Maßnahmen gegen den Kostenanstieg bei Flug- und Hotelpreisen

Von Natasha Samuel, Director of Product Marketing

Finden in Ihrem Unternehmen wieder Geschäftsreisen statt? Dann haben Sie vielleicht schon einen Anstieg der Reisekosten bemerkt, insbesondere bei den Flug- und Hotelpreisen. Schnell entsteht dabei der Eindruck, dass der durchschnittliche Ticketpreis (Average Ticket Price, ATP) oder der durchschnittliche Tagespreis (Average Daily Rate, ADR) im Vergleich zu 2019 (also dem letzten vollen Jahr mit regelmäßigen Geschäftsreisen), ernsthaft aus dem Gleichgewicht geraten ist.

Dafür gibt es mehrere Gründe, die gute Nachricht ist jedoch, dass Sie auch in diesem instabilen Umfeld Ihre Kosten und das Reisebudget durch geeignete Maßnahmen kontrollieren können.

Branchenverluste mit Auswirkung auf Ihre Geschäftsreisekosten

Es ist kein Geheimnis, dass die Reisebranche in den Jahren 2020 und 2021 unglaubliche Verluste hinnehmen musste – angefangen bei den Insolvenzen der Fluglinien bis zu den hunderttausenden in der Branche tätigen Menschen, die ihre Jobs verloren haben. Die Verluste der Branche beliefen sich 2020 auf 137,7 Mrd. US-Dollar und 2021 auf 42,1 Mrd. US-Dollar.

Nichtsdestotrotz steht die Reisebranche 2022 wieder viel besser da und auch die Prognosen für 2022 und 2023 sind positiv. Durch den äußerst begrüßenswerten Aufschwung stehen Reisebüros, Travel-Management-Unternehmen, Flughäfen, Fluggesellschaften und Hoteliers nun jedoch unter Druck, viel schneller als gedacht auf die Nachfrage zu reagieren. Makroökonomische Faktoren wie der Anstieg bei Öl- und Kraftstoffpreisen, die höhere Inflation und höhere Zinssätze in Kombination mit den Herausforderungen des Arbeitsmarktes tragen jeweils zum Anstieg bei Kosten und Verwaltungsaufwand in der Reisebranche bei.

Für die Flugpreise in diesem Jahr prognostiziert die IATA einen globalen Anstieg um 5,6 %. Der durchschnittliche Tagespreis in den USA ist laut Phocuswright im Jahr 2021 um 19,6 % gestiegen und wird erwartungsgemäß weiter nach oben gehen. STR-Daten vom Mai 2022 zeigen eine Erhöhung des durchschnittlichen Tagespreises von 15 % im Jahr 2022 gegenüber 2019.

Laut einer neuen Studie der Global Business Travel Association (GBTA) reagieren Unternehmen in dieser Umgebung auf den inflationsbedingten Druck mit einer Steigerung ihrer Ausgaben für Geschäftsreisen, wobei die Hotelausgaben um 34 % erhöht werden.

Wie können Sie also die Kosten Ihres Reiseprogramms kontrollieren?

Wir haben für Sie sechs Empfehlungen zusammengestellt, die Ihnen beim Management der steigenden Reisekosten für Tarife und Preise in Ihrem Geschäftsreiseprogramm helfen sollen.

1. Aktivieren Sie die Reiserichtlinie für dynamische Höchstbeträge für Hotels

   Mit dieser Funktion, die Egencia kürzlich eingeführt hat, können Sie Hotelpreisschwankungen für sich nutzen. Seit die Richtlinie für dynamische Höchstbeträge für Hotels eingeführt wurde, haben Kunden von Egencia von Einsparungen bei über 80.000 Hotelbuchungen profitiert, indem sie Höchstbeträge auf Basis der Echtzeit-Marktpreise festlegen! Diese innovative Funktion schaffte es beim Business Travel Awards Europe 2022 sogar in die engere Auswahl in der Kategorie „Technologische Innovation“.

