West Park Management Services (WPMS) unterstützt das Investmentunternehmen Triton mit Hauptsitz in Europa und dessen Portfoliogesellschaften. WPMS bietet unter anderem Beratungsleistungen zu operativen, strategischen und kommerziellen Due-Diligence-Prozessen an. Gemeinsam arbeiten Triton und WPMS am Aufbau stärkerer Unternehmen, insbesondere in Nordeuropa. 

Ein Geschäftsreiseprogramm, das an der Kultur und den Zielen des Unternehmens ausgerichtet ist

Triton und WPMS beschäftigen gemeinsam um die 300 Mitarbeiter, die gelegentlich Geschäftsreisen unternehmen. Darunter sind etwa 100 Personen, die häufig geschäftlich unterwegs sind. 

„Reisen sind für unser Geschäft entscheidend, sowohl um Beziehungen zu knüpfen als auch um nach neuen Chancen zu suchen. Investitionen erfordern viel Vertrauen auf beiden Seiten. Das Reisen und persönliche Kennenlernen von Menschen spielt hierbei eine wichtige Rolle“, betont Ieva Kisieliute, Global Travel Managerin bei WPMS. 

WPMS hat sich für Egencia entschieden, um seine Geschäftsreise-Tools zu verbessern und einen nahtlosen Buchungsprozess mit verlässlicher Technologie zu implementieren.  „Vorher wurden Buchungen immer telefonisch getätigt, da online keine Aktualisierungen vorgenommen werden konnten“, erklärt sie. „Bei Änderungen in letzter Minute (die häufig vorkommen) war es ziemlich stressig, darauf zu warten, dass ein Mitarbeiter frei wird und das Gespräch annimmt.“ 

„Wir hatten zwar ein Online-Buchungssystem, aber es war nicht zuverlässig“, erläutert sie. „Unser Team konnte auf eigene Faust bessere Angebote finden. Und die Informationen waren nicht immer aktuell, weshalb die Reisenden ihre Reisepläne unterwegs mehrmals überprüfen mussten.

Aufgrund der Unternehmensstruktur und der hohen Anzahl an Reisen, wirkten sich diese Probleme auf das gesamte Team aus.“  „Unser Unternehmen ist sehr dynamisch. Alles geschieht sehr schnell. Wir brauchten also jemanden, der mit unserer Geschwindigkeit mithalten kann“, fügt sie hinzu. „Wir haben uns für Egencia entschieden, da Egencia unsere Ziele hinsichtlich Geschwindigkeit, Digitalisierung und Flexibilität erfüllen kann.“ 

Eine höhere Online-Buchungsrate dank der richtigen Geschäftsreise-Tools

Das Team brauchte Tools, die geräteübergreifend funktionieren – am Arbeitsplatz, unterwegs und im Ausland. 

„Als wir Egencia eingeführt haben, lautete unser Motto: ‚Travel goes digital‘. Wir hingen Poster dieses Mottos in allen 14 Büros auf, von Stockholm über London bis Shanghai“, erinnert sich Kisieliute. „Digitale Geschäftsreise-Tools waren genau das, was wir brauchten. Wir hatten lange darüber gesprochen, aber die Tools fehlten uns.“ 

Ausgangspunkt war also ein Online-Buchungssystem, das nicht zuverlässig war und eine Online-Buchungsrate von gerade einmal 11 % lieferte. Somit war es schwierig, vorauszusehen, wie die Technologie von Egencia vom Team aufgenommen werden würde. 

Doch Kisieliute versichert: „Die Mitarbeiter sehnten sich nach einer Möglichkeit für Online-Buchungen.“ Innerhalb des ersten Monats schoss WPMS bereits über das Ziel von 80 % bei der Online-Buchungsrate hinaus. 

„Die Reisenden können sicher sein, dass die Technologie wie erwartet funktioniert und dass die Informationen stimmen. Vorher mussten wir einen Reiseberater anrufen. Jetzt können wir unsere Reisen ganz einfach buchen und verwalten, ohne zum Telefon zu greifen.“

Eine der Geschäftsreiselösungen von Egencia, die besonders hilfreich für das Team ist, ist die Möglichkeit, ein eigenes maßgeschneidertes Reiseprogramm zu erstellen. 

„Die Optionen zur Anpassung machen es noch leichter für alle, auf der sicheren Seite zu bleiben und die Richtlinien einzuhalten. Wir haben Verträge mit bestimmten Hotels und unsere Suche bei Egencia ist so programmiert, dass diese Hotels bevorzugt werden. Immer wenn ich einen Mitarbeiter des Implementierungsteams gefragt habe, ob etwas möglich ist, habe ich eine positive Antwort bekommen“, so Kisieliute.

Dank der Reisetechnologie von Egencia können Travel Manager auch die Reiserichtlinie zentral verwalten und jederzeit bearbeiten. „Wir verfolgen einen kombinierten Ansatz bei der Reiserichtlinie. Reisende können Entscheidungen treffen und jederzeit erforderliche Änderungen machen. Wenn es Änderungen gibt, sei es aus sicherheitsbezogenen oder anderen Gründen, kann ich sofort Updates vornehmen“, fügt sie hinzu.

Mehr Transparenz bei Geschäftsreisen in noch nie dagewesenen Zeiten

Eine kürzlich erfolgte Anpassung der Reiserichtlinie des Unternehmens ist das Ergebnis eines Gesprächs mit Natasha Ulrich, Account Managerin bei WPMS, bei dem wichtige Erkenntnisse zu Reisen in Zeiten von COVID-19 geteilt wurden. 

„Wir haben bereits wieder mit dem Reisen begonnen, weil es für unser Geschäft entscheidend ist. Manager haben die vollständige Kontrolle darüber, wann und wohin sie reisen, aber um unserer Sorgfaltspflicht nachzukommen, benötigen wir Transparenz. Unter anderem schlug Natasha vor, dass wir dem Buchungsvorgang ein Reisegrund-Feld hinzufügen, was sich als sehr hilfreich erwiesen hat“, erklärt Kisieliute.

Da beinahe das ganze Team online Reisen bucht, gibt es mehr Transparenz in Bezug auf das Geschäftsreiseprogramm zu einer Zeit, in der es für das Wohlbefinden der Reisenden sehr wichtig ist, einen vollständigen Überblick über Geschäftsreisen zu behalten. „[Als COVID-19 erstmals ausbrach,] konnten wir mithilfe von Traveller Tracking sehen, wer sich gerade in Ländern mit höherem Risiko befand“, so Kisieliute weiter. „Und die Funktionen zur Berichterstellung waren sowohl für meine Rolle als auch für viele Manager hilfreich, die stets den Überblick darüber behielten, wo sich die Reisenden befanden.“

„Wir haben nun eine Technologie für Geschäftsreisen, die zu unserem dynamischen Unternehmen passt. Jedes Unternehmen, das regelmäßig Geschäftsreisen durchführt, benötigt Geschwindigkeit, Flexibilität und die Fähigkeit zur Anpassung – wir haben all dies jetzt. Der Beweis, dass dies für unser Team funktioniert, sind die hohe Buchungsrate und das Feedback, das ich von Team erhalte. Stress aufgrund von Änderungen in letzter Minute ist kein Problem mehr.“ Sie ist außerdem zuversichtlich, dass es in Zukunft noch besser laufen wird: „Natasha und ich arbeiten eng zusammen und suchen nach Möglichkeiten, unser Reiseprogramm parallel zu unseren Unternehmen weiterzuentwickeln.“