Suchen und buchen Ihre Geschäftsreisenden ihre Reisen selbstständig? Die Zusammenarbeit mit einem Travel-Management-Unternehmen (TMC) und damit eine bestimmte Reiserichtlinie, bevorzugte Anbieter und festgelegte Prozesse können Geld sparen und Reisenden einen besseren Service bieten. Ihr Chef wird dem Wechsel zu einem TMC aber nur zustimmen, wenn er davon überzeugt ist, dass er für das Unternehmen klare Vorteile hat, also z. B. die Kosten senkt.

Wichtige Aspekte, die Ihren Chef interessieren

1. Prozesse und Datenerhebung

   Standardisierte Prozesse ermöglichen es Unternehmen, effizienter zu sein und Kosten zu minimieren. Dazu gehört eine einheitliche Erhebung von Daten – wie häufig gebuchten Hotels oder beliebten Flugstrecken –, die dann analysiert werden können, um weitere Potenziale zu entdecken.

2. Sorgfaltspflicht

   Unternehmen stehen in der Verantwortung, Reisende möglichst wenig Risiken auszusetzen. Dazu sind Systeme, die Auskunft über den planmäßigen Aufenthaltsort von Reisenden geben, und Back-Office-Prozesse hilfreich, die im Notfall eine angemessene Reaktion ermöglichen.

3. Vorteile für Reisende

   Dank der Wiedererkennung von Reisenden können diese im Fall von Reiseunterbrechungen aus unvorhersehbaren Gründen, wie einem Vulkanausbruch oder einer sozialen Unruhe, schneller umgebucht werden. Weitere Vorteile sind z. B. kostenloses WLAN oder Zugang zur Lounge.

4. Kosten

   Dank der Zusammenarbeit mit einem TMC können auch kleine Unternehmen aufgrund des insgesamt großen Geschäftsvolumens des TMC von niedrigeren Raten und Tarifen profitieren. Wenn Sie für einen bestimmten Anbieter besonders viel ausgeben, kann Ihnen das TMC dabei helfen, vorteilhafte Firmenraten auszuhandeln.

5. Inhalt und Zeit

   Den richtigen Flug zum besten Preis zu finden, kann einzelne Reisende viel Zeit kosten und die Produktivität am Arbeitsplatz beeinträchtigen. Ein gutes TMC stellt Ihnen nicht nur eine große Auswahl zu wettbewerbsfähigen Preisen zur Verfügung, sondern kann Ihnen oft auch größere Rabatte weitergeben, da es Anbietern einen größeren Marktanteil ermöglicht.

6. Service

   Der Flug wurde annulliert? Es kommt zu Verspätungen? Sie haben den Anschluss verpasst? Und jetzt? Die Geschäftszeiten gehen von 9 bis 17 Uhr – aber nicht für Geschäftsreisende, die nach Bedarf rund um die Uhr buchen möchten. Mit einem TMC ist das anders. Es kümmert sich jederzeit um Probleme und Wünsche von Reisenden und diese müssen sich nicht in die öffentliche Warteschlange einreihen, sondern erreichen gleich einen Reiseberater, der ihnen im Handumdrehen weiterhilft.

Um sich die genannten Vorteile eines TMC zu sichern, benötigen Sie einen Plan, um erst einen Sponsor auf Ihre Seite zu bekommen und dann die Genehmigung des Unternehmens zu erhalten.

So gehen Sie das Gespräch mit Ihrem Chef an

1. Ihr Unternehmen verstehen

   Einige Unternehmen planen Reisen im Voraus, andere nehmen vor allem kurzfristige Buchungen vor. Einige konzentrieren sich auf den Komfort der Reisenden, anderen haben vorrangig Kosteneinsparungen im Blick. Welches Reiseprogramm ist das richtige für Ihr Unternehmen? Wohin und wie viel wird in Ihrem Unternehmen in Zukunft gereist? Nach was suchen Sie, nach niedrigeren Raten und Tarifen oder einem besseren Service?

2. Daten erheben

   Es ist erforderlich, Daten zu erheben, die den Ist- und den Sollzustand zeigen. Wenn es dafür kein System gibt, kann es zwar eine Weile dauern, aber Sie sollten herausfinden, welche Zahlen Sie für Ihren Business Case benötigen und woher Sie diese bekommen können – z. B. aus Unterlagen der Personalabteilung oder Reisekostenaufstellungen. Richten Sie dann einen Prozess dazu ein, diese zu erheben und sie gesondert und aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten. Sprechen Sie mit den betroffenen Unternehmensbereichen – Reisenden, Personal- und Sicherheitsabteilung, IT, Finanzen, Einkauf –, um zu erfahren, welche Schwierigkeiten diese möglicherweise mit dem bestehenden Reiseprogramm haben.

3. Ziele festlegen

   Die Zahlen und die Aussagen der betroffenen Unternehmensbereiche zeigen Ihnen, in welchen Bereichen (z. B. Flüge, Service, Kosten) und bei welchen Funktionen (z. B. bessere Inhalte, bessere Prozesse zur Datenhebung und Sicherheit von Reisenden) Verbesserungen möglich sind und ein TMC Sinn machen kann.

4. Business Case erstellen

   Arbeiten Sie mit den betroffenen Unternehmensbereichen zusammen, um ein Programm und Richtlinien zu erstellen, die zu Ihrem Unternehmen passen. Finden Sie einen Sponsor, der Ihre Initiative unterstützt. Belegen Sie, dass die Investitionen von Zeit und Geld durch die Vorteile, die ein TMC bieten kann, übertroffen werden.

5. Hilfe von einem Experten anfordern

   Wenden Sie sich, wenn Sie Zweifel haben, an einen Spezialisten eines TMC. Dieser kann Sie unterstützen, Ihnen den ganzen Ablauf erklären und mit Ihnen die Vor- und Nachteile durchgehen, damit Sie bestens für das Gespräch mit Ihrem Chef vorbereitet sind.