Geschäftsreisen sind ein wichtiger Teil der Strategie vieler Unternehmen. Persönliche Meetings helfen dabei, neue Geschäftschancen zu erschließen und den Zusammenhalt zu stärken. Kunden sehen, dass man sich um sie kümmert, was zu einer stärkeren Kundenbindung führt.

Zu einer Geschäftsreise gehört jedoch deutlich mehr als nur das Boarding am Flughafen. Und angesichts der aktuellen Entwicklungen sollte ein Unternehmen über ein Sicherheitsprogramm für Geschäftsreisen verfügen.

Ein Unternehmen, das seine Mitarbeiter auf Reisen schickt, hat diesen Mitarbeitern gegenüber eine Sorgfaltspflicht. Wenn sich ein Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise begibt, muss er darauf vertrauen können, dass das Unternehmen sein Wohlergehen und seine Sicherheit sehr ernst nimmt und über Pläne verfügt, wie Risiken vermieden oder vermindert werden können.

Bewertung von Reiserisiken − was Sie vermeiden sollten und wie Ihnen das gelingt

Das gesamte Unternehmen ist verantwortlich für das Risikomanagement bei Geschäftsreisen. Es ist die Aufgabe von Travel Managern, die Entwicklung und Verwaltung von Richtlinien zur Sorgfaltspflicht und Pläne zur Sicherstellung der Sicherheit von Reisenden voranzutreiben, bei denen auch die Sicherheitsbedenken der Reisenden selbst mit einbezogen werden. Dafür müssen die Pläne erstens erstellt und zweitens an die Reisenden weitergegeben werden.

Egencia kann helfen, die Risiken bei Geschäftsreisen zu bewerten und Reisen mit extrem hohem Risiko zu vermeiden.

Risikotoleranz bei Reisen und Sorgfaltspflicht

Zunächst sollten Travel Manager mit allen beteiligten Parteien zusammenarbeiten, um die Risikotoleranz des Unternehmens bei Geschäftsreisen zu ermitteln. Bei der Risikotoleranz geht es um viel mehr als nur darum, abzuwägen, wie riskant es ist, in ein Flugzeug zu steigen, wenn eine Naturkatastrophe wie ein Hurrikan die Küste bedroht.

Als Teil des Risikomanagements bei Geschäftsreisen ist die Risikotoleranz ein breiteres Management-Konzept. Auf Führungsebene dient es als eine Art Rahmen, mit dem man die Risiken bei Geschäftsreisen bewerten und festlegen kann, wie hoch das Risiko sein darf, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen. So ist es zum Beispiel riskanter, einen völlig neuen Markt zu erschließen, als schrittweise die Präsenz des Unternehmens in einem Markt zu stärken, in dem es bereits gut etabliert ist. Die möglichen Vorteile dieses Risikos jedoch sind enorm. Wie viel Risiko ist also akzeptabel? Die Bewältigung dieser Probleme und die Entwicklung von Möglichkeiten, Risiken zu verringern und die eigenen Stärken optimal zu nutzen, sind ein wichtiger Bestandteil jeder Entscheidungsfindungs-Strategie. Dazu gehört auch, zu entscheiden, ob das Risiko zu hoch ist und die Zeit nicht besser in ein anderes Projekt investiert werden sollte.

Bei der Risikotoleranz für Reisen ist dieses Konzept speziell auf Geschäftsreisen zugeschnitten. So erhalten Unternehmen eine Art Maßstab dafür, ob eine Geschäftsreise angetreten werden sollte oder nicht. Zudem ist das Konzept eng mit der Sorgfaltspflicht eines jeden Unternehmens verbunden. Der Maßstab kann sich bei einzelnen Geschäftsreisenden unterscheiden.

