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Einsparungen bei Reisen mit der dynamischen Hotelrichtlinie

Posted: 30 September 2021
Business Travel Savings With Dynamic Hotel Rate Cap

Von John McLellan, Senior Product Manager und Natasha Samuel, Director Product Marketing

Da Unternehmen ihre Reiseprogramme und die Rückkehr zu Geschäftsreisen weiterhin überdenken, suchen Travel Manager nach neuen Wegen, ihre bestehenden Reisekosten ohne Kostenerhöhung zu optimieren. Viele Unternehmen haben ihre Geschäftsreisekosten bereits erheblich reduziert, suchen jedoch nach weiteren Lösungen, die einen höheren ROI für ihr Geschäftsreiseprogramm einbringen.

Deshalb freuen wir uns, die neue Funktion von Egencia vorzustellen – die Richtlinie für dynamische Höchstbeträge für Hotels.

Die Lösung wurde vom Data Science-Team von Egencia entwickelt, unterstützt von maschinellem Lernen. Wir möchten Kunden helfen, sich auf die nächste Phase von Geschäftsreisen mit eventuell knapperem Budget vorzubereiten und höhere Einsparungen bei Geschäftsreisen zu erzielen.

Statische Höchstbeträge und der Markt

Die meisten Unternehmen setzen in ihren Reiserichtlinien statische Höchstbeträge für Hotels fest, die je nach Übernachtungspreis in der jeweiligen Stadt, im jeweiligen Ort oder Land festgelegt sind. In den meisten Fällen ist das für Travel Manager mit einer zeitaufwändigen Recherche verbunden und kann auch eine Analyse der Ausgaben vom Vorjahr und der durchschnittlichen Tagesraten beinhalten. Zusätzlich kann noch eine Recherche auf lokaler Marktebene notwendig sein, um den passenden Höchstbetrag für die Geschäftsreiserichtlinie eines Unternehmens herauszufinden.

In jedem Fall besteht die Herausforderung bei festen Raten ganz einfach darin, dass sie festgelegt sind. Wenn ein Unternehmen keine Zeit für eine solche Recherche hat, werden die meisten Höchstpreise eher selten aktualisiert. Da die Raten auf dem Markt Schwankungen unterlegen sind, führt dies zu erheblichen verpassten Einsparungen und zu stagnierenden Reiserichtlinien.

Zudem ist eine Folge der Pandemie, dass viele Hoteliers für Unternehmensverträge dynamische Hotelraten anstelle von klassischen statischen Raten aushandeln. Daher ist der Markt weiterhin Schwankungen unterlegen und die mal hohe und mal niedrige Nachfrage beeinflusst wiederum die Preisgestaltung und die Verfügbarkeit. Manche Hoteliers verschieben ihre Unternehmensverträge mit Firmenkunden und bevorstehende Verhandlungen für neue Firmentarife auch auf das Jahr 2022.

Die neue Entwicklung von Hotelrichtlinien für Geschäftsreisen

Im Jahr 2020 hat das Data Science-Team von Egencia das Potenzial für die Einsparungen bei Geschäftsreisen analysiert, wenn wir für Kunden eine Funktion dynamischer Höchstbeträge für Hotels entwickeln. Das Team hat Tausende von Hotelbuchungen ausgewertet und gleichzeitig untersucht, wie man jede Reiserichtlinie für den jeweiligen Kunden personalisieren kann.

Im Februar 2021 war das erste Model fertig und wir haben ein Pilotprojekt mit Kunden in Nordamerika und Europa gestartet. Auf diese Weise haben wir Feedback zur Benutzererfahrung, einschließlich Reporting-Funktionen, die Kunden benötigen, um den Wert der Funktion in ihrem Reiseprogramm zu beurteilen, gesammelt.

Sparen Sie Zeit und Geld

Während des Pilotprojekts haben Kunden im Durchschnitt eine Einsparung von 20 USD pro Buchung, für die ein dynamischer Höchstbetrag für Hotels angewandt wurde, erzielt.  Die Tage der statischen Höchstbeträge, bei denen Unternehmen möglicherweise keine Einsparungen mehr erzielen, weil Reisende Hotels mit höheren Raten buchen, sind gezählt.

Und es geht dabei nicht nur um Einsparungen ...

Wenn Sie dynamische Höchstbeträge anwenden, profitieren Sie von einer Reihe weiterer Besonderheiten:

  • Die Funktion muss vom Travel Manager nur einmal aktiviert werden. Kunden haben die Option, die Hotelrichtlinien so zu kombinieren, dass sie am besten zu ihren Geschäftsbedürfnissen passen. So können sie statische Raten an mancher Stelle beibehalten und dynamische Höchstbeträge für Hotels an anderer Stelle aktivieren. Je nachdem, was besser zu ihrem Reiseprogramm passt.
  • Travel Manager können die Genauigkeit der Höchstpreise anpassen, indem sie einen Mindestwert für die Sternebewertung zur Berechnung des Medianwerts des Preises festlegen. Beispielsweise ergibt sich aus einem höheren Mindestwert für die Sternebewertung ein großzügigerer Höchstbetrag.
  • Viele Kunden haben mehrere Gruppen von Geschäftsreiserichtlinien für verschiedene Arten von Reisenden, wie Executives, Sales Teams und Vielreisende. Die Funktion ist für jede Reiserichtliniengruppe individuell gestaltet.
  • Sobald sie aktiviert ist, zeigt sich der eingestellte Höchstbetrag für den Median auf dem Markt als Teil des Buchungsvorgangs. Und wenn eine Rate außerhalb der Reiserichtlinie ist, wird dem Reisenden oder dem Travel Manager eine deutliche Erklärung hinsichtlich des jeweiligen Richtlinienverstoßes für ein bestimmtes Hotel und eine bestimmte Rate angezeigt.
  • Zusammen mit dem Egencia Smart Mix profitieren Reisende und Travel Manger weiterhin von einem schnellen, effizienten Hotelbuchungsvorgang (durchschnittlich weniger als fünf Minuten).
  • Travel Manager können Einsparungen dank detailliertem Reporting und visuellen Dashboards erfassen. Der Medianwert des Preises, die gebuchte Rate und wie Einsparungen erfasst und individuell an ihre Reiserichtliniengruppen angepasst werden, ist dank Egencia Analytics Studio transparent dargestellt.

Die Tage der manuellen Suche und des manuellen Einstellens der Höchstbeträge für Hotels sind gezählt.

Die Funktion von Egencia zur dynamischen Festlegung eines Höchstbetrags in den Hotelrichtlinien verwendet maschinelles Lernen für mehr Personalisierung und Einsparungen bei Reiseprogrammen, indem Höchstpreise für Hotels automatisch an den Medianwert des Preises auf dem Markt angepasst werden. Travel Manager sparen Zeit und erzielen Einsparungen bei Geschäftsreisen, ohne dabei die Einhaltung der Richtlinien zu vernachlässigen.

Erfahren Sie mehr über Einsparungen bei Geschäftsreisen von Egencia.

Sie interessieren sich für bessere Geschäftsreisemanagement-Lösungen? Dann kontaktieren Sie unser Team.