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Vorteile der Nutzung mobiler Systeme zur Reisekostenabrechnung

5 min
Posted: 14 January 2022Updated: 14 January 2022
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Mit dem Aufkommen von Mobile Computing, der Cloud und der Möglichkeit, Verbindungen zwischen Geschäftssystemen in aller Welt herzustellen, verlassen sich viele Unternehmen mehr und mehr auf Apps, Systemintegrationen und Echtzeit-Lösungen, um ihren Mitarbeitern schnelles und effizientes Arbeiten zu ermöglichen.

Ein Bereich, in dem es enorme Verbesserungen hinsichtlich der geschäftlichen Effizienz zu verzeichnen gab, ist das mobile Kostenmanagement. Mitarbeiter auf Geschäftsreisen können mithilfe von Apps für die mobile Reisekostenabrechnung ihre Reisekostenberichte optimieren. Dies bietet eine ganze Reihe von Vorteilen, nicht nur für den Mitarbeiter, sondern auch für das Unternehmen.

Sucht Ihr Unternehmen nach Möglichkeiten, die mobile Reisekostenabrechnung zu verbessern? Dann gibt Ihnen die folgende Liste der Vorteile vielleicht genau den Anreiz, den Sie brauchen, um mit der Optimierung Ihrer Unternehmensprozesse zu beginnen.

Weniger Verwaltungsaufwand für Mitarbeiter

In vielen Unternehmen müssen Mitarbeiter ihre geschäftlichen Ausgaben manuell bearbeiten, Tabellen für die zurückgelegten Strecken ausfüllen, Belege zusammenführen und nicht selten sogar alles ausdrucken, bevor sie es an die Finanzteams weiterleiten können – und das alles während ihrer normalen Arbeitszeit.

Die Finanzabteilung wiederum muss das Ganze verarbeiten. Bei der Eingabe der Daten wird oft die Unternehmensrichtlinie zu Rate gezogen, um zu überprüfen, ob der Mitarbeiter alle Vorgaben eingehalten hat.

All dies führt zu einem gewaltigen Verwaltungsaufwand, insbesondere in kleinen Unternehmen, in denen die Zeit der Mitarbeiter ohnehin knapp bemessen ist. Moderne Technologie bietet hier einen Ausweg. Sie kann die Anforderungen von Unternehmen erfüllen, die ihre geschäftlichen Ausgaben schnell und vor allem effizienter verwalten müssen.

Höhere Effizienz der Mitarbeiter

Mitarbeiter wurden für eine bestimmte Aufgabe angeworben – und jedes Mal, wenn sie sich statt mit ihrer eigentlichen Aufgabe mit Verwaltungsarbeiten aufhalten, ist dies im Grunde verlorene Arbeitszeit. Dies führt dazu, dass Unternehmen Unmengen von Geld – bzw. Lohn – an Mitarbeiter auszahlen, die einfache Verwaltungsarbeiten erledigen. Je weniger Zeit Mitarbeiter damit verbringen, Formulare auszufüllen und administrative Aufgaben durchzuführen, desto besser. Zum Glück gibt es mittlerweile moderne Software für die mobile Reisekostenabrechnung, die dabei hilft, den Prozess zu automatisieren, und die viele der Aufgaben, die Mitarbeiter sonst manuell erledigen mussten, übernimmt.

Schnelleres Kostenmanagement dank Mobilgeräten

Einer der Vorteile eines Kostenmanagement-Systems ist die Möglichkeit, Reisekosten auch unterwegs sehr viel schneller zu verwalten – unmittelbar und ohne Verzögerung. Mit einer App für das Kostenmanagement benötigen Mitarbeiter weniger Zeit, um ihre Reisekosten abzurechnen.

Einige Funktionen umfassen auch die Möglichkeit, sowohl Firmenkreditkarten als auch persönliche Ausgaben zu erfassen sowie das Hochladen von fotografierten Belegen in die App. Die meisten Kostenmanagement-Apps sind mit Apple- und Android-Geräten kompatibel und können daher problemlos von einem Großteil der Mitarbeiter genutzt werden. Durch die schnellere Abrechnung verringert sich auch die Zeit bis zur Erstattung der Kosten. Das bietet nicht nur Vorteile für die Mitarbeiter, sondern auch für Unternehmen mit Firmenkreditkarte, die Zahlungsgebühren vermeiden möchten.

Integrierte Lösungen für das Reisekostenmanagement

Einige der besten Kostenmanagement-Apps, z. B. die Egencia-App, dienen nicht nur als Lösungen für die Reisekostenabrechnung von Mitarbeitern. Sie bieten abgesehen vom Kostenmanagement auch eine vollständige Reiselösung einschließlich Travel Management, Sorgfaltspflicht und Benachrichtigungen zum Reiseplan – alles in einer App mit Zusatzfunktionen.

