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Internationale Geschäftsreisen

Posted: 26 November 2021
International business travel

Viele Unternehmen in Deutschland sind global tätig und sehen sich als Teil der internationalen Wirtschaft vor der Herausforderung, in anderen Ländern auf der ganzen Welt Geschäfte zu machen.

Weltweites Reisen ist nicht ohne Risiken. Zudem hat die Coronapandemie bei der Organisation von Geschäftsreisen und der Gewährleistung der Sicherheit der Mitarbeiter ganz neue Probleme aufgeworfen. Auf viele davon waren einige Unternehmen nicht vorbereitet.

Mit dem erneuten Aufschwung der weltweiten Geschäftsreisetätigkeit suchen Mitarbeiter und Unternehmen nach Wegen, um weiterhin international geschäftlich zu reisen, und zwar sicher und dynamisch. Sie möchten sicherstellen können, dass auf Änderungen im Handumdrehen effektiv reagiert werden kann, ohne dass Kosten für Umbuchungen oder Stornierungen fällig werden.

Die Risiken internationaler Geschäftsreisen

Internationale Geschäftsreisen sind – genau wie Urlaubsreisen – nicht ohne ein gewisses potenzielles Risiko. Obwohl die meisten Geschäftsreisen reibungslos ablaufen, ist es immer eine gute Idee, auf das Schlimmste vorbereitet zu sein.

Zu den Reiserisiken, auf die Reisende achten müssen, gehören der sichere Aufenthalt an unbekannten Orten, die sichere Aufbewahrung von Reisedokumenten und – dies hat in letzter Zeit an Bedeutung gewonnen – die Aufrechterhaltung der Gesundheit.

Andere Risiken, die sich auf internationale Geschäftsreisen auswirken, sind kurzfristige Änderungen des Zeitplans durch z. B. Stornierungen und Probleme bei Buchungen. Moderne Geschäftsreisende benötigen eine Reihe dynamischer Richtlinien und zuverlässiger Tools, um sicherzustellen, dass sie schnell auf alle auftretenden Herausforderungen reagieren können.

Die gute Nachricht: Es gibt vieles, das ein Unternehmen tun kann, um Problemen bei internationalen Reisen zu vermeiden und die Gesundheit und Sicherheit seiner Mitarbeiter auf Geschäftsreisen zu gewährleisten.

Eine der wesentlichen Verbesserungen, die Unternehmen an ihrem Geschäftsreiseprogramm vornehmen können, um den Großteil dieser potenziellen Probleme beim Reisen zu entschärfen, ist eine effektive Reiserichtlinie.

So können sich internationale Geschäftsreisende schützen

Für Auslandsreisen bietet sich eine Reiseschutzrichtlinie an, die mögliche Probleme abdeckt. Als Geschäftsreisender deckt Ihre persönliche Reiseversicherung möglicherweise Geschäftsreisen ab, aber es lohnt sich, die Police Ihres Anbieters vor der Reise zu überprüfen, um teure Fehler zu vermeiden. Das Unternehmen, für das Sie arbeiten, kann Sie auch im Rahmen eines Reiseschutzes für Geschäftsreisen absichern, aber Sie sollten sich auch in diesem Fall bei Ihrem Arbeitgeber erkundigen, was versichert ist und was nicht. Denken Sie beispielsweise immer an eine gültige Krankenversicherung, die im Krankheitsfall und bei Unfällen greift.

Wir empfehlen außerdem, sich mit dem Standort der nächstgelegenen deutschen Botschaften vertraut zu machen, damit Sie bei Bedarf, z. B. wenn Sie wichtige Dokumente wie Ihren Reisepass verlieren, wissen, wohin Sie sich wenden können.

Auch wenn ihre Mitarbeiter in Bezug auf die Reisesicherheit ganz pragmatisch sind, haben Arbeitgeber eine Sorgfaltspflicht gegenüber ihrem Personal. Das bedeutet, dass Sie als Unternehmen möglicherweise nach Möglichkeiten suchen, Ihre Mitarbeiter zu schützen, wenn sie geschäftlich unterwegs sind. Letztlich lässt sich dies am besten durch die Einführung eines umfassenden Programms für Risikomanagement bei Geschäftsreisen und die Erstellung von Reiserichtlinien erreichen, die ihre Einhaltung und die Sicherheit von Reisenden gewährleisten.

