Geschäftsreisen sind zurück. Für Unternehmen, die während der Pandemie schnell gewachsen sind, kann die Wiederaufnahme von Reisen besonders erschreckend sein. Es ist eine Sache, Reiseleistungen für ein Dutzend Mitarbeiter zu buchen. Es ist jedoch etwas ganz anderes, wenn die Liste der Mitarbeiter auf eine dreistellige Zahl gewachsen ist.

Bei der Neubewertung der Rolle des Reisens in Ihrem Unternehmen sollten Sie mehrere Dinge berücksichtigen – insbesondere während eines wirtschaftlichen Abschwungs. Hier finden Sie fünf wichtige Ratschläge des Egencia-Teams für die Organisation von Geschäftsreisen.

1. Stellen Sie sich folgende Frage: „Sind Geschäftsreisen genauso nützlich wie früher?“

Ihr Unternehmen ist gewachsen. Und es ist wahrscheinlich, dass Ihre Reisebedürfnisse mitgewachsen sind. Samantha Shoemaker, Senior Director, Worldwide Sales Development bei Amex GBT Egencia, empfiehlt, sich Zeit zu nehmen und abzuwägen. „Erfüllt Ihr Reiseprogramm immer noch die Bedürfnisse, die Sie als kleineres Unternehmen hatten? Oder treibt es Ihr Wachstum voran?“

(Lesen Sie die 3 goldenen Regeln, um Geschäftsreisen für ein schnelles Wachstum zu nutzen)

2. Seien Sie sich bewusst, dass es zu Geschäftsreisen vieles gibt, das Sie evtl. noch nicht wissen

Unternehmen, die noch nicht mit Geschäftsreisen vertraut sind, haben oft eine vereinfachte Sicht darauf, wie ein Reiseprogramm funktioniert. „Kosteneinsparungen“ werden oft mit einer massiven Kürzung des Reisebudgets oder der Kürzung von Mitarbeiterpauschalen in Verbindung gebracht.

Aber die verwalteten Geschäftsreisen von heute sind viel komplexer. Travel-Management-Unternehmen (TMC) können Ihnen helfen, den Wert Ihres Reiseprogramms zu optimieren und allgemeine Kosten durch Egencia-Vertragsraten, ausgehandelte Raten und sogar fortgeschrittenes maschinelles Lernen zu reduzieren.

Der Egencia Savings Finder for Air und der Egencia Savings Finder for Hotel buchen Reisen zum Beispiel automatisch neu, wenn die Preise nach einer Buchung fallen. Allein mit dieser Funktion sparen unsere Kunden durchschnittlich 14 % bei Flügen und 7 % bei Hotels.

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Ein Travel-Management-Unternehmen kann Ihnen außerdem helfen, eine Reiserichtlinie zu erstellen. Eine Reiserichtlinie ist im Wesentlichen eine Reihe von Regeln mit unterschiedlichen Einhaltungsstufen und Ausnahmen, die Geschäftsreisende gemeinsam zu Entscheidungen führen, die sowohl für den Reisenden sorgen als auch die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllen. Das können Einzelheiten wie Tarifklasse, Tagespauschalen und sogar eine Obergrenze für CO₂-Emissionen sein.

„Bei der Erstellung Ihrer Reiserichtlinie gibt es so viele Punkte zu berücksichtigen“, so Shoemaker. „Auch, welche Schritte Sie für das weitere Wachstum berücksichtigen sollten. Egencia ist für unsere langjährigen Kunden da, um sie bei jedem Schritt zu unterstützen, vom anfänglichen Ermitteln der Geschäftsanforderungen und der Entwicklung der Reiserichtlinie bis hin zur Erfassung von Daten, der Berichterstellung, der Anpassung und der Verfeinerung.“

(Lesen Sie die grundlegende Reiserichtlinie für die Krise und darüber hinaus)

3. Erweitern Sie Ihre Perspektive darauf, wie Geschäftsreisen Ihrem Unternehmen helfen können

Ihr Travel-Management-Unternehmen kann eine viel größere Rolle spielen, als nur Ihr Unternehmen bei Einsparungen zu unterstützen. „Bewerten Sie wirklich den Zweck Ihres Reiseprogramms und die Ziele, die Sie mit einem Reisepartner erreichen möchten“, rät Shoemaker.

Bei Geschäftsreisen geht es nicht mehr nur darum, Menschen von A nach B zu bringen. Da Homeoffices beispielsweise den Hauptsitz ersetzen, nutzen kluge Unternehmen Reisen strategisch, um Teams aufzubauen und eine Unternehmenskultur zu schaffen.

