Für kleine Unternehmen und Start-ups ist die Verwaltung der Finanzen besonders wichtig. Unternehmer müssen ständig alle Ausgaben ihres Unternehmens überwachen, um sicherzustellen, dass der Cashflow gewährleistet ist.

Eine wichtige Ausgabe für viele kleine und große Unternehmen sind die Ausgaben für Mitarbeiter. Leider ist dies ein Bereich, in dem es oft an Transparenz mangelt, und es kann schwierig sein, den notwendigen Überblick zu gewinnen, um sicherzustellen, dass dieser Aspekt kosteneffizient gehandhabt wird. Angesichts der wachsenden Zahl von Unternehmensgründungen und freiberuflich tätigen Personen wirkt sich dies auf alle Arten von Unternehmen aus, wenn es darum geht, die Bilanzen auf dem Geschäftskonto auszugleichen – vor allem, wenn es um die Steuer geht, bei der ein kleiner Unterschied eine große Rolle spielen kann.

Die Bedeutung der Spesenerfassung für kleine Unternehmen kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Für Kleinunternehmen zählt jeder Cent, und genau zu wissen, wo jeder Cent hinfließt, kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Indem sie ihre Ausgaben nachverfolgen, können Kleinunternehmen ihre finanzielle Situation besser verstehen, was zu besseren Entscheidungen und höherer Rentabilität beiträgt.

Schwierigkeiten mit Mitarbeiterausgaben

Für Kleinunternehmen können Mitarbeiterausgaben ein heikles Thema sein. Zwei Hauptprobleme, die auftreten können, sind die genaue Erfassung der Ausgaben und ihre rechtzeitige Einreichung. Die Ursache für diese beiden Probleme liegt in der manuellen Verarbeitung der Ausgaben.

Manuell erfasste Ausgaben bedeuten nicht nur zusätzliche Arbeit für die Mitarbeitenden, sondern auch einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand für die Buchhaltung, da die Ausgaben der Mitarbeitenden manuell bescheinigt werden müssen, um sicherzustellen, dass die eingereichten Ausgaben zulässig sind. Darüber hinaus muss das Unternehmen auch feststellen, ob die Ausgaben mit den geltenden Spesenrichtlinien übereinstimmen. Dies kann in größeren Unternehmen oft auf die Managementebene eines Teams übertragen werden oder in kleineren Unternehmen direkt in die Zuständigkeit des Buchhaltungspersonals fallen. In jedem Fall ist jemand für die Verwaltung verantwortlich.

Auch das Zusammenstellen von Belegen kann sich als problematisch erweisen. In vielen Fällen, wenn manuelle Vorlagen verwendet werden, müssen entweder jemand aus dem Buchhaltungsteam oder auch die betreffenden Mitarbeitenden selbst die Belege für die Buchhaltung oder die Einreichung von Steuererklärungen manuell einscannen. Dieser zusätzliche Verwaltungsaufwand ist zeitaufwändig und lässt weniger Zeit für andere wichtige Unternehmensaufgaben, für die die jeweiligen Personen eigentlich zuständig sind.

Bei einem manuellen Spesenprozess ist es auch viel schwieriger, betrügerische Forderungen oder Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen, aufzudecken. Jeder einzelne Posten muss doppelt kontrolliert und überprüft werden.

Die gute Nachricht ist, dass die Spesenabrechnung nicht zwangsläufig so ablaufen muss.

So hilft Third-Party-Software zur Kostenerfassung

Die Verfolgung von Mitarbeiterausgaben umfasst den Prozess der Erfassung, Kategorisierung, Überwachung und schließlich Analyse der mit dem Betrieb eines Unternehmens verbundenen Kosten. Sie liefert ein klares Bild davon, wohin die Unternehmensausgaben fließen, und ermöglicht so eine effektive Budgetierung und bessere finanzielle Entscheidungen. Kleine Unternehmen laufen ohne ein geeignetes Kostenerfassungssystem Gefahr, übermäßige Ausgaben zu tätigen, was sich auf den Cashflow und die Rentabilität auswirken kann.

Die Überwachung der Geldein- und -ausgänge in einem Unternehmen kann eine Herausforderung darstellen. Mit Technologien und Lösungen für das Kostenmanagement lässt sich diese Aufgabe jedoch vereinfachen.

Unabhängig davon, ob Sie ein kleines Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern betreiben oder selbständig sind und über eine spezielle Lösung zur Kostenerfassung verfügen, wird es so viel einfacher, den Überblick über die Vorgänge im Unternehmen zu behalten und eventuelle Probleme zu erkennen – oft sogar bevor sie überhaupt entstehen.

Eine Art von Ausgaben, bei der es schwierig sein kann, den Überblick zu behalten, sind zum Beispiel Ausgaben für geschäftliche Autofahrten, da in der Vergangenheit jede Fahrt manuell erfasst werden musste. Heute bieten Lösungen für die Kostenerfassung jedoch oft auch die Möglichkeit, zurückgelegte Kilometer zu erfassen. Mit modernen Apps für die Erfassung von Geschäftsausgaben können Mitarbeitende ihre zurückgelegten Kilometer jetzt einfach und automatisch erfassen, wodurch sich auch die Genauigkeit erhöht.

Amex GBT Egencia und Kostenerfassungslösungen von Drittanbietern kombinieren

Eine der größten Ausgabenkategorien, bei der es schwierig sein kann, den Überblick zu behalten, sind die Geschäftsreisekosten. Genau hier kann Amex GBT Egencia Abhilfe schaffen.

