Manchmal ist nicht ganz klar, was genau ein Geschäftsreisemanagement-Unternehmen (TMC) ausmacht. Und abhängig von Ihrer Rolle haben Sie wahrscheinlich andere Anliegen als Ihre Kollegen. In diesem Artikel werden einige der häufigsten Missverständnisse über ein Geschäftsreisemanagement-Unternehmen aufgeführt und erläutert, wie Geschäftsreisemanagement Ihren Erfolg fördern kann.

• Geschäftsreisender: „Ich möchte meine Reise selbst buchen und ein TMC nimmt mir diese Flexibilität.“
• CFO: „Wir haben kein Budget für ein TMC. Ist das nicht ein teurer Service mit Preisen, die über unserem Budget liegen?“
• Procurement Manager: „Wir haben bereits ausgehandelte Raten und Rabatte bei Anbietern. Eine Zusammenarbeit mit einem TMC lohnt sich nicht.“
• Human Resources Director: „Eine Zusammenarbeit mit einem TMC würde zu lange dauern. Wir brauchen jetzt gleich eine neue Lösung für Reiserichtlinien.“
• Executive Director: „Die Software ist ungewohnt und unsere Mitarbeiter würden das Tool nicht für Reiseleistungen nutzen.“
• Reisekoordinator: „Die Zusammenarbeit mit einem Reisebüro hat mir Kopfzerbrechen bereitet und ich denke nicht, dass es mit einem TMC einfacher wird.“

Geschäftsreisender: „Ich möchte meine Reise selbst buchen und ein TMC nimmt mir diese Flexibilität.“

Mitarbeiter finden es nicht immer gut, wenn alle Buchungen über ein einziges TMC laufen sollen. Sie ziehen die Einheitlichkeit und den Komfort vor, ihre bevorzugte Fluglinie, Hotels und Mietwagenfirmen wählen zu können. Außerdem sind sie besorgt, dass sie nicht an Bonusprogrammen teilnehmen können, wenn sie mit einem TMC buchen. Die gute Nachricht ist jedoch, dass diese Annahmen hauptsächlich falsch sind. Geschäftsreisende können bei einem TMC Bonuspunkte sammeln und flexibel Flüge, Hotels und Mietwagen aussuchen.

Ein TMC bietet personalisierte Einstellungen über maschinelles Lernen und Automatisierung. So werden Inhalte basierend auf der vorherigen Wahl des Reisenden und seiner Kollegen generiert, um diese kontinuierlich zu verbessern. Reisende können mit integrierten Richtlinien kluge Entscheidungen für ihre Reisen treffen, ohne sich die Reiserichtlinie ihres Unternehmens merken zu müssen. Ein Buchungstool für Geschäftsreisen vereinfacht den Prozess erheblich und spart die Zeit, die es Unternehmen normalerweise kostet, Genehmigungsverfahren für das Geschäftsreisemanagement einzurichten.

CFO: „Wir haben kein Budget für ein TMC. Ist dieser Service nicht teuer?“

Vielleicht sorgen Sie sich um die Kosten für die Einführung eines TMCs, wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, das mehr mit weniger erreichen soll. Harvard Business Review hat kürzlich berichtet, dass 51 Prozent der Führungskräfte angaben, dass ihr Unternehmen dank ihrer stark ausgeprägten Reisekultur und eines entsprechenden Travel-Management-Ansatzes den Überblick über Ausgaben behalten hat und die Kosten im letzten Jahr senken konnte. Effizient verwaltete Geschäftsreisen sorgen für kontinuierliche Einsparungen und eine Rendite. Unternehmen, die mit einem TMC arbeiten, können durch ihr Geschäftsreisemanagement-Programm einen positiven Return on Investment verzeichnen. Die Gebührenstruktur ist niedrig und macht sich im Wesentlichen durch die Verwaltung ungenutzter Tickets bezahlt.

Der Return on Investment macht ein TMC zu einer durchaus interessanten Option für Ihr Unternehmen. Ihr TMC sollte stets bestrebt sein, Ihnen Zugang zu den besten verfügbaren Angeboten zu verschaffen. Der Hauptgrund, warum sich Unternehmen für ein Reiseprogramm-Management über einen einzelnen Anbieter entscheiden, ist finanzieller Natur.

