Was ist Einkaufsmanagement und warum ist es so wichtig?

Was ist Einkaufsmanagement? Leitfaden von Egencia für den Einkauf

In einer immer komplexer werdenden Geschäftswelt, in der Unternehmen dynamisch, schnell wandelbar und effizient sein müssen, ist die Optimierung interner Geschäftsprozesse wichtiger denn je, um diesem Umfeld gerecht zu werden. In vielen Unternehmen wird durch alte, unübersichtliche Arbeitsabläufe und überholte manuelle Prozesse Zeit und Geld verschwendet. Jedes Unternehmen möchte das gerne vermeiden. Daher ist es wichtig zu wissen, wie die einzelnen Schritte des Einkaufsprozesses ablaufen.

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz im gesamten Unternehmen. Der Prozess dafür sollte ständig evaluiert werden, um Verbesserungsmöglichkeiten und Ineffizienzen oder Diskrepanzen in der Art der Geschäftsführung eines Unternehmens aufzudecken. Die Strategie des Einkaufsmanagements und der Genehmigungsworkflow sind zwei der Schlüsselbereiche, die ein Projektmanager bei der Bewertung der Effizienz der Unternehmensprozesse genauer untersuchen könnte. Auf diesem Weg sollen mögliche Engpässe und Überschüsse vermieden werden, denn das Einkaufsmanagment spielt eine entscheidende Rolle für die Profitabilität eines Unternehmens.

Was genau bedeutet Einkauf? 

Einkauf ist der Prozess innerhalb eines Unternehmens zum Umgang mit Anbieterbeziehungen sowie zur Auswahl von und Verhandlung mit Anbietern, um die besten Preise und Leistungen zu erhalten. Der Einkauf spielt eine Schlüsselrolle in den Prozessen eines Unternehmens, angefangen von Einzelhändlern, die mit ihren Anbietern, Herstellern und Distributoren zur Beschaffung der Waren, die sie verkaufen, zusammenarbeiten, bis hin zu Herstellern, die die zur Herstellung von Produkten benötigten Rohmaterialienbeschaffen müssen. Vertragsmanagement und die Erzielung der niedrigsten Preise für Bestellungen sind Schlüsselbereiche, die Einkaufsteams beherrschen müssen.

Der Einkauf kann allerdings eine viel größere Reichweite innerhalb eines Unternehmens aufweisen, da auch andere Arten des Einkaufsmanagements in einer Organisation stattfinden können. Beispielsweise ist eine andere gängige Form der Einkauf von Reisedienstleistungen, wobei Hotels, Flüge, Mietwagen und Bahnreisen von einer Einzelperson in einem Unternehmen gebucht werden können. Diese Art des Einkaufs kann sich über mehrere Abteilungen erstrecken, von speziellen Einkaufsmanagern bis hin zur Personalabteilung (HR).

Teilweise können viele dieser Optionen von den Mitarbeitern selbst erledigt und vom Unternehmen über das Spesensystem bezahlt werden. Das ist nicht immer der beste Weg für diese Art von Einkäufen, da Mitarbeiter keinen Zugang zu Vorzugspreisen von Anbietern haben, sodass sie (und damit das Unternehmen selbst) am Ende mehr für diese Ad-hoc-Ausgaben zahlen müssen. Mitarbeiter werden dadurch auch von ihren eigentlichen Aufgaben abgehalten, da sie Zeit für die Buchung von Reisen aufwenden müssen.

Einkaufsmanagement: Einkaufsarten

Es gibt eine ganze Reihe verschiedener Einkaufsarten, daher können am Einkauf verschiedene Teams in einem Unternehmen beteiligt sein. Einkaufspraktiken lassen sich in diese Kategorien einteilen:

Direkter Einkauf 

Bezieht sich auf die Rohmaterialien und Produkte, die ein Unternehmen herstellt, verkauft und vertreibt. In diesen Bereich fällt aller Wahrscheinlichkeit nach der zentrale Einkaufsprozess.

Indirekter Einkauf

Deckt typischerweise alle Aspekte der Produkte und Dienstleistungen ab, die für den Betrieb eines Unternehmens erforderlich sind. Das kann von Bürobedarf über Ausgaben für Geschäftsreisen bis hin zu Marketingkosten reichen. Es könnten sogar mehrere Bieter beteiligt sein und die Einkaufsabteilung könnte stärker involviert sein.

