Als Executive Assistant spielen Sie im Geschäftsreisemanagement möglicherweise eine entscheidende Rolle – mit Aufgaben, die von der Reisebuchung bis hin zur Überprüfung von Reisekostenabrechnungen reichen. Viele Mitarbeiter im administrativen Bereich verlassen sich auf Travel-Management-Unternehmen, um Zeit und Geld für ihr Unternehmen zu sparen (mehr darüber, was ein Travel-Management-Unternehmen ist, erfahren Sie hier).

Und wir wissen aus zuverlässiger Quelle, dass sie Egencia lieben! Deshalb haben wir die fünf Gründe zusammengestellt, warum Executive Assistants gerne mit uns als Buchungsplattform für Geschäftsreisen zusammenarbeiten.

1.) Mit Egencia können Sie Ihre Führungskräfte begeistern und beeindrucken

Wenn Sie derzeit Reisebuchungs- und Ausgabendaten in Excel-Tabellen speichern oder Reisedetails über mehrere Dateien verfolgen, kann es unter Umständen schwierig sein, zu ermitteln, wie viel Ihr Unternehmen für Reisen ausgibt.

Egencia erleichtert Ihnen diese Aufgabe, indem es alle Buchungsdaten von Reisekoordinatoren und Reisenden zusammenführt. Wir stellen Ihnen Daten zur Verfügung, denen Sie vertrauen können. Egencia Analytics Studio ermöglicht es Ihnen, Ihr Reiseprogramm besser zu verstehen und mithilfe von Datenvisualisierungen dynamische Berichte dazu zu erstellen.

Tour zu Einsparungen und Analysen

Egencia bietet Ihnen Zugang zu Berichten über Einsparungen und Trends, die Sie mit einem Knopfdruck herunterladen können. Bei regelmäßigen Überprüfungen entdecken Sie vielleicht neue, häufig genutzte Flugstrecken, die die Chance bieten, Rabatte, Upgrades oder Zusatzleistungen mit einer bestimmten Fluglinie oder der bevorzugten Hotelkette Ihrer Mitarbeiter auszuhandeln. Ihre Führungskräfte und die Mitarbeiter der Finanzabteilung werden die detaillierten Einblicke, die Sie bieten können, zu schätzen wissen. Ganz zu schweigen davon, dass das automatisierte Buchungstool für Geschäftsreisen die Genauigkeit der Reisekostenabrechnung verbessert, sodass Ihr Unternehmen Erstattungen schneller bearbeiten kann.

2.) Mit Egencia sparen Sie Zeit

Wussten Sie, dass es durchschnittlich 13,6 Stunden dauert, eine Reise zu buchen, wenn die Kosten manuell von Reisenden, Genehmigern, Prüfern und Mitarbeitern der Buchhaltung bearbeitet werden? Mit Egencia dauert es nur vier Minuten für Hotels und fünf Minuten für Flüge, Mietwagen und Bahnfahrten! Sie müssen nicht mehr Stunden damit verbringen, Reisen zu planen, die Präferenzen Ihrer Reisenden herauszufinden, Reisepläne genehmigen zu lassen, Kosten einzureichen oder Buchungen zu ändern. So haben Sie mehr Zeit für Ihre Arbeit.

Ein Executive Assistant eines weltweit tätigen Fertigungsunternehmens verriet uns die Vorteile einer Partnerschaft mit Egencia, nachdem man im Unternehmen jahrelang mit dem zeitraubenden Hin und Her bei der Zusammenarbeit mit einem Offline-Reisebüro zu kämpfen hatte. „Sich einfach anmelden und dann Flüge, Hotels und Mietwagen auswählen zu können und alle erhalten eine E-Mail mit dem Reiseplan – das war ein echter Game Changer.“

Durch die Zusammenarbeit mit Egencia erhält man weit mehr als nur Zugang zu günstigeren und besseren Reiseangeboten.

Nachfolgend finden Sie einige der zeitsparenden Vorteile, die Sie durch die Nutzung eines Buchungstools für Geschäftsreisen genießen können:

• Ein intuitiver Buchungsvorgang, der nicht umständlich ist und in allen Kanälen und Regionen gleich funktioniert. Ein Kunde von Egencia beschreibt die Buchung über die Website bzw. die App so: „Wenn man es ein paarmal gemacht hat, ist es wirklich ganz einfach.“ Daher verzeichnen die Kunden von Egencia weltweit eine durchschnittliche Online-Buchungsrate von 95 % (98 % in Nordamerika). Auch wenn Sie nicht Reisen für Führungskräfte buchen, können Sie die Buchungsinformationen von Mitarbeitern erfassen, die Reisen für sich selbst buchen.
• An den Bedürfnissen der Reisenden orientierte Suchergebnisse, die nicht einfach die günstigsten Angebote zeigen, sondern die, die am besten bestimmten Reisenden passen. Egencia nutzt maschinelles Lernen, um die bisherige Auswahl der Reisenden sowie ihrer Kollegen zu berücksichtigen und so die am besten passenden Ergebnisse als Erstes zu präsentieren. So finden die Reisenden das gewünschte Angebot in der Regel ganz oben in der Liste und müssen nicht durch mehrere Seiten scrollen. Auch bevorzugte Hotels und Fluglinien können einbezogen werden. Integrierte Hinweise können Ihnen und anderen Mitarbeitern helfen, die richtigen Buchungsentscheidungen zu treffen.
• Optimierte Reisekostenabrechnung für Sie und Ihre Reisenden – Mit Egencia gehört die gefürchtete Papierflut der Reisebelege der Vergangenheit an. Reisende können alle zusätzlichen Reisebelege erfassen, sie an ihren Reiseplan anhängen Reisekostenabrechnungen erstellen und einreichen – direkt von ihrem Handy aus. Vorgesetzte können diese dann mit einem einfachen Klick genehmigen. Alle Daten – offline, online und benutzerdefiniert – werden an ein Kostenmanagementsystem weitergeleitet, um einen einfachen, optimierten Erstattungsablauf zu ermöglichen.

