Was ist ein Reiseberater für Geschäftsreisen?
Viele Unternehmen lernen schnell, dass die Planung, Buchung und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs von Geschäftsreisen mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden ist. Häufig muss sich der Mitarbeiter selbst darum kümmern. Dabei ergibt sich eine Reihe von Fragen, die von der korrekten Buchung der Reise bis zur Überwachung der Kosteneffizienz reichen.
Eine zentrale Plattform für Reisebuchungen, abgestimmt auf die Leistungsfähigkeit eines Reiseberaters für Geschäftsreisen, stellt sich nicht nur diesen Herausforderungen, sondern verbessert auch jegliche Ineffizienz im Geschäftsreiseprogramm Ihres Unternehmens. In diesem Post möchten wir über folgende Dinge sprechen:
- Die Herausforderungen eines dezentralen Geschäftsreisemanagements
- Die Gewinnung von Kontrolle über Geschäftsreiseservices
- Die Rolle des Reiseberaters für Geschäftsreisen
- Die Kombination von Reiseberatern für Geschäftsreisen und dem Travel Management
Die Herausforderungen eines dezentralen Reiseprogramms
Zu den wesentlichen Problemen einer dezentralen Travel-Management-Strategie zählen Folgende:
Die Kontrolle über die Ausgaben der Mitarbeiter für Reise und Unterkunft – Möglicherweise verfügen Sie über Geschäftsreiserichtlinien, aber sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter bei der Buchung von Flügen, Zugfahrten oder Hotelaufenthalten oder bei der Erstellung von Ausgaben nicht gegen diese Richtlinien verstoßen, kann schwierig sein. Ohne umfassende Überwachung und Kontrolle ist es oft nur schwer möglich, die Einhaltung der Reiserichtlinien im gesamten Unternehmen zu gewährleisten. Ein weiterer Nachteil ist, dass der Mitarbeiter oft selbst für Flug- und Hotelkosten sowie sonstige Ausgaben aufkommen muss. Dies führt dazu, dass der Mitarbeiter mehrere Reisekostenabrechnungen ausfüllen muss, was den gesamten Verwaltungs- und Arbeitsaufwand erhöht.
Die Sicherstellung der Kosteneffizienz der Reise – Dezentrale Reisen führen dazu, dass Unternehmen für ihre Geschäftsreisen ein schlechtes Angebot erhalten. Wenn Mitarbeiter ihre Reisen selbst buchen und ihre Kosten geltend machen müssen, bezahlen diese die vollen Preise und lassen sich potenzielle Einsparungen entgehen. Diese zusätzlichen Kosten können schnell ausufern.
Geschäftsreisemanagement – Die Eingabe von Daten in Excel-Tabellen, um Reisen und tatsächliche Ausgaben zu verwalten, kostet Zeit. Dies lenkt die Aufmerksamkeit von anderen, wichtigeren Geschäftsaufgaben ab. Das bedeutet aber auch, dass möglicherweise mehrere Abteilungen in den Reisebuchungsprozess einbezogen werden müssen. Darunter fallen einzelne Teams und Manager, die Personalabteilung zur Genehmigung von Reisen und sogar Mitarbeiter der Buchhaltung, um sicherzustellen, dass die Kosten für Reisen und Ausgaben verwaltet und nachverfolgt werden.
Diese Probleme verdeutlichen, wieso sich Unternehmen häufig an Reiseberater für Geschäftsreisen wenden, damit diese ihnen beim Buchungsprozess helfen. Wie kann ein Anbieter für Geschäftsreisen also ein Unternehmen bei seinen Reisen unterstützen?
Kontrolle über Geschäftsreiseservices gewinnen
Der erste Schritt, um Kontrolle über Geschäftsreisen zu gewinnen, ist, das Travel Management innerhalb eines Unternehmens zu zentralisieren. Diese Aufgabe kann von dem Personalteam oder der Buchhaltung übernommen werden. Ein Unternehmen sollte einen eigenen Travel Manager einstellen, wenn das Reiseaufkommen hoch genug ist.
Selbst wenn ein spezialisierter Travel Manager für die Organisation eines Geschäftsreiseprogramms zuständig ist, kann es ohne die richtigen Tools schwierig sein, den Überblick über die Vorgänge auf Mitarbeiterebene zu behalten. Ein Unternehmen wendet sich oft an einen klassischen Reiseberater für Geschäftsreisen, der bei der Koordination von Geschäftsreisen weiterhelfen soll.
