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9 Vorteile einer Buchungsplattform für Geschäftsreisen für die Produktion

Posted: 14 June 2022
Professional Man Reviewing Work on a Laptop Outside

Es ist etwas ironisch. In einer Branche, die bekannt für führende Innovation und High-Tech-Lösungen ist, liegen Produktionsunternehmen in einem Bereich bei der Annahme von Technologie zurück: Geschäftsreisen.

Die Partnerschaft mit einem soliden digitalen Geschäftsreisemanagement-Unternehmen (TMC) kann jedoch erhebliche Vorteile in Bezug auf die Sicherheit und das Wohlbefinden der Reisenden, Kosteneinsparungen bei Reisekosten und Prozesseffizienz bringen.

Hier werden 9 Gründe dafür aufgeführt, warum Produktionsunternehmen ein verwaltetes Geschäftsreiseprogramm zugunsten ihrer Reisekostenrichtlinie, einfacher Geschäftsreisen und des Risikomanagements sowie der Kontrolle der allgemeinen Kosten nutzen sollten:

  1. Mit einem verwalteten Geschäftsreiseprogramm können Sie Geschäftsreiserichtlinien einrichten, die Ihre Urlauber schützen, glücklicher machen und Ihren Gewinn steigern. Und das alles gleichzeitig.
  2. Das richtige digitale Buchungstool erleichtert das Buchen komplexer Reisen (und die Umbuchung bei einer Planänderung) um ein Vielfaches.
  3. Wenn Reisende über eine einzige Plattform buchen, wissen Sie jederzeit, wo sie sich gerade befinden.
  4. Solide TMCs bieten automatisierte Einsparungsmöglichkeiten, um Ihrem Unternehmen ohne zusätzlichen Aufwand Geld zu sparen.
  5. Durch die Konsolidierung von Reisen über eine einzige Plattform erhalten Sie leistungsstarke Daten, die Sie auf vielfältige Weise nutzen können.
  6. Das richtige TMC verfügt auch über ein stabiles, einfach zugängliches persönliches Support-Netzwerk.
  7. Das richtige Buchungstool erleichtert die Buchung und Verwaltung der Reiseerfahrungen für alle, selbst für Anhänger der alten Schule.
  8. Ein verwaltetes Reiseprogramm optimiert Ihren gesamten Prozess zur Reisekostenabrechnung und spart Ihren Mitarbeitern jede Woche Stunden Zeit.
  9. Das richtige TMC unterstützt Ihre Reisenden während ihrer gesamten Reise.

Lesen Sie im Detail, wie Geschäftsreisemanagement-Dienste dabei helfen können, eine Reisekostenrichtlinie zu erstellen und zu kontrollieren, die Mitarbeitererfahrung für Inlands- und Auslandsreisen zu verbessern und konstruktivere Geschäftstreffen zu organisieren, die Ihr Geschäft voranbringen.

1. Mit einem verwalteten Reiseprogramm können Sie Geschäftsreiserichtlinien festlegen, die Ihre Reisenden schützen, glücklicher machen und Ihren Gewinn steigern. Und das alles gleichzeitig.

Anstatt einschränkend oder strafend zu sein, sollte eine gute Reiserichtlinie Reisende dazu führen, Entscheidungen zu treffen, die mit den Werten, Bedürfnissen und Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen, während sie gleichzeitig das Wohlergehen der Reisenden sicherstellt.

In der heutigen Welt – insbesondere angesichts der komplexen Anforderungen in der Produktion – brauchen Reisende mehr Unterstützung als je zuvor, um sich wohl zu fühlen. Um am Weltmarkt erfolgreich zu sein, müssen sich Produktionsunternehmen wirklich für das Wohlergehen ihrer Mitarbeiter interessieren. Dies bedeutet, neben der grundlegenden Sicherheit auf Geschäftsreisen und Unternehmenszielen weitere Faktoren zu berücksichtigen, damit die Mitarbeiter unbesorgt auf Reisen gehen können.

Welche Reiseziele sind gesperrt? Wie viel kann ich für ein Hotel ausgeben? Muss ich eine Maske tragen? Eine Reiserichtlinie, die Fragen beantwortet – und sie in den Buchungsvorgang einbaut – erleichtert es Reisenden, sich hinsichtlich ihrer zulässigen Optionen sicher zu fühlen.

Das Hervorheben von Optionen, die den Unternehmenszielen und dem Wohlbefinden der Reisenden entsprechen, und das visuelle Hervorheben von Optionen, die dies nicht tun, erleichtert es den Reisenden, Entscheidungen zu treffen, bei denen sie sich wohlfühlen, und kommt gleichzeitig dem Unternehmen zugute.

2. Das richtige digitale Buchungstool erleichtert das Buchen komplexer Reisen (und die Umbuchung bei Planänderung) um ein Vielfaches.

