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7 Schritte zur Wiederaufnahme von Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen

Posted: 05 May 2021
Defining Permissible Travel

Das Interesse an einer Rückkehr zu Geschäftsreisen wächst.

79 % der Travel Manager und GBTA-Mitglieder sagen, sie würden sich nach Erhalt der COVID-19-Impfung auf Reisen „sehr sicher“ oder „sicher“ fühlen. 55 % der Travel Manager geben an, die Geschäftsreisenden seien „interessiert“ oder „sehr interessiert“ daran, wieder unterwegs zu sein. Zu Beginn des Jahres 2021 lag der Wert noch bei 49 %[1].

Wir haben sieben wichtige Schritte zusammengestellt, um Sie bei der Wiederaufnahme von Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen zu unterstützen.

1. Zulässige Reisen definieren

In einigen Unternehmen wurden die Reisenden informiert, dass derzeit nur „absolut notwendige“ Reisen stattfinden dürfen. Aber was sind absolut notwendige Reisen? Auf diese Frage gibt es keine einheitliche Antwort, was zu Verwirrung führt.

Clevere Unternehmensleitungen haben zulässige Geschäftsreisen klarer definiert. Eine Möglichkeit besteht darin, der Definition der Experten von FESTIVE ROAD zu folgen. Deren Permissible Travel Framework wird von Hunderten von Travel Managern genutzt (und ergänzt) und legt fest, dass für Reisen zu Pandemiezeiten Folgendes gilt:


Zuversicht des Unternehmens x Zuversicht der Reisenden x Lockerungen durch die Behörden = Zulässige Reisen


Nächster Schritt: Der erste wichtige Schritt zur Wiederaufnahme von Geschäftsreisen ist die Definition zulässiger Reisen für Ihr Unternehmen gemeinsam mit Ihren Kollegen und anderen Beteiligten (wie Rechts-, Personal-, IT-, Risiko-, Sicherheits- und Beschaffungsabteilung sowie Unternehmensführung). Hilfreiche Fragen hierzu finden Sie im kostenlos zur Verfügung gestellten Permissible Travel Framework. Die Zuversicht des Unternehmens beschreibt, welche Reisen das Unternehmen erlaubt. Dabei geht es darum, welche Reisen wohin unternommen werden dürfen und wie das Geschäftsrisiko minimiert wird. Unter der Zuversicht der Reisenden versteht man, wozu der einzelne Mitarbeiter bereit ist. Unter die Lockerungen durch die Behörden fällt, welche Reisen von behördlicher Seite erlaubt sind. Dabei werden auch die Orte berücksichtigt, die auf einer Reise besucht werden.

2. Den Wert von Geschäftsreisen klären

Wurde das Reisebudget Ihres Unternehmens drastisch gekürzt? Bleiben virtuelle Alternativen für Meetings auf absehbare Zeit Standard? Wenn dies auch auf Ihre Situation zutrifft, wie wäre es, wenn Sie nachweisen könnten, dass Ausgaben für Reisen einen Beitrag zum Geschäftsergebnis leisten?

Hier könnte eine Studie der Harvard Business Review[2] (HBR) helfen. 81 % der befragten Führungskräfte sagten, dass Geschäftsreisen zu „größerer Empathie gegenüber Kunden und Kollegen“ führen. Dies hat immaterielle Vorteile wie engere Zusammenarbeit, überzeugendere Innovationen und bessere Beziehungen zu Kunden. Die HBR-Untersuchung ergab aber auch eindeutig messbare Vorzüge. Unternehmen, die Reisen als strategischen Faktor betrachten anstatt als zu senkende Kosten, profitieren von Folgendem:

  • 2,4-mal engere Kundenbindung
  • 2,2-mal höhere Markteinführungsgeschwindigkeit
  • 2,0-mal höherer Marktanteil
  • 1,6-mal höhere Rentabilität und bessere Möglichkeiten, neue Produkte/Dienstleistungen einzuführen

Nächster Schritt: Fragen Sie Ihre Kollegen und Mitarbeiter, welche Geschäftsergebnisse mit unterschiedlichen Arten von Reisen für Ihr Unternehmen erzielt werden. Versuchen Sie festzulegen, welche Reisearten beibehalten werden sollten und welche durch virtuelle Alternativen ersetzbar sind.