Einkauf von Dienstleistungen

Umfasst alle Einkaufsanforderungen, die sich auf Personen beziehen. Zum Beispiel: von der Beauftragung von Auftragnehmern bis zum Umgang mit Drittagenturen (wie beim Ausschreibungsverfahren, RPF) und Beratungsservices. Dies ist häufiger der Fall, wenn ein fester Zeitrahmen oder ein Projektplan einzuhalten ist.

Wie aus den oben genannten Einkaufsarten ersichtlich ist, befassen sich unterschiedliche Teams und Personen mit verschiedenen Aspekten der Einkaufsanforderungen eines Unternehmens. Dies wirft die Frage auf, ob es gute abteilungsübergreifende Strategien dafür gibt, und auch wie effizient das Einkaufsmanagementsystem des Unternehmens ist.

Unternehmenseffizienz und der Einkaufsmanagementprozess

Wenn ein Unternehmen die Effizienz steigern möchte, steht häufig der Prozess der Einkaufsstrategie und des Lieferkettenmanagements ganz oben auf der Agenda. Der Hauptgrund dafür ist, dass der Einkauf mitunter ein sehr zeitaufwendiger, manueller Prozess ist. Da Einkaufsexperten bisweilen mit anderen Abteilungen in einem Unternehmen zusammenarbeiten müssen, etwa mit der Buchhaltung und der Personalabteilung, kann jede Ineffizienz im Einkaufsprozess zu Verzögerungen und zusätzlicher Arbeit für viele Einzelne und Teams führen.

Unternehmen bezahlen möglicherweise viel mehr für die von ihnen genutzten Waren und Dienstleistungen, als sie müssten. Das stellt einen weiteren wichtigen Grund dafür dar, warum sie ihren gesamten Einkaufsprozess überprüfen sollten. Diese geringen Zusatzkosten summieren sich nämlich mit der Zeit.

Bei der Verhandlung wichtiger Einkaufsverträge mit potenziellen Anbietern ist freilich ein viel praktischeres Vorgehen erforderlich, um das beste Angebot vom Anbieter zu erhalten. Nicht alle Einkaufsaktivitäten erfordern allerdings diese große Aufmerksamkeit. Sie können auf eine effizientere und einfachere Weise abgewickelt werden. Hier kommen spezialisierte Unternehmen ins Spiel, die mit Software, cloudbasierten Tools und Automatisierung die Einkaufsabteilungen und Stakeholder dabei unterstützen, den Einkauf von Waren schnell und einfach zu gestalten.

Der Einkauf von Reisedienstleistungen hat ganz eigene Herausforderungen

Andere Bereiche des Einkaufs, wie etwa der Einkauf von Reisedienstleistungen können sowohl zeitaufwendig als auch komplex sein und erfordern daher spezifische Strategien. Das Travel-Management-Team steht bei der Organisation von Geschäftsreisen für Mitarbeiter vor besonderen Herausforderungen. Jede Reise ist einzigartig, zeitkritisch und hängt von Zeitplänen und Unternehmensanforderungen ab, die sich in letzter Minute ändern können. Das bedeutet, dass eine dynamische Travel-Management-Lösung implementiert werden muss, damit Reisen und Reisearrangements bei Bedarf geändert werden können. Unter diesen Umständen ist es schwierig, anhand einer einfachen Einkaufsanforderungsvorlage vorzugehen. Die Software für das Einkaufsmanagement und der dazugehörige Support müssen flexibler sein.

Travel Manager müssen möglicherweise auch mehrere Verkehrsmittel in einer globalen Umgebung miteinander kombinieren sowie hochwertige Unterkünfte und Hotels für Mitarbeiter finden.

Risikomanagement und Sicherheit sind bei der Planung von Geschäftsreisen inzwischen zu wesentlichen Faktoren geworden. Die Auswirkungen von COVID-19 auf Geschäftsreisen und Geschäftsergebnisse haben grundlegende Themen von Geschäftsreisen in den Fokus gerückt, wie etwa die Sicherheit von Reisenden und den Umgang mit Risiken.

Sich schnell ändernde und plötzlich eingeführte Reisebeschränkungen haben ebenfalls zu zahlreichen Problemen durch abgesagte Pläne geführt.

