Zehn Vorteile einer Plattform für Geschäftsreisemanagementt für die Produktion
Es ist etwas ironisch. In einer Branche, die bekannt für führende Innovation und High-Tech-Lösungen ist, liegen Produktionsunternehmen in einem Bereich bei der Annahme von Technologie zurück: Geschäftsreisen.
Die Partnerschaft mit einem soliden digitalen Geschäftsreisemanagement-Unternehmen (TMC) kann jedoch erhebliche Vorteile in Bezug auf die Sicherheit und das Wohlbefinden der Reisenden, Kosteneinsparungen bei Reisekosten und Prozesseffizienz bringen.
Hier werden 10 Gründe dafür aufgeführt, warum Produktionsunternehmen ein verwaltetes Geschäftsreiseprogramm zugunsten ihrer Reisekostenrichtlinie und des Risikomanagements nutzen sollten:
1. Geschäftsreiserichtlinien schützen Ihre Reisenden, machen sie glücklicher und steigern gleichzeitig Ihren Gewinn. Und das alles gleichzeitig.
Anstatt einschränkend oder strafend zu sein, sollte eine gute Reiserichtlinie Reisende dazu verleiten, Entscheidungen zu treffen, die mit den Werten, Bedürfnissen und Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen, während sie gleichzeitig das Wohlergehen der Reisenden sicherstellt.
In der heutigen Welt – insbesondere angesichts der komplexen Anforderungen in der Produktion – brauchen Reisende mehr Unterstützung als je zuvor, um sich wohl zu fühlen. Um am Weltmarkt erfolgreich zu sein, sollten sich Produktionsunternehmen wirklich für das Wohlergehen ihrer Mitarbeitenden interessieren. Dies bedeutet, neben der grundlegenden Sicherheit auf Geschäftsreisen und Unternehmenszielen weitere Faktoren zu berücksichtigen, damit Ihre Mitarbeitenden unbesorgt auf Reisen gehen können.
Welche Reiseziele sind gesperrt? Wie viel kann ich für ein Hotel ausgeben? Muss ich eine Maske tragen? Eine Reiserichtlinie, die Fragen beantwortet – und sie in den Buchungsvorgang einbaut – erleichtert es Reisenden, sich hinsichtlich ihrer zulässigen Optionen sicher zu fühlen.
Das Hervorheben von Optionen, die den Unternehmenszielen und dem Wohlbefinden der Reisenden entsprechen – und das visuelle Hervorheben von Optionen, die dies nicht tun – erleichtert es Reisenden, Entscheidungen zu treffen, bei denen sie sich wohlfühlen, und kommt gleichzeitig dem Unternehmen zugute.
2. Es erleichtert das Buchen komplexer Reisen.
Die Produktion ist unvorhersehbar. Zeitrahmen ändern sich. Pläne ändern sich. Neben dem Bedarf an Flexibilität kommt die zusätzliche Komplexität hinzu, dass nicht nur Menschen, sondern auch Geräte und Prototypen fortbewegt werden müssen. Das bedeutet, dass ein Offline-Reisebüro einfach nicht die beste Wahl ist. Es kann Stunden dauern, bis die Reisedetails feststehen, und bis dahin ist die Gelegenheit möglicherweise verstrichen oder die Pläne haben sich geändert.
Stellen Sie diese Erfahrung einem Buchungstool für Geschäftsreisen gegenüber, das maschinelles Lernen nutzt, um Suchergebnisse mithilfe der Technologie für Geschäftsreisen basierend auf der intelligenten Gewichtung von Flugreise-Variablen wie die Dauer von Zwischenstopps, Gepäckkosten und sogar Präferenzen von Reisenden aus vorherigen Buchungen zu priorisieren. Wenn Sie die beste Auswahl zuerst sehen, sparen Sie Ihren Reisenden und Reisekoordinatoren wertvolle Zeit.
Mit Egencia benötigen Sie beispielsweise für die Buchung von Flugtickets, Mietwagen oder Zugfahrkarten durchschnittlich fünf Minuten. Für Hotelbuchungen sind es vier.[i]
3. Wenn Reisende über eine einzige Plattform buchen, wissen Sie jederzeit über den Status ihrer Geschäftsreise Bescheid.
Nicht alle Online-Buchungsvorgänge sind gleich. Wenn Mitarbeitende auf irgendeiner von ihnen gewünschten Website buchen können, wird die Sorgfaltspflicht stark beeinträchtigt. Es gibt keine zentrale Möglichkeit, Mitarbeitende zu lokalisieren, wenn etwas schief geht.
