohl Synergien bestehen, führten wir eine Konsolidierung auf europäischer Ebene und dann auf globaler Ebene durch“, erläuterte Ana Gibson, GB Supply Manager bei Hilti GB Ltd. Durch die Nutzung Ihrer globalen Dimensionen und Reisevolumina können Einkäufer enorme Einsparungen erzielen und von einer besseren Verhandlungsbasis gegenüber Anbietern profitieren. Wenn sie den Anbietern die Zahlen aus den Berichten präsentieren können – Tausende von Übernachtungen und Flügen in einer Übersicht –, haben die Einkäufer eine bessere Ausgangsposition bei den Verhandlungen. Dabei ist es wichtig, im Hinterkopf zu behalten, dass nicht alle Routen und Standorte von einem einzigen global ausgehandelten Vertrag abgedeckt werden können. Überlegen Sie, ob Sie auf ein Modell umstellen können, das zu 80 Prozent aus global ausgehandelten Verträgen besteht, während die restlichen 20 Prozent von Ihren lokalen Teams verhandelt werden. Auch wenn es verlockend sein kann, Prozesse global zu optimieren, sollten auch lokale Nuancen berücksichtigt werden. Gibson erläuterte dies folgendermaßen: „Es ist ein globaler Prozess, aber machen Sie keine Diktatur daraus. Denken Sie daran, dass Sie verschiedene Kulturen zusammenbringen müssen ... Ohne diese Flexibilität werden die Menschen nicht in der Lage sein, Ihrem Reiseprogramm zu folgen.“

Berücksichtigen Sie Kosteneinsparungen und die Zufriedenheit der Reisenden

Beim Wechsel zu einem globalen Reiseprogramm ist es wichtig, Kosteneinsparungen und die Zufriedenheit der Reisenden zu berücksichtigen. Für Ihren CFO zählt wahrscheinlich vor allem der Gewinn, aber neben den Reisekosten sind noch weitere Aspekte zu beachten. Unzufriedene Reisende können enorme Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. „Wenn Sie Reisenden ein Hotel zuweisen, in dem sie sich nicht wohlfühlen, werden sie sich nach der dritten Übernachtung womöglich fragen: ,Was mache ich hier? Habe ich mich für den richtigen Job entschieden?‘ Natürlich spart das Unternehmen möglicherweise Geld, doch wenn die Mitarbeiter unzufrieden sind, verlassen sie das Unternehmen möglicherweise oder sind unproduktiv“, befand Dr. Christian Spieker, Head of Corporate Services bei zeb. Unzufriedene Reisende halten sich oftmals nicht an die Richtlinien. Deshalb kommt es auf die richtige Kommunikation an. Alle Diskussionsteilnehmer räumten der Kommunikation mit den Reisenden mithilfe von Umfragen, des Unternehmensintranets und informativer Inhalte eine hohe Priorität ein. „Sie müssen Ihren Mitarbeitern zuhören. Es gibt nicht nur eine Wahrheit“, so Spieker. Wenn man den Buchungsvorgang für die Reisenden vereinfacht, indem man ihnen ein einziges Tool und eine gut definierte, integrierte Richtlinie bereitstellt, fällt es ihnen leichter, sich an die Richtlinie zu halten. Wenn Reisende auf unterschiedlichen Plattformen kurzfristig Reisen buchen, hat dies Auswirkungen auf die Berichterstellung und die Verhandlungsbasis. Außerdem werden die Reisenden dadurch einem Risiko ausgesetzt, weil es schwierig ist, ihren Aufenthaltsort nachzuverfolgen. Dank Egencia kann die Richtlinie in das Buchungstool integriert und so deren Einhaltung forciert werden. „Unabhängig von Standort und Rolle im Unternehmen nutzt jeder dasselbe System; 96 Prozent der Reisen werden online über das Buchungstool gebucht“, erläuterte Spieker. Beim Aufbau einer globalen Reiserichtlinie empfiehlt es sich, Ihre Unternehmenskultur und die kulturellen Nuancen jeder Region, in der Sie tätig sind, zu berücksichtigen. „Sprechen Sie mit Ihren Reisenden und sagen Sie Ihnen: ,Wir müssen einen gemeinsamen Nenner aller Erwartungen finden‘. Ein deutscher Reisender in London wird wahrscheinlich die Zimmer als zu klein und zu teuer empfinden und umgekehrt“, so Spieker.

So gelingt die Umstellung

Für den Wechsel empfiehlt Gibson, die Prozesse einfach zu halten. „Überlegen Sie sich vor der Umstellung von lokal auf global, was Sie damit erreichen möchten. Wenn Sie das nicht wissen, werden Sie nicht den richtigen Rahmen gestalten können.“ Bei der Umstellung auf ein global verwaltetes Programm sind verschiedene Parteien beteiligt – Reisende, Reisekoordinatoren und lokale Travel Manager. Ohne die Unterstützung durch die Unternehmensleitung kann Ihre Strategie schnell entgleisen. Die Diskussionsteilnehmer waren sich einig, dass es von großer Wichtigkeit ist, mit Zahlen zu untermauern. Wie sieht es mit der Investitionsrentabilität (ROI) aus? Wie viele Verträge müssen geschlossen werden, damit sich dieser Flug rentiert? Und auch wenn das sehr schwer in Zahlen zu ermitteln ist: Wie kann der Einfluss der Zufriedenheit der Reisenden auf den Unternehmenserfolg verdeutlicht werden? Aus Ihrer Unternehmenskultur kann sich ergeben, wie Sie Ihre Strategie am besten in Ihrem Unternehmen vermitteln. Wenn das Kostenbewusstsein in Ihrer Unternehmenskultur eine wichtige Rolle spielt, präsentieren Sie Zahlen und berechnen Sie den ROI. Liegt der Fokus auf dem Wohlbefinden der Mitarbeiter, zeigen Sie, wie die globale Erfahrung, zusammen mit lokalen Nuancen, die Zufriedenheit und Sicherheit der Reisenden erhöhen kann. Beschäftigen Sie sich mit den unterschiedlichen Ländern in Ihrem Reiseprogramm und berücksichtigen Sie ihre Sichtweisen, wenn Sie Ihr neues Programm gestalten. Spieker empfahl, die Menschen einzubeziehen und ihnen Ihre Vorgehensweise näher zu bringen. Wenn Beteiligte, die nicht zur Führungsebene gehören, frühzeitig einbezogen werden, ist ein geringerer Widerstand gegen Ihre Strategie zu erwarten, und Sie können die lokalen Nuancen einbauen, die Ihr globales Programm erfolgreich machen. Außerdem sollten Sie einen Reisepartner auswählen, der flexibel genug ist, um sich an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen: Kann er alle Regionen des Unternehmens abdecken? Kann er all Ihre Reisenden lokal unterstützen? Kann er die erforderlichen globalen Berichte bereitstellen? Kann er uns in den nächsten Jahren unterstützen, wenn das Unternehmen wächst

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