3. Reiserichtlinie aktualisieren

Es ist an der Zeit, die Reiserichtlinie zu aktualisieren und sicherzustellen, dass Folgendes darin klar definiert ist:

  • Welche Arten von Reisen sind wann, wohin und für wen erlaubt?
  • Wurden Reisegenehmigungs- und Buchungsprozesse implementiert (oder geändert) und wenn ja, wie?
  • Mithilfe welcher Ressourcen können Reisende und Genehmiger herausfinden, ob eine Reise möglich ist, z. B. mit Egencia® Travel Advisor zur Ermittlung von Reisebeschränkungen am Ausgangs-/Zielort?
  • Gibt es vor/während/nach der Reise bestimmte unternehmensinterne Verfahren wie einen negativen PCR-Test vor Abreise oder eine verpflichtende Selbstquarantäne nach der Rückkehr?

Nächster Schritt: Gehen Sie Aktualisierungen Ihrer Reiserichtlinie mit Ihrem Egencia Account Manager durch und setzen Sie sie um. Wir helfen Ihnen dabei sicherzustellen, dass Ihre Reisenden darüber informiert sind – egal, ob sie online, offline oder über die Egencia-App buchen. Denken Sie daran, dass Ihre Reiserichtlinie aufgrund der dynamischen Entwicklung der Pandemie (z. B. sich schnell ändernde Vorgaben der Behörden) regelmäßig aktualisiert werden muss.

4. Reisen genehmigen

Genehmigungen vor der Reise werden während der Pandemie immer mehr zum Standard. 55 % der Unternehmen führen derzeit Genehmigungsprozesse ein[3]. So können Reisende und Genehmiger reisespezifische Nutzen-Risiko-Abwägungen vornehmen, bevor etwas gebucht wird.

Der Genehmigungsprozess sollte Ihrer Reiserichtlinie und dem Rahmen für zulässige Reisen Ihres Unternehmens entsprechen.

Nächster Schritt: Erarbeiten Sie die wichtigsten Kriterien für Ihren Genehmigungsprozess, z. B. Informationen über Ausgangsort/Reiseziel, Reisegrund, Kosten, geschäftlicher Nutzen der Reise usw. Nutzen Sie die unterschiedlichen Optionen, die Egencia bietet, um spezielle Richtlinien für bestimmte Reisegruppen oder Kostenstellen zu konfigurieren. So können Sie flexibel sicherstellen, dass für jeden Reisenden und jede Reise die passende Richtlinie gilt.

5. Mit Reisenden kommunizieren

Selbst erfahrene Vielreisende sind möglicherweise in der aktuellen Situation unsicher. Müssen sie vor der Abreise einen COVID-19-Test machen? Welche Maßnahmen zur räumlichen Distanzierung gelten unterwegs? Was hat sich am Flughafen bzw. im Flugzeug geändert?

Reisende haben zahlreiche neue Fragen. Je mehr Informationen und Unterstützung Sie bieten können, desto eher sind Ihre Mitarbeiter bereit, wieder auf Geschäftsreise zu gehen.

Nächster Schritt: Falls Sie noch keine Umfrage unter Ihren Reisenden durchgeführt haben, sollten Sie dies jetzt tun. Befragen Sie eine Gruppe von Mitarbeitern, um herauszufinden, was diese über Geschäftsreisen im Zusammenhang mit Ihrem Reiseprogramm wissen möchten. Unten sowie im Permissible Travel Framework finden Sie Beispielfragen.

  • Wäre es für Sie in Ordnung, wieder auf Geschäftsreise zu gehen?
  • Was würde Sie ggf. davon abhalten, zu reisen?
  • Sind Sie der Ansicht, dass Reisen ein wichtiger Bestandteil Ihrer Tätigkeit sind? Wenn ja, wie zeigt sich dies?
  • Inwiefern hat sich die Tatsache, dass Sie nicht reisen konnten, auf Ihre Arbeit ausgewirkt?
  • Gehen Sie davon aus, vor/während/nach einer Reise zusätzliche Unterstützung zu benötigen?
  • Falls Sie seit Beginn der Coronapandemie gereist sind, haben Sie sich dabei sicher gefühlt?
  • Wie sollte das Unternehmen im Hinblick auf Reisen am besten mit Ihnen kommunizieren?