   Die Funktion steht allen Kunden global zur Verfügung. Sie lässt sich mit einem einfachen Schritt aktivieren und bietet Ihnen mehr Flexibilität und Wahlmöglichkeiten bei der Konfiguration, z. B.:

   • Kombinieren der Hotelrichtlinien, die am besten zu Ihren Geschäftsbedürfnissen passen: So können Sie teilweise statische Raten beibehalten und anderswo dynamische Höchstbeträge für Hotels ohne Auswirkung auf Ihre ausgehandelten Volumenzusicherungen mit den Hotels aktivieren.
   • Unbegrenzte Anzahl von Reiserichtliniengruppen: So können Sie Ihre Richtlinie für verschiedene Gruppen und Arten von Reisenden personalisieren.
   • Anpassen der Genauigkeit der Höchstpreise, indem der Mindeststandard für die Berechnung des Medianwertes spezifiziert wird.

   Obendrein können Sie auch noch ihre Vorzugspreise und ausgehandelten Raten im Rahmen der Buchung des Reisenden anpassen. Kein anderes Geschäftsreisemanagement bietet Ihnen ein solches Maß an verfügbaren Personalisierungsoptionen, um Ihre Hotelausgaben zu kontrollieren und Budgetüberschreitungen zu verhindern.

2. Egencia Savings Finder for Air und Egencia Savings Finder for Hotel

   Hotelausgaben stellen direkt nach den Flugkosten einen der größten Kostenfaktoren bei Geschäftsreisen dar.

   Daher wirkt sich das Sichern von Hotelbuchungen mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis oft erheblich auf die Gesamtausgaben für Geschäftsreisen einer Organisation aus. Es ist jedoch seit jeher schwer, den Überblick über die schwankenden, wettbewerbsfähigen Preise zu behalten.

   • Über 97 % der Kunden von Egencia nutzen Savings Finder for Hotel für ihre Hotelumbuchungen. Die durchschnittliche Einsparung pro optimierter Hotelbuchung mit dem Savings Finder for Hotel beträgt 37 US-Dollar. In diesem Online-Seminar erfahren Sie, wie Kunden mit dieser unternehmenseigenen Technologie von Egencia sparen.
   • Der Egencia Savings Finder for Air erzielt für unsere Kunden Einsparungen von 14 % pro Ticket.

3. Analysieren Sie gründlich Ihre Ausgaben im Jahr 2019 im Vergleich mit 2022 – und passen Sie die Reiserichtlinie entsprechend an

   Bei Hotelbuchungen unterstützt Egencia Sie mit unserer Reiserichtlinienfunktion für dynamische Höchstbeträge für Hotels.

   Mit zwei weiteren Hotelfunktionen können Sie zusätzlich die Verpflegungskosten als Teil der Hotelausgaben verringern: die Funktionalität zur automatischen Erhöhung der Preispauschale in einer Stadt, wenn Frühstück inbegriffen ist, und die Funktion für Reisende, Hotelergebnisse nach inbegriffenem Abendessen zu sortieren.

   Bei Flugreisen müssen Sie etwas Zeit investieren, um zu verstehen, wie Sie durch das Optimieren der Reiserichtlinien Einsparungen erzielen können.

   Laut den Ausgabendaten von Egencia gibt es folgende Möglichkeiten, wie Kunden ihre Flugausgaben durch eine Änderung der Flugrichtlinien, z. B. höchste zulässige Kabinenklasse, Preis über dem empfohlenen Tarif, die Richtlinie für Festpreise für Flüge und Vorausbuchungen, effizient verwalten können – und dadurch den durchschnittlichen Ticketpreis (USD/km) erheblich verringern. Die geschätzten realisierten Einsparungen sind wie folgt:

   • Das Aktivieren von allgemeinen Flugrichtlinien führt zu Einsparungen beim durchschnittlichen Ticketpreis im Bereich von 4–18 US-Dollar für Kurzstreckenflüge.
   • Das Aktivieren von allgemeinen Flugrichtlinien führt zu Einsparungen beim durchschnittlichen Ticketpreis im Bereich von 8–35 US-Dollar für Mittelstreckenflüge.
   • Das Aktivieren von allgemeinen Flugrichtlinien führt zu Einsparungen beim durchschnittlichen Ticketpreis im Bereich von 39–177 US-Dollar für Langstreckenflüge.

   Sie sind nicht sicher, wo Sie mit der Überprüfung der Richtlinie beginnen sollen? Erhalten Sie mit sieben Schritten zur Entwicklung einer effizienten Richtlinie für Geschäftsreisen zahlreiche Tipps von erfahrenen Account Managern von Egencia.

