Die Europameisterschaft 2016 mag nur noch eine entfernte Erinnerung sein, aber beim Beobachten der unterschiedlichen Führungsstile der Fußballtrainer – von Didier Deschamps über Joachim Löw bis zu Antonio Conte – sind auch Parallelen zum Geschäftsreisemanagement aufgefallen.
Beim Fußballmanagement gibt es verschiedene Ziele - einen Abstieg zu vermeiden, einen Aufstieg und eine starke Finanzkraft. Dasselbe gilt für das Management von Geschäftsreisen. Wie Travel Manager müssen auch Fußballmanager ihre Strategien immer wieder anpassen, um die Prioritäten der Unternehmens- bzw. Fußballvereinseigentümer – oder Länder – zu erfüllen.
Avoiding the own goal
Fußballmanager arbeiten mit bestimmten KPI (z. B. Erreichen der nächsten Runde in einem Wettbewerb, Qualifikation für die Europameisterschaft, keine Gegentore). Dasselbe machen Travel Manager.
Aber wie oft haben Fußballfans und Finanzdirektoren schon erlebt, dass alle üblichen Regeln und bewährten Vorgehensweisen beachtet, das gewünschte Ziel aber dennoch nicht erreicht wurde? Der Schlüssel zur richtigen Management-Strategie ist, die Prioritäten zu verstehen und sich über die gewünschten Ergebnisse im Klaren zu sein.
Daraus ergibt sich die Taktik.
Erhalten Sie aktuelle Updates zum Thema Travel Management
Was bestimmt die passende Geschäftsreisemanagement-Strategie?
1. Unternehmenskultur
Einige Unternehmen sehen Reisen einfach als ein Produkt und die Priorität des Travel Managers ist es deswegen, die Kosten dafür möglichst zu senken. Andere sehen Reisen als eine Investition bzw. eine wesentliche Voraussetzung, um das Geschäft weiter auszubauen. Im ersten Fall wird Reisen oft unter operativen Gesichtspunkten gesehen und auf eine effiziente, kostengünstige Buchung und Durchführung abgezielt. Im zweiten Fall wird das Reisen umfassender betrachtet und die Produktivität und das Wohlbefinden des Reisenden in die Entscheidungsfindung einbezogen. Bei einem ganzheitlichen Ansatz sind seltener nur Mitarbeiter aus dem Einkauf oder operativen Bereich für Reisen verantwortlich, sondern Entscheidungen werden abteilungsübergreifend, oft zusammen mit dem Personalbereich oder einem Risikoteam getroffen.
2. Unternehmenszyklus
Die Zielsetzung kann sich nicht nur von Unternehmen zu Unternehmen, sondern im Laufe der Zeit auch innerhalb desselben Unternehmens ändern. So kann beispielsweise in Zeiten, in denen mittels Ausschreibung neue Anbieter oder ein neues Geschäftsreisemanagement-Unternehmen (TMC) gesucht werden, ein Beschaffungsspezialist erforderlich sein. Wenn in anderen Zeiten die Verträge in Kraft sind, wird eine Person in einer anderen Position und ein anderer Ansatz benötigt – vielleicht ein Buchungsleiter, der sich um die Bedürfnisse und Bedenken der Reisenden kümmert.
Nur wenige Unternehmen können es sich leisten, einen Mitarbeiter aus dem Einkauf nur mit Reisen zu beschäftigen, sodass die meisten einen hybriden Ansatz verfolgen.
3. Unternehmensgesundheit
Wie eine Reihe von Niederlagen, aus der ein Fußballteam abstiegsgefährdet hervorgeht, lenkt nichts so sehr wie ein zurückgehender Umsatz die Konzentration auf Ergebnisse – und Kosten. Wo die Kostenkontrolle vorrangig ist, wird der Komfort der Reisenden oft zu einem netten Extra und das Management konzentriert sich auf die Maßnahmen zur Kostensenkung, was Vorausbuchung und die Einhaltung der Reiserichtlinien einschließt. Ein TMC mit einer umfassenden Online-Buchungsmaschine wie Egencia kann von unschätzbarem Wert sein, wenn ein Travel Manager eine neue Strategie anwenden muss, um die Kosten zu senken. Es bietet nicht nur einfachen Zugang zu umfangreichen Daten zu den Reiseausgaben, um Einsparungspotenzial aufzuzeigen, sondern auch zahlreiche Hotelbeschreibungen, um die Möglichkeit, eine Unterkunft zu finden, die zu den Wünschen des Reisenden und dem Reisebudget passt, zu maximieren.
4. Unternehmensfokus
Die Unternehmenskultur und/oder -strategie kann sich auch so weit entwickeln, dass die Einstellung von Mitarbeitern mit unterschiedlichen Fähigkeiten oder Erfahrungen sinnvoll und möglich wird. In diesen politisch unsicheren Zeiten können beispielsweise Kenntnisse im Risikomanagement äußerst wertvoll sein. Zudem ist in großen Unternehmen ein Verständnis für die Besonderheiten der Reisebranche ebenso unerlässlich wie das Datenmanagement und die IT-Entwicklung.
5. Externe Faktoren
Barbara Cole, Corporate Account Manager bei Egencia, nutzt ein Beispiel aus der Öl- und Gasindustrie, um zu verdeutlichen wie sich Reisebedürfnisse ändern. Sie sagt: „Noch vor einem Jahr hatte die Öl- und Gasindustrie lockere, liberale Richtlinien. Heute müssen die Reiserichtlinien viel restriktiver sein und Manager achten viel stärker auf die Zahlen. Und statt diese jährlich oder halbjährlich zu prüfen, tun sie es vierteljährlich. Hotel- und Flugangebote haben deswegen eine größere Bedeutung, denn Geld spielt für Sie nun eine größere Rolle.“
Die Taktik
So wie bei Fußballmanagern beeinflusst die Art der Herausforderung den erforderlichen Managementstil.
Einige Management-Tools, wie eine Struktur, die langfristig aufrechterhalten werden kann, und eine positive Einstellung, sind immer vonnöten.
Die Management-Struktur sollte auch die Bedürfnisse der verschiedenen Interessengruppen in einer Organisation im Blick haben. Finanzdirektoren konzentrieren sich vor allem auf die Zahlen, Reisende aber werden sich immer über das Servicelevel und der Wirkung unterschiedlicher Reise- und Buchungsoptionen auf ihre Produktivität und ihr Wohlbefinden bewusst sein. Die Personalabteilung interessiert sich für die Sicherheit, die IT-Abteilung für die erforderlichen Plattformen.
Um auch hier einen Vergleich zu ziehen: Roy Hodgson trat als Nationaltrainer Englands zurück, da er die Erwartungen und die Bedürfnisse der verschiedenen Interessengruppen nicht erfüllen konnte.
Alle Manager, egal ob beim Fußball oder in Unternehmen, müssen eine Leidenschaft für ihre Arbeit haben und sie gut machen.
Da macht die Reisebranche keine Ausnahme.
