Wenn Sie zum ersten Mal eine Firmenveranstaltung planen, fragen Sie sich vielleicht, wo Sie am besten anfangen. Die Planung eines Events kann arbeitsaufwendig und eine reibungslose Durchführung herausfordernd sein.

Aber keine Angst! Wir haben für Sie praktische Tipps und Empfehlungen für erste Schritte zusammengestellt. Damit können Sie sich wahrscheinlich noch nicht ganz als Eventplaner selbstständig machen, aber Ihrer allerersten Veranstaltung zum Erfolg verhelfen.

Wählen Sie Ihre Zielgruppe

Bei einem internen Meeting oder unternehmensinternen Event ist das noch relativ einfach, bei einer Veranstaltung für Kunden oder potenzielle Kunden kann dies neue Herausforderungen mit sich bringen. Ein Event kann nur erfolgreich sein, wenn Sie Ihre Zielgruppe kennen.

Die ersten Fragen, die Sie sich stellen, sollten deswegen lauten: Wer soll teilnehmen? Wo befinden sich die Wunschteilnehmer? Was motiviert sie dazu, zu Ihrer Veranstaltung zu kommen? Bietet Ihr Event ein Alleinstellungsmerkmal, für das die Adressaten auch eine weite Anreise auf sich nehmen? Oder möchten Sie die Zielgruppe durch einen besonders einladenden Veranstaltungsort von einer Teilnahme überzeugen?

Produkteinführungen sind etwas ganz anderes als Fortbildungen. Die Anforderungen an Ihr Event und die Kriterien für seinen Erfolg unterscheiden sich. Genau deswegen ist das jeweils passende Eventmanagement so wichtig. Zum Beispiel: Soll Ihr Event vor und nach seinem Termin beworben werden? In diesem Fall sollten Sie die Fachpresse und Journalisten einbeziehen.

Eventmarketing

Wie erfährt Ihre Zielgruppe von Ihrem Event? Mundpropaganda ist großartig, reicht aber möglicherweise nicht aus, um die vorhandenen Plätze zu vergeben.

Wenn für Ihre Veranstaltung Werbung gemacht werden soll, sind ein Marketingbudget und ein Marketingplan erforderlich. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, eine Veranstaltung bekannt zu machen, aber die Auswahl der richtigen kann sich als Herausforderung erweisen.

Sie können sogar eine Website speziell für die Veranstaltung erstellen. Wenn Sie die Kunden auf Ihrer Verteilerliste ansprechen möchten, können Sie möglicherweise mit einem E-Mail-Newsletter ihr Interesse wecken. Eine genaue Kenntnis Ihrer Zielgruppe und deren Motivation ist für den Erfolg einer Veranstaltung entscheidend.

Sie können Geld sparen, indem Sie für Ihr Event auf Social Media werben, aber es ist möglich, dass Ihre Nachrichten in der Informationsflut untergehen. Auch die Auswahl des passenden Kanals ist wichtig. Für Marketing im B2B-Bereich ist LinkedIn eine gute Anlaufstelle. Verbraucher erreichen Sie eher über Twitter und Facebook oder neuere Kanäle wie TikTok.

Legen Sie ein Budget fest und halten Sie es ein

Bei der Planung einer Veranstaltung kann es passieren, dass die Dinge aus dem Ruder laufen und die Kosten explodieren. Möglicherweise haben Sie ein vorgegebenes Budget für eine Veranstaltung, möglicherweise muss das erforderliche Budget erst geschätzt werden. In jedem Fall ist es wichtig, die Kosten fest im Griff zu haben.