Ein Geschäftsreiseprogramm kann auch eine strategische Rolle bei der Personalbeschaffung und Mitarbeiterbindung spielen. „Es ist ein hart umkämpfter Fachkräftemarkt,“ meint Shoemaker. „Verbessern Sie das Reiseerlebnis, indem Sie Ihren Teams Unterstützung bieten und ihnen das Leben erleichtern, wenn sie unterwegs sind und Ihr Unternehmen repräsentieren. Das Wachstum Ihres Unternehmens hat einen enormen Mehrwert.“

Ronan Bergez, Vice President of AMER & EMEA Sales bei Amex GBT Egencia, sagt: „Der wichtigste Ratschlag, den ich schnell wachsenden Unternehmen geben würde, die von nicht verwalteten Reisen auf ein Travel-Management-Unternehmen umstellen, ist, Reisen nicht als Kostenfaktor, sondern als Investition zu sehen.. Betrachten Sie die Vorteile in Bezug auf den Wert, die Nachhaltigkeit und die Personalbeschaffung.“

(Lesen Sie, warum Geschäftsreisen der neue Mittelpunkt der Unternehmenskultur sind) 

4. Beschaffen Sie sich nötige Daten

Wenn es keine Reiserichtlinie dazu gibt, wo oder wie Geschäftsreisen gebucht werden, gibt es auch keine Daten, von denen man lernen könnte. Wenn Sie hingegen mit einem TMC zusammenarbeiten, erhalten Sie konsolidierte Daten, die Sie für umsetzbare Erkenntnisse nutzen können.

Sie können in Echtzeit sehen, welche Strecken am stärksten genutzt werden, welche Hotelketten Ihre Mitarbeiter bevorzugen, und sogar vergleichen, was ähnliche Unternehmen für bestimmte Flüge und Hotels für ihre Geschäftsreisen ausgeben.

„Unser Team ist von Anfang bis Ende da, damit Sie alle Daten zur Hand haben, um intelligente, strategische Entscheidungen zu treffen, die Ihr Wachstum fördern“, so Shoemaker.
Wenn Sie Daten haben, um die Kosten einer Reise mit dem gewonnenen Wert abzugleichen – sei es durch die Gewinnung eines Neukunden, die Betreuung eines Bestandskunden oder die Investition in Beziehungen – erhalten Sie auch ein ganzheitliches Bild davon, wie Ihr Reiseprogramm den ROI steigert.

Daten geben schnell wachsenden Unternehmen auch die Möglichkeit, strategische Veränderungen rasch vorzunehmen, wenn sich die Umstände schnell ändern. „Wir leben in einem Umfeld, in dem es sehr wichtig ist, jederzeit flexibel reagieren zu können“, sagt Bergez. „Ich würde empfehlen, so oft wie möglich einen datengestützten Ansatz zu nutzen, mit Datenerkenntnissen, um die Reiserichtlinie und das Geschäftsreiseprogramm jederzeit anpassen zu können.“

5. Denken Sie darüber nach, in einen Travel Manager zu investieren

Für schnell wachsende Unternehmen könnte es eine weise Entscheidung sein, eine spezielle Ressource für die Verwaltung ihres Reiseprogramms bereitzustellen. Travel Manager sind heutzutage mehr als nur Manager von Transaktionen. Sie können Teil des Gesprächs darüber sein, wie Unternehmenskultur, Initiativen und Ziele strategisch weit über die Büromauern hinaus getragen werden können.

„Nach der Pandemie sind neue Funktionen entstanden. Chief Data Officer, Chief Happiness Officer, Chief Well-being Officer”, erklärt Bergez. „Deshalb ist es eine tolle Möglichkeit für Travel Manager und Einkaufsabteilungen, sicherzustellen, dass Geschäftsreisen etwas bewirken und den Wert für alle Abteilungen und wichtigen Stakeholder steigern.“

Wann ist der richtige Zeitpunkt für ein schnell wachsendes Unternehmen, auf ein verwaltetes Reiseprogramm umzusteigen? Diese Frage wird Shoemaker oft gestellt. Sie antwortet mit der Frage, ob nach Kosteneinsparungen, Kostenmanagement, Risikomanagement bei Geschäftsreisen, Verbesserung von Verfahren oder nach einer Annehmlichkeit, die die Sorgfaltspflicht für Reisende optimiert, die unterwegs Ihr Unternehmenswachstum fördern, gesucht wird. „Wenn alle Fragen bejaht werden, dann ist es meiner Meinung nach der richtige Zeitpunkt, nach einem Travel-Management-Unternehmen Ausschau zu halten.“

Holen Sie sich für alles Weitere unsere Checkliste: Das richtige TMC zur Vergrößerung Ihres Unternehmens finden