Wenn ein Unternehmen professionelle Services in Anspruch nehmen muss, die nicht in den Kernbereich des eigenen Unternehmens fallen, ist es oftmals an der Zeit, die Auslagerung des Services an ein professionelles Unternehmen zu erwägen. Für Geschäftsreisen wenden sich Unternehmen an Reiseberater für Geschäftsreisen, die sie bei der Umsetzung ihrer Unternehmensrichtlinien und Reiseanforderungen unterstützen.
Mitarbeiter der Reisebranche spezialisieren sich darauf, Reiseleistungen für Unternehmen zu erbringen, die den Reiseprozess vereinfachen.
Was macht ein Reiseberater für Geschäftsreisen?
Reiseberater für Geschäftsreisen bringen Unternehmen mit Ressourcen und Anbietern in der Reisebranche zusammen. Sie beauftragen Geschäftsreiseberater, die Experten auf ihrem Gebiet und darauf spezialisiert sind, Geschäftsreisen im Sinne ihrer Kunden zu koordinieren.
Einige der Vorteile, die Sie von der Zusammenarbeit mit einem Reiseberater für Geschäftsreisen erwarten können, sind:
Reduzierung der Reisekosten – Sie erhalten günstigere Preise für Ihre Geschäftsreisen, wenn Sie mit einem Reiseberater für Geschäftsreisen zusammenarbeiten. Im Laufe der Zeit können sich diese Einsparungen auf Ihre Reisekosten auswirken und die Beauftragung eines professionellen Unternehmens durchaus kostensparender machen. Spezialisierte Anbieter für Geschäftsreisen haben Zugang zu einem Netzwerk an Reiseanbietern, das sie nutzen können. Somit können Sie bei Ihren Geschäftsreisen Geld sparen, da Sie bei Direktbuchungen höhere Preise oder Prämien zahlen müssten. Ihre Mitarbeiter sollten ihre Geschäftsreisen effizient und zum besten Preis buchen. Geschäftsreisen werden in letzter Minute organisiert, aber sie wollen trotzdem keine höheren Kosten zahlen.
Professionelle Reisepläne – Ein weiterer Vorteil von Reiseberatern für Geschäftsreisen sind professionelle Reisepläne. Stellen Sie sich vor, dass Sie für internationale Reisen Visa benötigen. Ein Reiseberater für Geschäftsreisen stellt Ihnen die erforderlichen Dokumente zur Verfügung und kümmert sich um die Verwaltungsarbeit sowie komplexe Einzelheiten. Oder wenn eine komplexe Reise bevorsteht und Sie Anschlussflüge buchen müssen, verfügt ein Reiseberater für Geschäftsreisen über die nötige Erfahrung, diese Reisebuchungen einfach und effektiv durchzuführen.
Empfehlungen und Tipps zu Geschäftsreisen – Manchmal ist es schwierig zu wissen, ob ein Hotel den Erwartungen entspricht, bis man selbst dort übernachtet hat. Onlinebewertungen sind nicht immer korrekt und persönliche Präferenzen unterscheiden sich, weshalb die Buchung von Unterkünften stressig sein kann. Reiseberater für Geschäftsreisen wissen, welche Hotels empfohlen werden und welche besser gemieden werden sollten. Dieses Fachwissen beruht auf der Erfahrung mit Buchungen, der Koordination und direkten Gesprächen mit Reisenden und Kunden über deren Aufenthalt und Gesamteindruck. Wenn ein Hotelzimmer nicht den Erwartungen entsprach, können Sie sicher sein, dass ein Kunde dieses Feedback an seinen Anbieter für Geschäftsreisen weitergibt.
Die Kombination von Reiseberatern für Geschäftsreisen und dem Travel Management
Reiseberater für Geschäftsreisen sind inzwischen weniger gefragt, da Unternehmen mehr Kontrolle über ihr Travel Management wünschen und durch die interne Zentralisierung ihres Reisebuchungsprozesses wichtige Vorteile erzielen. Diese zusätzlichen Vorteile können die Integration von Reisekosten in wichtige Buchhaltungssysteme, die Aufrechterhaltung der Sorgfaltspflicht der Mitarbeiter und die Automatisierung und Optimierung anderer reisebezogener Prozesse umfassen, die nicht in den Aufgabenbereich eines herkömmlichen Reiseberaters für Geschäftsreisen fallen.
