Steigende Kosten, Probleme in der Lieferkette, Personalmangel sowie globale wirtschaftliche Instabilität wirken sich stark auf die Reisebranche aus. Weltweit werden die durchschnittlichen Reisekosten in den letzten Monaten des Jahres 2022 und im gesamten Jahr 2023 weiter steigen. Eine Kürzung des Reisebudgets stellt jedoch nicht immer eine Option dar. Die Vernetzung der Belegschaft, die Pflege der Kundenloyalität und bessere Chancen, mit potenziellen Interessenten in Kontakt zu treten – all das hängt von einem erfolgreichen Reiseprogramm ab. 

Werfen Sie unten einen Blick auf die Infografik und finden Sie heraus, wie Sie hohe Reisekosten reduzieren können.

Während Sie Ihren Umgang mit der Ungewissheit bezüglich Geschäftsreisen finden, können Sie von Tools profitieren, um Chaos zu vermeiden und die Kosten zu senken. Wir haben vier Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie hohe Reisekosten reduzieren können.

Zentralisieren Sie Ihre Buchung

Reisen gehören zu den Kostenkategorien, für die sich nur sehr schwer ein genaues Budget festlegen lässt. Die Kosten für Flug, Mietwagen und Unterkunft lassen sich besonders dann kaum überwachen, wenn Sie nicht wissen, wie Ihre Mitarbeiter Reisen buchen. Durch die Zentralisierung Ihres Reiseprogramms können Sie alle Geschäftsbereiche verbessern, einschließlich Risikomanagement und Reisekostenkontrolle. Außerdem erhalten Sie so die Möglichkeit, in Zeiten großer Veränderungen flexibel zu agieren.

Durch die Zusammenarbeit mit einem Travel-Management-Unternehmen (TMC) wird die Konfiguration kontinuierlicher Workflows im Hinblick auf Reiserichtlinien und Genehmigungen zum Kinderspiel. Indem Sie transparente Prozesse und automatische Reise-Tools mit einbinden, werden manuelle Arbeitsschritte überflüssig. Machen Sie Schluss mit dem Versenden von Reiseplänen per E-Mail, dem Suchen nach Belegen und langwierigen E-Mail-Threads wegen Genehmigungen. Sie können Ihre Reisekosten im Blick behalten und erhalten gleichzeitig Einblicke zu bevorzugten Anbietern und Einsparungsmöglichkeiten.

Konsolidieren Sie Ihre Ausgaben

Profitieren Sie von Vertragsraten! TMCs stellen ihren Wert unter Beweis, indem sie Ihnen exklusive Vertragsraten und weitere Vorteile für Flüge, Hotels, Bahnreisen und Mietwagen bieten. TMCs stärken Ihre Kaufkraft und verhandeln Jahr für Jahr neu im Namen Ihres Unternehmens.

Durch die Verwendung eines Buchungstools für Unternehmen können Sie das höhere Reiseaufkommen und die höheren Ausgaben nutzen, um mit Anbietern niedrigere Tarife auszuhandeln und so die Transportkosten zu senken.

Handeln Sie entsprechend Ihrer Daten

Wenn Reisen über eine zentrale Plattform gebucht werden, sehen Sie die Auswirkungen Ihres Geschäftsreisemanagement-Programms deutlich. Allerdings geht es nicht nur darum, Zugriff auf Daten zu haben, sondern auch um die Qualität der Daten und was Sie mit ihnen tun.

Daten und die zugehörigen Berichte ermöglichen es Ihnen, das Buchungsverhalten der Mitarbeiter zu verfolgen und zu analysieren sowie Chancen zur Verbesserung der Richtlinieneinhaltung und zur Steigerung der Einsparungen zu identifizieren. Berichte auf Knopfdruck zeigen Ihnen die Online-Buchungsrate, die mit der Technologie Ihres Travel-Management-Unternehmens erzielt wird. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie Ihre Reisenden im Notfall unterwegs schnell finden und unterstützen können. Sie profitieren also von Kosteneinsparungen und können gleichzeitig für das Wohlergehen der Reisenden sorgen.

Nutzen Sie die Technologie

Einige Plattformen für Geschäftsreisen nutzen Machine-Learning-Technologien, um Preisunterschiede automatisch zu verfolgen und Tickets entsprechend umzubuchen, ohne dass der Geschäftsreisende oder der Reisekoordinator tätig werden muss. Wenn das Tool innerhalb von durchschnittlich sieben Tagen nach der Buchung einen niedrigeren Preis ermittelt, bucht es die Reservierung mit den gleichen Annehmlichkeiten und der gleichen Ticketklasse automatisch um. Dies ist besonders nützlich für Reiseziele, die in der Regel mit hohen Kosten verbunden sind – denken Sie z. B. an ein Hotelzimmer in New York oder einen Hin- und Rückflug für eine internationale Reise.

Die Möglichkeit, Stornierungen nachzuverfolgen, ist ebenfalls ein weiterer Vorteil. Laut einer kürzlich von Egencia durchgeführten Umfrage nutzen beinahe drei Viertel (74 %) der Geschäftsreisenden seit der Pandemie mit größerer Wahrscheinlichkeit digitale Apps und virtuelle Assistenten, um unterbrochene Reisen fortsetzen zu können. Der Zugang zu Echtzeit-Updates wurde von 43 % aller Befragten als größter Vorteil der Verwendung digitaler Tools zur Verwaltung von Änderungen an Reiseplänen genannt.

Einsparungen dank integrierter Richtlinienhinweise.

Eine mangelhafte Richtlinieneinhaltung ist einer der Hauptkostentreiber von Geschäftsreisen. Integrierte Richtlinienhinweise sind entscheidend, um Kosten zu sparen. Sichtbare Markierungen warnen sowohl Reisende als auch Travel Manager, wenn eine Buchung für genau diesen Reisenden über dem Kostenlimit vorgenommen wird. Sie können für eine erhöhte Flexibilität sorgen, indem Sie verschiedene Richtlinienarten und Kostenlimits für verschiedene Arten von Reisenden festlegen.

In der Welt der Geschäftsreisen ist jedoch nicht alles schwarz.

Zusammen mit diesen Herausforderungen entstehen auch neue Trends und neue Anpassungsmöglichkeiten. Durch die Nutzung verfügbarer Daten und Forschungsergebnisse können Branchenführer Geschäftsreisen neu gestalten.