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Reisekostenabrechnung für Kleinunternehmen

Posted: 21 July 2021
Travel Expense Reporting for Small Business

Ein kleines Unternehmen aufzubauen und auf Erfolgsspur zu bringen ist spannend, doch oft stellen die vielen kleinen Probleme und Abläufe, die in einem Unternehmen mit auftreten, die eigentliche Herausforderung dar.

Von der Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware bis hin zur Prüfung, ob Mitarbeiterprozesse und Workflows richtig umgesetzt werden − die zahlreichen Herausforderungen, denen ein Unternehmen gegenübersteht und die nichts mit dem eigentlichen Geschäft zu tun haben, sind enorm. Zusätzlicher Verwaltungsaufwand kann nicht nur die Zeit des Inhabers stark in Anspruch nehmen, sondern auch Managern, Angestellten und sogar freiberuflichen Mitarbeitern viel abverlangen und sie von ihren eigentlichen Aufgaben abhalten.

Dieser Verwaltungsaufwand macht es so wichtig für kleine Unternehmen, die Betriebsabläufe so reibungslos zu gestalten wie möglich. Mit den richtigen Tools, Softwareprogrammen und Services werden die Mitarbeiter unterstützt und die Herausforderungen in der Verwaltung reduziert.

Es gibt unzählige Bereiche innerhalb eines Unternehmens, die zu einem administrativen Albtraum werden können. Ein häufiges Problem vieler Unternehmen ist dabei die Abrechnung von Reisekosten der Mitarbeiter. In der Regel haben Mitarbeiter bei der manuellen Reisekostenabrechnung vor allem mit folgenden Problemen zu kämpfen:

  • Die Nachverfolgung von Geschäfts- und Reisekosten ist zeitaufwendig und erfordert einen hohen Verwaltungsaufwand, sowohl von den Personen, die die Abrechnungen einreichen, als auch von den Mitarbeitern, die diese dann überprüfen und genehmigen müssen.
  • Viele Unternehmen nutzen zunächst Vorlagen in Microsoft Excel oder ähnlichen Programmen. Dies kann jedoch dazu führen, dass die in den Abrechnungsformularen eingegebenen Daten fehlerhaft sind.
  • Mitarbeiter müssen unter Umständen lange warten, bis ihnen die Reisekosten erstattet werden. Wurden die Kosten über eine Kreditkarte abgebucht, fallen möglicherweise auch noch zusätzliche Gebühren an. Einige Mitarbeiter können sogar privat in finanzielle Engpässe geraten, wenn ihre Reisekosten hoch waren und sich die Erstattung des ihnen zustehenden Geldes verzögert. Manchmal sind Ausgaben an dem Tag fällig, an dem auch das monatliche Gehalt ausgezahlt wird. Dies kann für einige Mitarbeiter zu finanziellen Problemen führen.

Kleine Unternehmen sehen sich oft den folgenden Herausforderungen gegenüber:

  • Hoher Verwaltungsaufwand für die Prüfung und Auszahlung von eingereichten Reisekosten − zahlreiche ausgedruckte Papierbelege für eine Abrechnung erhöhen den Verwaltungs- und Zeitaufwand bis zur Genehmigung.
  • Probleme durch verlorene Belege oder sogar betrügerische Transaktionen − ausgedruckte Belege können leicht verlegt werden. Dann können bestimmte Reisekosten unter Umständen nicht mehr nachgewiesen werden. Dies passiert nicht nur Mitarbeitern, sondern manchmal sogar Managern, Buchhaltern oder der Personalabteilung. Das hat im schlimmsten Fall einen finanziellen Verlust für den Mitarbeiter zur Folge, in jedem Fall aber eine verzögerte Auszahlung und zusätzlichen Zeitaufwand für das Nachverfolgen und Lösen des Problems.
  • Um Reisekosten nicht an private Konten erstatten zu müssen, haben viele Unternehmen eine Firmenkreditkarte, über die alle Ausgaben beglichen werden. Das hilft zwar, löst aber nicht das Problem von zu hohen Ausgaben. In manchen Fällen verschlechtert eine Firmenkreditkarte die Situation, wenn Mitarbeiter die Ausgaben nicht im Blick haben, weil sie nicht über ihr privates Konto laufen. Übermäßige Ausgaben sind ein weiteres Beispiel für Fälle, in denen Mitarbeiter oft unverschuldet mehr Geld für ihre Geschäftsreisen ausgeben als nötig, wenn es kein automatisiertes, zentrales System zur Begleichung bestimmter Reisekosten gibt.

Vorteile einer Lösung für das Reisekostenmanagement

Wenn Sie sich entschieden haben, die Reisekostenabrechnung in Ihrem Kleinunternehmen zu optimieren, und nun auf der Suche nach einer Lösung für das Reisekostenmanagement sind, stellt sich zunächst eine Frage: Welche Funktionen sind besonders wichtig?

Zu den größten Problemen von Unternehmen zählt der hohe und enorm zeitaufwendige Verwaltungsaufwand. Ein System, mit dem Sie das Reisekostenmanagement automatisieren können, wäre also auf jeden Fall von Vorteil. Viele Systeme funktionieren in Echtzeit. Automatische Prozesse bieten hier gleich drei Vorzüge: Sie beschleunigen nicht nur die Reisekostenabrechnung, sondern senken auch den Verwaltungsaufwand und damit letzten Endes die Kosten.