4. Profitieren Sie von einer schnelleren Ticketausstellung der Fluggesellschaften

   Gegen Ende 2021 hat Egencia eine neue Lösung eingeführt, um die Hindernisse zu überwinden, denen Reisende und Reisekoordinatoren im Hinblick auf Preisänderungen und Ticketausstellungsfristen oft gegenüberstehen. Zuvor hat Egencia die Fluggesellschaft angewiesen, das Ticket am letztmöglichen Datum auszustellen. Dies führte zu Preisänderungen und fehlgeschlagenen Buchungen für Kunden, deren Flugbuchungen genehmigt werden mussten. Zudem mussten Kunden bei einer späten Ticketausstellung mehr bezahlen.

   Nachfolgend finden Sie einige Beispiele, wie eine späte Ticketausstellung die Kosten für Ihr Reiseprogramm beeinflussen kann:

   Ab sofort weisen wir die Fluggesellschaft an, das Ticket auszustellen, sobald ein Reisender oder Reisekoordinator bei Egencia eine Buchung bestätigt. Dies trägt dazu bei, die Kosten für den Kunden und das Potenzial für fehlgeschlagene Buchungen durch dynamische Preis- und Bestandsänderungen zu senken.

   • Wurde ein Ticket der Business Class 2019 am Tag der Buchung ausgestellt, war es 1.000 US-Dollar günstiger, als wenn es 10 Tage später von der Fluggesellschaft ausgestellt wurde.
   • Tickets der Economy Class waren durchschnittlich 350 US-Dollar günstiger, wenn sie am gleichen Tag ausgestellt wurden anstatt 10 Tage später.
   • Bei einem internationalen Flug machte die Ticketausstellung am gleichen Tag im Vergleich zu 10 Tagen später eine Einsparung in Höhe von 1.600 US-Dollar aus.

5. Denken Sie über ein Verändern der Marktanteile von Anbietern nach

   Das Verändern von Marktanteilen ist in der Geschäftsreisebranche eine übliche Vorgehensweise, vorausgesetzt, Sie verfügen über genaue Daten zur Ausgangslage.

   Dadurch erhält Ihr Unternehmen die Chance, die Buchungen zu einem alternativen Anbieter zu verlagern. Üblicherweise sind die Motivationsgründe dafür Kosteneinsparungen und gelegentlich ausgehandelte Vereinbarungen zwischen den Unternehmen und einem Anbieter.

   Hier ist ein Beispiel aus der Kostenperspektive: Sagen wir, dass 25 % der jährlichen Flugausgaben meines Unternehmens auf die Strecke London–New York entfallen. Es bestehen keine Vereinbarungen mit einer bestimmten bevorzugten Fluggesellschaft. Unsere Reisenden buchen verschiedene Fluggesellschaften und halten sich dabei an die Reiserichtlinie unseres Unternehmens.

   Da die Flugpreise jedoch weiter steigen, möchte ich gerne prüfen, ob es für diese 25 % unserer Geschäftsreiseausgaben Einsparpotenzial gibt. Hier kann ich anhand der Daten eine fundierte Entscheidung darüber treffen, welche Fluggesellschaft, Reiseklasse und welcher durchschnittliche Ticketpreis für diese Strecke am günstigsten ist.

   Egencia möchte Kunden ermöglichen, solche datengestützten Entscheidungen zu treffen, und hat deshalb den Bericht über Marktanteile in Egencia Analytics Studio aufgenommen. Der Bericht über Marktanteile bietet eine visuelle Darstellung und die Möglichkeit zum Download von Rohdaten für Flug-, Hotel- und Mietwagenausgaben.

   Travel Manager können mithilfe des Wettbewerbsvergleich-Dashboards leicht ihren Marktanteil einsehen und sogar die Performance ihres Reiseprogramms mit der ähnlich großer Unternehmen vergleichen.

   Anhand der Daten lassen sich dann ganz einfach Maßnahmen ergreifen. Wenn Sie Reisende ermutigen möchten, bestimmte Flugstrecken bei einer bestimmten Fluggesellschaft zu buchen, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Richtlinie für die bevorzugte Fluglinie festzulegen, die wir den Reisenden im Rahmen der Buchung dann deutlich anzeigen.

