Corporate travel manager uses risk management tools
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Expedia Group optimiert globales Travel-Management mit Egencia

Unternehmen:
Expedia Group
Anzahl der Mitarbeiter:
27,000
Branche:
Reisen

Veröffentlicht: 24 September 2020

Weltweit suchen Reisende nach Angeboten bei der Expedia Group (EG), dem Mutterkonzern so bekannter Marken wie Expedia, Hotels.com, Orbitz, Travelocity und Egencia. Daher sind Reisen für Tausende von EG-Mitarbeitern Teil ihres Alltags. Da das Unternehmen Niederlassungen auf der ganzen Welt hat, benötigte es einen einheitlichen, optimierten Buchungsprozess, der für Effizienz und Sicherheit sorgt. Dafür wandte es sich an Egencia mit seinen modernen Lösungen für das Geschäftsreisemanagement.

Rationalisierung der weltweiten Geschäftsreiseabläufe für mehr Transparenz

Als die Expedia Group begann, ihr Geschäftsreiseprogramm zu verändern, war eines der Hauptziele die Konsolidierung der Abläufe. Wie bei vielen globalen Unternehmen waren die Prozesse uneinheitlich, was mehr manuelle Aufgaben und weniger Transparenz beim Geschäftsreisemanagement zur Folge hatte. „Eines unserer Hauptziele war die Konsolidierung der Points of Sale in unserem System. Unser Reiseprogramm war nämlich sehr stark fragmentiert. Jeder Geschäftsbereich nutzte mehrere Websites“, erklärt Corbie Brumbeloe, Director Global Procurement and Corporate Travel der Expedia Group.

„Da sich die Lösung von Egencia in unser Personalsystem einbinden ließ und wir so die Benutzerprofile automatisieren konnten, gelang es uns, die Zahl der Points of Sale von 65 auf 25 zu reduzieren“,

berichtet sie weiter. Schon diese Veränderung hilft dem EG-Team dabei, Entscheidungen auf der Grundlage erkennbarer Reisegewohnheiten zu treffen. So erhält das Team jetzt beispielsweise Benachrichtigungen, wenn jemand außerhalb der Richtlinie bucht, und diese Information lässt sich bis zum betroffenen Geschäftsbereich der jeweiligen Marke verfolgen, unabhängig davon, wo die Reise stattfindet.

Da derzeit aufgrund von COVID-19 sowieso kaum Reisen unternommen werden, arbeitet EG mit Egencia daran, weitere Geschäftsreise-Tools zu integrieren, um langfristige strategische Ziele zu erreichen sowie Einsparungen zu erzielen. 

„[Unser Account Manager] Jim hilft uns sehr dabei, unsere langfristigen Ziele nicht aus den Augen zu verlieren, und knüpft Kontakte zu den richtigen Mitarbeitern von Egencia. Da derzeit [aufgrund von COVID-19] keine Reisen stattfinden, befassen wir uns mit größeren Projekten wie Reisen zu Konferenzen oder Gruppenreisen. Das Egencia Consulting Team ist bei diesen Themen äußerst kompetent und wir arbeiten weiter mit ihm und unserem Account Manager an Verbesserungen“, so Brumbeloe.

Hohe Einsparungen dank neuer Travel-Management-Lösungen

Angesichts der Unsicherheit im Geschäftsreisesegment ist die Senkung der Kosten für Beschaffungsteams entscheidend, um die Vorgaben ihres Unternehmens einzuhalten. Dank der Tools und Systeme von Egencia verzeichnet die Expedia Group deutliche Einsparungen. „Als Teil des globalen Beschaffungsteams spielen Einsparungen für uns immer eine wichtige Rolle“, berichtet Brumbeloe. Im Jahr 2019 konnte EG beim Geschäftsreisemanagement Einsparungen in Höhe von 7 Millionen Dollar erzielen.

Laut Megan Reynolds, Global Corporate Travel Manager von EG, spielte dabei ein solideres Vertragsratenprogramm für Hotels eine entscheidende Rolle. „Dank unseres neuen Hotelbeschaffungsprogramms konnten wir deutliche Einsparungen erzielen. Vor der Zusammenarbeit mit dem Consulting Team von Egencia führten wir manuell Ausschreibungen durch und handelten Raten in wichtigen Städten aus, in die unser Team häufig reist“, erzählt sie.