Der Einfluss der Coronapandemie auf globale Geschäftsreisen

In den letzten Jahren hat die COVID-19-Pandemie bei internationalen Reisen für große Probleme gesorgt. Selbst im Inland hatten Vielreisende beim Besuch von Kunden oder anderer Unternehmen mit je nach Bundesland unterschiedlichen Einschränkungen und Herausforderungen zu tun.

Wer geschäftlich ins Ausland reisen wollte, musste sich an vielen Orten mit Reisebeschränkungen auseinandersetzen, die nicht unbedingt notwendige Reisen unterbinden sollten. Dank des Corona-Impfstoffs wurden einige dieser Reisebeschränkungen aufgehoben und es werden wieder Reisepläne gemacht.

Bei Auslandsreisen empfiehlt es sich, sich über die Situation im jeweiligen Zielland zu informieren, um sicherzugehen, dass Sie bei Ihrer Reise alle Einschränkungen erfüllen. Mithilfe des Egencia® Travel Advisor können Sie schnell und einfach herausfinden, was es an verschiedenen Standorten weltweit zu beachten gilt. Zusätzlich bietet er Informationen zu Reisewarnungen während der Coronapandemie, einschließlich Vorschriften am jeweiligen Reiseziel sowie Richtlinien zu Gesundheit und Sicherheit.

Vorteile internationaler Geschäftsreisen

Obwohl die Anzahl an Geschäftsreisen in den letzten Jahren zurückgegangen ist, suchen viele Unternehmen auch mit dem Ziel, ihren CO₂-Ausstoß zu senken, nach Möglichkeiten, um möglichst wenig teure (und emissionserzeugende) Geschäftsreisen zu machen. Während einige Besprechungen per Videokonferenz abgehalten werden können, kann es jedoch schwierig oder sogar unmöglich sein, bestimmte Geschäftsvorgänge virtuell durchzuführen. Oft muss man einfach vor Ort sein!

Persönliche Gespräche mit Kollegen oder Kunden haben einige Vorteile. Dazu gehören:

Körpersprache lesen. Bei virtuellen Gesprächen können nonverbale Hinweise untergehen. Menschen haben die Fähigkeit, subtile Mikroexpressionen ihrer Mitmenschen wahrzunehmen und darauf zu reagieren. Dies kann zu Ihrer Wettbewerbsfähigkeit beitragen und Ihnen beim Abschluss von Geschäften helfen, die Ihnen andernfalls entgehen könnten, wenn diese Mikroausdrücke nicht aufgegriffen werden – was virtuell schwer zu bewerkstelligen ist!

Beziehungen aufbauen. Viele Kunden bevorzugen persönliche Treffen, da es im Geschäft oft nicht nur darum geht, was Sie als Unternehmen anbieten können, sondern auch um Beziehungen und das Finden von Menschen und Unternehmensphilosophien, die in Synergie miteinander stehen. Dies ist im direkten persönlichen Austausch viel einfacher, wo Smalltalk und natürlichere Interaktionen zwischen Menschen und Teams stattfinden können.

Konzentration verbessern. Bei persönlichen Gesprächen haben Sie in der Regel die volle Aufmerksamkeit Ihrer Gegenüber. Bei Videotelefonaten stellen Sie möglicherweise fest, dass die Teilnehmer der Besprechung nicht so viel Aufmerksamkeit schenken. Vielleicht nutzen sie Social Media, beantworten E-Mails oder sind einfach nicht ganz bei der Sache. Bei persönlichen Gesprächen ist dies deutlich unwahrscheinlicher.

Einfacherer Umgang mit unterschiedlichen Zeitzonen. Internationale Geschäfte können über viele verschiedene Zeitzonen hinweg stattfinden. Bei der Organisation eines (Video-)Telefonats muss möglicherweise irgendjemand eine Einladung außerhalb der regulären Arbeitszeiten unterbringen, zu einem möglicherweise ungünstigen Zeitpunkt. Bei globalen Unternehmen kann dies bedeuten, dass jemand sehr früh am Morgen oder sehr spät in der Nacht an einer Besprechung teilnehmen muss. Wenn Teilnehmer müde sind, kann dies die Produktivität und Leistungsfähigkeit beeinträchtigen. Außerdem kann das Interesse daran steigen, das Meeting möglichst schnell zu beenden, und dieses deswegen überstürzt zu Ende gebracht werden.