Mit dem richtigen Online-Buchungserlebnis können Sie über eine einzige Plattform Ihre Reisenden leicht ausfindig machen und alle 15 Minuten über Neuigkeiten informiert werden.
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4. Dank integrierter Mechanismen für Einsparungsmöglichkeiten sparen Sie Ihrem Unternehmen Geld ohne zusätzlichen Aufwand.
Wie kann Ihnen ein TMC helfen, zu sparen? Zählen wir die Möglichkeiten auf. Ein großes TMC kann Ihnen dabei helfen, spezielle Einsparungen und Vergünstigungen mit Reiseanbietern auszuhandeln. Diese werden an Kunden weitergegeben, sobald diese eine Reise buchen.
Auch maschinelles Lernen kann Einsparungen steigern. Der Egencia Savings Finder zum Beispiel sucht nach der Buchung weiterhin nach niedrigeren Preisen, was Einsparungen von durchschnittlich 7 % bei Flügen und 14 % bei Hotels einbringt, ohne dass die Reisenden zusätzliche Maßnahmen ergreifen müssen.[ii]
Es stehen auch Daten zur Verfügung, die helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Verhandlungen zu führen, ungenutzte Tickets zu finden und einzulösen und vieles mehr. Dadurch werden Sie höchstwahrscheinlich merken, wie Ihr Reisebudget besser genutzt wird.
5. Durch die Konsolidierung von Reisen über eine einzige Plattform erhalten Sie aufschlussreiche Daten, die Sie auf vielfältige Weise nutzen können.
Top-Führungskräfte in der Produktionsbranche verstehen die Bedeutung von Daten. Mithilfe von Daten lassen sich Muster erkennen, die es ihnen ermöglichen, Verfahren zu verbessern und die Produktion zu steigern. Reisedaten sind ebenso wichtig.
Ohne ein gemeinsames Reiseprogramm haben Sie keine Daten, um zu handeln. Aber wenn alle Reiseausgaben von einem einzigen Geschäftsreisemanagement-Softwaresystem verwaltet werden, können Sie leicht Trends und Einsparmöglichkeiten erkennen, um Reisekosten zu minimieren.
Sie können ebenso verschiedene Dashboards für die Reiseberichterstattung nutzen, um Möglichkeiten aufzuzeigen, wie Sie Ihre Reisenden besser unterstützen können. Wenn Sie beispielsweise sehen, dass bestimmte Reisende Flüge mit höheren Raten buchen, nutzen Sie dies als Gelegenheit, um ein Gespräch zu beginnen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass diese Gruppe von Reisenden deutlich mehr unterwegs ist, mehr Flexibilität benötigt oder Projekte hat, bei denen sich die Zeitpläne des Öfteren ändern.
Wenn Sie über Antworten verfügen, können Sie die Reiseanforderungen oder den Maßstab für diese Gruppe anpassen, um ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden (und ihnen das Gefühl zu geben, gehört und geschätzt zu werden).
Erfahren Sie, wie Sie Ihr Reiseprogramm mit unserem RFP-Toolkit optimieren können.
6. Sie nutzen ein stabiles, einfach zugängliches und persönliches Support-Netzwerk.
Auch wenn die Technologie noch so effektiv ist, gibt es Zeiten, in denen Reisende das Bedürfnis haben, mit einem echten Menschen zu sprechen. Dies ist entscheidend, um Reisenden, die weniger technisch versiert sind, ein sicheres Gefühl zu geben.
Ein TMC wie Egencia bietet ein globales Netzwerk von Reiseberatern, die auf Knopfdruck 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche, 365 Tage im Jahr antworten, egal wo auf der Welt sie sich befinden. Anrufe mitten in der Nacht bei Verwaltungsassistenten oder Reisekoordinatoren gehören damit der Vergangenheit an.
7. Es erleichtert die Buchung und Verwaltung von Reisen für alle – selbst für Anhänger der alten Schule.
Einige Online-Buchungssysteme sind umständlich und wenig benutzerfreundlich. Andere wiederum sind optimiert und intuitiv. Um alle an Bord zu holen, sollten Sie sich für Letzteres entscheiden.