   So helfen wir Ihnen dabei, nicht nur Kosten zu sparen, sondern auch ein Volumen zu erzielen, das beim Aushandeln einer Vereinbarung mit dem Anbieter hilfreich sein kann.

   Verhandlungen mit Anbietern können zu einer Win-Win-Situation für Ihr Unternehmen führen. Durch ein größeres Volumen können Sie Geld sparen. Die Einbeziehung von Zusatzleistungen dient als Anreiz für Geschäftsreisende, innerhalb der Vorgaben zu buchen. So können sie mehr Reisen zu denselben Kosten unternehmen oder genauso viel wie bisher reisen und die Ausgaben reduzieren.

6. Bereiten Sie sich jetzt schon darauf vor, Ihre Vereinbarungen mit Anbietern zu überprüfen

   In den vergangenen Monaten hat sich der Markt fundamental verändert und auch die Art, wie Anbieter die Verträge mit Unternehmen verwalten, wird sich weiter wandeln.

   Wenn Unternehmen in diesem Umfeld unvoreingenommen bleiben, können sie mit kreativeren Forderungen in die Verhandlungen mit Anbietern gehen. Von der Verlängerung der Vertragsgültigkeit von einem auf zwei Jahre bis zu Verhandlungen für Hotels außerhalb der Hauptsaison: Je früher Sie mit Ihrer Planung für 2023 beginnen, umso mehr profitiert Ihr Unternehmen davon.

   Wie kann Ihr Travel-Management-Unternehmen zusätzlich zu Vereinbarungen mit Anbietern helfen? Wir empfehlen Kunden, ihre bevorzugten Hotels regelmäßig zu überprüfen und die Volumen möglichst zu konsolidieren. Sie sollten auch in Erwägung ziehen, bereits von Ihrem Travel-Management-Unternehmen ausgehandelte reduzierte Preise zu nutzen. Das bietet sich besonders dort an, wo Ihr Volumen am geringsten ist.

   Brauchen Sie Rat zu den Verhandlungen mit Anbietern oder haben Sie keine Zeit für eine gründliche Datenanalyse? Das Consulting-Team für das Geschäftsreisemanagement von Egencia gibt Ihnen gerne fachkundigen Rat und umsetzbare Empfehlungen, um Sie auf die Verhandlungen mit den Anbietern vorzubereiten.

Quellen

1. ^{https://airlines.iata.org/analysis/travel-recovery-hints-at-profitability-in-2023}
2. ^{Global Outlook for Air Transport Times of Turbulence, Juni 2022, IATA.}
3. ^{U.S. Hotel & Lodging Market Report 2021­2025, März 2022, Phocuswright.}
4. ^{https://str.com/data-insights-blog/market-recovery-monitor-week-ending-11-june}
5. ^{https://www.gbta.org/blog/global-business-travel-recovery-sees-double-digit-surge-since-february/}
6. ^{Durchschnittliche Einsparungen für optimierte Buchungen zwischen 26.11.2020 und 06.03.2021, abzüglich 30 % Gebühr (Daten von Egencia).}
7. ^{Europa und Asien-Pazifik: durchschnittliche Einsparungen für unsere Kunden durch Egencia Savings Finder for Air: 14 % pro Ticket (Daten von Egencia). In Nordamerika: durchschnittliche Einsparungen für unsere Kunden durch Egencia Savings Finder for Air: 16 % pro Ticket. Zahlen aus dem Geschäftsjahr 2019 (Daten von Egencia).}
8. ^{Eine allgemeine Flugrichtlinie wird definiert als eine oder mehrere der folgenden Richtlinien: Vorausbuchungen, Richtlinie für Festpreise für Flüge, höchste Kabinenklasse und Preis über dem empfohlenen Tarif (Daten von Egencia).}
9. ^{Januar 2019–Dezember 2019, Daten von Egencia. Die Analyse und die Zahlen sind aggregiert und anonymisiert. Alle in Prozentpunkten angegebenen Verbesserungen entsprechen Kunden, die diese genannte Richtlinie aktiviert haben, im Vergleich zu Kunden, die sie nicht aktiviert haben.}