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Tipps für Geschäftsreisende

Posted: 02 December 2021
Tips for business travellers

Die Vorbereitung ist bei Geschäftsreisen das Wichtigste. Die meisten Reisen verlaufen reibungslos, aber ohne die richtige Organisation kann einiges schiefgehen.

Manche reisen geschäftlich in die nähere Umgebung, während andere in Ländern weltweit internationale Geschäfte abwickeln. Unabhängig von Ihrem Reiseziel können Sie sich zahlreiche Geschäftsreisetipps von erfahrenen Geschäftsreisenden zunutze machen, damit Ihre Reise reibungslos verläuft.

Reiseschutz für Geschäftsreisen

Das scheint vielleicht offensichtlich, aber für eine unbesorgte Reise ist eine umfassende Reiseschutzrichtlinie nötig. Bei medizinischen Kosten im Ausland ist das besonders wichtig, da die Rechnungen sehr hoch ausfallen können.

Sie sollten sich bei Ihrem Versicherungsanbieter informieren, ob Sie auf Geschäftsreisen versichert sind. Bei vielen Policen ist das zwar der Fall, Sie sollten es jedoch sicherheitshalber immer abklären. Vielleicht sind Sie auch über Ihr Unternehmen mit einer Reiseschutzrichtlinie für Geschäftsreisen abgedeckt. Sie sollten das jedoch nicht nur annehmen, sondern sich bei Ihrem Reiseteam oder der Personalabteilung vergewissern.

Handgepäck und leichtes Gepäck

Wenn Sie geschäftlich mit dem Flugzeug reisen, versuchen Sie, nur Handgepäck mitzunehmen. So sparen Sie Zeit und müssen nicht am Gepäckband auf Ihr aufgegebenes Gepäck warten. Vor allem auf kurzen Geschäftsreisen ist das gut umzusetzen, wenn Sie nur das Wichtigste benötigen und wenig Gepäck haben.

Auf längeren Reisen können Sie manchmal nicht vermeiden, Gepäck aufzugeben. Wenn das der Fall ist, sollten Sie daran denken, alle Wertsachen und notwendigen Gegenstände in Ihrem Handgepäck mit sich zu führen.

Es ist auch eine gute Idee vorauszuplanen, indem Sie das Wesentliche für Ihre Reise im Voraus packen. Packen Sie deshalb Ladekabel und Adapter schon vorher ein, um sich viel Zeit und Mühe zu sparen. So ist auch das Risiko geringer, sie zu vergessen.

Verwaltung im Voraus

Wenn Sie fliegen, sollten Sie schon vor der Fahrt zum Flughafen von zuhause einchecken, um Warteschlangen zu umgehen. Vielleicht haben Sie sogar den zusätzlichen Vorteil, Sitzplätze vorher wählen zu können.

Wenn Sie Ihre Bordkarte auf Ihr Handy heruntergeladen haben oder sie daheim ausdrucken, sparen Sie auch Zeit und Energie.

Auch Mietwagen sollten Sie im Voraus buchen. Die Warteschlangen können auch lange genug sein, ohne dass Sie mühsam alle Schritte am Reiseziel durchlaufen müssen.

Das Wichtigste für die Reise mitnehmen

Wenn Sie für eine Geschäftsreise aus der Tür eilen, kann es leicht passieren, dass Sie etwas Wichtiges für Ihre Reise vergessen.

Vielen von uns ist es schon passiert, dass sie ihr Laptop-Ladekabel auf der Geschäftsreise vergessen haben. Dieser Gegenstand sollte ganz oben auf der Liste stehen. Es ist viel einfacher geworden, das Handy aufzuladen, aber natürlich müssen Sie in erster Linie daran denken, Ihr Kabel und den Adapter mitzunehmen. Erstellen Sie deshalb vorher eine Liste mit benötigten Dingen, die Ihnen beim Packen Ihrer Reisetasche hilft.

Denken Sie daran, dass Sie auf internationalen Flügen nur Flüssigkeiten und Pflegeprodukte bis zu einer bestimmten Größe in einer transparenten Plastiktasche mit Zip-Verschluss mit sich führen dürfen. Diese Pflegeprodukte sind am Flughafen meist teuer. Sie können sie jedoch schon vorher kaufen und die Behältnisse, wenn sie leer sind, nachfüllen und wiederverwenden.

