Für ein notfallmedizinisches Lufttransportunternehmen wie Air Methods kommen Geschäftsreisen nie zum Erliegen. Erfahren Sie, wie unser Unternehmen auch in für die Reisebranche unsicheren Zeiten dafür sorgt, dass die Reisenden nicht auf der Strecke bleiben, wie es für die Einhaltung von Richtlinien sorgt, und warum Daten und Reporting für den Erfolg entscheidend sind, wenn Sie den ganzen Artikel lesen.

Herausforderung

Das Unternehmen Air Methods hat die Mission, mittels landesweiter medizinischer Notfalltransporte Leben zu beeinflussen und zu retten. Air Methods bedient mehr als 200 ländliche Gebiete und ist daher in hohem Maße auf ein Travel-Management-Unternehmen (TMC) angewiesen, um seine Mitarbeiter genau zum richtigen Zeitpunkt an den gewünschten Ort zu bringen. Dies bedeutet möglicherweise, dass Mitarbeiter kurzfristig oder schnell an einen anderen Ort reisen und während des Buchungsvorgangs Änderungen vornehmen müssen. Für Air Methods ist es wichtig mit einem Travel-Management-Unternehmen zusammenzuarbeiten, das die Bedürfnisse des Unternehmens versteht und Produkte sowie Reiseleistungen zur Verfügung stellt, die einen reibungslosen Ablauf des Reiseprogramms gewährleisten. Und das alles, während es den Reisenden ein tolles Erlebnis bietet, die Richtlinieneinhaltung unterstützt, für das Verständnis des Reiseprogramms relevante Daten und Reporting-Methoden bereitstellt und Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigt.

Lösung

Während der Pandemie wurden Geschäftsreisen für Air Methods nie unterbrochen, da deren Reisende unverzichtbare Mitarbeiter sind und ihre Reisepläne ändern mussten, und das oft in Echtzeit. Während andere ihre Reisepläne pausiert haben, hat das Unternehmen sein Reiseprogramm überarbeitet und nach Lösungen für das Geschäftsreisemanagement gesucht, die mit den veränderten Umständen Schritt halten konnten. Zu den obersten Prioritäten zählten:

• Kosteneffizienz
• Richtlinieneinhaltung
• Sicherheit und Zufriedenheit der Reisenden
• Sorgfaltspflicht

„Wir haben nach einer Plattform gesucht, auf der wir Änderungen an unserem Geschäftsreiseprogramm vornehmen, unsere Richtlinien einfügen und deren Tool wir selbst bedienen konnten, um alle täglichen Änderungen unserer Geschäftsreisenden anzupassen“, so Kimi Thompson, Travel Manager bei Air Methods.

Egencia erfüllte diese Erfordernisse und mehr. Ein paar Monate später war eine tolle Partnerschaft zustande gekommen.

Der Implementierungsprozess von Air Methods verlief ohne Probleme. „Unser Account Manager hat stets mit uns nach Chancen gesucht ... Die Zusammenarbeit zwischen [Air Methods] und dem Onboarding-Team [von Egencia] war super“, berichtete Thompson.

Ergebnis

Air Methods konnte seit seiner Zusammenarbeit mit Egencia großartige Ergebnisse verzeichnen. Das Unternehmen berichtet von einer Online-Buchungsrate von 98 % für das Online-Buchungssystem. Die Geschäftsreisenden des Unternehmens sind außerdem begeisterte Benutzer der App.

Thompson ist außerdem zufrieden damit, wie Air Methods seine eigenen Reiserichtlinien in das Buchungssystem von Egencia integrieren konnte. Dies beinhaltete Preisschwellen in Städten mit bevorzugten Unterkünften und Hotels von Air Methods sowie die Nutzung von Egencia-Vertragsrate in Gegenden, in denen dem Unternehmen keine Unterkünfte mit ausgehandelten Raten zur Verfügung stehen. Da Egencia die besten Hotelraten findet und bei Flugbuchungen Geld spart, konnte Air Methods auch Einsparungen erzielen.

Der Zugang zu Reisedaten und Reporting-Funktionen machte für Thompson und Air Methods ebenfalls einen großen Vorteil aus. Sie nutzt das Datencenter und Analytics Studio zur Berichterstellung, um die Reisekosten im Auge zu behalten und Bereiche für mögliche Einsparungen zu ermitteln. Thompson stellt auch anderen Abteilungen Berichte zur Verfügung, um deren Ausgaben nachzuverfolgen und zu sehen, wohin die Mitarbeiter reisen, damit sie im Budget bleiben. Darüber hinaus eskaliert sie wöchentliche Berichte an die Unternehmensführung von Air Methods, damit diese künftige Reisen nachverfolgen, sich ein Bild von den Geschäftsreisen ihrer Mitarbeiter machen können und wissen, ob diese mit ihren Reisekosten im Rahmen und innerhalb der Richtlinien des Geschäftsreiseprogramms liegen.

Air Methods hat als notfallmedizinisches Transportunternehmen besondere Reisebedürfnisse. Mit einem starken Geschäftsreiseprogramm können Mitarbeiter jedoch dorthin reisen, wo sie gebraucht werden, und halten sich bei der Organisation von Geschäftsreisen an die Richtlinien. Diese stabile Grundlage zusammen mit umfassenden Daten, um Einblicke zu sammeln und fundierte Entscheidungen über die Zukunft des Geschäftsreiseprogramms zu treffen, stellt die Weichen für den Erfolg des Unternehmens.