Das optimierte Kostenmanagement eines TMCs wird Schwachstellen in Ihrer aktuellen Vorgehensweise beseitigen. Was ist Ihnen lieber: ein automatischer Feed bzw. eine Datei mit direkter Verbindung zum Hauptbuch Ihres Unternehmens für einen raschen Abgleich oder ein ganzes Team, das die Reisekostenabrechnungen sowie Kreditkartenbelege für Übernachtungen, Frühstück und Zugtickets für jede einzelne Geschäftsreise durchgehen muss?

Procurement Manager: „Wir haben bereits ausgehandelte Raten und Rabatte bei Anbietern. Eine Zusammenarbeit mit einem TMC lohnt sich nicht.“

In Wirklichkeit bietet ein TMC oft die Möglichkeit, bestehende Vereinbarungen mit einem Hotel, einer Fluggesellschaft oder einer Mietwagenfirma einzuhalten. Und in vielen Fällen kann ein TMC bessere Tarife anbieten, um die Reisekosten in der gesamten Reisebranche zu senken. Letztendlich sorgen Travel-Management-Unternehmen für zufriedene Kunden, indem sie ihnen helfen, Geld zu sparen. Sie arbeiten täglich mit Flug-, Hotel- und Mietwagenpartnern zusammen, um Ihre Anforderungen zu erfüllen. Ob durch stark reduzierte Hotelpreise, ausgehandelte Flugpreise, Vielfliegerprogramme oder Rabatte auf Mietwagen – Ihr TMC sollte stets bestrebt sein, Ihnen Zugang zu den besten verfügbaren Angeboten zu verschaffen und gleichzeitig Reisekosten zu reduzieren.

Ein TMC schlüsselt die Ausgaben nach Geschäftsbereich, Geographie und abrechenbaren bzw. nicht abrechenbaren Posten auf, um nur einige Optionen zu nennen. Sie haben Zugriff auf Dashboards, die Ihre Gesamtausgaben zeigen, ob Ihre Buchung mit Ihren Reiserichtlinien übereinstimmt, ob niedrigere Tarife verfügbar sind und mehr.

Reisedaten sind Gold wert und dienen als Grundlage in Verhandlungen um ermäßigte Preise mit Hotels und Fluggesellschaften. Sobald Ihre Reisenden über Ihr TMC buchen, haben Sie Zugriff auf Berichte in Echtzeit, die Ihre Verhandlungsposition stärken. Außerdem können Sie so Ihre Kosten senken und den Return on Investment steigern. Sie können auch die Leistung des Unternehmens durch einen Wettbewerbsvergleich mit Unternehmen ähnlicher Größe messen.

Human Resources Director: „Eine Zusammenarbeit mit einem TMC würde zu lange dauern. Wir brauchen jetzt gleich eine neue Lösung für Reiserichtlinien.“

Die neue Welt der Geschäftsreisen verpflichtet zu einem Sorgfaltsstandard. Wenn Personen für ein Unternehmen geschäftlich verreisen, müssen für ihre Sicherheit geeignete Maßnahmen und Reiserichtlinien vorhanden sein. Mit der Änderung Ihrer Vorgehensweisen zum Geschäftsreisemanagement durch ein TMC werden Richtlinien optimiert und bereitgestellt, die zu Ihren spezifischen Reiseanforderungen passen. Das richtige Online-Buchungssystem wird bevorzugte Flugstrecken und Preise für Ihre Mitarbeiter sowie Ausnahmen von der Richtlinie hervorheben und das Risikomanagement bei Geschäftsreisen vereinfachen. Dadurch können Sie Trends ermitteln und gegebenenfalls Ihre Richtlinie anpassen oder Mitarbeiter ansprechen, die zu oft außerhalb der Reiserichtlinie buchen.

Ein TMC zu implementieren ist einfacher, als Sie denken. TMCs bieten Expertise für verschiedene Unternehmensgrößen, von kleinen und mittleren bis hin zu globalen Reiseimplementierungen. Ein Implementierungsteam wird mit Ihren Onboarding-Teams zusammenarbeiten, um Sie mit Schulungen, Empfehlungen und Best Practices zu unterstützen und sicherzustellen, dass die Veränderung für alle positiv ausfällt. Ein kompetenter Implementation Manager, mit dem Sie zusammenarbeiten, wird sich an Ihren spezifischen Anforderungen orientieren und sicherstellen, dass die Verwaltung des Geschäftsreiseprogramms ein Kinderspiel ist.