Bezüglich der Veranstaltungskosten gibt es viele Faktoren zu beachten, wobei unter anderem die Ausgaben für den Veranstaltungsort und das Personal besonders ins Gewicht fallen. Dies sind jedoch nur zwei Posten der (nicht abschließenden) Kostenaufstellung:

1. Kosten für den Veranstaltungsort
2. Personalkosten
3. Catering
4. Anmietung von IT-Geräten
5. Reisekosten
6. Unterhaltungsangebot
7. Marketingkosten

Die gute Nachricht: Es gibt spezielle Software, Vorlagen und Tools, die Ihnen bei der Planung und Kostenkalkulation Ihrer Veranstaltung helfen. Diese Hilfsmittel ermöglichen es Ihnen, Ihr Event effektiver zu planen. Für eine kleine Veranstaltung benötigen Sie wahrscheinlich keine Event-Management-Software, aber wenn Sie regelmäßig größere Veranstaltungen planen, ist diese Art von Software definitiv praktisch.

Wenden Sie sich an ein Eventplanungsunternehmen

Eventmanagement ist ein eigenständiges Fachgebiet. Die Anzahl der erwarteten Teilnehmer und die Art der geplanten Veranstaltung bestimmen, ob Sie Fachpersonal einstellen sollten, das Sie unterstützt.

Eventplaner haben Erfahrung in der Planung von Veranstaltungen aller Art – von Messen bis hin zu kleineren gesellschaftlichen Ereignissen. Wenn Sie der Arbeitsaufwand beunruhigt oder Sie sich einfach etwas Beistand wünschen, bietet sich die Zusammenarbeit mit einem Eventplanungsunternehmen an. Eventsplanungsfirmen kennen die Veranstaltungsbranche im Allgemeinen gut und bieten Geschäftsinhabern, die eine Veranstaltung durchführen möchten, hervorragende Unterstützung.

Vielleicht halten Sie es für Geldverschwendung, sich für die Eventplanung Hilfe zu holen. Bedenken Sie aber, dass die Planung einer Veranstaltung zeitaufwendig sein kann. Wenn Sie berücksichtigen, wie viel Zeit Sie für die Planung aufwenden, kann das Honorar eines Profis kostengünstiger sein, als Sie sich zunächst vorstellen können.

Veranstaltung eines virtuellen Events

Vielleicht haben Sie nicht das Budget für eine traditionelle Veranstaltung und möchten die Kosten durch die Durchführung eines virtuellen Events optimieren. Wenn uns die Coronavirus-Pandemie etwas gelehrt hat, dann, dass sich Unternehmen an sich ändernde Geschäftsbedingungen anpassen müssen. Virtuelle Events sind heute beliebter denn je. Egal, ob es sich um kleine Events mit sorgfältig ausgewählten Teilnehmern oder digitale Großveranstaltungen handelt. Virtuelle Veranstaltungen bringen jedoch ihre eigenen Herausforderungen in Bezug auf die Anforderungen an die IT mit sich.

Bei einigen großen Veranstaltungen kann es erforderlich sein, das Event an einem bestimmten Ort abzuhalten, gleichzeitig aber einen Online-Zugang für diejenigen anzubieten, die nicht reisen oder aus anderen Gründen nicht vor Ort teilnehmen können. Es ist durchaus üblich, dass VIPs und Journalisten zu der eigentlichen Veranstaltung eingeladen werden und andere Interessenten sich online zuschalten. Dabei kann die Teilnehmerzahl sehr groß sein, sodass sichergestellt werden muss, dass die entsprechende Technologie vorhanden ist und vor der Veranstaltung getestet wurde. Wir alle haben schon Technikversagen bei Veranstaltungen erlebt und das möchte man beim tatsächlichen Live-Event natürlich lieber vermeiden.

