Wenn Ihr kleines Unternehmen wächst und mehr Mitarbeiter auf Geschäftsreise gehen, wird eine umfassende Richtlinie für Geschäftsreisen und Reisekosten immer wichtiger. Dies liegt unter anderem daran, dass kleine und mittelständische Unternehmen unter Umständen über weniger Geld und Kaufkraft verfügen als große Firmen. Eine klar definierte Richtlinie für Geschäftsreisen und Reisekosten kann die Einhaltung durch die Geschäftsreisenden optimal fördern, dabei helfen, unnötige Ausgaben durch versteckte Kosten zu vermeiden, und Ihnen einen besseren Überblick über Ihr Budget verschaffen.

Was ist eine Reisekostenrichtlinie?

Eine Reisekostenrichtlinie umfasst eine Reihe von Regeln und Vorgaben zum Buchen von Flügen, Hotelzimmern, Mietwagen und Zugverbindungen, in denen klar festgelegt ist, welche Kosten sich Geschäftsreisende erstatten lassen können. Diese Regeln sollen es Mitarbeitern erleichtern, Geschäftsreisen zu buchen und die dabei entstehenden Reisekosten zu verwalten.

Es gibt keine universelle Reisekostenrichtlinie. Überlegen Sie beim Erstellen Ihrer Richtlinie, welche Anforderungen Ihr Unternehmen und die Mitarbeiter haben und wie hoch das Budget für Geschäftsreisen ist.

Warum braucht Ihr kleines Unternehmen eine Richtlinie für Geschäftsreisen und Reisekosten?

Mitarbeiter müssen häufig Geschäftsreisen unternehmen und es ist sehr wichtig, diese so einfach und unkompliziert wie möglich zu gestalten. Daher sollten Ihre Reiserichtlinien sowohl auf die Anforderungen des Unternehmens als auch auf die der Mitarbeiter zugeschnitten sein. Um zu vermeiden, dass Personen, die häufig reisen, einen Burnout erleiden, sollten Sie die Erwartungen der Mitarbeiter berücksichtigen und ihnen Flexibilität bieten, zum Beispiel durch längere Routen oder zusätzliche Urlaubstage, die an eine Geschäftsreise angehängt werden. Weitere Informationen zu den Auswirkungen der Reisekostenrichtlinie auf die Unternehmenskultur erfahren Sie hier. 

Wenn Sie den Prozess durch ein zentrales Buchungstool sowie eine klare und solide Reisekostenrichtlinie optimieren, können Sie Ihren Mitarbeitern Zeit und Mühe sparen und Ihrem Unternehmen das Kostenmanagement erleichtern. Ein zentrales Buchungstool ist die Anlaufstelle für alles rund um Ihre Geschäftsreisen. Anstatt die Angebote verschiedener Reiseanbieter vergleichen und Zeit für die Suche nach der besten Rate aufwenden zu müssen, finden Sie auf einer Geschäftsreiseplattform Angebote, die zu Ihrem Budget und Ihren Reiseanforderungen passen. Außerdem bindet das zentrale Buchungstool Ihre Reiserichtlinien in den gesamten Buchungsvorgang ein.

Wenn Ihre Mitarbeiter Geschäftsreisen unternehmen müssen, können Sie über eine Reisekostenrichtlinie eindeutig festlegen, wie viel Geld für die Buchung von Flügen und Unterkünften sowie alles andere, was mit Geschäftsreisen zu tun hat, ausgegeben werden darf. Klare Leitlinien tragen außerdem zur Reduzierung von Graubereichen bei, die teure Fehler zur Folge haben können, und ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Reisen mit einem sicheren Gefühl zu buchen. Dank der Reisekostenrichtlinie lassen sich die Reisekosten für das Unternehmen besser vorhersagen und Sie erhalten in Echtzeit einen genaueren Einblick in die Verwendung des verfügbaren Budgets.

Dabei gilt es, vieles zu berücksichtigen. Die empfohlene Option für Mietwagen, Flug und Hotelzimmer, basierend auf dem Preis und der Sicherheit, ändert sich ständig. Ihre Genehmigungseinstellungen müssen sich flexibel an die sich wandelnde Wirtschaft und Reiselandschaft anpassen können. Nachfolgend sehen Sie einige grundlegende Anforderungen, die es zu berücksichtigen gilt:

• Preissparte der Flugtickets basierend auf Reiseziel
• Maximale Kosten für die Unterkunft pro Nacht
• Erlaubnis für ein Upgrade in die Business Class oder Erste Klasse
• Mindestanzahl an Tagen für die Vorausbuchung
• Festlegen verschiedener Arten von geschäftlichen Gründen für Geschäftsreisen

Vorteile einer Richtlinie für Geschäftsreisen und Reisekosten^[1]

Erwartungen der Mitarbeiter steuern

Klare Leitlinien, an die sich die Mitarbeiter halten können und in denen festgelegt ist, welche Kosten übernommen werden und wie der Buchungsprozess funktioniert, reduzieren Missverständnisse und Ärger beim Buchen von Flügen und Unterkünften oder beim Einreichen von Reisekostenabrechnungen.

