5 Maßnahmen, mit denen Mitarbeiter im Personalwesen das Vertrauen von Geschäftsreisenden stärken können

Posted: 02 December 2020
HR Professionals Implement Travel Risk Management Plan

In einer Krise — so auch während der COVID-19-Pandemie — hat die Unterstützung der Menschen bei Führungskräften oberste Priorität. Krisenbewältigung muss ganzheitlich ablaufen: Zunächst sollten die Grundbedürfnisse nach Gesundheit und Wohlbefinden berücksichtigt werden. Außerdem sollte in diesen unsicheren Zeiten möglichst viel Klarheit geschaffen werden. Gleichzeitig muss ehrlich, transparent und realistisch dargelegt werden, dass wir nicht wissen, was die Zukunft bringt.

Wir arbeiten auf eine Erholung hin, bei der es nicht nur darum geht, dass unsere Unternehmen überleben, sondern auch darum, ihnen wieder zu Wachstum zu verhelfen. Daher wirkt sich die Art und Weise, wie wir die wirtschaftliche Erholung für unsere Mitarbeiter vorantreiben, auch auf den Namen unserer Marke in der Reisebranche aus. Sie wird sich auch auf unseren Ruf als Arbeitgeber auswirken und unsere künftige Wettbewerbsfähigkeit beeinflussen. In unserem „neuen Alltag“ ist es unwahrscheinlich, dass wir wieder so arbeiten werden wie zuvor.

Als Mitarbeiter im Personalwesen werden Sie vielleicht feststellen, dass speziell ein Aspekt Ihres neuen Arbeitsalltags anders aussehen wird: Geschäftsreisen. Obwohl Geschäftsreisen je nach Region nach und nach wieder möglich werden, ist es jetzt an der Zeit, sich mit den neuen Anforderungen und Gegebenheiten zu befassen. Das Risikomanagement, spezielle örtliche Einschränkungen, das Wohlergehen der Mitarbeiter sowie das Wachstum und die Bedürfnisse des Unternehmens unter einen Hut zu bringen, stellt uns vor neue Herausforderungen.

Um dem, was auf uns zukommt, einen Schritt voraus zu sein, sollten Sie darüber nachdenken, Ihren Travel Manager und Ihr Travel-Management-Unternehmen (TMC) frühzeitig zu kontaktieren. Auf diese Weise können Sie die Herausforderungen in Bezug auf Geschäftsreisen lösen und in diesen unsicheren Zeiten einen klaren Kopf behalten.

Folgende Fragen sollten Sie sich stellen und beantworten:

  • Wie halten Sie sich über örtliche Einschränkungen, potenzielle Risiken, Trends und erforderliche Maßnahmen auf dem Laufenden? Auf welche Weise geben Sie diese Informationen an Ihre Mitarbeiter weiter?
  • Welche Arten von Geschäftsreisen werden als notwendig angesehen? Muss festgelegt werden, wer reisen darf und wie oft?
  • Wie muss Ihr Genehmigungsprozess für Reisen aussehen, um die Balance zwischen dem Wohlbefinden der Reisenden und der Kostenkontrolle beizubehalten?
  • Werden den Mitarbeitern auf Reisen Einschränkungen auferlegt, um ihr Wohlergehen zu gewährleisten?
  • Wie gelangen Sie an die genauesten Daten, um Reise- und Mobilitätseinschränkungen in Echtzeit zu kommunizieren?
  • Wie setzen Sie Ihre Mitarbeiter vor und während der Reise zuverlässig von Änderungen und Warnungen in Kenntnis?
  • Wie geht es den Mitarbeitern damit, wieder zu reisen? Wie können Sie am besten für das Wohlbefinden der Mitarbeiter sorgen?

Das sind viele Aspekte, die es zu berücksichtigen gilt, aber Ihr für Geschäftsreisen zuständiges Team steckt wahrscheinlich schon mitten in den Überlegungen. Gemeinsam mit diesem Team können Sie die folgenden fünf Maßnahmen ergreifen, um eine solide Rückkehr zum Reiseprogramm sicherzustellen, bei der Risiken, Kontrolle, Wohlergehen und ROI berücksichtigt werden und zusätzlich das Vertrauen Ihrer Reisenden gestärkt wird.

  1. Stecken Sie die allgemeinen Rahmenbedingungen für zulässige Reisen ab

Definieren Sie unterschiedliche Ebenen absolut notwendiger Reisen, sodass Ihren Mitarbeitern klar ist, in welcher Rolle und aus welchen geschäftlichen Gründen Reisen erlaubt sind.

Eine einleuchtende Definition für absolut notwendige Reisen lautet: Die Aufgaben können nur persönlich und vor Ort erledigt werden (beispielsweise Wartungs- oder Konstruktionsarbeiten). Solche Reisen müssen in Ihren Betriebskosten berücksichtigt werden.