Das richtige TMC ist benutzerfreundlich. Es sollte sich so bequem und vertraut anfühlen wie die Urlaubsbuchung oder die Buchung anderer persönlicher Reisen, sodass jeder – von Millennials, die ihre Handys ständig nutzen, bis hin zur Generation X, die ausgedruckte Reisepläne bevorzugt – das Tool für Geschäftsreiseleistungen nutzen wirklich nutzen möchte.
Ein weiterer Vorteil ist der Zugriff auf anbieterspezifische Gesundheits- und Hygieneinformationen während des Buchungsprozesses von Geschäftsreisen. Denn informierte Reisende sind glücklichere Angestellte.
Auch wenn es zunächst gewöhnungsbedürftig sein mag, stellen wir fest, dass unsere Kunden die Online-Buchung von Flugpreisen und Hotelzimmern der traditionellen Offline-Buchung vorziehen (insbesondere mit der Gewissheit, dass sie telefonisch live Hilfe vom Kundenservice erhalten, wenn sie sie während einer Reise benötigen). Die Kunden von Egencia verzeichnen weltweit und branchenübergreifend eine durchschnittliche Online-Buchungsrate von 95 %.[iii]
8. Es optimiert Ihren gesamten Reise- und Kostenabrechnungsprozess und erspart Ihren Mitarbeitenden jede Woche mehrere Arbeitsstunden.
Seien wir ehrlich: Niemand mag es, nach Belegen zu suchen und Reisekostenabrechnungen manuell zu erstellen (noch dazu ist es extrem zeitaufwändig).
Buchungstools für Unternehmen automatisieren den Prozess zur Kostenabrechnung für Reisende, Reisekoordinatoren und Finanzteams, indem alle Transaktionsdaten – offline, online und sogar Daten mit benutzerdefinierten Feldern – direkt an ein Kostenmanagementsystem weitergeleitet werden.
Ein digitales TMC kann über die Kostenkonsolidierung hinausgehen und Ihr Unternehmen verbessern. Von der automatisierten Hilfe bei der Implementierung von Genehmigungsprozessen über die schnelle und einfache Reisegenehmigung auf jedem Gerät bis hin zur Reisekostenabrechnung und -zahlung mit nur einem Klick – ein verwaltetes Reiseprogramm ist bahnbrechend. Das sorgt dafür, dass Ihre Reisenden ihre Erstattungen umgehend erhalten.
9. Es unterstützt Ihre Reisenden während ihrer gesamten Reise in Echtzeit.
Die Rolle eines TMC endet nicht mit der Buchung der Reise. Die Reisenden von heute wollen sich während der gesamten Reise unterstützt fühlen. Mit einer App, die von einer soliden Plattform unterstützt wird, erhalten Außendienstmitarbeitende im virtuellen Chat Antworten zu jeder Reisefrage – von „Gibt es Frühstück im Hotel?“ bis hin zu „Von welchem Gate geht mein Flug?“.
Sie haben bei der Landung außerdem Informationen zum Transfer schnell zur Hand, damit sie sich schnell für die beste Option entscheiden können. Fahrgemeinschaften, Mietwagen und öffentliche Verkehrsmittel – mit Kosten, Fahrplänen, Reisezeit und Buchungsmöglichkeiten – sind alle in der App verfügbar.
10. Mithilfe von Tools lassen sich Nachhaltigkeitsziele einfacher verfolgen.
Angesichts der rasanten Entwicklung der Produktionsindustrie hin zu nachhaltigen Praktiken benötigen Sie Tools, die die Auswirkungen Ihrer Reiseentscheidungen transparent machen. Sie finden auf den Buchungsbildschirmen Informationen wie CO2-Äquivalente und Diagnosen, die Ihnen Vorschläge machen, wie Sie Ihr Reiseprogramm umweltfreundlicher gestalten können.
Reisen haben sich verändert. Die komplexen Reiseanforderungen der Produktionsindustrie – und der intrinsische Wunsch, Dinge besser und effizienter zu gestalten – sind jedoch unverändert.
Will ein Unternehmen heute erfolgreich in der Produktion sein, muss es flexibler, inklusiver und verantwortungsbewusster als je zuvor agieren. Das Geschäftsreisemanagement kann Ihnen helfen, dies zu erreichen – mit innovativer Technologie und einem Support, bei dem der Reisende im Mittelpunkt steht.
[i][ii][iii] Sämtliche dargestellten Informationen stammen aus internen Berichten von Amex GBT Egencia aus dem Jahr 2023.