Ihr kleines Unternehmen auf Betriebsprüfungen vorbereiten

Eine Reiserichtlinie unterstützt Ihr Unternehmen bei der Einhaltung steuerlicher Vorgaben und Regelungen des Finanzamts, damit Sie Betriebsprüfungen zuversichtlich entgegensehen können.

Klar definierte Rollen und Verantwortungsbereiche festlegen

Ansprechpartner für Mitarbeiter, die Fragen oder Bedenken haben, sorgen für Vertrauen im Unternehmen und eine offene Kommunikation. Wenn sich beispielsweise die Personalabteilung um sämtliche Geschäftsreisen kümmert, wissen die Mitarbeiter, an wen sie sich bei Fragen wenden können.

Das Geschäftsergebnis im Blick behalten

Reiserichtlinien sorgen dafür, dass die Ausgaben an einem zentralen Ort verzeichnet sind. So können die für das Budget Verantwortlichen die Kosten verwalten und rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, um Budgetüberschreitungen zu verhindern.

Betrug verhindern

Fehler können passieren, aber durch automatisierte Erstattungsanträge lassen sich unbeabsichtigte (oder vorsätzliche) Fehler wie die doppelte Einreichung von Belegen vermeiden. Eine gute, klare Reisekostenrichtlinie trägt dazu bei, Unsicherheiten oder Graubereiche zu vermeiden, die zu menschlichen Fehlern führen können.

Was Ihre Reisekostenrichtlinie beinhalten sollte

Es gleicht zwar keine Reiserichtlinie der anderen, aber es gibt einige Dinge, die eine effektive Reisekostenrichtlinie beinhalten sollte. Achten Sie vor allem darauf, dass Ihre Richtlinie dynamisch und flexibel ist, da sie regelmäßig aktualisiert werden muss. Idealerweise sollten Reiserichtlinien mindestens einmal jährlich überprüft werden. Passen Sie Ihre Richtlinie an veränderte Unternehmensziele, finanzielle Möglichkeiten, die Unternehmensgröße usw. an. Im Folgenden haben wir noch einige weitere wichtige Aspekte zusammengestellt.

Verständlichkeit

Formulieren Sie Ihre Richtlinie leicht verständlich. Verwenden Sie keine zu komplizierten Ausdrücke aus der Firmen- und Rechtssprache, da diese Ihre Mitarbeiter verwirren oder Graubereiche entstehen lassen könnten.

Budgetgrenzen und bevorzugte Zahlungsarten

Weisen Sie eindeutig darauf hin, wie hoch das Budget und die maximal zulässigen Ausgaben für Unterkünfte, Flüge, Mietwagen und Bahnfahrten sind. Falls die Mitarbeiter ein bestimmtes Buchungstool sowie bestimmte Zahlungsmittel (wie Kreditkarten) verwenden sollen, nennen Sie diese ebenfalls.

Abgedeckte Ausgaben

In Ihrer Richtlinie sollten Sie auch explizit aufführen, welche Ausgaben abgedeckt sind.^[2] Wenn zu Geschäftsreisen beispielsweise Treffen mit potentiellen Kunden gehören, die zum Essen eingeladen werden, sollten Sie dies als abgedeckte Ausgabe auflisten, da es sich direkt auf das Geschäft auswirkt. Auch wenn es eine Tagespauschale für Essen gibt, sollte darauf in der Richtlinie eindeutig hingewiesen werden. Wir haben eine Liste der üblicherweise abgedeckten Kosten zusammengestellt:

• Flüge
• Bahnreisen
• Mietwagen
• Hotels
• Taxifahrten und Fahrgemeinschaften
• Anmeldung zu Konferenzen
• Parkplatz
• Gefahrene Kilometer und Tankkosten
• Mautgebühren
• Trinkgelder in Restaurants und Hotels

Informationen zur Erstattung

Ein weiterer wichtiger Punkt in einer Reisekostenrichtlinie sind klare Anweisungen zum Einreichen von Erstattungsanträgen. Es sollte genau angegeben sein, in welchem Zeitraum Erstattungsanträge eingereicht werden müssen, welche Dokumente erforderlich sind (Belege oder Kontoauszüge), wie lange es dauert, bis die Mitarbeiter die Rückzahlung erhalten, und wie sie diese erhalten (ob als separate Überweisung oder zusammen mit der nächsten Gehaltszahlung).

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