Sie müssen sich über den echten ROI im Zusammenhang mit Geschäftsreisen im Klaren sein, um zu wissen, wo Sie bei dem, was wirklich notwendig ist, die Grenze ziehen müssen. Arbeiten Sie mit Ihren Finanz- und Geschäftsreisemanagement-Teams zusammen, um festzulegen, wer diese Art von Reisen definieren soll. Achten Sie darauf, den Kreis nicht zu eng zu ziehen, da Sie sonst riskieren, den Gewinn und das Geschäftswachstum zu gefährden.

Erfahren Sie hier mehr über die Neugestaltung Ihres Geschäftsreiseprogramms nach COVID-19.

Erfahren Sie von den Branchenberatern bei Festive Road mehr über ihre eigenen Best-Practices-Rahmenbedingungen.

  1. Kommunizieren Sie Ihren Plan für das Risikomanagement

Nehmen Sie Reisenden proaktiv die Sorgen, indem Sie die wichtigen Punkte Ihres Risikomanagement-Plans wie spezifische Reisebestimmungen und behördliche Auflagen für Reisen kommunizieren. Erklären Sie, wie Ihr Reiseprogramm es Reisenden ermöglicht, mit Ihnen und Ihrem TMC von unterwegs Kontakt aufzunehmen.

Richten Sie Schulungen und Übungen zum Neustart des Programms für die Reisenden ein, damit sie über neue Reisebestimmungen und Sicherheitsrichtlinien informiert werden. Erstellen Sie Mitarbeiter-Leitfäden für neue Mitarbeiter, damit alle gut darüber informiert sind, wie Sie proaktiv vorgehen, um Reisende möglichst wenig Risiken auszusetzen.

Sie sollten verschiedene Maßnahmen ergreifen, um Ihre Reisenden vorzubereiten und deren Reisebereitschaft zu bewerten. Sprechen Sie mit Ihren Reisenden, um zu erfahren, wie sie Geschäftsreisen gegenüber eingestellt sind und ob sie Fragen zur aktuellen Reisesituation haben. Halten Sie virtuelle Fokusgruppen mit kleinen, regionalen Gruppen von Reisenden ab, um Feedback dazu zu erhalten, wie sie mit den neuen Bedingungen zurechtkommen. Das Einbeziehen Ihrer Mitarbeiter und das Zuhören ist nicht nur wichtig, um Vertrauen und Zuversicht für die Rückkehr zu Geschäftsreisen aufzubauen, sondern auch, um sie über zukünftige Maßnahmen aufzuklären.

Es gehört zu den Best Practices, interne Kanäle einzurichten, über die sich die Kollegen über Reisen austauschen können. Auf diesen Kanälen können sie Tipps und Tricks, Bedenken und Erfahrungen austauschen. Darüber hinaus erhalten Führungskräfte im Personalwesen so die Gelegenheit, häufig gestellte Fragen zu beantworten.

Wir haben eine Sicherheitschecklistevor der Reise erstellt, um Reisenden dabei zu helfen, sich auf ihre nächste Geschäftsreise vorzubereiten. Sie können außerdem ein Gesundheitsprogramm für Reisende ins Leben rufen, das Dinge wie Zugang zu medizinischer Versorgung, Entspannungsmöglichkeiten oder eine vorübergehend höhere Reiseklasse beinhalten könnte.

  1. Schöpfen Sie das Potenzial Ihres Travel-Management-Unternehmens voll aus

In unsicheren Zeiten ist es wichtiger denn je, dass Sie Reisen über ein modernes, erfahrenes TMC buchen, das seinen Fokus auf das Risikomanagement verlagert hat.

Travel Manager müssen nun zuverlässigere Kontrollen über die Einhaltung der Risikomanagement-Richtlinie einführen und Anbieterfunktionen im Detail prüfen. Die Rolle, die dem TMC hierbei zukommt, ist heute noch viel wichtiger. Fragen Sie Ihren Travel Manager, wie Ihr aktueller Anbieter hier aufgestellt ist. Es gibt mehrere Fragen, die Ihr Travel Manager dem TMC stellen sollte:

1. Bietet das Unternehmen die flexiblen Richtlinienkontrollen, die Sie benötigen, um Ihr Programm schnell an die sich ändernden Reisebedingungen anzupassen? Ein TMC, das schnell innovativ sein kann, ist in diesem Fall die beste Unterstützung für Sie. Beispielsweise sind flexible Genehmigungsfunktionen entscheidend, wenn Sie die Genehmigung für Reisen an höhere Führungskräfte innerhalb des Unternehmens delegieren möchten.

2. Kann das Unternehmen Ihren Reisenden endverbrauchergerechte Self-Service-Buchungsfunktionen bieten? Eine hohe Akzeptanz des Programms ist entscheidend für die Einhaltung der Sicherheitsvorgaben. Benutzerfreundliche, geräteübergreifende Funktionen sind hierfür grundlegend. Eine Richtlinienkonfiguration für Self-Service-Reisen beispielsweise ermöglicht es den Administratoren, sofort zentrale Richtlinienbestimmungen festzulegen (beispielsweise Preisobergrenzen oder Bestimmungen für Vorausbuchungen). Zudem können sie bevorzugte Anbieter und Raten festlegen und Ausnahmen für bestimmte Gruppen von Reisenden definieren.

