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Zahlungsweisen für Geschäftsreisen: Welche passt zu Ihrem Unternehmen?

Posted: 11 June 2021
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Die passende Zahlungsweise für Ihr Geschäftsreiseprogramm auszuwählen, erscheint Ihnen vielleicht kompliziert. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, die jeweils bestimmte Vor- und Nachteile haben. Außerdem passt eine früher gewählte Lösung vielleicht nicht für immer zu Ihrem Unternehmen. Eine Zahlungsoption, die zu Beginn genau richtig war, eignet sich für ein größeres Unternehmen möglicherweise nicht mehr.

Wir unterstützen Sie bei der Auswahl und haben eine Übersicht über verschiedene Zahlungsweisen zusammengestellt. Diese enthält auch Informationen zu den jeweiligen Vorteilen in verschiedenen Bereichen wie Richtlinieneinhaltung und Abgleich, damit Sie entscheiden können, welche Variante am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Die am besten geeignete Zahlungsweise auswählen

Wie finden Sie die Zahlungsweise, die am besten zu Ihrer Unternehmenskultur passt und es Ihnen ermöglicht, die Reisekosten zu verfolgen? Eine geeignete Zahlungsstrategie kann Ihr Reiseprogramm und Ihre Reisenden unterstützen und außerdem Einsparungen ermöglichen. Mit dem richtigen Verwaltungstool und der passenden Zahlungslösung können Sie Zahlungen ganz einfach empfangen, freigeben, verarbeiten und abgleichen.

Sehen wir uns die gängigsten Zahlungslösungen für Geschäftsreisen, die von Unternehmen derzeit genutzt werden, einmal genauer an:

Lösungen, die bei unseren Kunden gut funktionieren

Möglicherweise hat Ihr Unternehmen sehr spezielle Zahlungsanforderungen. Die Entscheidung, welche Zahlungslösung am besten geeignet ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Es kann sein, dass die Bankengesetze je nach Land, in dem sich Ihre Niederlassungen befinden, unterschiedlich sind. Oder Sie nutzen je nach Funktion in Ihrer Organisation verschiedene Technologien für den Kostenabgleich und das Reporting.

Jede Zahlungsweise hat ihre Vor- und Nachteile und letztendlich brauchen Sie eine Lösung, die für alle Ihre Reisenden funktioniert – vom Praktikanten bis zur Führungskraft.

Im Folgenden finden Sie einige Empfehlungen anhand der Erfahrungen unserer Kunden für bestimmte Anforderungen und Ziele:

Suchen Sie nach einer Option für die zentrale Abrechnung? Egencia wird im Herbst 2020 die Option virtuelle Zahlung (auch Client Central Payments genannt) einführen. Virtuelle Kreditkarten lassen sich einfach kontrollieren, abgleichen und bieten Ihnen eine zentrale Abrechnungsmöglichkeit. Da für jede Buchung eine einmalige Kartennummer generiert wird, ist dies die sicherste Zahlungsweise.

Hauptmerkmale:

  • Die meisten Anbieter akzeptieren eine Online-Vorauszahlung.
  • Erstattungen gehen an Ihr Unternehmen, aber nicht erstattungsfähige Gutschriften für Geschäftsreisen erfolgen an den Mitarbeiter.
  • Virtuelle Kreditkarten unterstützen Ihre ausgehandelten Raten und die vereinbarten Zusatzleistungen im Hotel.
  • Geschäftsreisende haben vor Ort die Möglichkeit der zentralen Bezahlung.

Hinweis: Hierfür ist ein neues virtuelles Kartenkonto bei Ihrer Bank oder Ihrem Kreditkartenanbieter erforderlich. Möglicherweise werden nicht alle Reiseinhalte oder Gebühren unterstützt. Die virtuelle Zahlungsoption wird zunächst in Nordamerika, der EMEA-Region und Australien verfügbar sein.

Suchen Sie nach einer Möglichkeit, die Reisekosten zu kontrollieren? Zentrale Firmenkreditkarten (zum Beispiel bei American Express) ermöglichen die stärkste Kontrolle.

Hauptmerkmale:

  • Die meisten Anbieter akzeptieren eine Online-Vorauszahlung.
  • Erstattungen gehen an Ihr Unternehmen, aber nicht erstattungsfähige Gutschriften erfolgen an den Mitarbeiter.
  • Die meisten Egencia-Hotels akzeptieren Online-Vorauszahlungen mit zentralen Kreditkarten.
  • Ihre ausgehandelten Raten werden nicht ohne Billback oder Autorisierung unterstützt.
  • Die Zahlung muss in der Regel vor Ort erfolgen, außer es wird eine Direktrechnung erstellt.

Suchen Sie nach mehr Flexibilität? Individuelle Firmenkreditkarten sind die flexibelste Zahlungsweise für Reisebuchungen, aber die Kontrolle der Reisekosten kann damit erschwert werden.

Hauptmerkmale:

  • Da manche Hotels und Mietwagenanbieter eine Bezahlung vor Ort verlangen, können Reisende mit dieser Zahlungsweise Mietkosten und Versicherungen leichter begleichen.
  • Travel Manager können mithilfe Ihrer Richtlinien- und Genehmigungseinstellungen in Egencia Mechanismen für die Kostenkontrolle zu Ihrem Reiseprogramm hinzufügen.

Hinweis: Diese Zahlungsweise wird weltweit akzeptiert, außer in China und Südafrika.

Suchen Sie nach einer Möglichkeit, die Vorabkosten zu senken? Private Kreditkarten sind hilfreich, wenn eine physische Karte verlangt wird, und sie verringern Ihre Vorabkosten. Möglicherweise sind Ihre Mitarbeiter damit aber weniger zufrieden, da sie die Kosten zunächst selbst tragen und sich dann um die Spesenabrechnung kümmern müssen.

Hauptmerkmale:

  • Die hohe Belastung des Cashflow durch Flugtickets muss nicht von Ihrem Unternehmen getragen werden.
  • Manche Hotels und Mietwagenanbieter verlangen eine Bezahlung vor Ort, die die Reisenden bei dieser Zahlungsweise selbst vornehmen können.
  • Die Mitarbeiter dürfen die Kreditkartenprämien behalten, tragen aber zunächst auch die finanzielle Belastung. Möglicherweise besitzen auch nicht alle Ihre Mitarbeiter eine private Kreditkarte.
  • Rückerstattungen erfolgen auf das Kreditkartenkonto, was das Kostenmanagement erschweren kann, z. B. bei Stornierungen nach der Abrechnung.
  • Sie müssen geeignete Maßnahmen zur Förderung der Einhaltung Ihrer Geschäftsreiserichtlinien in Ihr Reiseprogramm aufnehmen.

Hinweis: Diese Zahlungsweise wird weltweit akzeptiert, außer in China und Südafrika. Es gibt viele verschiedene Zahlungsweisen für Geschäftsreisen und letztendlich müssen Sie die auswählen, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Für welche auch immer Sie sich entscheiden – ob mit mehr Flexibilität oder geringeren Vorabkosten –, Sie sollten darauf achten, dass sie sowohl dem entspricht, was Ihre Organisation jetzt braucht, als auch ihren Zielen für die Zukunft. Sie interessieren sich für bessere Geschäftsreisemanagement-Lösungen? Dann kontaktieren Sie unser Team.

Sie interessieren sich für bessere Geschäftsreisemanagement-Lösungen? Dann kontaktieren Sie unser Team.