Was ist ein Reiseberater für Geschäftsreisen?
Viele Unternehmen lernen schnell, dass die Planung, Buchung und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs von Geschäftsreisen mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden ist. Häufig muss sich der Mitarbeiter selbst darum kümmern. Dabei ergibt sich eine Reihe von Fragen, die von der korrekten Buchung der Reise bis zur Überwachung der Reisekosteneffizienz reichen.
Eine zentrale Plattform für Reisebuchungen in Verbindung mit einem Reiseberater für Geschäftsreisen, stellt sich nicht nur diesen Herausforderungen, sondern verbessert auch jegliche Ineffizienz im Geschäftsreiseprogramm Ihres Unternehmens. In diesem Post möchten wir über folgende Dinge sprechen:
- Die Herausforderungen eines dezentralen Geschäftsreisemanagement-Programms
- Was ist ein Reiseberater für Geschäftsreisen?
- Die Rolle des Reiseberaters für Geschäftsreisen
- Die Kombination von Reiseberatern für Geschäftsreisen und dem Geschäftsreisemanagement
Die Herausforderungen eines dezentralen Reisemanagement-Programms
Zu den wesentlichen Problemen einer dezentralen Reisemanagement-Strategie zählen Folgende:
- Problem: Kein Überblick über die Ausgaben der Mitarbeiter: Möglicherweise existieren bei Ihnen Geschäftsreiserichtlinien, aber es kann mitunter schwierig sein, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter bei der Buchung von Flugtickets, Mietwagen, Bahnreisen oder Hotelaufenthalten oder bei der Erstellung von Ausgaben nicht gegen diese Richtlinien verstoßen. Ohne umfassende Überwachung ist es oft nur schwer möglich, die Einhaltung der Reiserichtlinien im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.
- Lösung: Zu den Aufgaben eines Reiseberaters für Geschäftsreisen gehört es, bei der Buchung von Reisen, die den Richtlinien entsprechen, behilflich zu sein und über das Online-Buchungstool eines TMC zu informieren.
- Problem: Man zahlt den vollen Preis und lässt sich potenzielle Einsparungen entgehen: Wenn Mitarbeiter ihre Reisen selbst buchen, entgehen ihnen Einsparungen und sie zahlen am Ende sogar den vollen Preis.
- Lösung: Die Buchung über eine zentrale Plattform mit einem zuverlässigen, für die Eskalation oder den Support zuständigen Berater kann das Kopfzerbrechen über Erstattungsformulare vermeiden und für Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen freisetzen.
- Problem: Zeitraubender Verwaltungsaufwand: Die Eingabe von Daten in Excel-Tabellen, um Reisen und tatsächliche Ausgaben zu verwalten, ist zeitaufwendig. Dies lenkt die Aufmerksamkeit von anderen, viel wichtigeren Geschäftsaufgaben ab.
- Lösung: Mit einer einzigen Anlaufstelle verhindern Sie, dass Ihre Reisenden als Teilzeitbuchhalter fungieren, und ermöglichen ihnen, sich auf ihre Reise und die wichtigsten Aufgaben während der Reise zu konzentrieren. Mit der Unterstützung eines Reiseberaters für Geschäftsreisen sind die Buchungen der Reisenden richtlinienkonform, leicht zu genehmigen und kostengünstiger als andere Buchungsmethoden.
Dies sind nur einige der Gründe, warum sich Unternehmen häufig an Reiseberater für Geschäftsreisen wenden, damit diese ihnen beim Buchungsprozess helfen.
Was also ist ein Reiseberater für Geschäftsreisen?
Reiseberater für Geschäftsreisen können als „Kuratoren“ für Geschäftsreisen beschrieben werden, die in Vollzeit daran arbeiten, individuelle und maßgeschneiderte Reiserouten zu erstellen, die den jeweiligen Reiseanforderungen entsprechen und zugleich mit den Reiserichtlinien und -beschränkungen des Unternehmens vereinbar sind. Wie herkömmliche Reiseberater verfügen auch Reiseberater für Geschäftsreisen über die nötige Erfahrung und das Know-how, um sicherzustellen, dass die Reise unabhängig von den jeweils genutzten Reisedienstleistungen reibungslos verläuft.
Bei einem Travel-Management-Unternehmen (TMC) für Geschäftsreisen wie Egencia besteht die Aufgabe eines Reiseberaters für Geschäftsreisen darin, bei Einzel- und Gruppenreiseplänen Unterstützung zu leisten und Fragen zu Reisemanagement-Tools zu beantworten. Ein guter Reiseberater für Geschäftsreisen verfügt über jahrelange Erfahrung in der Reisebranche und ist somit ein unverzichtbarer Bestandteil von Geschäftsreisen.