Ein weiterer Punkt, auf den Sie achten sollten, ist ein Kostenüberwachungspaket, das mit Ihrem Buchhaltungssystem verbunden wird. So müssen Sie nicht die Daten in zwei verschiedenen Tools manuell abgleichen. Die effiziente Nachverfolgung der Ausgaben ist das Eine − Buchhaltungsteams benötigen jedoch auch eine Software zur Kostenüberwachung, mit der sich ihre Abläufe optimieren lassen und die ihnen tatsächlich nicht noch mehr Aufgaben aufbürdet. Hier kommt ERP (Enterprise Resource Planning) ins Spiel, wo mehrere verschiedene Anwendungen reibungslos zusammenarbeiten.

Sie sollten zudem nach einem System suchen, das auf Grundlage eines Genehmigungsprozesses oder einer im Voraus festgelegten Reisekostenrichtlinie die Ausgaben der Mitarbeiter automatisch zurückerstattet.

Die besten Systeme für diese Belange sind nicht an ein bestimmtes Gerät gebunden. Sie funktionieren nicht nur auf Desktop-PCs im Büro, sondern auch auf Mobilgeräten unterwegs. So können Mitarbeiter unkompliziert und schnell ihre Reisekosten zur Abrechnung einreichen, schon bevor sie wieder ins Büro zurückkehren.

Viele Systeme für das Reisekostenmanagement sind für große Unternehmen konzipiert und für kleinere in finanzieller Hinsicht nicht rentabel. Allerdings können einige dieser Lösungen an die Anforderungen kleiner Unternehmen angepasst werden und lohnen sich auch in preislicher Hinsicht, wie beispielsweise die Tools und Lösungen von Egencia.

Die Integration mit Lösungen für das Geschäftsreisemanagement ist wichtig. Ein bedeutender Aspekt, der oft nicht beachtet wird, ist die Tatsache, dass eine der am häufigsten angegebenen Kostenkategorien mit Geschäftsreisen in Zusammenhang steht. Die Ausgaben rund um das Reisen können auf Mitarbeiter zurückzuführen sein, die in ihrem Arbeitsalltag Kosten verursachen, oder auf Reisen, die entweder von den Mitarbeitern selbst oder von HR- oder Admin-Teams im Voraus gebucht wurden.

Einzelne Software-Lösungen für das Kostenmanagement helfen nicht nur bei der diesbezüglichen Verwaltung, sondern lassen sich auch mit Systemen zum Geschäftsreisemanagement verknüpfen. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld bei der Buchung von Reisen, da einige dieser Lösungen für das Geschäftsreisemanagement bevorzugte Raten umfassen, also günstigere Preise als bei der Direktbuchung durch das Unternehmen oder den Mitarbeiter.

Die Vorteile der Lösungen für das Kosten- und Geschäftsreisemanagement von Egencia

Egencia kann Ihrem kleinen Unternehmen dabei helfen, Einsparungen bei Geschäftsreisen, sonstigen Ausgaben und der Rechnungsstellung zu erzielen. Unsere benutzerfreundlichen Reporting-Systeme erleichtern das Reise- und Kostenmanagement (T&E), sodass all Ihre Ausgaben an einem zentralen Ort einsehbar sind.

Die Lösungen für das Geschäftsreisemanagement von Egencia vereinfachen Ihre bestehenden Prozesse für die Erstellung von Kostenberichten von Mitarbeitern und deren Abgleich. Unsere Tools und Dienste lassen sich in Ihre bestehenden Systeme integrieren und sorgen so für ein automatisches und einfaches Geschäftsreisemanagement. Darüber hinaus können Sie alle Posten richtig in Ihrem Hauptbuch abgleichen. Sie erhalten auch täglich Einblick in Ihre Reisekosten, sodass Sie niemals den Überblick über Ihre Ausgaben verlieren.

Zu den Vorteilen von Egencia zählen:

  • Einsparungen − mit Egencia kann Ihr Kleinunternehmen bei jeder Buchung bares Geld sparen.
  • Zeitersparnis − mit Egencia wird die Buchung von Geschäftsreisen zum Kinderspiel. Mitarbeiter können Reisen einfach und schnell per Telefon, über die App oder auf der Website buchen.
  • Besserer Kostenüberblick − wenn Sie Daten mögen, werden Sie unsere Lösung lieben. Egencia Analytics Studio bietet eine Reihe von Berichten zu Reiseausgaben, zur Online-Buchungsrate und sogar zur Einhaltung der Reiserichtlinien.
  • Geringeres Risiko für Reisende − wir haben ein umfassenden Angebot an Lösungen für Ihr Reiserisikomanagement, damit Sie Risiken minimieren und Ihrer Sorgfaltspflicht nachkommen können.

Kontaktieren Sie Egencia, wenn Sie weitere Informationen zur Optimierung von Geschäftsausgaben und Geschäftsreisemanagement erhalten möchten.

Sie interessieren sich für bessere Geschäftsreisemanagement-Lösungen? Dann kontaktieren Sie unser Team.