Ziehen Sie ein Sponsoring in Betracht

Abhängig vom Zielmarkt können Sie möglicherweise Sponsoring-Deals abschließen. Diese können einen Teil der Veranstaltungskosten ausgleichen oder in einigen Fällen zur Rentabilität beitragen. Veranstaltungen sind oft nicht darauf ausgelegt, direkt Gewinn zu bringen, aber das heißt nicht, dass Sie mit ihrer Ausrichtung kein Geld verdienen können. Ein Firmenseminar oder eine Konferenz ist das eine, aber manche Veranstaltungen sollen profitabel sein. Wenn dies der Fall ist, kann das Sponsoring neben dem Verkauf von Eintrittskarten ein Teil der Einnahmen für die Veranstaltung sein.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Sponsors Ihre Zielgruppe und stellen Sie so sicher, dass Ihre Teilnehmer für den betreffenden Sponsor interessant sind und umgekehrt. Ein Sponsor möchte für seine Marke werben und durch die Kooperation Gewinne erzielen. Bevor Sie sich also an Sponsoren wenden, sollten Sie einige Zeit in die Recherche investieren, ob der gewünschte eine passende Wahl ist. Erstellen Sie dann einen Business Case, den Sie potenziellen Sponsoren präsentieren können, um zu zeigen, welche Vorteile Ihr Unternehmen und Ihre Zielgruppe diesen bieten. Dies zeigt, dass Sie sich informiert haben und erhöht die Chance auf einen Zuschlag.

Berücksichtigen Sie die An- und Abreise

Die Planung des geschäftlichen Events selbst und die Organisation von Dingen wie dem Veranstaltungsort sowie dem gastronomischen und Unterhaltungsangebot ist nur ein Teil des großen Ganzen.

Auch die An- und Abreise von der Veranstaltung kann bei der Vorbereitung und Planung entscheidend sein. Wie kommen Ihre Teilnehmer zu Ihrem Veranstaltungsort? Wenn die Veranstaltung ganztägig ist oder über mehrere Tage läuft, wie sieht es mit der Unterkunft aus?

Wenn es sich um eine Veranstaltung handelt, für die Sie Eintritt verlangen, sind die Reisevorbereitungen der Teilnehmer vielleicht keines Ihrer To-dos. Wenn Sie jedoch eine Veranstaltung für Ihre Kollegen oder wichtige Kunden organisieren, gehört es möglicherweise zu Ihren Aufgaben, Vorkehrungen für den Transfer zum und vom Veranstaltungsort und die Unterbringung zu treffen. Dies macht die Planung schwieriger, zumal viele verschiedene Menschen unterschiedliche Bedürfnisse und Anforderungen haben.

Wie organisieren Sie also eine Veranstaltung und stellen dabei sicher, dass alle Teilnehmer berücksichtigt werden? Hier kommen Travel-Management-Unternehmen ins Spiel. Diese können Ihnen viel Arbeit abnehmen. Selbst wenn Sie ein relativ kleines Meeting oder Event planen, gelten mehr als zehn Personen in der Reisebranche als Gruppe und es können andere Regeln gelten.

Gruppenbuchungen und die Bewertung der Qualität eines Hotels oder Angebots können sich als kompliziert erweisen. Eine zusätzliche Schwierigkeit stellt die Organisation der Anreise von verschiedenen Standorten aus dar. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, einen Reiseplanungsservice wie den von Egencia in Anspruch zu nehmen.

Event-Auswertung

Zur Nachbereitung der Veranstaltung ist es eine gute Idee, das Event auszuwerten und Erkenntnisse dazu festzuhalten, was gut gelaufen ist und wo Verbesserungen möglich gewesen wären. Es kommt selten vor, dass eine Veranstaltung reibungslos abläuft. Vor allem bei Live-Events kann schnell etwas schiefgehen.

Wenn es sich um ein einmaliges Event handelt, ist eine Auswertung im Nachgang nicht erforderlich; wenn Sie in Zukunft weitere Veranstaltungen planen, bietet sie eine gute Chance, einige der aufgetretenen Fehler auszubügeln, sodass sie beim nächsten Mal nicht vorkommen.

Eine Möglichkeit der Nachbereitung besteht darin, sich an die Teilnehmer zu wenden, um zu erfahren, wie ihnen die Veranstaltung gefallen hat, und so nützliches Feedback zu erhalten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Planung einer Veranstaltung eine respekteinflößende Aufgabe sein kann, die Ihnen aber gut gelingen sollte, wenn Sie sie richtig angehen.

Viel Erfolg!