Executive Director: „Die Software ist ungewohnt und unsere Mitarbeiter würden das Tool nicht nutzen.“

Das richtige TMC stellt Ihnen exklusive Ressourcen zur Verfügung, mit denen Sie und Ihr Team die Buchungsplattform optimal nutzen und die Veränderungen in Ihrem Unternehmen bewältigen können. Ihre Mitarbeiter werden Geschäftsreisen im Handumdrehen buchen und verwalten können, egal auf welchem Gerät: sei es per PC, Mobilgerät oder Telefon.

Die App des TMC ähnelt der Buchung von Urlaubsreisen und ermöglicht es Ihren Reisenden, Geschäftsreisen zu buchen, Reisepläne zu überprüfen, Updates in Echtzeit zu erhalten und Änderungen vorzunehmen.

Die Sicherheit der Reisenden ist wichtig – Mitarbeiter müssen sich darauf verlassen können, dass das Risiko ihrer Geschäftsreise minimal ist und dass sie vollständig und zuverlässig unterstützt werden, von der Planung und Buchung bis zur Rückkehr. Die Zusammenarbeit mit einem TMC wird das Wohlergehen Ihrer Reisenden bei jedem Schritt der Geschäftsreise unterstützen und es vereinfachen, persönliche Hilfe zu erhalten. Ein TMC sollte Mitarbeitern eine bequeme Möglichkeit bieten, mit einem Reiseberater in Kontakt zu treten, Änderungen an ihrem Reiseplan vorzunehmen, Reisewarnungen zu erhalten und intelligente Entscheidungen zu treffen, um Einsparungen und Richtlinieneinhaltung zu fördern.

Reisekoordinator: „Die Zusammenarbeit mit einem Reisebüro hat mir Kopfzerbrechen bereitet und ich denke nicht, dass es mit einem TMC einfacher wird.“

Als Reisekoordinator gewinnen Sie mehr Zeit und haben weniger Stress, wenn Sie ein TMC für Ihr Geschäftsreiseprogramm verwenden. Anstatt mehrere Tabellenkalkulationen zu verwalten und Zeit damit zu verbringen, mehrere Buchungswebsites zu überprüfen, profitieren Sie von einem einheitlichen Buchungs- und Reiseverwaltungserlebnis über alle Kanäle hinweg. Buchungen über verschiedene Reisewebsites ergeben kein vollständiges Bild von aktuellen Geschäftsreisen, wie Hotelhygiene- oder neue Sicherheitsmaßnahmen der Fluggesellschaften, während ein Geschäftsreiseprogramm mit einem TMC das ermöglicht. Außerdem können Sie keine Technologien für ein aus dem Privaten vertrautes Reiseerlebnis nutzen. So profitieren Sie nicht von der effizienten Reisebuchung mithilfe von Technologien für maschinelles Lernen. Damit lassen sich Hotelzimmer innerhalb von vier Minuten und Mietwagen, Züge oder Flüge innerhalb von fünf Minuten über eine zentrale, benutzerfreundliche Oberfläche buchen.

Außerdem müssen Sie nicht für nächtliche Anrufe oder Reisenotfälle in Bereitschaft sein. TMCs verfügen über Mitarbeiter, die sich rund um die Uhr, sieben Tage die Woche und 365 Tage im Jahr nur um die Sicherheit Ihrer Reisenden kümmern. Sie überwachen die Entwicklungen in Bezug auf Pandemien, Wetter, Streiks, Flughafenschließungen und Sicherheitsbedrohungen, um vorherzusehen, wer von diesen Vorfällen betroffen sein könnte. Sie geben Kunden, Reiseberatern und Reisenden relevante Informationen, sobald sie verfügbar sind.

Der Wechsel von einem nicht verwalteten Reiseprogramm zur Nutzung eines Travel Management-Unternehmens mag für viele abschreckend sein, aber die Vorteile von Geschäftsreisemanagement-Lösungen überwiegen die Schwachstellen. Erfahren Sie mehr und laden Sie die auf einer Seite zusammengefassten Vorteile eines Reiseprogramm-Managements herunter.