Bei persönlichen Treffen spielen Zeitzonen keine Rolle, da alle den gleichen Zeitplan haben. Natürlich kann ein internationaler Flug den gefürchteten Jetlag mit sich bringen, aber dies kann durch eine entsprechende Flugplanung und ausreichende Ruhezeiten ausgeglichen werden.

Auch für den einzelnen Geschäftsreisenden haben Auslandsreisen Vorteile. Zum Beispiel kann es einen Job interessanter und ansprechender machen, neue Kulturen und Orte erkunden zu können.

Internationale Reisen können einen Job abwechslungsreicher machen, da Reisende oft Neues erleben und tun sowie neue Leute kennenlernen. Für viele Mitarbeiter ist dies genau das, wonach sie bei einer Position suchen. So kann Reisen auch zu zufriedeneren Mitarbeitern führen. Wenn der Alltag eines Mitarbeiters auf Telefon- oder Videokonferenzen und Homeoffice oder die Arbeit von einem Satellitenbüro aus beschränkt ist, kann Langeweile aufkommen. Internationale Reisen sind eine Möglichkeit, dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter engagiert und zufrieden bleiben und vor allem effizient und effektiv arbeiten.

Dank der Möglichkeit, Laptops und Mobile-Computing-Geräte auf Reisen (auch auf Flugreisen) zu verwenden, reduzieren sich die Ausfallzeiten der Mitarbeiter deutlich. In vielen Fällen können Mitarbeiter auch auf einem Langstreckenflug arbeiten.

Internationales Geschäftsreisemanagement

Einige Unternehmen überlassen die Buchung internationaler Reisen ihren Mitarbeitern, aber dies ist sowohl aus Zeit-, als auch aus Kostengründen nicht immer die beste Option.

Deswegen arbeiten viele Unternehmen mit Geschäftsreisemanagement-Unternehmen wie Egencia zusammen, um Geschäftsreisen zu vereinfachen und optimieren. Egencia hilft Unternehmen dabei, Reiserisiken zu verwalten und das Wohlbefinden der Reisenden zu gewährleisten, unabhängig von ihrem Ziel. Egencias Travel-Management-Lösungen unterstützen außerdem Ihr Geschäft und helfen bei der Zukunftsplanung.

Sie können für Ihre Mitarbeiter Reiserichtlinien festlegen und mithilfe unserer Tools und Services zum Risikomanagement bei Geschäftsreisen mit Ihrem Team weltweit in Kontakt bleiben, um es unterwegs auf dem Laufenden zu halten und für seine Sicherheit zu sorgen.

Die Zukunft internationaler Geschäftsreisen

Im Hinblick auf internationale Geschäftsreisen hält die Zukunft interessante Herausforderungen für Travel Manager bereit. Die Coronapandemie hat deutlich gemacht, dass geschäftlich Reisen dynamisch sein muss. Wenn Sie Ihr Geschäftsreiseprogramm selbst verwalten, kann sich dies als schwierig erweisen. Deswegen wenden sich viele Unternehmen an Egencia, um dabei Unterstützung zu erhalten.

Neben mehr dynamischen Geschäftsreiselösungen suchen viele Unternehmen nach Möglichkeiten, um ihren CO₂-Fußabdruck zu reduzieren. Dies rückt Bereiche wie Geschäftsreisen, vor allem internationale Geschäftsreisen, ins Rampenlicht, da hier Chancen zur Verbesserung der CO₂-Bilanz bestehen. Hier kommt Egencias Reiserichtlinienverwaltung ins Spiel, dank der Sie neben der ausschließlichen Buchung von Direktflügen auch sicherstellen können, dass umweltfreundliche Reiseoptionen häufiger genutzt werden.

Egal, ob Sie nach dynamischen Geschäftsreiselösungen suchen, Hilfe bei der Erstellung von Reiserichtlinien für Ihre Mitarbeiter benötigen oder Ihren CO₂-Fußabdruck reduzieren möchten, wir können Sie bei der Optimierung Ihrer internationalen Reisen unterstützen. Besuchen Sie Egencia.com, um herauszufinden, wie Ihre globalen Reisen mit unserer Unterstützung noch reibungsloser ablaufen.

Sie interessieren sich für bessere Geschäftsreisemanagement-Lösungen? Dann kontaktieren Sie unser Team.