Welche Aufgaben haben Travel Manager von Unternehmen?

Posted: 08 March 2021

Die Stellenbeschreibung eines Travel Managers

Travel Manager spielen eine enorm wichtige Rolle für den Erfolg eines Geschäftsreiseprogramms. Ein Travel Manager muss weit mehr können als nur ein Buchungstool nutzen, um damit Flüge, Hotels oder Mietwagen zu buchen − ihre Stellenbeschreibung ist sehr viel umfassender. Sie haben auf sehr viel mehr Dinge Einfluss als nur die Planung von Geschäftsreisen. Oft stehen sie direkt mit der Unternehmensführung in Kontakt und spielen eine wichtige Rolle für das Unternehmen, da sie darüber berichten, wie das Geschäftsreisemanagement-Programm aufgebaut ist.

Travel Manager überwachen und verwalten Richtlinien für Geschäftsreisen und in der Regel auch das Geschäftsreisebudget. Zudem sind sie verantwortlich für Verträge mit Anbietern und Partnern, müssen auf die Bedürfnisse von Geschäftsreisenden reagieren und Möglichkeiten für Einsparungen finden. Des Weiteren obliegt ihnen nicht selten der Einkauf oder die Zusammenarbeit mit externen Partnern, um die Kosten für stornierte Reisen erstattet zu bekommen. Um all diesen Anforderungen gerecht zu werden, bedarf es jahrelanger Erfahrung. In Zusammenarbeit mit einem Travel-Management-Unternehmen (TMC) stellen Travel Manager sicher, dass Ihr Reiseprogramm und Ihre Richtlinien den Bedürfnissen von Unternehmen und Reisenden gleichermaßen entsprechen.

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Es ist nicht leicht, ein effektives Geschäftsreiseprogramm zu entwickeln und umzusetzen. Die geschäftlichen Anforderungen ändern sich sehr schnell − das Reiseprogramm muss genauso flexibel sein. Immer wieder gibt es unvorhergesehene Änderungen bei Geschäftsreisen. Travel Manager müssen Reiserichtlinien proaktiv einsetzen, damit das Unternehmen schnell reagieren und die Sicherheit des Reisenden sicherstellen kann. Die Grundlage effektiver Geschäftsreiseprogramme beruht auf den folgenden Faktoren:

  • Klar definierte Reiserichtlinien und Abläufe
  • Benutzerfreundliche Tools und Technologien für das Geschäftsreisemanagement
  • Tools für die Sicherheit von Reisenden und das Risikomanagement bei Geschäftsreisen
  • Programme zur Reiseoptimierung

Travel Manager arbeiten mit unterschiedlichen Stakeholdern zusammen, um diese Grundlage aufzubauen.

Bestimmung von Reiserichtlinien und Abläufen

Klar definierte Reiserichtlinien und Abläufe helfen, Kosten zu sparen und das Wohlergehen der Reisenden sicherzustellen. Dabei hat es oberste Priorität, bei der Festlegung und Durchsetzung der Richtlinien stets konsequent zu sein. Geschäftsreisen stehen in direktem Zusammenhang mit den geschäftlichen Zielen eines Unternehmens. Aus diesem Grund gibt es Richtlinien und Kontrollen, die bei privaten Urlaubsreisen nicht nötig sind.

So können Unternehmen beispielsweise bevorzugte Hotels oder Mietwagenanbieter haben. Für bestimmte Regionen und Länder können zudem Obergrenzen für Reisen, Unterkünfte oder Tagespauschalen festgelegt werden. Auch sollten stets kulturelle Unterschiede in die Überlegungen mit einbezogen werden. Richtlinien in Bezug auf die Sorgfaltspflicht spielen ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Festlegung Ihrer Reiserichtlinie.

Ist all dies gegeben, kann ein Unternehmen Kosten einsparen, den ROI ermitteln und die Sicherheit der Geschäftsreisenden sicherstellen. So hat zum Beispiel das Unternehmen NASDAQ erkannt, welche Vorteile es bietet, seine Reiserichtlinien und Abläufe neu zu überdenken und zu überarbeiten, und konnte so sowohl die Erfahrungen seiner Geschäftsreisenden als auch seine Bilanz verbessern.

All dies liegt in der Verantwortung des Travel Managers. Außerdem ist dies der Grund, warum so viele Unternehmen mit TMCs wie Egencia zusammenarbeiten. Nur mit dem richtigen TMC kann Ihr Reiseprogramm Erfolg zeigen. Sie brauchen einen Partner mit den Buchungstools und der Technologie, die Ihnen die Verwaltung erleichtern – von der Reisekoordination bis hin zur Personalisierung Ihrer Reiserichtlinien. Ihr Partner sollte eine Führungsposition in der Reisebranche innehaben, damit er für Ihre Geschäftsreisen die besten Raten und Rabatte aushandeln kann. Egencia hat den einzigartigen Vorteil, Zugriff auf die den umfangreichen Bestand der Expedia Group zu haben. So können wir unseren Kunden die besten Reiseoptionen anbieten.

Technologie für ein besseres Reiseerlebnis

Der gesamte Buchungsprozess für Reisen hat sich durch den Einsatz von Technologie grundlegend verändert. Auch Ihre Mitarbeiter sind Verbraucher und erwarten als solche die gleiche nahtlose und benutzerfreundliche Erfahrung bei ihren Geschäftsreisen. Das Reiseprogramm muss auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sein.

