Wie Coca-Cola Consolidated sein Geschäftsreiseprogramm erneuerte

Posted: 16 December 2020
Modernising Travel Programs

Coca-Cola Consolidated, der größte Coca-Cola-Abfüller in den USA, produziert, verkauft und vertreibt Getränke der Marke Coca-Cola und ihrer Partner in 14 Bundesstaaten und in Washington, D.C. Das Unternehmen hat 92 Niederlassungen in den USA und vier Büros in der Nähe von Charlotte, North Carolina.

Der Wechsel vom bisherigen Travel-Management-Unternehmen zu einem TMC für moderne Geschäftsreisen

Häufige Geschäftsreisen im Inland gehören für etwa 2.500 der insgesamt 17.000 Mitarbeiter von Coca-Cola Consolidated zum Berufsalltag. Nach elf Jahren bei einem eher traditionellen Travel-Management-Unternehmen (TMC) wandte sich das Beschaffungsteam auf der Suche nach einem moderneren Ansatz an Egencia, um die Bindung zu stärken und bei den Reisekosten Einsparungen zu erzielen.

„Unser Team hatte das Vertrauen in das vorherige TMC verloren“, berichtet Mike Kirby, Senior Procurement Manager. „Mehrere Führungskräfte baten uns, das TMC bei Ausschreibungen nicht mehr zu berücksichtigen, da sie festgestellt hatten, dass viele Geschäftsreisende ohne Unterstützung des Travel-Management-Unternehmens bessere Angebote fanden und daher das System nicht mehr nutzten. Es gab viele Verluste und das Vertrauen in das vorherige Reiseprogramm war dahin.“

Neben der Förderung der Teilnahme am Reiseprogramm durch solidere und zuverlässigere Lösungen für das Buchen von Geschäftsreisen wollte das Team tiefere Einblicke in die Reisegewohnheiten erhalten, um höhere Einsparungen zu erzielen und die Sorgfaltspflicht zu erfüllen.

„Wir brauchten umfassende Berichte“, so Kirby, was zur Folge hatte, dass sich das Unternehmen auf die Suche nach einem neuen TMC machte. „Durch Egencia lernten wir, wie wichtig das Reporting für die Gestaltung eines flexiblen Reiseprogramms ist. Außerdem wollten wir unsere eigenen Systeme verwalten und eine einfache, intuitiv bedienbare Oberfläche mit systemübergreifenden Funktionen. All diese Vorteile bietet Egencia.“

Die Lösung von Egencia für das Veränderungsmanagement ermöglicht die Einhaltung knapper Fristen

Die größte Herausforderung bei der Erreichung der Ziele von Coca-Cola Consolidated – eine intuitiv bedienbare Oberfläche für die Endbenutzer, umfassende Berichte und die Übertragung von Informationen vom früheren Anbieter – war der knappe Zeitrahmen von nur zwölf Wochen.

Angesichts des engen Zeitplans und der großen Datenmenge schlug das Team von Egencia den Einsatz unseres Change Management Teams vor, damit Coca-Cola Consolidated optimal von seinem neuen Geschäftsreisemanagement-Programm profitieren kann. Zusätzlich zum standardmäßigen Implementierungsprozess bietet dieses Team individuellere Dienstleistungen wie lokale Workshops zum Thema Veränderung, Zusammenarbeit mit frühzeitigen Anwendern und formales Projektmanagement.

Nickole Hansen, Egencia Change & Project Manager, arbeitete mit Coca-Cola Consolidated zusammen, um sicherzustellen, dass die Ziele des Unternehmens während der Implementierung erreicht werden, und aufzuzeigen, wie sich die Reiserichtlinien so gestalten lassen, dass sie den aktuellen Anforderungen entsprechen. Dies war ein wesentlicher Aspekt für die optimale Einführung der neuen Reisetechnologie, um das gesamte Programm auf die aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse abzustimmen.

„Wir hatten einen extrem knappen Zeitplan und letztendlich auch ein kompliziertes Projekt. Wir wechselten nicht nur zu neuen Travel-Management-Services, sondern führten mithilfe von Nickole auch eine neue Reiserichtlinie ein – ziemlich viele Veränderungen auf einmal“, erklärt Kirby. „Sie leitete zweiwöchentliche Treffen, bei denen wir Einblicke in den Projektfortschritt erhielten. So wussten wir, was wann erledigt werden musste, und blieben im Zeitplan.“

Das Change Management Team sorgte für den Fortgang des Projekts. Außerdem unterstützte es Coca-Cola Consolidated dabei, wichtige Beteiligte auf dem Laufenden zu halten.

„Das Projektteam half uns auch dabei, die Daten zu sammeln, die wir weiterverwenden wollten. Es stellte uns E-Mails zur Verfügung, die wir an den vorherigen Anbieter senden konnten, um sicherzustellen, dass die Daten im richtigen Format vorlagen. So ging alles schneller“, erzählt Kirby. „Wir erhielten auch E-Mail-Vorlagen, um unter anderem die Veränderung anzukündigen, Informationen darüber weiterzugeben sowie Termine und den Ablauf von Schulungen bekanntzugeben.“

Erste Erfolge dank des modernisierten Geschäftsreisemanagements

„Am Anfang gab es Bedenken, wie stark sich der Arbeitsaufwand für jeden Einzelnen wirklich reduzieren würde. Sich von einem langjährigen Anbieter zu trennen, war eine schwierige Entscheidung. Aber als wir feststellten, dass wir das Reiseprogramm in Zukunft anstatt von 14 Personen nur noch von einer verwalten lassen konnten, waren alle rasch überzeugt“, berichtet Kirby.

Andrew Trismen aus dem Reisemanagement bei Coco-Cola Consolidated erhielt von einer Gruppe frühzeitiger Anwender positives Feedback, ehe er das Programm für das gesamte Unternehmen einführte.

„Viele Reisende auf Führungsebene sagten, Egencia sei sehr benutzerfreundlich. Die Schulung war einfach und die Technologie leistet, was man von ihr erwartet“, so Trismen.

„Das Team von Egencia ging vor der Einführung die Richtlinieneinstellungen mit uns durch“, erzählt er. „Mit der Zeit werden wir uns damit immer besser auskennen, aber zunächst einmal gibt es sehr viele Optionen. Mithilfe des Change Management Teams von Egencia konnten wir herausfinden, wie sich unsere Richtlinien in das Reiseprogramm einbinden lassen.“

„Wenn man eine gute Reiserichtlinie hat, kann Egencia dafür sorgen, dass diese im Geschäftsreiseprogramm auch umgesetzt wird“, ergänzt er. „Und dank der soliden Berichte sehen wir auch die Auswirkungen unserer Richtlinien.“

Das Team von Egencia, das mit Coca-Cola Consolidated zusammenarbeitete, verstand die Anforderungen des Unternehmens genau und verfügt über Erfahrung mit Organisationen, die eine ähnliche Reisekultur und vergleichbare Herausforderungen bei der Implementierung haben, z. B. einen sehr eng gesteckten Zeitrahmen. Kirby und Trismen empfehlen anderen Unternehmen die Zusammenarbeit mit Egencia, um herauszufinden, ob unsere Lösung für das Veränderungsmanagement auch für ihren Wechsel die richtige ist.

„Nutzen Sie die Vorlagen, passen Sie die Details entsprechend an und kommunizieren Sie früh und oft. Das Change Management Team wird Ihnen helfen, das Beste aus Ihrem Geschäftsreiseprogramm herauszuholen – auch bei einem knappen Zeitplan“, meint Kirby.

So hilft der digitale Wandel anderen Unternehmen

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