3.) Egencia verbessert die Benutzererfahrung für Ihre Reisenden

Egencia setzt den Schwerpunkt auf die Bereitstellung einer nahtlosen und individuell angepassten Reiseerfahrung. Die Plattform bietet eine Reihe von Funktionen, die auf die Bedürfnisse der Reisenden zugeschnitten sind, wie z. B. den mobilen Zugriff auf Reisepläne, Echtzeit-Reisewarnungen und die Integration in Reise-Apps. Mit diesen Funktionen erhalten Ihre Führungskräfte die Informationen, die sie unterwegs benötigen – damit Sie sich nicht selbst darum kümmern müssen. Darüber hinaus können Reisende durch die Integration von Treueprogrammen in Egencia Prämien und Vorteile bei bevorzugten Anbietern sammeln und so ihre Reisen aufwerten.

Reisende können auch unterwegs über die Egencia-App einchecken und ihre Reise einfach verwalten. Unter anderem haben Sie:

• Die Möglichkeit, jeden Teil ihrer Reise zu sehen, zu ändern und zu stornieren. Reisende müssen nie warten, um Maßnahmen zu ergreifen.
• Eine virtuelle Chat-Funktion, über die Reisende schnell und einfach von unterwegs Antworten auf ihre Fragen erhalten, auch speziell zu ihrem Reiseplan. Über den virtuellen Chat können Reisende Fragen in einfacher Sprache stellen und erhalten kontextbezogene Optionen, die ihnen die gewünschte Antwort liefern.
• Transferangebote und mehr in der App, damit Ihre Reisenden direkt bei der Ankunft alle Optionen und Informationen, die sie brauchen, zur Verfügung haben. Die Egencia-App bietet Reisenden wichtige Informationen zum Beispiel zu Fahrgemeinschaften und öffentlichen Verkehrsmitteln, Reisezeiten, Hygienevorschriften im Hotel oder Öffnungszeiten von Restaurants.

4.) Mit Egencia spart Ihr Unternehmen Geld

Vielleicht sorgen Sie sich um die Kosten für die Einführung eines Buchungstools für Geschäftsreisen, wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, das mehr mit weniger Mitteln mehr erreichen soll. In einem kürzlich in der Harvard Business Review erschienenen Bericht gaben 51 % der Führungskräfte an, dass ihr Unternehmen dank ihres neuen Ansatzes für das Reisemanagement im letzten Jahr die Kontrolle über die Ausgaben beibehalten und die Kosten für Geschäftsreisen senkt konnten.

Egencia bietet eingebaute Sparmechanismen, die das Wohlbefinden der Reisenden nicht beeinträchtigen. Das Tool unterstützt Executive Assistants bei der Durchsetzung von Reiserichtlinien, indem Sie individuelle Reiserichtlinien einrichten können, die sicherstellen, dass die Reisenden die Unternehmensrichtlinien einhalten. Außerdem bietet es einen Überblick über die Reisekosten und ermöglicht so ein besseres Kosten- und Budgetmanagement.

Mehr darüber, wie Egencia die Kosten bei jedem Schritt der Reise reduziert, erfahren Sie in unserem aufgezeichneten Webinar: Steigern Sie Ihren ROI für Geschäftsreisen.

5.) Eine Partnerschaft mit Egencia bedeutet, dass Sie nicht mehr auf den letzten Drücker zur Stelle sein müssen

Dafür zu sorgen, dass Ihre Reisenden über verschiedene Zeitzonen hinweg sicher und wie vorgesehen ihr Ziel erreichen, kann manchmal ein Vollzeitjob sein, insbesondere wenn es sich um internationale Geschäftsreisen handelt. Mit Egencia müssen Sie keine reisebezogenen Anrufe mehr nach Feierabend entgegennehmen. Die App bietet den Reisenden rund um die Uhr Unterstützung und gibt Ihnen und Ihren Führungskräften ein beruhigendes und sicheres Gefühl. Ganz gleich, ob Änderungen in letzter Minute, Notfälle oder Probleme bei der Reiseplanung – Egencia sorgt für einen reibungslosen Reiseablauf und minimiert Störungen oder Verspätungen.

Egencia kann zudem rund um die Uhr als persönlicher Assistent in bis zu 60 Sprachen einspringen. Das Letzte, was Sie möchten, ist, alles stehen und liegen lassen zu müssen, um einen Flug und ein Hotel umzubuchen, wenn ein Reisender unterwegs Verspätung hat. Ein großer Vorteil einer Partnerschaft mit Egencia ist, dass die Reisenden in wenigen Minuten mit einem Reiseberater sprechen können, der Zugang zu ihrem Reiseplan hat. Dies ist gerade für Personen, die weniger technisch versiert sind, eine großartige Funktion.

Egencia bietet Executive Assistants eine leistungsstarke und effiziente Travel-Management-Lösung. Von der Buchung von Flügen, Hotels und Bodentransportmitteln bis hin zur Verwaltung von Reiseplänen, Ausgaben und Berichten – Egencia bietet eine Komplettlösung für alle reisebezogenen Belange. Dieser zentralisierte Ansatz spart Zeit und vereinfacht die mit Geschäftsreisen verbundenen administrativen Aufgaben. Durch die Entscheidung für Egencia können sich Executive Assistants auf strategische Aufgaben konzentrieren und zum Erfolg des Reiseprogramms ihres Unternehmens beitragen.