„Das Egencia-Team hat bereits Vertragsraten, durch die wir viel Zeit und Geld sparen konnten. Außerdem wurden uns Hotels vorgeschlagen, mit denen wir bisher noch nicht verhandelt hatten, die aber unsere Kriterien erfüllten.“

„Weiteres Einsparungspotenzial bieten die Tools von Egencia zur Überwachung nicht genutzter Tickets“, erläutert Brumbeloe. „Vor COVID-19 war dies kein Thema, aber jetzt könnten sie uns teuer zu stehen kommen. Dank eines benutzerdefinierten Dashboards in Egencia Analytics Studio zur Nachverfolgung nicht genutzter Tickets können wir sicherstellen, dass Guthaben genutzt werden, und so unsere Verluste aufgrund von Stornierungen auf ein Minimum reduzieren. Diese Einblicke sind entscheidend, um zukünftige Kosten vorherzusehen.“

Optimierung der Standards für das Risikomanagement mit den Lösungen von Egencia für die Sicherheit der Reisenden

Neben der Nachverfolgung nicht genutzter Tickets zur Minimierung finanzieller Verluste erarbeitet EG gemeinsam mit Egencia als Reaktion auf COVID-19 außerdem hohe Standards für die Sicherheit der Reisenden. „Unser Account Manager hat uns über die Best Practices der Branche in dieser ungewöhnlichen Zeit informiert. Wir verlassen uns auf das Fachwissen von Egencia, damit wir über die richtigen Tools verfügen, sobald unser Team wieder auf Geschäftsreise geht“, so Reynolds.

Reynolds weiß, dass geeignete Tools für das Risikomanagement nicht das Einzige sind, was nötig ist, um das Vertrauen der Reisenden zu gewinnen. Dafür braucht es auch entsprechende Informationen. Daher erstellt sie diverse Infoseiten im unternehmenseigenen Intranet zu aktuellen Vorgaben der Behörden und Länder sowie zu Reiseeinschränkungen und Sicherheitsmaßnahmen. Diese enthalten auch Details zu den Sicherheitsstandards verschiedener Hotelketten. Sie sagt:

„Wir möchten, dass sich unsere Reisenden sicher fühlen, weil sie über ausreichende Informationen verfügen, um vor Reiseantritt fundierte Entscheidungen treffen zu können.“ 

Die aktuelle Situation zeigt auch sehr gut, warum das Ziel der Expedia Group, weltweit einheitliche Vorgehensweisen für Geschäftsreisen einzuführen, nicht nur aus Gründen der Effizienz, sondern auch der Sicherheit wichtig ist. „Indem wir sicherstellen, dass das gesamte Team in jeder Region denselben Prozess bei Egencia nutzt, können wir sowohl unsere Reiserichtlinie verwalten als auch das Wohlergehen der Reisenden gewährleisten. Wenn jemand außerhalb von Egencia bucht, verfügen wir nicht über dieselben Informationen und können nicht so effektiv mit dieser Person kommunizieren“, erläutert Brumbeloe.

Im Hinblick auf Reisen nach der Coronapandemie bedeutet die langfristige Investition in ein solides, modernes Geschäftsreiseprogramm für die Expedia Group, über umfassende Daten und benutzerdefinierte Berichte zu verfügen, um die Reiserichtlinie anpassen, die Sicherheitsstandards für Reisende optimieren und Einsparungsmöglichkeiten analysieren zu können.

„Die Pandemie hat das Thema Reisen intern in den Vordergrund gerückt und wir nutzen diese Zeit, um mit der Unternehmensführung darüber zu kommunizieren.“ Reynolds ergänzt:

„Da derzeit kaum Reisen stattfinden, ist dies eine gute Gelegenheit, die Grundlagen unseres Programms zu optimieren, beispielsweise im Hinblick auf die Sicherheit. Außerdem arbeiten wir mit dem Team von Egencia aktiv daran, Abläufe zu rationalisieren und die Sicherheit unserer Reisenden zu gewährleisten.“

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