3. Die Beziehungen zu Anbietern sind künftig von großer Bedeutung, da sich die Unternehmen ein Rennen beim Thema Sicherheit liefern. Ist Ihr TMC in der Lage, Verhandlungen mit Hotels zu führen und nur diejenigen mit den allerhöchsten Hygienestandards aufzunehmen? Suchen Sie nach Partnern, die eng mit globalen Informationszentren wie dem IATA Travel Centre als vertrauenswürdige Quelle für aktuelle internationale Reisebestimmungen oder mit Risikomanagementanbietern wie WorldAware zusammenarbeiten.

  1. Überprüfen Sie alle Reisemöglichkeiten, um für die Sicherheit der Reisenden zu sorgen

Wenn Ihre Mitarbeiter wieder zu Geschäftsreisen aufbrechen, kann sich dies anders anfühlen als zuvor. Es ist aber weiterhin möglich, sicher zu reisen und gleichzeitig die geschäftlichen Ziele zu erreichen. Sehen Sie sich auch alternative Möglichkeiten des Reisens an.

Beschränkungen werden aufgehoben und wieder eingeführt. Anbieter von Geschäftsreisen müssen ebenso flexibel reagieren. Von Abstandsregelungen bis hin zu Hygienemaßnahmen – die Branche muss sich anpassen, um im „neuen Alltag“ zurechtzukommen.

Wenn die regionalen Geschäftsreisen wieder Fahrt aufnehmen, möchten Ihre Reisenden vielleicht lieber einen Mietwagen oder den Zug nehmen, statt einen kurzen Flug zu buchen. Während sich die neuen Reisemethoden und Hygienestandards etablieren, müssen Sie Ihre Travel Manager unterstützen, indem Sie Mindeststandards für Hygiene, Gesundheit und Sicherheit einführen. Dann können sie die am besten geeigneten Reisewege ermitteln.

Durch Genehmigungen haben Travel Manager und Reisekoordinatoren die Möglichkeit, die sichersten Reiserouten und Hotels zu wählen.

Auch viele Hotelgruppen führen erweiterte Hygienemaßnahmen zum Schutz der Reisenden ein. Der Cleanliness Council von Marriott, die neuen Gesundheits- und Sicherheitsverfahren von Radisson Hotels und das erweiterte „Way of Clean“-Programm von IHG sind nur einige Beispiele. Auch hier gilt: Arbeiten Sie mit Ihrem TMC zusammen, um die Mindeststandards zu definieren, die Ihre Mitarbeiter wahrscheinlich von Ihnen erwarten.

Viele moderne TMCs ermöglichen Ihnen, Ihre bevorzugten Hotels und Fluggesellschaften anzugeben. Sollten Sie einen bestimmten Anbieter auf Grundlage von dessen Hygienemaßnahmen auswählen wollen, können Sie anschließend Ihre bevorzugten Hotels im Tool festhalten und sie werden Ihren Reisenden ganz oben in den Suchergebnissen angezeigt.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Hoteliers auf innovative Weise neue Hygienestandards einführen.

  1. Gestalten Sie Ihre aktualisierte Reiserichtlinie flexibel

Jetzt ist der geeignete Zeitpunkt, Ihre Reiserichtlinien zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Bedürfnissen Ihrer Reisenden entsprechen. Unsere Aufgabe als Führungskräfte im Personalwesen ist es, unsere Mitarbeiter zu unterstützen. Dazu gehören auch Travel Manager, denn sie nehmen Änderungen an den Reiserichtlinien vor. Helfen Sie ihnen, die Erwartungen der Mitarbeiter und die Flexibilität im Zusammenhang mit Reisen zu erkennen, etwa längere Routen und Abstandhalten zu Kollegen und anderen Menschen. Bleiben Sie immer auf dem Laufenden: Unterstützen Sie alle Beteiligten Ihres Programms, indem Sie regelmäßig Feedback zu Gesundheit und Wohlbefinden einholen. Ihre erfahrene Anleitung führender Entscheidungsträger in Bezug auf die Wichtigkeit des Wohlbefindens der Reisenden wird ebenfalls von zentraler Bedeutung sein, da sich die Richtlinie gegenüber starkem Kostendruck behaupten muss. Helfen Sie den Entscheidungsträgern, das Wohlergehen der Mitarbeiter bei Richtlinienbeschränkungen zu berücksichtigen, um den Weg für eine reibungslose Anpassung zu ebnen.

Ihre Geschäftsreisenden sind Ihnen wichtig. Wenn Sie diese Schritte befolgen, geben Sie den Reisenden zu verstehen, dass sie sich unterwegs auf Sie verlassen können. Indem Sie Best Practices der Branche anwenden und auf ein modernes TMC wie Egencia setzen, das über die richtigen Technologien für die Bedürfnisse Ihres Personalwesens sowie die Sicherheit und den Komfort der Reisenden verfügt, werden Sie ganz natürlich Vertrauen aufbauen, während Ihr Unternehmen wieder auf Kurs gebracht wird.

Sie interessieren sich für bessere Geschäftsreisemanagement-Lösungen? Dann kontaktieren Sie unser Team.