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Tipps zur Verwaltung der Reisekostenrichtlinie des Unternehmens für HR-Mitarbeiter

5 min
Posted: 05 September 2022Updated: 06 September 2022
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Darum sollte die Personalverwaltung Wert auf das Reise- und Kostenmanagement legen

Reise- und Kostenmanagement ist ein enormes Unterfangen. Sie fragen sich vielleicht, warum die Personalverwaltung (HR) sich mit der Kostenerstattung befassen sollte – aber die potenziellen Reibungspunkte, die mit der Nachverfolgung von Reisekosten verbunden sind, können ausschlaggebend für Ihr Reiseprogramm sein.

Als Mitarbeiter im Personalwesen wissen Sie, dass eine starke Reisekultur in Ihrem Unternehmen die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern und ihre Motivation fördert. Viele sind der Meinung, dass Geschäftsreisen der neue Mittelpunkt der Unternehmenskultur sind. Im Zusammenhang mit Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen ist die Unternehmenskultur einer der wichtigsten Faktoren, um Mitarbeiter zu gewinnen und zu binden.

Tatsächlich behaupteten 46 % der Arbeitssuchenden, dass ihnen dieser Punkt sehr wichtig bei der Bewerbung sei, und Mitarbeiter, die ihre Unternehmenskultur nicht mögen, kündigen mit einer Wahrscheinlichkeit von 24 % eher.

Best Practices zu lesen, wie man Mitarbeiter auf ihre Ausgaben und die Reisekoordination anspricht, ist ein wichtiger Bestandteil ihres Engagements. Wenn Mitarbeiter motiviert sind, stehen sie eher hinter Ihren Unternehmenszielen und sind produktiver. Die Optimierung Ihrer Reisekostenrichtlinie wird sich positiv auf Ihren Gewinn auswirken.

Die Herausforderungen in der Geschäftsreisebranche ändern sich

Es gibt für Inlands- und Auslandsreisen weniger Einschränkungen. Die der Pandemie geschuldeten Bedenken werden hinten angestellt, die Herausforderungen bezüglich Reisen ändern sich zu makroökonomischen und geopolitischen Problemen. Mögliche Effekte der Inflation und anderer wirtschaftlicher Faktoren führen dazu, dass Organisationen ihr Kostenmanagement und ihre Geschäftsreisen überdenken.

Proaktive HR-Mitarbeiter überprüfen die Kostenkultur ihres Unternehmens, um sicherzustellen, dass eine Kostensenkung nicht auf Kosten des Wohlergehens der Mitarbeiter geht. Geschäftsreise- und Kostenmanagement sollte sich auf den Reisenden konzentrieren und nicht auf die Kosten, um die Produktivität, Loyalität und Bindung zu steigern.

Ein einfacherer Genehmigungsprozess für zufriedenere Reisende

Genehmigungen ermöglichen mehr Kontrolle, aber übermäßig komplizierte Prozesse können für Mitarbeiter frustrierend sein. Möglicherweise muss Ihr Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen auf den neuesten Stand gebracht werden.

Dabei gilt es, vieles zu berücksichtigen. Die empfohlene Option für Mietwagen, Flug und Hotelzimmer, basierend auf dem Preis und der Sicherheit, ändert sich ständig. Ihre Genehmigungseinstellungen müssen sich flexibel an die sich wandelnde Wirtschaft und Reiselandschaft anpassen können. Nachfolgend sehen Sie einige grundlegende Anforderungen, die es zu berücksichtigen gilt:

  • Preissparte der Flugtickets basierend auf Reiseziel
  • Maximale Kosten für die Unterkunft pro Nacht
  • Erlaubnis für ein Upgrade in die Business Class oder Erste Klasse
  • Mindestanzahl an Tagen für die Vorausbuchung
  • Festlegen verschiedener Arten von geschäftlichen Gründen für Geschäftsreisen

Sie und Ihr Travel Manager sollten die Flexibilität haben, Genehmigungsanforderungen einzurichten, die für Ihre Reisenden sichtbar sind. Wenn Sie mit einer Buchungsplattform für Unternehmen zusammenarbeiten, können Sie die Genehmigungseinstellungen verwalten, sodass Ihre Reisenden empfohlene Optionen basierend auf Ihrer Branche, der Unternehmensgröße, Anzahl der Reisenden, geografischen Lage und dem Reisebudget sehen.

Sie können außerdem für verschiedene Arten von Reisenden verschiedene Genehmigungsarten festlegen. Beispielsweise, dass die Unternehmensführung möglicherweise keine Genehmigung für eine Reise einholen muss.

Bestärken Sie Ihre Mitarbeiter darin, ihre Reise selbst zu buchen

Mitarbeiter, die eine Reise buchen, wünschen sich Autonomie über ihre Geschäftsreise. Es werden keine klassischen Reisebüros oder andere Personen für die Buchung von Geschäftsreisen mehr genutzt. In den meisten Fällen möchten Verwaltungsteams ihre Zeit mit wichtigeren Aufgaben verbringen als mit der Mikroverwaltung von Reiseplänen.