Darüber hinaus lassen sich viele dieser SAAS-Systeme nahtlos in andere Softwareprogramme und Tools integrieren. Aus diesem Grund sind diese Lösungen eine gute Wahl für Unternehmen, die mehrere Services im Rahmen der ERP-Methodik (Enterprise Resource Planning) miteinander verknüpfen und optimieren möchten. Die Lösungen für die Berichterstellung und Abrechnung können ganz einfach in bestehende kompatible Systeme integriert werden und sorgen dafür, dass Prozesse über mehrere Datenquellen und Formate hinweg automatisiert werden.

Weniger Fehler und genauere Berichte dank Kostenmanagement-Apps

Ein Grund für die Nutzung einer App für die Reisekostenabrechnung ist die Möglichkeit zur sofortigen Abrechnung von Kosten. Mitarbeiter müssen dafür also nicht mehr ins Büro zurückkehren und eine Tabelle ausfüllen oder über ihren Computer bzw. Laptop auf eine Abrechnungssoftware zugreifen. Dadurch können Mitarbeiter ihre Kosten in Echtzeit ohne Verzögerungen oder zu spät übermittelte Ausgaben einreichen. Auch die Genauigkeit nimmt zu, da das Tool zur mobilen Reisekostenabrechnung die Erfassung und Übermittlung von Ausgaben vereinfacht. So erhalten Mitarbeiter und Unternehmen in Echtzeit einen Überblick über die anfallenden Kosten.

Besserer Überblick über Reisekosten

Ein weiterer Vorteil von mobilen Lösungen zur Reisekostenabrechnung ist der umfassende Überblick über die Ausgaben, da Daten in Echtzeit konsolidiert werden. Es ist auch möglich, wichtige Felder aneinander auszurichten, was bei der Finanzbuchhaltung nützlich sein kann.

Viele mobile Tools für die Reisekostenabrechnung senden Reisedaten automatisch an festgelegte Kostenmanagement-Systeme. Daten werden optimiert und können so einfacher für Berichte herangezogen werden. Darüber hinaus können Mitarbeiter, Anbieter und auch die Firmenkreditkarteninstitute Zahlungen leichter verarbeiten.

Bessere Einhaltung der Richtlinien und weniger übermäßige Ausgaben

Unternehmen können auch dadurch viel einsparen, indem sie Ausgaben auf die Einhaltung der Richtlinien hin erfassen, kategorisieren und überprüfen. So kann sichergestellt werden, dass Mitarbeiter keine finanziellen Mittel für etwas aufwenden, was gegen die Reisekostenrichtlinie des Unternehmens verstößt. Einige Apps bieten sogar die Möglichkeit, bestimmte Transaktionen bereits im Vorfeld zu sperren. Apps wie die Egencia-App ermöglichen sogar die Definition verschiedener Mitarbeiterprofile, sodass Sie unterschiedliche Optionen für unterschiedliche Arten von Mitarbeitern festlegen können.

Die bessere Richtlinieneinhaltung bietet Unternehmen einen weiteren großen Vorteil: Schutz vor Betrug. Die Mehrheit der Mitarbeiter ist selbstverständlich ehrlich – aber einige schwarze Schafe gibt es leider immer. Wenn die Genauigkeit von Berichten im Kostensystem rein von der Zuverlässigkeit der Mitarbeiter beim Eintragen und der Sorgfalt der Finanzteams bei der Überprüfung jeder Position abhängt, können einige betrügerische Transaktionen schnell übersehen werden. Ein umfassendes Kostenmanagementsystem, das auch auf Mobilgeräten nutzbar ist, kann bereits viel zur Lösung dieses Problems beitragen.

Langfristig betrachtet kann es durchaus günstiger sein als manuelle Dateneintragungen

Bei der Abwägung der Vor- und Nachteile einer solchen Lösung betrachten viele Unternehmen die Kosten dafür als unnötige Unternehmensausgaben. Das kann jedoch ein Fehler sein. Oft müssen gut ausgebildete Mitarbeiter ihre eigentlichen Aufgaben unterbrechen, um Ausgaben zu übermitteln, da es in der Regel diese Mitarbeiter sind, die auf Reisen gehen.

Wäre es nicht sinnvoller, wenn sich diese Mitarbeiter weiterhin auf ihre tatsächliche Arbeit konzentrieren könnten und stattdessen die Software den Großteil des administrativen Aufwands übernimmt? Viele Unternehmen können enorme Einsparungen im Hinblick auf Zeitaufwand und verbesserte Mitarbeiter-Workflows erzielen. Ganz zu schweigen von den Kosten für Papier und Druckertinte – diese Kosten werden nur allzu häufig übersehen, wenn die Kosten für die Abrechnung berechnet werden.

Außerdem kann die Automatisierung der Reisekostenabrechnung dabei helfen, Finanzteams und anderen Mitarbeitern, die z. B. mit der Verwaltung der Reisebuchungen betraut sind, Zeit zu sparen.

Egencia-App für die Verwaltung von Geschäftsreisen und deren Kosten

Für Unternehmen, die ihr Reisekostenmanagement optimieren und ein mobiles Abrechnungssystem einführen möchten, ist Egencia genau richtig.
Erfahren Sie mehr über die Egencia-App.

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