Moderne Travel-Management-Unternehmen wie Egencia bieten eine hervorrage Mischung aus beiden Welten. Mit Egencia erhalten Sie die neueste Technologie, Automatisierung und moderne Reise- und Kostenintegration und können gleichzeitig alle Vorteile eines Reiseberaters für Geschäftsreisen in Anspruch nehmen, wenn Sie zusätzliche Hilfe benötigen.
Schnelle Buchung von Geschäftsreisen – Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern eine schnelle Buchung ihrer Reisepläne, einschließlich Flugtickets, Unterkünften und Mietwagen, und stellen Sie gleichzeitig sicher, dass die Geschäftsreiserichtlinien Ihres Unternehmens eingehalten werden. Zusätzlich erhalten Sie dank des globalen Distributionssystems (GDS), das Travel-Management-Unternehmen wie Egencia nutzen, die besten Preise und sparen Ihrem Unternehmen so bares Geld.
Fehler vermeiden – Reisepass-Daten und relevante Einzelheiten sind im System gespeichert, sodass die Buchung von Flügen einfach durchgeführt werden kann. Wenn Sie ein Visum benötigen, erhalten Sie über das Online-Buchungssystem eine entsprechende Mitteilung und können über die Plattform ein solches über einen genehmigten Anbieter beantragen.
Ihren Reiseplan ändern – Geschäftsreisen erfordern oft Flexibilität. Meetings und Anforderungen ändern sich, weshalb Sie ein System benötigen, das mit unerwarteten Änderungen umgehen kann. Mit Egencia können Sie Ihre Änderungen selbst vornehmen, anstatt sich auf einen Anbieter für Geschäftsreisen verlassen zu müssen.
Mitarbeiter schützen und für Reisesicherheit sorgen – Die Sorgfaltspflicht und das Risikomanagement werden durch ein Benachrichtigungssystem gewährleistet, das die Buchung bestimmter Reisen verhindern kann. Außerdem gibt es ein System, das die beiden Managementteams alarmiert und wichtige Meldungen zur Sicherheit bei Geschäftsreisen direkt an die Geschäftsreisenden weiterleitet. Diese Funktionen fallen normalerweise nicht in den Aufgabenbereich eines traditionellen Reiseberaters für Geschäftsreisen.
Flexible Reisebuchungsstrategien – Sie können verschiedenen Arten von Reisenden unterschiedliche Buchungsoptionen zur Verfügung stellen. Das System unterstützt diese Funktion in vollem Umfang. Sie profitieren in Ihrem Unternehmen von einer umfassenden und flexiblen Reiseplanung.
Überblick über Reisekosten – Geschäftsreisende können während der Reise eine App nutzen, um Reisekosten schnell und einfach zu verwalten und sicherzustellen, dass alle Kosten nachgewiesen werden können. Somit müssen diese keine Zeit mehr mit dem Ausfüllen von Excel-Tabellen für ihre Reisekostenabrechnungen aufwenden und es besteht keine Gefahr, dass wichtige Belege verloren gehen, wenn sie unterwegs sind. Dies ist ein weiterer Vorteil, den eine Geschäftsreisemanagement-Software gegenüber einem Anbieter für Geschäftsreisen bietet. Die Möglichkeit, Geschäftssysteme miteinander zu kombinieren und zu integrieren, kann dabei helfen, die Verwaltungsaufgaben zwischen verschiedenen Teams in Ihrem Unternehmen zu reduzieren.
Das Geschäftsreisemanagement ist so einfach wie nie. Die Vorteile eines traditionellen Anbieters für Geschäftsreisen mit einem modernen Travel-Management-Unternehmen zu kombinieren bietet eine umfassende Reiselösung. Ein Unternehmen kann bei Bedarf Reiseberatung in Anspruch nehmen und seine Geschäftsreisen automatisieren, effizienter gestalten und Kosten sparen.
Kontaktieren Sie Egencia noch heute, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie eine effektive Lösung für Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen umsetzen können.
