Von Caleb Macllvaine, Senior Product Marketing Manager

Gerade suchen alle nach Möglichkeiten, ihr Geschäftsreisebudget effizienter einzusetzen. Nutzen Sie die aktuelle Situation, um Ihr Reiseprogramm zu optimieren. Wenn Sie Ihre Richtlinie jetzt noch besser abstimmen, können Sie die Geschäftsreisetätigkeit reibungslos wieder aufnehmen, sobald dies möglich ist.

Es wäre zwar naheliegend, einfach die Zahl der Reisen zu reduzieren, um die Kosten zu senken, aber es gibt intelligentere Wege, um mit weniger mehr zu erreichen. Unter Umständen birgt Ihr Geschäftsreiseprogramm ein größeres Einsparungspotenzial, als Sie bisher dachten.

Einer der wichtigsten Ansatzpunkte ist die Auswertung Ihrer Reisedaten, um diese versteckten Möglichkeiten aufzudecken. Egencia Analytics Studio umfasst verschiedene leistungsstarke visuelle Business-Intelligence-Dashboards, in denen Sie sich Ihre Programmdaten ganz genau ansehen können, um Chancen für Optimierungen und Einsparungen zu finden. Im neuen Wettbewerbsvergleich-Dashboard sollten Sie vor allem in den folgenden drei Bereichen nach Einsparungsmöglichkeiten Ausschau halten:

Top-Reiseziele und -Marken nach Reisekosten

Top-Reiseziele nach Hotelausgaben – dies können Hotels in der Nähe Ihrer Firmenzentrale oder wichtiger Kundenstandorte sein – sind ein guter Ausgangspunkt. Wenn Sie dazu noch die Daten zu den beliebtesten Hotelmarken nach Kosten und Zimmerraten nehmen, wissen Sie, mit welchen Hotels Sie an bestimmten Orten verhandeln sollten.

Wenn beispielsweise Frankfurt eines Ihrer Top-Reiseziele ist, weil Ihr Unternehmen dort seinen Sitz hat, und Sie eine bestimmte Hotelmarke bevorzugen, was sich an den Ausgaben ablesen lest, suchen Sie eine entsprechende Unterkunft in der Nähe des gewünschten Ortes und handeln Sie einen Sonderpreis aus. Falls Ihr Unternehmen außerdem seine CO₂-Bilanz verbessern möchte, können Sie zusätzlich das Dashboard für Kohlenstoffausstoß verwenden, um einen Anbieter mit dem Schwerpunkt auf Umweltfreundlichkeit und Nachhaltigkeit auszuwählen. Sie können auch Zusatzleistungen wie Frühstück, kostenloses WLAN oder günstigere Parkgebühren einbeziehen, um zu einer Einigung zu gelangen. Als Grundlage für die Verhandlungen finden Sie in Analytics Studio historische Zahlen zu Hotelübernachtungen an jedem Ort, zu dem Sie schon einmal eine Reise gebucht haben.

Abbildung 1: Der Abschnitt „Insights“ des Wettbewerbsvergleich-Dashboards liefert Ihnen hilfreiche Informationen zu Ihren Ausgaben und dem Reiseverhalten, anhand derer Sie Ihr Reiseprogramm optimieren können.

Wichtigste Flugstrecken

Weiteres Einsparpotenzial bieten die am häufigsten genutzten Flugstrecken. Wenn Ihre Geschäftsreisenden beispielsweise häufig von Frankfurt nach London fliegen, weil sich dort Ihr wichtigster Kunde befindet, können Sie die Anzahl der Flüge und Ihre Ausgaben für diese Strecke aufrufen, um eine Grundlage für die Verhandlung über einen Sonderpreis mit Fluggesellschaften zu haben. Sie könnten anbieten, das Geschäft im Austausch für günstigere Preise auf dieser Strecke zu konsolidieren. Alternativ können Sie sich die Einsparungsmöglichkeiten durch Egencia Savings Finder for Air und Egencia Savings Finder for Hotel ansehen. Anhand historischer Daten können Sie ermitteln, ob es einen Bereich gibt, in dem Verhandlungen sinnvoll sind. Sammeln Sie dazu Informationen über die durchschnittlichen Einsparungen bei den Flugstrecken und Städten mit den am stärksten optimierten Buchungen und höchsten Einsparungen.

Diese Daten können Sie auch nutzen, wenn Ihre Mitarbeiter in Zukunft häufiger an einen bisher nicht frequentierten Ort reisen werden, weil dort ein neuer Kunde ansässig ist, ein neues Projekt durchgeführt wird oder Ihr Unternehmen eine neue Niederlassung eröffnet hat. Ermitteln Sie zunächst die am häufigsten genutzten Flugstrecken zu dieser Destination und kontaktieren Sie dann Ihre bevorzugte Fluglinie, um sich zu erkundigen, was diese Ihnen bei einem gewissen Volumen anbieten kann. Dies ist auch ein günstiger Zeitpunkt, um mit Ihrer bevorzugten Hotelkette in der Nähe des neuen Reiseziels zu verhandeln.

Vergessen Sie dabei die Transferoptionen nicht. Im Moment wird davon ausgegangen, dass zuerst wieder Reisen in der eigenen Region bzw. im Inland stattfinden können, bevor dann auch internationale Ziele wieder erreichbar sein werden. Um sicherzugehen, dass Ihr Unternehmen von den besten Preisen beispielsweise für Zugtickets und Mietwagen profitiert, sollten Sie sich diese genau Daten ansehen. Vielleicht lassen sich auch hier die Ausgaben noch optimieren.

Wettbewerbsvergleich Ihres Geschäftsreiseprogramms

Das neue Wettbewerbsvergleich-Dashboard in Analytics Studio bietet weitere Grundlagen für Preisverhandlungen. Sie können einen Vergleich mit Unternehmen mit ähnlichen Ausgaben wie den Ihren oder anhand des Landes, in dem Sie gebucht haben, durchführen. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass ähnlich große Unternehmen für bestimmte Flugstrecken oder Hotels, in denen Ihre Reisenden häufig übernachten, deutlich weniger bezahlen, können Sie Ihre Anbieter kontaktieren und anhand dieser Einblicke günstigere Preise aushandeln.

Nutzen Sie diese Chance auch, um Ihre Richtlinie zu überarbeiten, insbesondere die Ausgabenbegrenzungen für Städte. Dank der durch den Wettbewerbsvergleich gewonnenen Daten können Sie herausfinden, ob Ihre Hotelpreisobergrenze für einzelne Destinationen den aktuellen Marktbedingungen entspricht. Dann können Sie beschließen, diese zu ändern oder überhaupt erst Preisobergrenzen für Hotels pro Stadt in Ihre Reiserichtlinie aufzunehmen.

Verhandlungen mit Anbietern können zu einer Win-Win-Situation für Ihr Unternehmen führen. Durch ein größeres Volumen können Sie Geld sparen. Die Einbeziehung von Zusatzleistungen dient als Anreiz für Geschäftsreisende, innerhalb der Vorgaben zu buchen. So können sie mehr Reisen zu denselben Kosten unternehmen oder genauso viel wie bisher reisen und die Ausgaben reduzieren. Vergessen Sie nicht, Ihren Egencia Account Manager über die ausgehandelten Raten mit Ihren bevorzugten Anbietern zu informieren. Dieser sorgt dafür, dass die Raten Ihren Reisenden auf der Egencia-Website und in der App angezeigt werden.

Indem Sie strategisch wichtige Bereiche für Verhandlungen mit Anbietern auswählen, können Sie Ihre Reisekosten optimieren und Ihre Reisenden zufriedenstellen.