Traditionell stand bei Geschäftsreisen das Umsatzwachstum für Unternehmen im Vordergrund. Doch die sich verändernden Bedürfnisse einer hybriden Belegschaft erfordern eine neue Denkweise. Harvard Business Review Analytic Services hat in Zusammenarbeit mit American Express Global Business Travel eine Umfrage unter 425 Teilnehmern an internen Geschäftsreiseprogrammen des Unternehmens durchgeführt, um herauszufinden, wie sie Geschäftsreisen nutzen, um den Erfolg durch internes Engagement zu steigern.^[1]

Die Umfrage befasste sich mit folgenden Themen:

• Warum die jüngsten Veränderungen im hybriden Arbeitsmodell den Bedarf an Vernetzung verstärken.
• Wie Unternehmen, die sich stärker auf Geschäftsreisen fokussieren, ihre Zusammenarbeit verbessern, die Mitarbeiterbindung fördern, Beziehungen pflegen und die Unternehmenskultur stärken können.
• Was die wichtigsten Faktoren für ein erfolgreiches Geschäftsreiseprogramm sind und wie diese konkret umgesetzt werden können.
• Wie Unternehmen ihre Reiserichtlinien nutzen können, um größere Unternehmensziele zu verwirklichen.

Die in der Umfrage gewonnenen Erkenntnisse zeigen, dass Geschäftsreisen mehr sind als nur ein Kostenfaktor, den es zu begrenzen gilt, sondern eine Investition in die Belegschaft und Unternehmenskultur von Unternehmen. Tatsächlich gaben 88 % der Befragten an, dass persönliche Interaktionen wie Meetings, Offsite-Treffen und Workshops unerlässlich sind, um positive langfristige Beziehungen zwischen dem Unternehmen und seinen Angestellten sowie zwischen Kollegen zu schaffen.

Arbeitswelt im Umbruch

Das Bedürfnis nach zwischenmenschlichem Kontakt ist in der heutigen Zeit stärker denn je. Die Befragten gaben an, dass Zusammenarbeit, Mitarbeiterbindung und Unternehmenskultur während der Corona-Pandemie gelitten hätten. Die bloße Tatsache, dass die umfassenden Reisebeschränkungen inzwischen längst aufgehoben wurden, bedeutet jedoch nicht, dass wir zur gewohnten Arbeitsweise zurückgekehrt sind.

Remote- und hybride Arbeitsmodelle sind weiterhin gefragt. Nur 7 % der Befragten gaben an, dass in ihrem Unternehmen heute ausschließlich im Büro gearbeitet wird, was bedeutet, dass die meisten Unternehmen ihre Arbeitsabläufe entsprechend anpassen mussten.

Viele Unternehmen sind dabei, ihre Geschäftsräume an ein hybrides Arbeitsumfeld anzupassen, indem sie ihre Büroflächen verkleinern und ihre Räumlichkeiten zur besseren Unterstützung von Remote-Mitarbeitenden umgestalten. Büros werden immer mehr zum Knotenpunkt für eine fluide Belegschaft statt zum bestimmenden Fundament für die Unternehmenskultur. In diesem neuen Kontext fungieren Geschäftsreisen als verbindendes Element zwischen einer ansonsten eher lose verbundenen Belegschaft.

So nutzen erfolgreiche Unternehmen Geschäftsreisen zur Stärkung des internen Zusammenhalts

Mit der Auflösung des alten Arbeitsmodells, bei dem Meetings, lockere Gespräche und gemeinsame Kaffeepausen zum Alltag gehörten, müssen Unternehmen bewusster darauf achten, wann, wo und zu welchen Gelegenheiten sie ihre Mitarbeitenden zusammenbringen.

71 % der Befragten stimmten der Aussage zu, dass ein Modell, bei dem die Mitarbeitenden hauptsächlich von zu Hause aus arbeiten, dazu führen kann, dass sie sich von der Bürogemeinschaft und der Unternehmenskultur abgekoppelt fühlen. Den Umfrageergebnissen zufolge ändert sich die Mentalität in den Unternehmen jedoch nur langsam, wenn es darum geht, persönliche Kontakte strategisch zu priorisieren.

Die Umfrageergebnisse belegen den Wert von Investitionen in diese Art von internen Geschäftsausflügen:

• 71 % der Befragten gaben an, dass ihre Unternehmen einen greifbaren geschäftlichen Nutzen aus Geschäftsreisen ziehen, bei denen Kollegen und andere Mitarbeiter einander persönlich treffen.
• 74 % bekräftigten, dass persönliche Treffen die Beziehungen zwischen Mitarbeitenden und Teams stärken.
• 88 % gaben an, dass persönliche Interaktionen (Meetings, Offsite-Treffen, Workshops) unerlässlich sind, um positive langfristige Beziehungen zwischen dem Unternehmen und seinen Angestellten sowie zwischen Kollegen zu schaffen.
• 83 % stimmten zu, dass sie durch Geschäftsreisen ein stärkeres Bewusstsein und Einfühlungsvermögen für Kollegen und Kunden entwickelt haben.
• Zudem sind 60 % der Meinung, dass interne Zusammenkünfte die Zusammenarbeit verbessern.

Unterstützung durch die Führungsspitze als wichtiger Erfolgsfaktor

Die Umfrageteilnehmer waren sich darüber einig, dass ein Reisemanagementprogramm nur dann erfolgreich sein kann, wenn es von der Unternehmensspitze unterstützt wird. Zweiundachtzig Prozent halten die Unterstützung durch die Unternehmensleitung für äußerst wichtig.

