So wie sich die Geschäftsreisebranche heute darstellt verspüren viele Travel Manager den Druck, stärker als je zuvor aufzutreten. Da Risiko- und Ausgabenmanagement ganz oben auf der Tagesordnung stehen, schenkt die obere Führungsebene Geschäftsreisen auf eine ganz neue Art und Weise Aufmerksamkeit. Im Mittelpunkt steht nun, wie Travel Manager Risikomanagement und Einsparungen miteinander in Einklang bringen können, um ein erfolgreiches, sicherheitsbewusstes Reiseprogramm zu erstellen.

Machen Sie Informationen ausfindig

Erfolgreiche Menschen haben einige Gemeinsamkeiten: Sie hören zu und lernen von Fachleuten, recherchieren und verwenden Daten und treffen darauf basierend informierte Entscheidungen. Es ist unmöglich, alles zu wissen, besonders in diesen unsicheren Zeiten. Wir haben einige Vorschläge zusammengestellt, mit denen Sie Ihr Unternehmen voranbringen, Ihr eigenes Fachwissen erweitern und sich auf die Zeit vorbereiten können, wenn Ihr Reiseprogramm wieder in vollem Gange ist.

Hier ein paar mögliche Schritte:

• Informieren Sie sich so gut wie möglich über die Reisebranche. Nehmen Sie an Webinaren teil, um sich bezüglich der Neuigkeiten in der Reisebranche auf dem neuesten Stand zu halten, und schließen Sie sich lokalen Reiseorganisationen an, wie z. B. der GBTA¹, um sich zu engagieren und Verbindungen aufzubauen.
• Finden Sie heraus, ob Ihr Travel-Management-Unternehmen (TMC) Online-Networking-Möglichkeiten für Kunden oder gemeinsame Schulungsveranstaltungen anbietet. Zu unserem Angebot gehört beispielsweise die Online-Community Egencia Connect, in der sich Travel Manager mit Kollegen und Branchenexperten zu Einblicken und Fachwissen austauschen können.
• Arbeiten Sie eng mit Ihren internen Stakeholdern zusammen, um sicherzustellen, dass deren Bedürfnisse abgedeckt werden. Dies kann regelmäßige Gespräche mit Teams wie der Personalabteilung in Bezug auf Gesundheit und Sicherheit sowie Reisekosten und Ausgaben bedeuten. Weitere Empfehlungen dazu bietet das Webinar zur Wiederaufnahme von Geschäftsreisen nach COVID-19.

„Tauschen Sie sich mit anderen aus: Schaffen Sie sich ein Netzwerk zum Thema Reisen, Gesundheit und Sicherheit aus Mitarbeitern der Personalabteilung, des Facility Managements, Führungskräften usw. Behalten Sie bei einem Gespräch mit der Personalabteilung die Risiken im Hinterkopf, die mit Reisen während der COVID-19-Pandemie verbunden sind, um sicherzustellen, dass diese nach Möglichkeit anerkannt und gemindert werden. Sie möchten sicher keine Richtlinien oder Rahmenbedingungen veröffentlichen, wenn die dafür benötigten Informationen nicht vorliegen. Sorgen Sie zudem dafür, dass sich Reisende nicht in einer Situation wiederfinden, in der sie Hilfe benötigen und nicht wissen, was zu tun ist.“

– Caroline Strachan, Managing Partner, Festive Road

Stellen Sie die richtigen Fragen

Berücksichtigen Sie die Fragen und Antworten, die Sie zur Neugestaltung Ihres Reiseprogramms oder bei der Arbeit an Ihrer nächsten Präsentation für Führungskräfte benötigen.

• Was bedeuten Geschäftsreisen für Ihr Unternehmen und wie können Sie sie in Ihre Strategie für Wachstum und Erholung des Geschäfts integrieren? Stellen Sie Ihr Geschäftsreiseprogramm und Ihre Richtlinien auf den Prüfstand, um sicherzustellen, dass Sie den Zielen Ihres Unternehmens in der „neuen Normalität“ entsprechen.
• Wie werden Reisende je nach Ihrer Position betroffen sein? Sprechen Sie mit den Abteilungsleitern darüber, wer seine Reisetätigkeit wieder aufnehmen soll und wie Reisende möglicherweise je nach ihrer Zuständigkeit anders unterstützt werden müssen. Abhängig von Ihrem Unternehmen ist jeder – von Vertrieb und Personalabteilung bis hin zu Kreativteams und Ingenieuren – von Änderungen im Geschäftsreisebereich betroffen. Daher ist es wichtig zu erfahren, welche Art von zusätzlicher Unterstützung jeweils benötigt wird.
• Wie sind Sie auf die Sorgen von Reisenden eingegangen? Tauschen Sie sich mit Ihren Reisenden im direkten Gespräch öder im Rahmen von unternehmensweiten Umfragen aus. Die IATA berichtete kürzlich, dass 84 Prozent der Reisenden Angst haben zu reisen, bevor der Coronavirus nicht eingedämmt ist.² Es ist wichtig, auf die Sorgen Ihrer Mitarbeiter einzugehen, damit diese wieder mit einem guten Gefühl reisen und Sie ihnen die bestmögliche Unterstützung beim Risikomanagement bieten können.
• Wie kann Ihr Account Manager Sie unterstützen? Der Account Manager bei Ihrem TMC ist ein Experte für Geschäftsreisen und sollte Ihnen wertvolle Unterstützung und Informationen bieten.

