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Egencia hilft der J. Wagner GmbH beim Geschäftsreisemanagement während COVID-19

Posted: 11 May 2021
J. Wagner Pandemic Business Travel

Die deutsche Firma J. Wagner GmbH (WAGNER) ist ein branchenführender Anbieter für eine breite Palette an Beschichtungstechniken mithilfe von Materialien wie etwa speziell hergestellten Farben und Lacken. Das Sortiment reicht von benutzerfreundlichen Produkten für Heimwerker bis hin zu ausgeklügelten Lösungen zur Veredelung von industriellen Oberflächen. Die WAGNER Group hat als mittelständisches Unternehmen in Deutschland 500 Angestellte, weltweit zählt es ungefähr 1.700 weitere Mitarbeiter. Das Team von WAGNER ist bestrebt, schnell, zuverlässig und auf intelligente Weise persönliche Beziehungen zu seinen Kunden auf der ganzen Welt aufzubauen.

Wie alle weltweit operierenden Unternehmen hat auch WAGNER die Auswirkungen von eingeschränkten und zum Stillstand gekommenen Geschäftsreisen als Reaktion auf die Corona-Pandemie zu spüren bekommen. Um die Geschäfte des Unternehmens am Laufen zu halten und gleichzeitig der Sicherheit der Angestellten oberste Priorität zu geben, hat das Team eng mit Egencia zusammengearbeitet, um mehr über die Best Practices für Risikomanagement bei Geschäftsreisen zu erfahren und Pläne für zukünftige Geschäftsreisen aufzustellen.

Vorbereitungen für Notfallsituationen mithilfe von Egencia

Das WAGNER-Team ist bereits seit zwei Jahren Egencia-Kunde; es hat ein Geschäftsreiseprogramm erstellt, das es seinen Angestellten ermöglicht, schnelle, informierte Entscheidungen im Hinblick auf Buchungen zu treffen und sicherzustellen, dass dafür benötigte Informationen jederzeit abrufbar sind. Das Herzstück ihres sich stetig weiterentwickelnden Reiseprogramms ist eine Kombination aus moderner Technologie und einer Zusammenarbeit mit dem Expertenteam von Egencia.

Das Hauptanliegen der WAGNER Group bei ihrer Zusammenarbeit mit Egencia war es zunächst, ihr Reiseprogramm einfacher zu gestalten. „Vor unserer Zusammenarbeit mit Egencia haben wir alle unsere Reisen über verschiedene Anbieter gebucht“, so Carina Hertkorn, WAGNER HR Manager Policies and Projects. „Ein transparenter Buchungsprozess gestaltete sich dadurch äußerst schwierig. Jetzt buchen wir alles über eine Plattform und die benötigten Daten sind alle im Egencia-System hinterlegt.“

Das Feedback von WAGNER-Geschäftsreisenden fällt derzeit positiv aus: Die Technologie ist einfach und benutzerfreundlich. Während der Einführungsphase nach der Implementierung war es jedoch zunächst für einige Mitarbeiter eine Herausforderung, sich an das neue System zu gewöhnen. „Geschäftsreisende waren es gewohnt, einen Assistenten oder Vorgesetzten anzurufen, um alles per Telefon zu buchen. Mithilfe von Egencia kann der gesamte Buchungsprozess online durchgeführt werden, und das hat zunächst für ein wenig Verwirrung gesorgt. [Unsere Account Managerin] Frau Lang hat uns umfassend dabei unterstützt, unser Team schnell in das neue Programm einzuführen.“

Christiana Lang, Account Managerin bei Egencia, gibt an, dass klare, regelmäßige Kommunikation einer der entscheidenden Punkte für eine erfolgreiche Einführung des Programms bei Geschäftsreisenden von WAGNER war. „Es gab regelmäßig alle zwei Wochen Gespräche mit den Mitarbeitern, um Herausforderungen und Probleme zu besprechen. Wir haben uns auch mit denjenigen Reisenden in Verbindung gesetzt, die die höchste Offline-Buchungsrate aufwiesen, um herauszufinden, wie wir sie besser unterstützen können. Zudem konnte ich dem Team die Einsparungen präsentieren, die durch Online-Buchungen anstelle von Buchungen mittels Anruf bei einem Reiseberater [Offline-Buchungen] erzielt wurden“, so Lang.

Nach nur sechs Monaten verzeichnete die WAGNER Group eine unternehmensweite Online-Buchungsrate von 79 %, und nach einem Jahr erreichte das Team eine Rate von fast 88 %.

Mit der Modernisierung ihres Reiseprogramms kristallisierte sich auch die Notwendigkeit einer internen Kontaktperson für Reiseangelegenheiten heraus. Bisher waren die Aufgaben im Zusammenhang mit Geschäftsreisemanagement unter einigen Angestellten aufgeteilt, es gab jedoch keinen wirklichen Experten auf dem Gebiet. Anfang 2020, noch vor Ausbruch der weltweiten Corona-Pandemie, wurde Franziska Marschall zur Ansprechpartnerin in Sachen Geschäftsreisemanagement ernannt. „Es war die beste Entscheidung, die wir getroffen haben“, sagt Frau Hertkorn, „wir empfehlen diese Vorgehensweise auch anderen mittelständischen Unternehmen, die über kein vollständiges Reisemanagement-Team verfügen – es ist so wichtig, dass Reisende eine Kontaktperson haben, an die sie sich wenden können, insbesondere in solchen Zeiten [wie die der Pandemie].“

Erfassung des Aufenthaltsorts von Geschäftsreisenden in einer Krisensituation mittels Egencia-Technologie

Durch das schnelle Erreichen hoher Online-Buchungsraten wurde der Grundstein für eine bessere Lokalisierung von Reisenden und die Möglichkeit zur Optimierung des Risikomanagements gelegt. Zwar war das Thema Geschäftsreisemanagement zu Beginn der Pandemie für alle Unternehmen ein schwieriges Unterfangen, aber WAGNER hatte durch die Registrierung von Mitarbeitern auf der Egencia-Plattform fast unmittelbaren Zugriff auf die Daten zur Standorterfassung seiner Reisenden.