Manche buchen am liebsten online. Andere möchten eine Geschäftsreise mit wenigen Klicks auf ihrem Smartphone buchen können. Und wieder andere ziehen es vor, jemanden anzurufen, der alles für sie organisiert. Die Buchungstools, die Sie Mitarbeitern zur Verfügung stellen, sollten ihre Erwartungen und Anforderungen erfüllen. Das hat auch das Investmentunternehmen West Park Management Services erkannt, als die Online-Buchungsrate bereits im ersten Monat nach der Einführung von Egencia von 11 % auf über 80 % anstieg.

Diese Erwartungen gilt es zu erfüllen, ohne dabei die Einhaltung der Richtlinien Ihres Reiseprogramms zu vernachlässigen. Heutzutage zählt es zu den Aufgaben eines Travel Managers, die Balance zwischen den Bedürfnissen der Geschäftsreisenden und des Unternehmens zu finden.

Zum Glück kann die Technologie hier helfen. Neben den offensichtlichen Apps und Websites machen es Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) einfacher für Reisende, die Optionen auszuwählen, die ihren Vorlieben und zugleich auch den Richtlinien entsprechen. Die Kunden von Egencia nutzen tagtäglich KI, auch wenn es ihnen vielleicht nicht bewusst ist. Eine der aktuellsten Reisetechnologien arbeitet im Hintergrund, damit Nutzer ein besseres Erlebnis erhalten und die Richtlinien einhalten können.

Sicherheit von Geschäftsreisenden und Risikomanagement

Als Travel Manager sind Sie verantwortlich für die Gesundheit und das Wohlergehen Ihrer Geschäftsreisenden. Diese Faktoren fallen unter das Rechtsprinzip der Sorgfaltspflicht. Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, sicherzustellen, dass in allen Geschäftsbereichen und auch bei Reisen Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.

Unternehmen sind auch für Mitarbeiter auf Reisen verantwortlich. Wo sind Ihre Mitarbeiter? Wie geht es ihnen? Brauchen sie Hilfe?

Travel Manager brauchen Geschäftsreise-Tools, mit denen sie Probleme vorhersehen oder Reisende im Notfall kontaktieren und orten können. Tatsächlich integrieren acht von zehn Unternehmen Sicherheitskontrollen in ihre Reiserichtlinie. Viele Unternehmen geben zudem an, dass die Sorgfaltspflicht einer der wichtigsten Bestandteile ihrer Reiseprogramm-Strategie sei.

Krisenmanagement spielt für jeden Travel Manager eine wichtige Rolle. Für das Wohlergehen der Mitarbeiter auf Reisen zu sorgen gehört zu den Hauptaufgaben von Travel Managern. Im Notfall müssen Sie wissen, wo sich Ihre Reisenden gerade befinden, und sie bei Bedarf in Sicherheit bringen. Bei Reisen, die über die Egencia-Plattform gebucht wurden, können Sie den Standort mithilfe von Traveller Tracking ermitteln.

Ein gutes Beispiel ist Informa PLC, ein britischer Wissenschaftsverlag und eine Konferenzgesellschaft. Als es 2017 zu einem Anschlag auf der London Bridge kam, konnte der Travel Manager des Unternehmens mithilfe von Traveller Tracking im Handumdrehen den Standort aller aktuellen Geschäftsreisenden feststellen und so bestätigen, dass sich alle in Sicherheit befanden. Dies ist nur ein weiteres Beispiel der Reiseservices, für die Travel Manager von Unternehmen verantwortlich sind.

Optimierung Ihres Reiseprogramms

Travel Manager bringen Unternehmen mithilfe optimierter Reiseprogramme und den damit verbundenen Einsparungen sowie der Berichterstellung, der Einhaltung der Sorgfaltspflicht und dem Veränderungs- und Kostenmanagement voran. Sie sollen die Vorteile von Geschäftsreisen unter Beweis stellen. Dafür müssen sie das Unternehmen gut genug kennen, um die Vorteile von Geschäftsreisen im Hinblick auf die Mitbewerber, den Umsatz und die Mitarbeiterbindung darstellen zu können.

Die leistungsstarke Online-Plattform von Egencia bietet Travel Managern die notwendigen Analysetools, mit denen sie Einsparungsmöglichkeiten aufzeigen und den ROI ermitteln können. Egencia Analytics Studio befähigt Travel Manager, ihre Programme zu analysieren und Möglichkeiten für Kosteneinsparungen zu finden. NTT Singapore nutzt unsere Datentools, um Reisekosten zu überwachen, die Reisen von Einzelpersonen oder Unternehmensgruppen zu analysieren und Berichte für die Führungsriege zu erstellen, in denen es visuelle Darstellungen zu jedem Aspekt des Reiseprogramms gibt. Zu den oberen Vorteilen kommt zudem ein einfacher Buchungsvorgang, um die Reiseanforderungen der Mitarbeiter zu erfüllen.

Travel Manager von Unternehmen stehen an vorderster Front

Reisen wirken sich direkt auf die Unternehmenskultur und den Gewinn aus. Der Travel Manager hat die Leitung des Programms inne, mit dem diese Ziele erreicht werden sollen.

Von Richtlinien und Abläufen bis zur Auswahl des richtigen TMC − die Bedeutung von Travel Managern von Unternehmen für den geschäftlichen Erfolg ist nicht zu unterschätzen.

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