Unsere Plattform ist ein nützliches Tool, das parallel zu einer Lösung für die Reisekostenabrechnung eingesetzt werden kann, da es für die Buchung von Reisen genutzt werden kann und wertvolle Einblicke und Analysemöglichkeiten bietet. Mit unseren Tools können Sie Berichte generieren, die das Reisekostenverhalten visualisieren und Ihnen dabei helfen, Trends bei den Reiseausgaben zu erkennen und fundierte Entscheidungen für Ihre Geschäftsanforderungen zu treffen.

Die Geschäftsreisemanagement-Plattform von Amex GBT Egencia bietet Ihrem Unternehmen zudem die besten Reiseoptionen, wie Flüge und Mietwagen, sowie günstige Preise für Hotels und Unterkünfte. Auch das Risikomanagement für Geschäftsreisen ist enthalten, das Ihnen hilft, Ihre Reisenden unterwegs zu finden.

Wenn Mitarbeitende außerhalb des Büros geschäftlich unterwegs waren, mussten sie in der Regel Ad-hoc-Reisekosten über ihre privaten oder geschäftlichen Kreditkarten abrechnen. Mit der mobilen App von Amex GBT Egencia wird jedoch ein Teil dieser Verwaltung übernommen. Unsere App ermöglicht es den Reisenden beispielsweise, ihre Geschäftsreisen direkt über die App zu buchen. Das spart Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand, da keine Papierbelege aufbewahrt oder Kostenabrechnungen in Microsoft Excel für diese Art von Ausgaben ausgefüllt werden müssen.

Geschäftsreise- und Kostenmanagement im Überblick

Geschäftsreisen stellen für viele Unternehmen einen erheblichen Kostenfaktor dar, denn die Kosten für Flüge, Unterkunft, Verpflegung und Transport können sich schnell summieren. Daher spielt das Geschäftsreisemanagement insgesamt bei der Kostenerfassung für kleine Unternehmen eine wichtige Rolle.

Wie Sie bereits wissen, beinhaltet ein effektives Geschäftsreisemanagement die Planung, Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen in einer Weise, die den Nutzen maximiert und die Kosten reduziert. Dazu gehören das Aushandeln von Verträgen mit Reiseanbietern, das Festlegen und Durchsetzen von Reiserichtlinien sowie das Verfolgen und Analysieren von Reisekosten.

Ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsreisemanagements ist ein System zur Verfolgung und Verwaltung dieser Reiseausgaben. Dazu kann es gehören, detaillierte Aufzeichnungen über alle reisebezogenen Ausgaben zu führen, Reisebudgets festzulegen und Tools oder Software zu verwenden, um diese Kosten zu überwachen und zu analysieren. Aus diesem Grund werden Geschäftsreisemanagement und Kostenmanagement oft zusammen diskutiert. Funktionen wie diese helfen Unternehmen und Beschäftigten, indem sie den Genehmigungs- und Erstattungsprozess beschleunigen und automatisieren.

Ein weiterer großer Vorteil einer geeigneten Lösung für das Geschäftsreise- und Kostenmanagement besteht darin, dass durch die Vorzugstarife, die diese Tools bieten, oft Geld gespart werden kann. Für kleine Unternehmen wäre es in der Regel schwierig, diese Tarife direkt auszuhandeln.

Die Rolle von Amex GBT Egencia in Verbindung mit Kostenerfassungslösungen für kleine Unternehmen

Unsere zentralisierte Plattform für die Buchung von Geschäftsreisen ermöglicht ein einfaches Vergleichen von Preisen und Optionen und fördert die Einhaltung von Reiserichtlinien. Außerdem bietet sie detaillierte Berichte und Analysen zu den Reisekosten, die Unternehmen helfen, Trends und Einsparungsmöglichkeiten zu erkennen.

Darüber hinaus verfügt Amex GBT Egencia über eine API, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Daten auf verschiedene Arten zu integrieren. Sie können beispielsweise die Amex GBT Egencia-API nutzen, um die Daten in eine Reporting- und Kostenmanagementlösung eines Drittanbieters zu exportieren, wo die Daten dann direkt zusammen mit anderen Datenquellen, wie Ihrer bevorzugten Buchhaltungssoftware, verwendet werden können.

Wichtigste Funktionen unserer Lösung für Travel-Management-Unternehmen

Hier sind einige der wichtigsten Funktionen unserer Lösungen für Travel-Management-Unternehmen:

• Automatisierung: Unsere intuitive Lösung für das Geschäftsreisemanagement trägt zur Rationalisierung der Unternehmensfinanzen durch Automatisierung bei und vereinfacht Arbeitsabläufe.
• Berichte und Analysen: Detaillierte Reisekostenberichte und -analysen helfen Unternehmen zu verstehen, wofür sie ihr Geld ausgeben, und Einsparpotenziale zu erkennen.
• Integration: Integrieren Sie andere Business-Tools mithilfe unserer APIs. Auf diese Weise sind Sie nicht auf proprietäre Systeme festgelegt. Sie haben die Flexibilität, Ihre Daten so zu nutzen, wie Sie es für richtig halten, und sie mit Ihren bevorzugten Geschäftssystemen zu kombinieren.
• App: Mitarbeitende können die mobile App von Amex GBT Egencia auf ihren Apple IOS- und Android-Mobilgeräten nutzen, um ihre Reisen zu rationalisieren. Die Reisenden können Reiserouten und Belege einsehen und bevorzugte Reiseoptionen direkt über die App buchen.

Unsere Lösungen für Travel-Management-Unternehmen können Ihr Unternehmen unterstützen und zu einem besseren Finanzmanagement und höherer Rentabilität beitragen. Mit Amex GBT Egencia können kleine Unternehmen ihren Reisebedarf mühelos verwalten und ihr Geschäftsergebnis verbessern.