„Wir haben von der Pandemie schnell erfahren, weil wir eine Niederlassung in China haben“, so Frau Marschall. „Es kam dann sehr schnell eins zum anderen, als weitere Länder als unsicher eingestuft wurden.“

Da die Sicherheit der Reisenden stets oberste Priorität hat, war eine der ersten Maßnahmen im Hinblick auf die sich entwickelnde Pandemie, Reisende zu orten. „Dank Traveller Tracking verfügten wir über aktuelle Daten zu den Aufenthaltsorten von Reisenden und eine klare Übersicht über geplante und stornierte Reisen. Als immer neue Länder als Hochrisikogebiet eingestuft wurden, konnten wir Reisende schnell orten und sie bei ihrer Rückkehr nach Deutschland unterstützen.“

Ein weiterer wesentlicher Punkt bei der Vorgehensweise während der ersten paar Monate der Pandemie war eine klare und einheitliche Kommunikation zwischen Egencia, WAGNER und seinen Angestellten. Egencia sendete täglich E-Mails mit Updates für Travel Manager, die Informationen zu Ereignissen enthielten, die das Reisen beeinträchtigen, wie etwa von der jeweiligen Landesregierung verhängte Lockdowns, weltweite extreme Wetterereignisse, andauernde Auswirkungen für die Reisebranche und weitere wichtige Informationen, die es im Auge zu behalten galt. Frau Lang half zudem dabei, Reiserichtlinien und Nachrichten für das Buchungstool zu erstellen, sodass nur Reisen, für die die aktualisierten Richtlinien galten, ohne zusätzliche Genehmigung gebucht werden konnten.

Egencia unterstützt J. Wagner dabei, seine Angestellten wieder auf Reisen zu schicken

Wie alle Unternehmen, die von regelmäßig stattfindenden Geschäftsreisen abhängig sind, ist die WAGNER Group bestrebt, den normalen Betrieb wieder aufzunehmen. „Wir haben eine komplexe Vertriebsstruktur – für viele Mitarbeiter ist es unerlässlich, mit Kunden aus dem In- und Ausland persönlich und direkt zusammenzuarbeiten. Ohne Geschäftsreisen ist es sehr viel schwieriger, neue Kunden zu gewinnen und wir können keine Geräte für Bestandskunden reparieren oder installieren. Geschäftsreisen sind für uns notwendig, um die Standards, denen wir uns verschrieben haben, in der Zusammenarbeit mit unseren Geschäftspartnern aufrechtzuerhalten.“ Mit diesen kritischen Geschäftsabläufen im Blick arbeiten Egencia und WAGNER zusammen, um Mitarbeiter wieder sicher auf Reisen zu schicken.

Für Egencia bedeutet die Bereitstellung von Unterstützung für Kunden während dieser beispiellosen Krise vor allem eines: kreativ zu werden und keine zusätzlichen Mühen zu scheuen. „Eine der hilfreichsten Veranstaltungen, die Egencia für uns organisiert hat, ist ein Round-Table-Gespräch mit sechs regionalen Unternehmen“, erklärt Frau Marschall. „Ich kann so mit Kollegen aus anderen Unternehmen sprechen, die sich in einer ähnlichen Situation befinden, und wir tauschen derzeit Best Practices zur Verwaltung von Geschäftsreisen aus. Unsere Account Managerin nimmt ebenfalls an den Gesprächen teil, um bei diesen Meetings Fragen zu beantworten und über neue Sicherheitsfunktionen und Tools zu sprechen.“ Sie fügt hinzu: „Ich freue mich darauf, die Gespräche am runden Tisch auch weiterhin fortzuführen, selbst wenn Geschäftsreisen wieder normal stattfinden können – es ist sehr wichtig, Unterstützung von außen zu haben.“

Derzeit nimmt das Team wieder Geschäftsreisen in Deutschland und in ein paar angrenzenden Ländern auf. „Wir haben unseren Sitz in Süddeutschland, daher können wir mit dem Auto zu einigen Kunden nach Frankreich oder Italien fahren“, erzählt Frau Marschall. Wir statten jeden von unseren Mitarbeitern mit Artikeln wie Mund-Nasen-Schutz und Handschuhen aus, damit sie stets alles dabei haben, was sie für eine sichere Reise benötigen. Wir treffen Entscheidungen basierend auf den täglichen E-Mails mit Updates für Travel Manager von Egencia und natürlich den Angaben des Robert-Koch-Instituts.“

Auch wenn es im Hinblick auf die Zukunft noch sehr viele Unsicherheiten gibt und einiges an Arbeit bevorsteht, sieht das WAGNER-Team der Zukunft von Geschäftsreisen und seiner Zusammenarbeit mit Egencia positiv entgegen. Sowohl der Support, den es von seiner Account Managerin erhalten hat, als auch die innovativen Technologien, bei der die Sicherheit von Reisenden an erster Stelle steht, geben dem Team Zuversicht. „Wir haben uns im Umgang mit der Situation gut geschlagen, und die Kommunikation mit dem Egencia-Team war für uns ein riesiger Vorteil“, so Frau Hertkorn. Ohne Egencia als Partner an unserer Seite hätten wir die Schwierigkeiten während dieser Pandemie nicht auf diesem Level meistern können.“

Sie interessieren sich für bessere Geschäftsreisemanagement-Lösungen? Dann kontaktieren Sie unser Team.