Doch das ist nichts Neues. Travel Manager mussten sich schon immer auf globale Ereignisse einstellen, die sich auf Geschäftsreisen auswirken und der Einkauf von Reisedienstleistungen musste oft dynamisch erfolgen und schnell in Echtzeit umgesetzt werden können. Das ist ein deutlicher Unterschied zu den traditionellen Herausforderungen, mit denen der direkte Einkauf und die Versorgung mit Waren konfrontiert sind. Hier hat jedes Projekt tendenziell einen viel längeren Lebenszyklus als die typische Geschäftsreise.

Bei Prüfungen direkter Einkäufe gewinnt oft der beste Preis, aber bei Reisen ist das nicht immer der Fall. Qualität und Zufriedenheit der Reisenden spielen ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Beurteilung der Qualität der Reisearrangements. Die Zufriedenheit der Reisenden hängt beispielsweise davon ab, ob die Flüge zu einer günstigen Zeit stattfinden oder nicht. Es mag kostengünstiger sein, einen Flug früher oder später am Tag zu buchen – aber ist das für den Mitarbeiter auch angenehm?

Ein wichtiger Aspekt für das Unternehmen ist, dass Mitarbeiter hellwach und frisch am Zielort ankommen, anstatt müde und nicht leistungsfähig. Dieselben Aspekte gelten auch für Hotels. Sind sie komfortabel, leise und liegen sie günstig? Einige dieser Faktoren sind möglicherweise für das Unternehmen teurer, aber diese Aspekte können sich auf die Leistung der Mitarbeiter im Außendienst auswirken. Das wird häufig übersehen, muss aber berücksichtigt werden, wenn Effektivität und Effizienz des Unternehmens gesteigert werden sollen.

Wenn Projektteams eine Einkaufslösung für Reisedienstleistungen überprüfen, müssen sie sich überlegen, wie sie sicherstellen, dass das Gesamtprojekt schlussendlich Geld spart und dennoch Qualitätsstandards beibehalten werden, die Effizienz des Geschäftsbetriebs verbessert wird sowie Zufriedenheit und Sicherheit von Mitarbeitern gewahrt werden.

Beschleunigen des Prozesses für den Einkauf von Reisedienstleistungen

Wie können Sie den Prozess für den Einkauf von Reisedienstleistungen beschleunigen und dabei die Zufriedenheit der Reisenden und die Kosteneffizienz bewahren?

Hinsichtlich Travel Management und Einkauf von Reisedienstleistungen kann es für ein Unternehmen schwierig sein, die besten Angebote mit Anbietern auszuhandeln. Aus diesem Grund werden Fragen rund um das Anbietermanagement typischerweise an Dritte und Spezialdienstleister übergeben, die diesen Aspekt des Einkaufs von Flügen, Bahnreisen, Mietwagen und Hotels übernehmen.

Die Anbietersuche für Reisen kann sehr zeitaufwendig sein. Dienstleister für das Travel Management können diesen Aspekt für ein Unternehmen viel effektiver erledigen. Das Risikomanagement wird ebenfalls von Travel-Management-Unternehmen übernommen. Sie arbeiten eng mit Reiseanbietern zusammen, erhalten die besten Preise und Flexibilität bei der Buchung von Reisen und lassen nur genehmigte und qualitativ hochwertige Anbieter zu.

So unterstützt Egencia Sie beim Einkauf von Reisedienstleistungen

Das Geschäftsreisemanagement von Egencia bietet viele Vorteile für Einkaufsmanagementpläne für Geschäftsreisen. Egencia verfügt über eine globale Lösung für das Geschäftsreisemanagement in 60 Ländern, mit der Sie den ROI des Einkaufs von Reisedienstleistungen in Ihrem Unternehmen verbessern können.

Unternehmen können Reisen schnell und einfach bei unseren bevorzugten, ausgewählten Anbietern buchen, die sie hinsichtlich Risikomanagement für Geschäftsreisen und Zufriedenheit der Reisenden mithilfe von Egencia unterstützen. Die Reiselösungen von Egencia sind so konzipiert, dass Sie die wichtigsten Daten Ihrer reisenden Mitarbeiter mithilfe von Berichten und Analysen der Reisetätigkeit leicht verfolgen können.

Die Geschäftsreisemanagement-Lösung von Egencia kann eine Schlüsselrolle in der gesamten Strategie des Einkaufsmanagements Ihres Unternehmens einnehmen. Wir können Ihnen helfen, wenn Sie Ihre internen Einkaufsprozesseoptimieren und die Art und Weise, wie Reisen verwaltet und beschafft werden, verbessern möchten.