Angesichts der heutigen komplexen Anforderungen an Geschäftsreisende ist es wichtig, sie umfassend zu unterstützen. Dazu gehört, ihnen sämtliche Informationen für fundierte Entscheidungen zur Verfügung zu stellen, insbesondere wenn es um ihre Sicherheit geht. Ein weiterer wichtiger Aspekt sind möglichst reibungslose Abläufe – von der Buchung über die Gewährleistung des Wohlergehens der Reisenden unterwegs bis zur sicheren Rückkehr.

Sehen Sie sich die folgende Checkliste an oder laden Sie sie herunter, um sicherzugehen, dass Sie alles Wichtige berücksichtigen.

1. Drei einfache Möglichkeiten, Reisende bei der Einhaltung Ihrer Reiserichtlinie zu unterstützen, indem sie richtlinienkonforme Reisen buchen

   Zweifellos ist es für Ihr Unternehmen wichtig, eine klare Richtlinie zu haben, die seine Ziele im Hinblick auf Einsparungen, das Risikomanagement bei Geschäftsreisen und auch Nachhaltigkeit widerspiegelt. Wenn die Einhaltung der Richtlinien für die Reisenden jedoch mühsam ist, ist das ganze Unterfangen von vornherein zum Scheitern verurteilt.

   1. Moderne, intuitive Benutzererfahrung – Damit Ihre Richtlinie eingehalten wird, sollten Sie zuerst einmal sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter Reisen über Egencia buchen. Das erreichen Sie am besten, indem Sie ihnen eine Benutzererfahrung bieten, die ihnen vertraut und einfach zu bedienen ist. Geschäftsreisen sollten sich so unkompliziert buchen lassen wie Urlaubsreisen.
   2. Nahtlose, geräteübergreifende Integration – In unserem mobilen Zeitalter ist es wichtig, Ihren Reisenden die nahtlose Nutzung von Angeboten zu ermöglichen, ob auf dem Desktop, dem Tablet oder dem Smartphone. So bleiben sie über jedes Gerät verbunden und auf dem aktuellen Stand.
   3. Auf die Bedürfnisse der Reisenden zugeschnittene Suchtechnologie – Ihre Reisenden sollten bei der Buchung nicht unzählige Seiten an Suchergebnissen durchgehen müssen. Diese Aufgabe können sie dem Buchungstool von Egencia überlassen. Unsere Smart Mix-Technologie beispielsweise priorisiert die Suchergebnisse basierend auf der intelligenten Gewichtung von Variablen wie Zwischenstopplänge und Gepäckkosten. Außerdem nutzt sie maschinelles Lernen, um die Leistung anhand der bisherigen Auswahl der Reisenden und ihrer Kollegen weiter zu verbessern. So finden Ihre Reisenden den passenden Flug oder das ideale Hotel mit größerer Wahrscheinlichkeit bereits auf Seite 1 der Suchergebnisse, wodurch sie sich Zeit und Mühe sparen.

2. Drei Möglichkeiten, Stornierungen, Erstattungen und Umbuchungen ganz einfach online zu verwalten

   Angesichts sich dynamisch entwickelnder Situationen ist es für Reisende wichtig, Änderungen am Reiseplan unterwegs unkompliziert vornehmen zu können. Egencia bietet Ihnen hier drei grundlegende Services:

   1. Reisen über jedes Gerät stornieren und umbuchen – Ihre Reisenden sollten in der Lage sein, einen Flug, Mietwagen oder ein Hotel über jedes Gerät zu stornieren bzw. umzubuchen, und sich darauf verlassen können, dass sich Egencia um die Gutschrift oder Rückerstattung kümmert. Eine Optimierung dieser Abläufe spart Ihren Reisenden Zeit und Mühe, wenn sich Pläne ändern.
   2. Online Flüge gebührenfrei umbuchen oder nicht genutzte Tickets für neue Buchungen verwenden – Wenn Ihre Reisenden einen Flug aufgrund von Planänderungen stornieren müssen, sollten sie sich nicht auch noch um den Erhalt eines Gutscheins kümmern oder komplizierte Verfahren zur Nutzung ungenutzter Tickets für neue Buchungen durchlaufen müssen. Bei über Egencia gebuchten Reisen werden nicht genutzte Tickets zusammen mit der Möglichkeit, sie für zukünftige Buchungen zu verwenden, direkt in den Suchergebnissen angezeigt.
   3. Intuitive Online-Hilfe für sämtliche Details – Über eine Rückruffunktion wie die Hilfe von Egencia (in den USA) können Ihre Reisenden mit nur einem Klick einen Rückruf durch einen Reiseberater anfordern, der ihnen innerhalb weniger Minuten bei Stornierungen, Erstattungen und Umbuchungen hilft.