Die Produktion ist unvorhersehbar. Zeitrahmen ändern sich. Pläne ändern sich. Und neben dem Bedarf an Flexibilität kommt die zusätzliche Komplexität hinzu, dass nicht nur Menschen, sondern auch Geräte und Prototypen fortbewegt werden müssen. Das bedeutet, dass ein Offline-Reisebüro einfach nicht die beste Wahl ist. Es kann Stunden dauern, bis die Reisedetails feststehen, und bis dahin ist die Gelegenheit möglicherweise verstrichen oder die Pläne haben sich geändert.

Stellen Sie diese Erfahrung einem Buchungstool für Geschäftsreisen gegenüber, das maschinelles Lernen nutzt, um Suchergebnisse mithilfe der Technologie für Geschäftsreisen basierend auf der intelligenten Gewichtung von Flugreise-Variablen wie die Dauer von Zwischenstopps, Gepäckkosten und sogar Präferenzen von Reisenden aus vorherigen Buchungen zu priorisieren. Wenn Sie die beste Auswahl zuerst sehen, sparen Sie viel Zeit für Ihre Reisenden und Reisekoordinatoren.

Kunden von Egencia benötigen beispielsweise für die Hotelbuchung durchschnittlich vier Minuten. Für Flugtickets, Mietwagen oder Zugfahrkarten sind es fünf.

3. Wenn Reisende über eine einzige Plattform buchen, wissen Sie jederzeit, wo sie sich gerade befinden.

Nicht alle Online-Buchungsvorgänge sind gleich. Wenn Mitarbeiter auf irgendeiner von ihnen gewünschten Website buchen können, wird die Sorgfaltspflicht stark beeinträchtigt. Es gibt keine zentrale Möglichkeit, Mitarbeiter zu lokalisieren, wenn etwas schief geht.

Mit dem richtigen Online-Buchungserlebnis können Sie über eine einzige Plattform in Sekundenschnelle herausfinden, wer sich wo zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet.

4. Solide TMCs haben Mechanismen für Einsparungsmöglichkeiten, um Ihrem Unternehmen Geld ohne zusätzlichen Aufwand zu sparen.

Wie kann Ihnen ein TMC helfen, zu sparen? Zählen wir die Möglichkeiten auf. Ein großes TMC wird Einfluss auf Anbieter haben, den sie nutzen können, um spezielle Einsparungen und Vergünstigungen auszuhandeln, die sie an ihre Kunden weitergeben können, wenn sie Reisen buchen.

Auch maschinelles Lernen kann Einsparungen steigern. Der Egencia Savings Finder zum Beispiel sucht nach der Buchung weiterhin nach niedrigeren Preisen, was Einsparungen von durchschnittlich 7 % bei Flügen und 14 % bei Hotels einbringt, ohne dass die Reisenden zusätzliche Maßnahmen ergreifen müssen.

Es stehen auch Daten zur Verfügung, die helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Verhandlungen zu führen, ungenutzte Tickets zu finden und einzulösen und vieles mehr.

5. Durch die Konsolidierung von Reisen über eine einzige Plattform erhalten Sie leistungsstarke Daten, die Sie auf vielfältige Weise nutzen können.

Top-Führungskräfte in der Produktionsbranche wissen, wie wichtig Daten sind, um Muster zu erkennen, die es ihnen ermöglichen, Verfahren zu verbessern und die Produktion zu steigern. Reisedaten sind ebenso wichtig.

Ohne ein gemeinsames Reiseprogramm haben Sie keine Daten, um zu handeln. Aber wenn alle Reiseausgaben von einem einzigen Geschäftsreisemanagement-Softwaresystem verwaltet werden, können Sie leicht Trends und Einsparmöglichkeiten erkennen, um Reisekosten zu minimieren.

Sie können ebenso Daten nutzen, um Möglichkeiten aufzuzeigen, wie Sie Ihre Reisenden besser unterstützen können. Wenn Sie beispielsweise sehen, dass bestimmte Reisende Flüge mit höheren Raten buchen, nutzen Sie dies als Gelegenheit, um ein Gespräch zu beginnen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass diese Gruppe von Reisenden deutlich mehr unterwegs ist, mehr Flexibilität benötigt oder Projekte hat, bei denen sich die Zeitpläne des Öfteren ändern.

Wenn Sie über Antworten verfügen, können Sie die Reiseanforderungen oder den Maßstab für diese Gruppe anpassen, um ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden (und ihnen das Gefühl zu geben, gehört und geschätzt zu werden).

6. Das richtige TMC verfügt auch über ein stabiles, einfach zugängliches persönliches Support-Netzwerk.

Auch wenn die Technologie noch so effektiv ist, gibt es Zeiten, in denen Reisende das Bedürfnis haben, mit einem echten Menschen zu sprechen. Dies ist entscheidend, um Reisenden, die weniger technisch versiert sind, ein sicheres Gefühl zu geben.

