Von Lucia Sandin, Senior Manager für Produktmarketing

Reisegenehmigungen stehen für Travel Manager wieder fest auf der Tagesordnung. Nun, da sich die Situation in der Reisebranche wieder entspannt hat, ist es zunehmend schwierig und zeitaufwendig, einen Reisegenehmigungsprozess einzurichten, der die sich wandelnden Bedürfnisse eines Unternehmens akkurat abdeckt. Vor diesem Hintergrund bietet sich Travel Managern eine neue Chance, ihre Genehmigungsprozesse zu verfeinern. 

Genehmigungsprozesse datenbasiert individualisieren

Die Einrichtung eines Reisegenehmigungsprozesses ist von jeher mit zahlreichen Vorzügen verbunden. Zu diesen zählen mehr Transparenz sowie stärkere Kontrolle über Reisen, die nicht Ihren Richtlinien entsprechen. Nicht immer ist es jedoch klar ersichtlich, wofür und in welchen Fällen eine Genehmigung erforderlich ist. Daher stellen die Kunden von Egencia häufig die Frage: „Wie gehen andere, ähnliche Unternehmen hier vor? Sollen wir einen Genehmigungsprozess für Flug-, Hotel-, Mietwagen- oder Zugbuchungen einrichten?“

Mit dem neuen Empfehlungstool für Reisegenehmigungen beantwortet Egencia diese Fragen und vereinfacht die Einführung von Genehmigungsprozessen. Es beruht auf einem maschinellen Lernverfahren, das Unternehmen berücksichtigt, deren Anzahl der Reisenden, Branche, geografischer Standort, projizierte jährliche Reiseausgaben und Genehmigungsprozesse Ihrem Unternehmen ähneln. Anhand dieser Daten werden die optimalen Genehmigungseinstellungen für Ihr Unternehmen bestimmt. Die Empfehlung ist optional – Sie können sie also annehmen oder ablehnen.

Die Stärke unseres maschinellen Lernverfahrens für dieses Tool liegt in der riesigen Datenmenge, auf die Egencia zurückgreifen kann. Im Rahmen von 65.000 Genehmigungsworkflow-Kombinationen auf der Plattform von Egencia haben wir die Genehmigungseinstellungen von über 2.000 Kunden auf der ganzen Welt untersucht und Muster ermittelt, wie Kunden heute Reisegenehmigungen handhaben. Außerdem zeigt Ihnen das Tool detailliert auf, warum Sie eine bestimmte Empfehlung erhalten haben, um Ihnen ein Verständnis dafür zu vermitteln, welche Daten den größten Einfluss auf eine bestimmte Genehmigungseinstellung hatten.

„Travel Manager fragen uns häufig nach den Best Practices für Genehmigungen und wollen wissen, ob in ihrer jeweiligen Branche oder Region eine Genehmigung überhaupt notwendig ist. Unser Ziel ist, ihnen diese Ermittlung zu erleichtern und ihnen die Genehmigungseinstellungen zu empfehlen, die am besten auf das jeweilige Unternehmensprofil abgestimmt sind.“
– Palak Khantal, Produktmanager bei Egencia

Genehmigungskonfiguration mit nur einem Klick

Nun können Sie also Genehmigungen für Ihr Reiseprogramm einrichten in der Gewissheit, dass Ihr Prozess auf Praktiken beruht, die sich für ähnliche Unternehmen bewährt haben. Nachdem Sie die Empfehlung angenommen haben, wird sie automatisch auf Ihren Standardworkflow angewendet. Ziel des Tools ist es, sowohl bei der Auswahl des richtigen Genehmigungsprozesses als auch beim manuellen Erstellen des Genehmigungsworkflows für Zeiteinsparungen zu sorgen. Wenn Sie die Empfehlung zum Genehmigungsworkflow annehmen, wird die Änderung direkt für alle neuen Buchungen in Ihrem Unternehmen übernommen – ob online, offline oder per App.

Weitere Funktionen in Planung

Dies ist nur eine der Arten, wie Egencia die Genehmigung von Geschäftsreisen vereinfacht. Noch in diesem Jahr werden Reisende und jene, die Reisen auf der Plattform von Egencia genehmigen, Reisen auch über die professionelle Zusammenarbeitsplattform Slack beantragen und genehmigen können. Dieses Projekt befindet sich derzeit in der Pilotphase.
Eine Integration dieser Aufgabe in ein einfaches und mobiles Tool, das tagtäglich von Tausenden von Unternehmen verwendet wird, sorgt für ein reibungsloses Genehmigungsverfahren. Diese neuen Funktionen sollen Sie und Ihr Unternehmen bei der Reisegenehmigung unterstützen – ohne das Kopfzerbrechen, das damit häufig verbunden ist.