Laden Sie unser Toolkit zur Neugestaltung Ihres Reiseprogramms nach COVID-19 herunter und profitieren Sie von umsetzbaren Ratschläge zum Setzen von Zielen sowie zum Analysieren und Überarbeiten Ihres Geschäftsreiseprogramms und Ihrer Richtlinien.

Teilen Sie Ihre Ideen

Der nächste Schritt nach Ausarbeitung eines Plans ist, diesen mit der oberen Führungsebene zu teilen. Die erste große Hürde: einen Termin finden, an dem Sie alle an einen (virtuellen) Tisch bekommen. Dann folgen die Vorbereitung und die Präsentation.

• Beginnen Sie im Kleinen. Wenden Sie sich zuerst an Ihren Manager und leiten Sie Ihre Bedenken und Initiativen mit dessen Unterstützung an die richtigen Ansprechpartner weiter.
• Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie wissen und steuern können, um Entscheidungen zu beeinflussen und das Risiko für Reisende zu minimieren. Sie können die Zukunft nicht vorhersagen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die Punkte ansprechen, die Sie gerade tun und wie diese Ihr Unternehmen und Ihre Reisenden unterstützen.

„Halten Sie es kurz und einfach. [Ihre Führungsebene] möchte das große Ganze verstehen, anstatt von Detailinformationen überflutet zu werden. Nennen Sie ruhig ein paar Optionen, aber denken Sie daran, immer mit Ihrer Empfehlung zu starten.“

– Whitni Willmore, Travel Manager, Engineered Structures, Inc.

• Teilen Sie Ihre Herausforderungen in überschaubare Einheiten auf. Beginnen Sie mit den wichtigsten Herausforderungen und Chancen und gehen Sie dann darauf ein, wie Sie mit diesen umgehen, um sicherzustellen, dass die dringendsten Anforderungen gehört und verstanden werden.
• Treten Sie selbstbewusst auf und halten Sie Ihre Daten griffbereit. Denken Sie aber dennoch daran, auch um Feedback zu bitten: Vielleicht haben Sie einige Ideen der Anwesenden noch nicht berücksichtigt.

„Gehen Sie nicht unvorbereitet in Meetings. Seien Sie präzise und führen Sie Fakten und Statistiken an.“

– Lisa Wilke, Corporate Travel Manager, Nationwide.

Treten Sie selbstbewusst auf

Wir erleben derzeit beispiellose Zeiten. Die An- und Herausforderungen des Jahres 2020 unterscheiden sich deutlich von denen, mit denen wir alle zuvor konfrontiert waren. Vertrauen Sie sich selbst, betreiben Sie ausreichend Recherche, nutzen Sie Ihre Stakeholder-Beziehungen und stellen Sie die Sicherheit in den Vordergrund. Wenn Sie der Gedanke daran, Ihre Pläne und Ideen zu teilen, immer noch nervös macht, finden Sie in unserem Blog Einfache Strategien für eine bessere Executive Presence hilfreiche Tipps. Atmen Sie tief ein und aus und trinken Sie einen Schluck Wasser. Sie schaffen das!

Zuletzt: Arbeiten Sie mit großartigen Partnern zusammen

Wir bei Egencia können Ihnen bei der Umsetzung all der genannten Hinweise und Tipps helfen. Unsere Teams sind immer für Sie da. Sobald Sie das Feedback Ihrer internen Stakeholder gesammelt und deren neue Anforderungen verstanden haben, helfen Ihnen unsere kompetenten Account-Management- und Implementierungsteams dabei, die Reiserichtlinien an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Außerdem bieten wir Ihnen die Community Egencia Connect als Online-Ressource. In der Community können Travel Manager Best Practices auszutauschen, Tipps und Ratschläge für Geschäftsreisen von Reiseexperten und Kollegen erhalten und Punkte für bestimmte Aktivitäten sammeln.

Als Organisation, der über 9.000 Unternehmen weltweit bei ihrem Geschäftsreisemanagement vertrauen, können wir Ihnen helfen, ein stärkerer Travel Manager für Ihr Unternehmen zu werden. Sehen Sie sich unser vollständiges Toolkit zur Neugestaltung Ihres Reiseprogramms nach COVID-19 an, um zu erfahren, wie Sie sich auf die nächste Phase der Reisetätigkeit vorbereiten können.

^1. „About GBTA Europe.“ GBTA. https://www.gbta.org/membership-and-communities/chapters-and-regions/europe 
^2. „IATA COVID-19 Passenger Survey.“ International Air Transport Association (IATA). April 2020.