So stellt beispielsweise eine Region mit hoher Luftverschmutzung für Reisende mit Atemproblemen ein höheres Risiko dar als für Reisende ohne eine solche Vorerkrankung. Solche Risiken können gesenkt werden, indem ein anderer Mitarbeiter die Reise antritt. Auch systemische Faktoren können eine Rolle spielen, z. B. die genaue Beobachtung von Regionen, in denen es zu Unruhen oder anderen potenziell gefährlichen Entwicklungen gekommen ist. Unter welchen Bedingungen ist das Risiko einer Reise in ein solches Gebiet akzeptabel? Wie werden diese Überlegungen in die Reiserichtlinie Ihres Unternehmens integriert? Bei solchen Bewertungen müssen sowohl Inlands- als auch internationale Flüge betrachtet werden. Ein angemessenes Gleichgewicht zwischen den Risiken von Geschäftsreisen und dem Unternehmenswachstum ist erforderlich.

Leitfaden: Das Wohlergehen der Geschäftsreisenden hat oberste Priorität

Sicherheitsrichtlinien für Reisende nutzen Faktoren für die Risikotoleranz, um Risikostufen in verschiedenen Regionen der Welt zu ermitteln, zu verfolgen und darauf zu reagieren. Travel Manager sind in der Pflicht, den Richtlinien konkrete Pläne hinzuzufügen, was im Falle einer Notsituation zu tun ist, um den Reisenden keiner Gefahr auszusetzen.

Kommunikation mit Reisenden

Vor diesem Hintergrund müssen Travel Manager die Reisenden über diese Richtlinien und Verfahren informieren, um ihnen das nötige Vertrauen zu geben, dass das Unternehmen hinter den Richtlinien für die Sicherheit bei Geschäftsreisen steht. Zu Beginn dieser Kommunikation steht die Befragung der Geschäftsreisenden, um ihre Bedürfnisse zu verstehen. Allgemeine Bedenken und Bedürfnisse können in die Rahmenbedingungen für das Risikomanagement bei Geschäftsreisen mit aufgenommen werden. Individuelle Bedenken können zum Profil des Geschäftsreisenden hinzugefügt werden und als Bezugspunkte bei der Auswertung bestimmter Geschäftsreisen dienen.

Travel Manager sollten alle verfügbaren Mittel nutzen, um Reisende über geltende Richtlinien zu informieren. Interaktive Optionen wie Präsentationen bei Meetings bieten die Möglichkeit, Feedback zu sammeln, und sind eine wertvolle Ergänzung zur einfachen Weitergabe von Infos. In vielen Fällen kann die Kommunikation zu Richtlinien rund um die Sorgfaltspflicht in die Buchungstools integriert werden. So können Reisende bei der Reiseplanung an Sicherheitsrichtlinien und Maßnahmen zur Risikominimierung erinnert werden.

Egencia hilft mit Sorgfaltspflicht bei jedem Schritt

Egencia verfügt über umfassende Erfahrungen und Ressourcen auf dem Gebiet des Risikomanagements bei Geschäftsreisen, die bei der Erstellung von Rahmenbedingungen für Risikotoleranz und Sorgfaltspflicht helfen können. Außerdem kann Egencia Travel Manager dabei unterstützen, Sicherheitsrichtlinien für Reisende umzusetzen und Reisende in Echtzeit über Ereignisse und Entwicklungen in aller Welt zu informieren.

Unser Buchungstool kann Geschäftsreisenden nicht-richtlinienkonforme Buchungen anzeigen und sie zu Optionen weiterleiten, die die Richtlinien einhalten. Die Oberfläche zeigt Reisenden zudem sicherheitsrelevante Informationen zu einem Ziel oder Reiseplan an. Travel Manager können die Richtlinien zur Sorgfaltspflicht des Unternehmens an einem Ort festhalten und sie sofort in jedem Buchungskanal anwenden.

Nach Beginn einer Reise kann Egencia den Reisenden Push-Nachrichten senden, um sie über Ereignisse und Informationen auf dem Laufenden zu halten, die sich auf ihre Pläne auswirken könnten. Im Notfall können Travel Manager ihre Reisenden per Traveller Tracking orten. Dies funktioniert bei allen Reisen, die über Egencia gebucht wurden. Der Standort kann für bestimmte Reiseziele auch nach bis zu 60 Tagen noch abgerufen werden. So können Sicherheitsprobleme ermittelt werden, die im Nachhinein Auswirkungen auf den Reisenden haben könnten, wie beispielsweise ein verzögert bekannt werdendes öffentliches Gesundheitsproblem wie das Coronavirus.