Ein TMC wie Egencia bietet ein globales Netzwerk erfahrener Reiseberater, die auf Knopfdruck 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche, 365 Tage im Jahr antworten, egal wo auf der Welt sie sich befinden. Anrufe mitten in der Nacht bei Verwaltungsassistenten oder Reisekoordinatoren gehören damit der Vergangenheit an.

7. Das richtige Buchungstool erleichtert die Buchung und Verwaltung von Reisen für alle, selbst für Anhänger der alten Schule.

Einige Online-Buchungssysteme sind umständlich und wenig benutzerfreundlich. Andere wiederum sind optimiert und intuitiv. Um alle an Bord zu holen, sollten Sie sich für Letzteres entscheiden.

Das richtige TMC hat eine Benutzeroberfläche, die sich so bequem und vertraut anfühlt wie die Urlaubsbuchung oder die Buchung anderer persönlicher Reisen, sodass jeder – von Millennials, die ihre Handys ständig nutzen, bis hin zu Boomern, die ausgedruckte Reisepläne bevorzugen – das Tool für Geschäftsreiseleistungen nutzen möchte.

Ein weiterer Vorteil ist der Zugriff auf anbieterspezifische Gesundheits- und Hygieneinformationen im Buchungsprozess von Geschäftsreisen. Denn informierte Reisende sind glückliche Mitarbeiter.

Auch wenn es zunächst gewöhnungsbedürftig sein mag, stellen wir fest, dass unsere Kunden die Online-Buchung von Flugpreisen und Hotelzimmern der traditionellen Offline-Buchung vorziehen (insbesondere mit der Gewissheit, dass sie telefonisch live Hilfe erhalten, wenn sie sie während einer Reise benötigen). Die Kunden von Egencia verzeichnen weltweit und branchenübergreifend eine durchschnittliche Online-Buchungsrate von 87 %.

8. Ein verwaltetes Reiseprogramm optimiert Ihren gesamten Reise- und Kostenabrechnungsprozess und spart Ihren Mitarbeitern jede Woche Stunden an Zeit.

Seien wir ehrlich: Niemand mag es, nach Belegen zu suchen und Reisekostenabrechnungen manuell zu erstellen (außerdem kann das Stunden produktiver Zeit für Ihre Mitarbeiter verschlingen).

Buchungstools für Unternehmen beschleunigen den Prozess zur Kostenabrechnung für Reisende, Reisekoordinatoren und Finanzteams, indem alle Transaktionsdaten – offline, online und sogar Daten mit benutzerdefinierten Feldern – direkt an ein Kostenmanagementsystem weitergeleitet werden.

Tatsächlich kann ein leistungsstarkes digitales TMC über die Kostenkonsolidierung hinausgehen und Ihr Unternehmen verbessern. Von der automatisierten Hilfe bei der Implementierung von Genehmigungsprozessen (die heutzutage sprunghaft angestiegen sind) über die schnelle und einfache Reisegenehmigung auf jedem Gerät bis hin zur Reisekostenabrechnung und -zahlung mit einem Klick – ein verwaltetes Reiseprogramm ist bahnbrechend.

9. Das richtige TMC unterstützt Ihre Reisenden während ihrer gesamten Reise in Echtzeit.

Die Rolle eines TMC endet nicht mit der Buchung der Reise. Die Reisenden von heute wollen sich während der gesamten Reise unterstützt fühlen. Mit einer App, die von einer soliden Plattform unterstützt wird, erhalten Außendienstmitarbeiter im virtuellen Chat fast zu jeder Frage zu ihrer Reise Antworten – von „Gibt es Frühstück im Hotel“ bis hin zu „Von welchem Gate geht mein Flug“.

Sie haben bei der Landung außerdem Informationen zum Transfer schnell zur Hand. So können sie sich, sobald sie ankommen, für die beste Option entscheiden. Fahrgemeinschaften, Mietwagen, öffentliche Verkehrsmittel – mit Kosten, Fahrplänen, Reisezeit und Buchungsmöglichkeiten – alles in der App verfügbar.

Reisen haben sich verändert. Die komplexen Reiseanforderungen der Produktionsindustrie – und der intrinsische Wunsch, Dinge besser und effizienter zu gestalten – sind jedoch unverändert.

Will ein Unternehmen heute erfolgreich in der Produktion sein, muss es flexibler, inklusiver und verantwortungsbewusster als je zuvor agieren. Das Geschäftsreisemanagement kann Ihnen helfen, dies zu erreichen – mit innovativer Technologie und einem Support, bei dem der Reisende im Mittelpunkt steht.

Ist es nicht an der Zeit, dass Ihr Unternehmen zu einem verwalteten Reiseprogramm wechselt?

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