Die Automatisierung des Genehmigungsprozesses durch ein Buchungstool für Geschäftsreisen ist eine Win-win-Situation. Die Optimierung des Prozesses spart Ihrem Verwaltungsteam Zeit, da es nicht mehr alle Reisen buchen muss. Stattdessen erhält es eine Benachrichtigung, um Buchungen ganz einfach per Klick zu genehmigen. Ein Buchungstool für Geschäftsreisen gibt Mitarbeitern die Freiheit, selbst zu buchen, und bietet gleichzeitig Ihrem Unternehmen Kontrolle und Überblick über ihre Reisebuchungen.

Genehmigungsprozesse in einem zentralisierten Buchungstool einzubinden, bietet sich nicht nur für große Unternehmen an. Unternehmen mit mindestens 17 einzelnen Geschäftsreisen pro Jahr profitieren von einem Buchungstool für Geschäftsreisen. Egal wie groß Ihr Geschäftsreiseprogramm ist – es ist an der Zeit, sich vom E-Mailen der Reisepläne, der Suche nach verlorenen Belegen und dem Hin und Her von Genehmigungen zu verabschieden.

Kostenmanagementlösungen automatisieren

Die Abschaffung von Reisekostenabrechnungen in Papierform, manueller Erstattungsprozesse und der Verwirrung über die Nutzung von Kreditkarten kann mehr Einfluss auf Ihre Unternehmenskultur haben, als Sie vielleicht denken.

Es verändert alles, wenn Sie Ihre Reisekostenrichtlinie einbinden, um die Entscheidungen Ihrer Mitarbeiter zu leiten. Der richtige Partner für Geschäftsreisen ermöglicht es Ihnen, die Reisekosten Ihrer Mitarbeiter im Buchungstool zu erfassen.

Reisende können zusätzliche geschäftliche Ausgaben mit ihrem Smartphone erfassen, indem sie Belege ihrem Reiseplan beifügen. Das ist dann so einfach wie das Einreichen einer Reisekostenabrechnung vom Handy aus, die Manager mit einem Klick genehmigen können. Alle Daten – offline, online und benutzerdefiniert – werden für einen einfachen optimierten Erstattungsablauf an ein Kostenmanagementsystem weitergeleitet.

Mitarbeiter können ihre Produktivität steigern, wenn Erstattungsanträge reibungslos verlaufen. Sie haben mehr Zeit, sich auf die wichtigen Aufgaben ihres Unternehmens zu konzentrieren, statt sich mit ihren geschäftlichen Ausgaben zu befassen.

Den Einfluss auf die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens behalten

Teams der Personalabteilung sollten Ihre Reiserichtlinien regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Bedürfnissen Ihrer Reisenden entsprechen. Die Aufgabe einer Führungskraft im Personalwesen ist es, Ihre Mitarbeiter zu unterstützen. Dazu gehören auch Travel Manager, denn sie nehmen Änderungen an den Reiserichtlinien vor. Helfen Sie ihnen, die Erwartungen der Mitarbeiter und die Flexibilität im Zusammenhang mit Reisen zu erkennen, etwa längere Routen und das Hinzufügen persönlicher Reisezeit betreffend.

Ihre erfahrene Anleitung führender Entscheidungsträger in Bezug auf die Wichtigkeit des Wohlbefindens der Reisenden wird von zentraler Bedeutung sein, da sich die Richtlinie gegenüber starkem Kostendruck behaupten muss. Möglicherweise möchten Sie die erstattungsfähigen Kosten und Tagespauschalen überprüfen, um sicherzustellen, dass es Reisenden unterwegs gut geht.

Es hat sich bewährt, interne Kanäle einzurichten, über die sich die Kollegen zu Reisen austauschen können. in diesen Kanälen können sie Tipps und Tricks, Bedenken und Erfahrungen teilen. Das Feedback, dass Sie erhalten, kann internen Stakeholdern präsentiert werden, um die Bedeutung der Balance zwischen dem Wohlergehen der Mitarbeiter und den Einschränkungen durch Richtlinien zu verdeutlichen.

Zusammengefasst sind geschäftliche Ausgaben und Reisekosten ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsbetriebs und tragen zu Ihrer allgemeinen Unternehmenskultur bei. HR-Experten sollten in die richtigen Tools, Prozesse und Systeme investieren, die ein sinnvolles Reiseprogramm und ein nahtloses Reisekostenmanagement fördern.

Erfahren Sie mehr über den Genehmigungsprozess bei Geschäftsreisen und wie Sie dabei den Fokus auf die Menschen legen oder sprechen Sie für weitere Informationen mit einem Mitarbeiter von Egencia.

Sie interessieren sich für bessere Geschäftsreisemanagement-Lösungen? Dann kontaktieren Sie unser Team.