Nachdem Sie herausgefunden haben, „was“ Sie kommunizieren müssen, können Sie sich über das „Wie“ und „Wann“ Gedanken machen. Möglicherweise benötigen Sie Push-Benachrichtigungen mit dynamischen Informationen (z. B. zu Flugplanänderungen in letzter Minute) oder für Notfälle. Sie sollten auch überlegen, wie Sie die Kommunikation in Situationen vereinfachen können, in denen sie und Ihre Reisenden sie am dringendsten brauchen. Im Intranet können Sie beispielsweise Leitfäden und Checklisten bereitstellen. Über Egencia Traveller Tracking lassen sich E-Mails oder Push-Benachrichtigungen direkt an Reisende senden, die von unerwarteten Ereignissen betroffen sind.

6. Neue Standards > neue Anbieter?

Reiseanbieter führen neue Standards ein, um ihre Kunden zu halten. Dabei kristallisieren sich zwei Hauptthemen heraus:

  • Neue Gesundheits- und Hygieneprotokolle, z. B. die Vorgabe, auf Reisen einen Mund-Nasen-Schutz zu tragen
  • Flexiblere Angebotsrichtlinien im Hinblick auf Buchungsänderungen, Gutschriften und Erstattungen

Einige dieser Standards sind behördliche Vorgaben, die meisten variieren jedoch je nach Anbieter. Travel Manager interessieren sich in der Regel verstärkt für Anbieter mit strikten Hygieneprotokollen sowie flexiblen Angebotsrichtlinien.

Nächster Schritt: In den fortschrittlicheren Buchungssystemen lassen sich die Angebote nach bestimmten Hygieneprotokoll- und Richtlinienkomponenten filtern. Sie können beispielsweise festlegen, dass eine Buchung nur möglich sein soll, wenn das Ticket umgebucht oder erstattet werden kann. Egencia unterstützt Sie bei der Auswahl von Anbietern, die für Ihr Unternehmen an sinnvollsten sind.

7. Demnächst verfügbar: Daten zu Tests und Impfungen

Die Anforderungen an COVID-19-Tests oder -Impfungen im Zusammenhang mit Reisen ändern sich ständig.

Sie sollten sich mit der Personal-, IT- und Rechtsabteilung über die mögliche Notwendigkeit, Test- und Impfdaten zu erfassen, austauschen. Unterstützt das Unternehmen dies? Wie werden solche Daten gespeichert und geschützt? Wird das Unternehmen von den Reisenden einen COVID-19-Test oder eine Impfung verlangen?

Derzeit werden Technologien entwickelt, die es Reisenden ermöglichen, Test- und Impfinformationen auf ihrem Mobilgerät zu speichern. Beispiele hierfür sind IATA Travel Pass und CommonPass, die bereits von verschiedenen Fluglinien getestet werden.

Nächster Schritt: Halten Sie sich über dieses Thema auf dem Laufenden. Tests und Impfungen werden vermutlich am ehesten Reisen in großem Umfang wieder möglich machen, aber dies wird je nach Markt und Anbieter variieren. Über Egencia Travel Advisor haben Sie jederzeit Zugriff auf aktuelle Informationen zu COVID-19-Tests und anderen Anforderungen am jeweiligen Reiseziel. Hier finden Sie außerdem unser Gespräch mit dem Medical Director bei International SOS und Gründer von World Aware über die Rolle von Impfungen für das Geschäftsreisemanagement.

Sie möchten mehr erfahren?

Füllen Sie das Formular aus, um das Whitepaper zur Wiederaufnahme von zulässigen Reisen herunterzuladen.

Quellen:

[1]GBTA-Umfrage: Vaccine a Game-Changer for a Return to Travel, GBTA, 18. Februar 2021

[2]Travel Culture: Your Innovation and Growth Advantage, Harvard Business Review, 2019

[3] New GBTA Research Shows Coronavirus Continues to Impact the Business Travel Industry, 10. März 2020

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