Bei Bristol Myers Squibb (BMS) sind Reisen zu internen Führungsgipfeln ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensstrategie und -kultur. Adam Goldberg, Global Head of Travel and Meetings, sagt: „Diese Unterstützung setzt in klares Signal, wie wichtig es ist, dass die Teams persönlich zusammenkommen, um besser abgestimmt zusammenzuarbeiten und einen gemeinsamen Erfolgskurs zu finden.“

Der Vorstand des Medizintechnik-Unternehmens STERIS mit Sitz in Ohio ist sich einig, dass Strategiesitzungen, Produkteinführungen, intensive Schulungen und bestimmte Feierlichkeiten eine Reise wert sind. „Persönliche Begegnungen wirken motivierend und inspirierend. Wir achten zwar durchaus auf die Geschäftsreisekosten, uns ist aber bewusst, dass unsere Führungskräfte mit persönlichen Meetings viel erreichen können“, so Karoline Medancic, Director of Meeting, Travel, and Customer Events. „Die Unterstützung durch die Unternehmensleitung ist eine Schlüsselkomponente für den Erfolg des Programms und umfasst die Finanzierung, die strategische Ausrichtung und eine gewisse Anpassungsbereitschaft.“

Anpassung der Reiserichtlinie an aktuelle Bedürfnisse

Ein weiterer Schlüssel zum Erfolg ist die Abstimmung der Reiserichtlinie auf die sich ändernden Unternehmensziele. Achtzig Prozent der Befragten stimmten zu, dass die Ausrichtung an der allgemeinen Geschäftsstrategie des Unternehmens sehr wichtig für den Erfolg eines Reiseprogramms ist.

Nachhaltigkeit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden sind zwei weitere Ziele, die für viele Unternehmen hohe Priorität haben, und ihre Reiserichtlinien entwickeln sich in diesem Sinne weiter. Aber die Unternehmen müssen bereit sein, diese Ziele auch umzusetzen. Während 78 % der Umfrageteilnehmer sagten, dass eine angemessene Finanzierung sehr wichtig für den Erfolg eines Reiseprogramms ist, gaben nur 33 % der Befragten an, dass ihr Unternehmen diesen Aspekt weitgehend erfüllt.

Diese Diskrepanz ist ein ernstzunehmender Punkt. Denn in Unternehmen, in denen mehr Mitarbeitende in Vollzeit oder teilweise im Homeoffice arbeiten, wird das Erreichen der im Bericht hervorgehobenen Vorteile wahrscheinlich eher mehr Geschäftsreisen erfordern, als weniger. Während früher Kosteneinsparungen das Hauptziel des Geschäftsreisemanagements waren, müssen Unternehmen heute, im Zeitalter des bewussten Reisens, Kosten, Wohlbefinden der Reisenden und Nachhaltigkeit abwägen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Die Zusammenarbeit mit einem Travel-Management-Unternehmen kann den Erfolg steigern

Die meisten Umfrageteilnehmer gaben an, dass ihr Unternehmen über eine formalisierte, zentral verwaltete Reiserichtlinie verfügt (89 %), und 61 % gaben an, dass sie unternehmensweit mit einem einzigen Travel-Management-Unternehmen (TMC) zusammenarbeiten. In der Tat können die unternehmensweite Aufsicht über Geschäftsreisen und die Zusammenarbeit mit einem einzigen Travel-Management-Unternehmen erhebliche Vorteile bieten.

BMS stützt sich stark auf seinen Geschäftsreiseanbieter als Partner. Die Reiseabteilung trifft sich regelmäßig mit dem Travel-Management-Unternehmen, um die Leistung zu beurteilen, Ursachenanalysen durchzuführen und das Geschäftsreiseprogramm im Laufe der Zeit zu optimieren, was in der heutigen dynamischen Geschäftswelt wichtiger denn je ist. „Das Umfeld hat sich so dramatisch verändert, dass wir nicht davon ausgehen können, dass die Art und Weise, wie wir früher vorgegangen sind, auch heute noch die richtige ist“, sagt Goldberg.

So investiert BMS beispielsweise in einen vom Travel-Management-Unternehmen entsandten Reiseberater, der im Falle von Störungen im Reiseverkehr bei den wichtigsten Tagungen des Unternehmens eingreift. „Da uns bewusst ist, dass das System genügend Risiken birgt, dass es zu Stornierungen und Änderungen kommen kann, haben wir festgestellt, dass dies eine bewährte Praxis ist, die wir bewusst einsetzen.“

Ja, Geschäftsreisen sind ein erheblicher Kostenfaktor. Aber gut organisierte Geschäftsreisen für interne Unternehmenszwecke können auch eine kluge Investition sein, die engere Beziehungen zwischen den Mitarbeitenden, eine bessere Zusammenarbeit, eine stärkere Mitarbeiterbindung, eine geeintere Unternehmenskultur und ein stärkeres Zusammengehörigkeitsgefühl fördert. „Vieles lässt sich dezentral erledigen“, sagt Medancic. „Aber zwischenmenschliche Beziehungen und Zusammenarbeit funktionieren besser, wenn sich am selben Ort befindet.“

Wenn Sie Ihr Geschäftsreiseprogramm an die aktuellen Geschäftsanforderungen anpassen und das Wachstum intern ankurbeln möchten, sollten Sie sich die Ergebnisse dieses Berichts genauer ansehen.

Laden Sie den vollständigen Bericht herunter, um mehr Einzelheiten zu erfahren.

^{[1] Harvard Business Review Analytic Services ist eine unabhängige kommerzielle Forschungseinheit innerhalb der Harvard Business Review Group, die Untersuchungen und vergleichende Analysen zu wichtigen Managementherausforderungen und neuen Geschäftsmöglichkeiten durchführt. Die Umfrage vom Mai 2023 basiert auf Angaben von 425 Befragten, die mit den Geschäftsreiseprogrammen ihres Unternehmens vertraut sind.}