Versuchen Sie, wenn möglich, im Voraus zu packen und schieben Sie es nicht bis zur letzten Minute kurz vor der Taxifahrt zum Flughafen auf. Wenn Sie in Eile versuchen, eine Abreisefrist einzuhalten, vergessen Sie wahrscheinlich etwas Wichtiges. Brechen Sie deshalb rechtzeitig zum Flughafen oder zu Ihrem Reiseziel auf. Informieren Sie sich nach Möglichkeit im Voraus über Verkehrsprobleme. Oft können Sie auf Social Media aktuelle Posts zu lokalen Anliegen und Problemen finden.

Gelegentlich passiert Unerwartetes, das können Sie nicht immer verhindern. Aber mit ein bisschen Vorausplanung und Recherche zu Ihrem Reiseziel können Sie unangenehme und frustrierende Situationen vermeiden. Was Sie als Letztes möchten, ist, Meetings absagen zu müssen, weil Sie einen Flug verpasst haben oder Ihre Fahrt umorganisieren mussten.

Wenn möglich, Direktflüge buchen

Am zeitaufwendigsten ist es, wenn Sie für ein Reiseziel mehrere Flüge benötigen. Natürlich ist es nicht immer möglich, einen Direktflug zu jedem Standort zu buchen. Wenn es die Möglichkeit gibt, sollten Sie sie jedoch nutzen, um keine Zeit zu vergeuden und lange Zwischenlandungen zu vermeiden.

Die Reisezeit kann viel Zeit Ihres Tages in Anspruch nehmen, vor allem lange Flüge durch verschiedene Zeitzonen. Wenn Sie Stunden an einem Terminal verbringen oder ein Hotel für die Übernachtung buchen müssen, kann Ihre Reise sehr zeitintensiv werden. Die Lösung sind Direktflüge.

Außerdem haben Direktflüge weitere Vorteile. Sie sparen damit nicht nur Zeit und Geld – sie sind auch besser für die Umwelt. Das kann hilfreich sein, wenn Ihr Unternehmen seinen CO2-Ausstoß reduzieren möchte. Auch wenn es manchmal unmöglich ist, bei Geschäftsreisen auf das Fliegen zu verzichten, können kleine Änderungen wie eine Direktflug-Richtlinie einen wirklich großen Unterschied machen.

Bonusprogramme und Lounges für vielreisende Geschäftsreisende

Bei der Organisation von Geschäftsreisen sehen manche Unternehmen Vorteile darin, wenn ihre Mitarbeiter in der Business Class reisen. Ein Vorteil dieses Reise-Upgrades ist meist der Zugang zu den Flughafen-Lounges. Der Lounge-Zugang ist nützlich, da Sie Platz nehmen und in einer ruhigen Umgebung arbeiten können. Dazu erhalten Sie eine Reihe von Erfrischungen. Bei Langstreckenflügen ist das ein willkommener Pluspunkt und hilft, sich erholter zu fühlen. Zusätzlich steht Ihnen meist Wesentliches, wie gutes kostenloses WLAN, zur Verfügung. Das erleichtert das Arbeiten am Flughafen, wenn Sie dort aufgrund einer Verspätung warten müssen.

Selbst wenn die Reiserichtlinie Ihres Unternehmens vorsieht, dass Sie in der Economy Class buchen, heißt das nicht, dass Sie keinen Zutritt zu den Business-Lounges am Flughafen erhalten. Ein toller Reisetipp für Vielflieger ist die Vielzahl verfügbarer Programme, für die Sie sich anmelden und für diesen zusätzlichen Vorteil bezahlen können. Wenn Sie oft beruflich verreisen, können Sie die Vorteile der Lounge nutzen, während Sie die Gebühren als Privatperson möglicherweise selbst zahlen müssen.

Eine weitere Zeitersparnis für amerikanische Bürger und mögliche weitere Vorteile bieten sich bei der Anmeldung für das TSA PreCheck-Programm. Mit diesem Service können Sie die Sicherheitskontrolle viel schneller durchlaufen, da Sie Gegenstände wie Schuhe, Gürtel, Laptops usw. nicht vorzeigen oder ausziehen müssen. Das spart nicht nur Zeit, sondern mindert auch die allgemeinen Mühen bei der Sicherheitskontrolle. Noch besser ist, dass Sie durch die Teilnahme an diesem Programm bei vielen Fluglinien Treueprogramm-Vorteile erhalten. Das ist ein doppelter Vorteil für Reisende und die Anmeldung vor der nächsten Geschäftsreise lohnt sich.