Was macht ein Reiseberater für Geschäftsreisen?
Reiseberater für Geschäftsreisen bringen Unternehmen mit Ressourcen und Anbietern in der Reisebranche zusammen. Sie beauftragen Geschäftsreiseberater, die Experten auf ihrem Gebiet und darauf spezialisiert sind, Geschäftsreisen im Sinne ihrer Kunden zu koordinieren. Ein koordinierter Reiseplan sorgt für die Sicherheit der Reisenden sowie für das Risikomanagement und die Einhaltung der Sorgfaltspflicht.
Einige der Vorteile, die Sie von der Zusammenarbeit mit einem Reiseberater für Geschäftsreisen erwarten können, sind:
Reduzierung der Reisekosten
Sie erhalten günstigere Preise für Ihre Geschäftsreisen, wenn Sie mit einem Reiseberater für Geschäftsreisen zusammenarbeiten. Im Laufe der Zeit können sich diese Einsparungen auf Ihre Reisekosten auswirken und die Beauftragung eines professionellen Unternehmens durchaus kostensparender machen.
Spezialisierte Anbieter für Geschäftsreisen haben Zugang zu einem Netzwerk an Reiseanbietern, das sie nutzen können. Somit können Sie Geld sparen, da Sie die höheren Preise bzw. Premium-Preise vermeiden, die bei Direktbuchungen berechnet werden.
Professionelle Reisepläne
Ein weiterer großer Vorteil sind professionelle Reisepläne. Wenn Sie für internationale Reisen Visa benötigen, stellt ein Reiseberater für Geschäftsreisen Ihnen die erforderlichen Dokumente zur Verfügung und kümmert sich um alle Verwaltungsarbeiten und komplexen Details. Oder wenn eine komplexe Reise bevorsteht und Sie Anschlussflüge buchen müssen, verfügt ein Reiseberater für Geschäftsreisen über die nötige Fachkompetenz, um diese Reisebuchungen leicht und effektiv durchzuführen – ganz einfach!
Empfehlungen und Tipps zu Geschäftsreisen
Manchmal ist es schwierig zu wissen, ob ein Hotel den Erwartungen entspricht, bis man selbst dort übernachtet hat. Onlinebewertungen sind nicht immer korrekt und persönliche Vorlieben können bei der Suche nach den besten Preisen variieren, weshalb die Buchung von Unterkünften stressig sein kann. Reiseberater für Geschäftsreisen wissen, welche Hotels empfohlen werden und welche besser gemieden werden sollten. Dieses Fachwissen beruht auf der Erfahrung mit Buchungen, der Koordination und direkten Gesprächen mit Reisenden und Kunden über deren Aufenthalt und Gesamteindruck. Wenn ein Hotelzimmer nicht den Erwartungen entsprach, können Sie sicher sein, dass ein Kunde dieses Feedback an seinen Anbieter für Geschäftsreisen weitergibt, um sicherzustellen, dass künftige Reisebuchungen den Anforderungen entsprechen und gleichzeitig die Geschäftsreiserichtlinien eingehalten werden.
Die Kombination von Reiseberatern für Geschäftsreisen und dem Geschäftsreisemanagement
Reiseberater für Geschäftsreisen sind inzwischen weniger gefragt, da Unternehmen mehr Kontrolle über ihr Travel Management wünschen und durch die interne Zentralisierung ihres Reisebuchungsprozesses wichtige Vorteile erzielt haben.
Moderne Travel-Management-Unternehmen wie Egencia bieten jedoch eine hervorrage Mischung aus beiden Welten. Mit Egencia erhalten Sie die neueste Technologie, Automatisierung und moderne Reise- und Reisekostenintegration und können gleichzeitig alle Vorteile eines Reiseberaters für Geschäftsreisen in Anspruch nehmen, wenn Sie zusätzliche Hilfe benötigen.
Die Vorteile eines traditionellen Anbieters für Geschäftsreisen mit einem modernen Travel-Management-Unternehmen zu kombinieren, bietet eine umfassende Reiselösung. Ein Unternehmen kann bei Bedarf Reiseberatung in Anspruch nehmen und seine Geschäftsreisen automatisieren, effizienter gestalten und Kosten sparen.
Fordern Sie noch heute eine Demo an, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie eine effektive Lösung für Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen umsetzen können.