3. Drei Möglichkeiten, Ihren Reisenden dabei zu helfen, fundierte Buchungsentscheidungen zu treffen

   Damit Sie das Wohlergehen der Reisenden gewährleisten und Ihrer Sorgfaltspflicht nachkommen können, ist es heute besonders wichtig sicherzustellen, dass diese über die nötigen Sicherheitstipps verfügen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Dafür sind die folgenden drei Punkte entscheidend:

   1. Reisehinweise in Bezug auf COVID-19 – Da sich die Einreisebeschränkungen und Quarantänevorschriften von Ländern, Regionen und sogar Städten immer wieder ändern, ist es für Reisende wichtig, eine zuverlässige Quelle mit Informationen über pandemiebezogene Einschränkungen und Richtlinien zu haben. Reisende können in Egencia® Travel Advisor ihren Abflug- und Zielort eingeben und erhalten aktuelle Angaben zu Reisebeschränkungen, Einreisebestimmungen, Quarantäneregeln nach der Ankunft, erforderlicher persönlicher Schutzausrüstung sowie notwendigen medizinischen Dokumenten. Zuverlässige Informationen speziell für ihren Reiseplan geben Ihren Reisenden Sicherheit.
   2. Hygienesymbole auf dem Buchungsbildschirm – Viele Anbieter setzen umfassende Gesundheits- und Hygienemaßnahmen um und manche erarbeiten sogar zusammen mit Behörden und Branchenverbänden Best Practices. Diese Unternehmen können nun Informationen zu ihren Maßnahmen und entsprechende Symbole direkt in Egencia hochladen, damit sie Reisenden während der Buchung angezeigt werden. Dank dieser Transparenz im Buchungsprozess können Reisende die angebotenen Möglichkeiten besser einschätzen und Entscheidungen treffen, bei denen sie ein gutes Gefühl haben.
   3. Direkt eingebundene richtlinienbezogene Einschränkungen – Relevante Informationen für Reisende sind wichtig. Ebenso wichtig ist es jedoch, bestimmte Reiseziele oder Handlungen einschränken zu können, indem Sie Ihre Reiserichtlinie direkt im Buchungstool aktualisieren. Dabei kann es darum gehen, Reisen zu bestimmten Zielen aufgrund eines Krankheitsausbruchs zu unterbinden oder die Zahl der auf einem Flug zugelassenen Reisenden zu beschränken. Davon betroffene Angebote werden bei der Buchung dann als außerhalb der Reiserichtlinie gekennzeichnet.

4. Drei Möglichkeiten, Ihren Reisenden zuverlässigen Support und Hilfe im Notfall zu bieten

   Egal, wie sorgfältig wir planen – unterwegs kann immer etwas schiefgehen. Sie sollten Reisenden heute mehr denn je das Gefühl geben, dass sie die nötige Unterstützung erhalten und ihr Wohlergehen gewährleistet ist.

   1. Benachrichtigungen über Störungen des Flugbetriebs in Echtzeit – Reisende müssen unterwegs sofort über mögliche Störungen informiert werden, sei es ein stornierter Flug, schlechtes Wetter am Zielort oder ein anderes Szenario. Egencia sendet Reisenden über die App Echtzeit-Warnungen, die auch auf der Homepage und auf der Seite „Meine Reisen“ angezeigt werden.
   2. Persönliche Hilfe rund um die Uhr, sieben Tage die Woche – Apps sind zwar eine hervorragende Unterstützung für Ihre Mitarbeiter, aber es gibt Situationen, in denen ein menschlicher Kontakt nötig ist, um Sicherheit zu vermitteln und eine Lösung zu finden. Egencia hat Tausende erfahrener Reiseberater, die mehr als 32 Sprachen sprechen und Ihren Reisenden in 60 Ländern rund um die Uhr, sieben Tage die Woche zur Verfügung stehen.
   3. Leicht zu erreichende Hilfe – Wenn Reisende unterwegs Probleme haben, möchten sie nicht erst lange nach der Telefonnummer des Supports suchen müssen. Sie sollten schnell und einfach Hilfe bekommen. Reisende in den USA können in der Egencia-App auf die Hilfe-Schaltfläche tippen und erhalten dann in der Regel nach weniger als zwei Minuten einen Rückruf von einem unserer Reiseberater.

5. Drei Möglichkeiten, wie Egencia Ihren Reisenden solide Zahlungs- und Rückerstattungsoptionen bietet, um die Begleichung von Reisekosten zu vereinfachen

   Die Gewährleistung des Wohlergehens Ihrer Reisenden endet nicht mit der Heimkehr, denn noch müssen die Reisekosten abgerechnet werden. Egencia unterstützt Ihr Geschäftsreisemanagement-Programm im Hinblick auf Zahlungen folgendermaßen:

   1. 1. Zentrale Zahlungslösung – Dank zentraler Bezahlung oder virtueller Karten müssen Ihre Reisenden weniger auslegen. Egencia arbeitet mit Conferma, einem führenden Finanzdienstleistungsunternehmen, zusammen und bietet seinen Kunden Client Central Payment für Hotels an. So müssen die Reisenden nicht auf eine Rückerstattung ihrer Auslagen warten.
   2. 2. Zentralisierte Rechnungen für jeden Reiseplan – Wenn Reisende doch eine Reisekostenabrechnung einreichen müssen, präsentiert Egencia (falls es Merchant of Record ist) sämtliche Rechnungen zu einem Reiseplan auf einem Bildschirm. Dies spart den Reisenden Zeit und Mühe und ermöglicht eine schnellere Einreichung von Erstattungsanträgen.
   3. Einbindung in Anwendungen für das Kostenmanagement – Egencia integriert Transaktionen aus unserem Buchungstool in einige der wichtigsten Anwendungen für das Kostenmanagement. So lassen sich Reisekostenabrechnungen und Rückerstattungen weiter automatisieren.