Jetlag vermeiden

Wenn Sie schon einmal eine lange Reise zu einem Geschäftstreffen unternommen und den gefürchteten Jetlag erlebt haben, wissen Sie bestimmt, dass das negative Auswirkungen auf Ihren Arbeitstag haben kann. Es ist zwar nicht möglich, den Jetlag völlig zu umgehen. Aber es gibt eine Reihe von Möglichkeiten und Techniken, die Sie anwenden können, um seine Auswirkungen zu mindern, so dass Sie nach der nächsten Geschäftsreise frisch und einsatzbereit sind.

Wenn Sie reisen, können Sie nützliche Dinge mitnehmen, die in Ihrem Handgepäck nicht viel Platz benötigen – Ohropax und eine Schlafmaske. Auf einem Nachtflug oder in einem fremden Bett fällt das Einschlafen oft nicht leicht, aber diese zwei Gegenstände können einen großen Unterschied machen. Es ist auch wahrscheinlicher, dass Sie damit einschlafen können und den Jetlag besiegen.

Eines der besten Mittel gegen den Jetlag ist, wenn Sie sich so schnell wie möglich an Ihre neue Zeitzone anpassen. Ändern Sie die Zeit Ihrer Uhr und Ihrer digitalen Geräte, sobald Sie Ihr Flugzeug betreten haben, auf die Ortszeit Ihres Reiseziels. Ab da sollten Sie Ihren Alltag nach der neuen Zeit richten und schlafen, ganz gleich ob es gerade erst Abend oder schon Nacht ist.

Koffein und Alkohol sind dafür bekannt, dass sie den Jetlag verschlimmern. Deshalb sollten Sie derartige Getränke an Bord vermeiden. Je frischer Sie sich fühlen, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Jetlag-Symptome haben. Auch viel Wasser zu trinken, kann Ihnen helfen, die Auswirkungen des Jetlags zu verringern.

Sicherheit auf Reisen

Wenn Sie vorher noch nie an Ihrem Reiseziel waren, ist es auch empfehlenswert, sich darüber zu informieren. Finden Sie heraus, ob es eine App für Ortspläne und Dienstleistungen gibt, wie sie von vielen Großstädten angeboten werden. Sie können zum Beispiel einen U-Bahn-Plan von New York auf Ihr Handy herunterladen, der dann offline zur Verfügung steht. Damit können Sie sich in einer fremden Stadt viel besser zurechtfinden. Viele Städte bieten eine ähnliche App oder nützliche Reiseführer für die lokale Umgebung.

Sollten Sie über eine Ersatz-Kreditkarte verfügen, lohnt es sich, sie getrennt von Ihren anderen Karten und Dokumenten aufzubewahren. Damit sind Sie abgesichert und können im Notfall auf Ihr Geld zugreifen.

Außerdem ist es hilfreich, herauszufinden, wo sich Ihre Botschaft vor Ort befindet, falls Sie Ihre Reisedokumente verlieren oder aus anderen Gründen ihren Service in Anspruch nehmen müssen.

Es lohnt sich auch, Zeit darauf zu verwenden, sich mit den örtlichen Gepflogenheiten und der Etikette vertraut zu machen, damit Sie niemanden unbeabsichtigt beleidigen.

Sie sollten auch recherchieren, ob es bestimmte Gegenden oder Orte in der Nähe Ihres Aufenthaltsortes gibt, die Sie meiden sollten. Informieren Sie sich über lokale Betrügereien und Probleme, die Reisende an bestimmten Orten erleben können.

In den meisten Ländern und Städten gibt es Dinge, die Sie wissen und beachten sollten. Bestimmten Betrügereien in einer Stadt können Sie leicht aus dem Weg gehen, wenn Sie darüber Bescheid wissen. Zum Beispiel sollten Sie Taxis ohne Berechtigung und Lizenz meiden und nur Betreiber mit einer offiziellen Lizenz nutzen, wenn Sie in ein unbekanntes Gebiet reisen.

Die gute Nachricht: Wenn Ihr Unternehmen ein Geschäftsreisemanagement-Programm mit einer Reiserichtlinie hat, hilft Ihnen das oft, sich zu schützen und Gefahren zu meiden. Diese Services sind in vielerlei Hinsicht hilfreich. Sie informieren Sie direkt über relevante Probleme an Ihrem Standort. Sie buchen über sie nur qualitativ hochwertige Hotels und Unterkünfte, die sich in einer sicheren Umgebung befinden. Und über sie können Sie sich, wenn nötig, Hilfe holen.

Travel Management-Lösungen

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